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2歸檔文件整理細(xì)則
歸檔文件整理細(xì)則
一、整理原則
(一)原則。遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分
不同價(jià)值,便于保管和利用。
(二)歸檔文件整理。將歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、
排列、編號(hào)、編目、裝盒,使之有序化的過程。
(三)“件”。歸檔文件的整理單位。
二、整理方法
歸檔文件以"件"為單位進(jìn)行整理。一般以每份文件為一件,文件正本
與定稿為一件,正文與附件為一件,原件與復(fù)印件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)
發(fā)文為一件,報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件,來文與復(fù)文為一件。
三、文件歸檔時(shí)間
(一)公司所有員工經(jīng)辦事項(xiàng)所形成、取得的部門級(jí)檔案,要在取得
后當(dāng)日向部門檔案管理人員移交存檔;公司級(jí)檔案,要在取得后二日內(nèi)向
公司辦公室檔案管理員移交存檔;
(二)各類合同、協(xié)議等文件加蓋印章后,應(yīng)留存一份原件交辦公室
存檔;如遇特殊情況(合同對(duì)方要求我方首先加蓋印章、加蓋印章后還須
粘貼印花稅發(fā)票等),不能立即交辦公室存檔的,辦公室檔案管理員需預(yù)留
復(fù)印件,經(jīng)辦人三日內(nèi)將該文件原件移交辦公室歸檔;
(三)檔案交接必須履行交接手續(xù)。交接雙方在各自的《檔案交接表》
同時(shí)簽字,分別保存!稒n案交接表》寫明移交日期、文件標(biāo)題、內(nèi)容、原
/復(fù)印件/份數(shù)/每份頁(yè)數(shù)、移交時(shí)間、交接雙方簽字;
(四)部門與辦公室進(jìn)行檔案移交時(shí),如有電子文檔,應(yīng)同時(shí)移交。
辦公室對(duì)電子文檔進(jìn)行整理保存;
(五)各部門檔案管理人員發(fā)生變更時(shí),要將檔案進(jìn)行完整的交接,
檔案交接清單交公司辦公室存檔一份,以備查閱。
四、文件修整
為保證檔案能夠長(zhǎng)期保存和有效地提供利用,裝訂前必須對(duì)不符合要
求的歸檔文件材料進(jìn)行必要的修整。文件修整一般包括對(duì)破損文件進(jìn)行修
裱,對(duì)字跡模糊或易退變的文件進(jìn)行復(fù)制,去除文件上易銹蝕的金屬物,
對(duì)過大的文件進(jìn)行折疊等。
(一)修裱破損文件。歸檔文件材料由于使用不當(dāng),可能產(chǎn)生文件材
料破損、局部殘缺等現(xiàn)象。這類文件在裝訂前需要進(jìn)行修裱。
(二)復(fù)制字跡模糊或易退變的文件。對(duì)字跡模糊或易退變的文件,
采用復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制。比如傳真件字跡耐久性差,須復(fù)制后才能歸檔。
(三)超大紙張折疊。折疊的操作要求:注意盡量減少折疊次數(shù),同
時(shí)折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外。此外文件頁(yè)數(shù)較多時(shí),宜單張
折疊、以方便歸檔后的查閱利用。
(四)文件整理歸檔時(shí)需去除易銹蝕的金屬物(如訂書釘、曲別針、
大頭針等),以避免對(duì)檔案潛在的危害。
五、文件裝訂
歸檔文件材料修整完畢,需要使用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料重新
加以大學(xué)網(wǎng)裝訂,可以起到固定文件頁(yè)次,防止文件張頁(yè)丟失,便于歸檔后保管
和利用的作用。
六、文件的文類
根據(jù)《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》(國(guó)家檔案局1991年7月4日印
發(fā))及公司實(shí)際情況,把歸檔文件劃為8個(gè)一級(jí)類目,具體分類見附1
七、文件排序
公司歸檔文件采用“年度——問題——件號(hào)”的方法進(jìn)行綜合分類管
理。
(一)一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期(落款日期)判定文件所屬年度。
(二)跨年度形成的文件,歸入辦結(jié)年度。
(三)幾份文件作為一“件”時(shí),件的日期應(yīng)以排在最后面的文件的
日期為準(zhǔn)。
(四)文件沒有標(biāo)注日期時(shí),需要分析文件內(nèi)容等手段確定歸檔日期。
歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi),按其形成時(shí)間排列。會(huì)議文
件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。歸檔文件應(yīng)在確定分類方案之后
安排列順序逐件編號(hào)(編號(hào)示例見附1)。
歸檔文件應(yīng)按年度順序編制歸檔文件目錄。(附2)歸檔文件應(yīng)逐件編
目。來文與復(fù)文為一件時(shí),只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、
責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。當(dāng)文件本身標(biāo)注保密等
級(jí)為“機(jī)密”以上時(shí),可將密級(jí)填入備注項(xiàng)。幾份文件作為一“件”時(shí),
以密級(jí)最高的文件密級(jí)為準(zhǔn)。
(一)件號(hào):文件的排列順序號(hào)。
(二)責(zé)任者:制作或承辦文件的部門或個(gè)人。填寫責(zé)任者項(xiàng)時(shí)一般
應(yīng)使用全稱或通用簡(jiǎn)稱,勿使用"本處"等含義不明、難以判斷的簡(jiǎn)稱;未
署責(zé)任者的歸檔文件,編目時(shí)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容、形式等特征加以考證并填
寫。
(三)文號(hào)。文件的發(fā)文字號(hào)。
(四)題名。文件標(biāo)題,一般應(yīng)照實(shí)抄錄。有副題名或并列題名的歸
檔文件在正題名能夠反映文件內(nèi)容時(shí),副題名一般無須抄錄。并列題名,
即以其它語(yǔ)言文字書寫的題名,需要時(shí)可與正題名一并抄錄;題名中反映
發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的,抄錄題名時(shí),可省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱;沒有題名,或題名
含義不清,不能揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容的歸檔文件,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)
容重新擬寫或補(bǔ)充標(biāo)題,外加"[ ]"號(hào);有些歸檔文件獨(dú)立性強(qiáng),如正文僅
有實(shí)施意見,附件則是具體的條文規(guī)定,或者附件是正文的重要補(bǔ)充和說
明,可在正件題名后抄錄附件題名,外加"()"號(hào)。
(五)日期。文件的形成時(shí)間,即文件的簽發(fā)時(shí)間(落款時(shí)間),以8
位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日,月、日不足兩位時(shí)前面加"0",如20100608。
(六)頁(yè)數(shù)。每一“件”歸檔文件的實(shí)際頁(yè)數(shù),并填寫原件、復(fù)印件
及份數(shù)。
(七)備注。用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況。包括密級(jí)、
缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等。其中文件中的漏頁(yè)、跳頁(yè)和作廢頁(yè)次,
需在備注中注明;有重復(fù)的文件需在備注中說明;傳真件需在備注中注明;
文件有破損,影響了文件內(nèi)容的需在備注中注明;文件密級(jí)應(yīng)在備注中注
明;只有請(qǐng)示沒有批復(fù)的,注明缺批復(fù);只有復(fù)印件缺原件的,注明缺原
件。需要說明的內(nèi)容較多,在備注欄加注“*”,具體內(nèi)容填在盒內(nèi)備考表
中。
(八)歸檔文件目錄及封面用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長(zhǎng)、寬分別為
297mm、210mm)。
(九)歸檔文件目錄(加封面)的裝訂,應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的目錄夾。
歸檔文件應(yīng)按件號(hào)順序裝入檔案盒,并填寫備考表(附3)、檔案盒封
面及盒脊項(xiàng)目(附4)。
(一)不同形成年度的“件”不應(yīng)放入同一檔案盒。
(二)檔案盒封面標(biāo)明“東北亞物流”。
(三)檔案盒盒脊設(shè)置機(jī)構(gòu)、年度、起止件號(hào)和類目號(hào)。
1、年度。盒內(nèi)文件的形成年度,如2010。
2、起止件號(hào)。盒內(nèi)排列最前和最后的歸檔文件的件號(hào),其間用"-"號(hào)
連接,如"12-89"。
3、類目號(hào)。分類后類目編號(hào)。
4、備考表。置于盒內(nèi)所有歸檔文件之后,用以對(duì)盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必
要的注釋說明。項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。
部門級(jí)檔案分類、編號(hào)
(一)部門級(jí)檔案編號(hào)規(guī)則
1、一級(jí)類目標(biāo)識(shí)采用部門名稱漢語(yǔ)拼音的首字母,如“GL”即“Guan
Li”(管理部)的簡(jiǎn)稱。
2、二級(jí)類目標(biāo)識(shí)采用“雙位制”,由英文字母組成,英文字母為二級(jí)
類目名稱主詞的漢語(yǔ)拼音首字母,如“JL”即“Ji Lu”(記錄、報(bào)表類)
的簡(jiǎn)稱;
3、二級(jí)類目標(biāo)識(shí)后的檔案序號(hào)按存檔順序編制,首位數(shù)字不能為“0”,
如1號(hào)文件不能為“01”。
4、公司暫不設(shè)三級(jí)類目。
5、編號(hào)示例:
二級(jí)類目編號(hào)
一級(jí)類目編號(hào)
年份后二位縮寫
(二)部門級(jí)檔案分類、編號(hào)明細(xì)表(附5)
附1 檔案分類方案及編號(hào)樣本
6
7
8
附2 歸檔文件目錄樣式
9
附3 備考表樣式
附4檔案盒脊樣式
2011
類別編號(hào),如NW,指內(nèi)部發(fā)文
附5 部門級(jí)檔案分類、編號(hào)明細(xì)表
一級(jí)類目劃分
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