集團電子印章使用和管理規(guī)定

集團電子印章使用和管理規(guī)定

集團電子印章使用和管理規(guī)定

為進一步加強企業(yè)辦公信息化管理，提高工作效率，規(guī)范電子印章的使用和管理，現(xiàn)做如下規(guī)定：一、電子印章的使用1、在全集團范圍內(nèi)用于內(nèi)部往來的正式文件和函件使用的電子印章與實物公章具有同等的法律效力。2、電子印章不得在合同、協(xié)議、委托書、工作介紹信等信函或資料中使用。3、電子印章的簽署流程與實物印章的加蓋流程一致。二、電子印章的管理1、集團所屬公司、集團各部門所需使用的電子印章由集團總裁辦公室負責(zé)統(tǒng)一制作、變更或銷毀工作，并負責(zé)電子印章的備案工作。2、電子印章與實物印章必須同等管理。集團及集團所屬公司的電子印章與實物印章的管理模式等同；集團各部門的電子印章須指定工作責(zé)任心強、保密意識強、工作嚴謹?shù)娜藛T妥善管理。3、集團、集團所屬公司及集團各部門的電子印章管理人員須嚴格按照集團有關(guān)規(guī)定妥善保管電子印章，不得隨意將電子印章交于他人或放置在不妥之處。集團及集團所屬公司電子印章管理人員確需他人代理管理時，必須經(jīng)各單位總經(jīng)理（總裁）批準。集團各部門電子印章管理人員確需他人代理管理時，必須經(jīng)各部門負責(zé)人批準。4、集團、集團所屬公司及集團各部門的電子印章必須由電子印章管理人員在專用的計算機上使用，并且必須在第一次使用電子印章時修改印章密匙密碼，不得使用初始密碼進行簽章。5、集團所屬公司總經(jīng)理及集團各部門負責(zé)人須對本單位電子印章的管理負全責(zé)。若因管理不慎造成后果，集團將嚴肅追究電子印章使用單位主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)及保管人員的責(zé)任。三、電子印章的安全管理要求1、電子印章的管理與實物印章的管理相同，均須嚴格按照集團印章管理相關(guān)制度妥善保管，不得帶離指定的辦公場所。2、集團所屬公司、集團各部門若需新增電子印章須專題上報集團，經(jīng)集團審核批準后，由集團總裁辦公室具體辦理電子印章的制作等手續(xù)。3、集團所屬公司、集團各部門若需變更或注銷本單位電子印章的，須由使用單位提出書面申請報集團同意后，向集團一并交回電子印章軟件、密鑰盤（key）及密鑰盤密碼，并由集團總裁辦公室辦理變更或注銷。4、由于操作失誤或其它原因?qū)е码娮佑≌聯(lián)p壞的，須上報集團，并由集團總裁辦公室負責(zé)重新辦理制發(fā)電子印章手續(xù)。5、電子印章丟失時，應(yīng)立即匯報集團總裁辦公室，進行確認及印章掛失。并根據(jù)本單位出具的書面證明重新補辦密鑰盤。6、集團總裁辦公室將定期對集團各單位電子印章的使用及安全狀況進行檢查。四、集團所屬公司、集團各部門電子印章于20xx年7月1日起正式啟用。二〇一〇年六月七日

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