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高校二級學(xué)院辦公室工作效率的影響因素分析
G647 一、高校二級學(xué)院辦公室工作效率的影響因素 1.工作任務(wù)重、內(nèi)容多 目前,大部分高校都采用校、院兩級協(xié)同的管理模式開展管理工作,將重心轉(zhuǎn)移到二級學(xué)院中,這就使得學(xué)院辦公室的職責(zé)顯得尤為重要。教學(xué)科研、人才培養(yǎng)、就業(yè)指導(dǎo)、社會服務(wù)等諸多領(lǐng)域的工作,都需要通過二級學(xué)院的辦公室來完成。辦公室的工作需要上關(guān)領(lǐng)導(dǎo),下關(guān)學(xué)生,涉及方方面面,具體包括教學(xué)管理、科研管理、人事管理、財務(wù)管理、 資產(chǎn)管理、檔案管理、后勤保障、校友聯(lián)絡(luò)、退休工作、行政管理等工作,并且面向校內(nèi)所有的師生和校外相?P的企業(yè)單位服務(wù)。工作容量大、強(qiáng)度高、對象多、形式雜等特點(diǎn),毫無疑問,影響了辦公室的工作效率,也制約了高校二級學(xué)院辦公室工作的進(jìn)一步發(fā)展。 2.隊伍建設(shè)不夠完善 高校的辦公室隊伍不夠完善體現(xiàn)在以下幾點(diǎn):1)高校的辦公室隊伍大多由留校年輕畢業(yè)生組成,他們往往辦公室工作經(jīng)驗(yàn)少,在專業(yè)業(yè)務(wù)上不夠熟悉,管理知識儲備不充分,綜合處理能力也有待提高;2)辦公室工作的編制人員數(shù)量較少,導(dǎo)致其人均工作負(fù)荷較大;3)辦公室工作人員的工資薪酬少,相比教學(xué)科研人員來說,辦公室工作人員的薪資待遇較低;4)辦公室工作人員缺乏培訓(xùn)機(jī)會,繁雜的事務(wù)性工作花費(fèi)了他們的大量時間,使得他們沒有合適的機(jī)會得到進(jìn)修培養(yǎng),進(jìn)而完善自身綜合素質(zhì);5)辦公室工作人員在職稱評定、職務(wù)晉升上也處于不利地位,容易使辦公室人員對職業(yè)前景失去信心,甚至消極怠工。 3.管理模式守舊滯后 隨著計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的廣泛普及,高校的管理工作也面臨著新
http://www.ishadingyu.com 的挑戰(zhàn)。由于辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的不斷健全,高校的管理工作也越來越依賴于網(wǎng)絡(luò),傳統(tǒng)的管理模式將逐漸不適用于現(xiàn)代的辦公室需要,積極探索網(wǎng)絡(luò)化管理方法,尋求新型的管理模式勢在必行。新形勢下的辦公室工作要求辦公室人員具有較強(qiáng)的管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)、決策、執(zhí)行、反饋、創(chuàng)新等綜合能力,滯后的管理理念會導(dǎo)致一些辦公室人員模糊自身角色定位,從服務(wù)者變?yōu)轭I(lǐng)導(dǎo)者;會使得部分辦公室人員執(zhí)行工作時懶散懈怠、馬虎隨意;會將一些辦公室人員局限在傳統(tǒng)管理框架中,產(chǎn)生單一化、程序化的工作機(jī)制,難以突破自我,開拓創(chuàng)新。 4.考核激勵機(jī)制不健全 當(dāng)代高校辦公室缺乏完善的考核機(jī)制,和相應(yīng)的競爭激勵機(jī)制,這極不利于辦公室人員的進(jìn)步與發(fā)展,也是影響辦公室工作效率的一大原因?己藱C(jī)制不健全,那么辦公室的人員就很可能出現(xiàn)遲到、怠工的現(xiàn)象,在日常工作時拖拖拉拉,在執(zhí)行決策時缺乏決斷,在遇到難題時消極焦躁,對待工作缺乏責(zé)任意識,處理工作態(tài)度散漫、行動緩慢。同樣,激勵機(jī)制不健全,辦公室人員的工作業(yè)績無法與評獎評優(yōu)、工資提升、職稱評選掛鉤聯(lián)系起來,使得很多辦公室人員缺乏工作的動力和熱情,在日趨瑣碎重復(fù)的工作中,對職業(yè)未來的發(fā)展逐漸失去期待、信心與激情,從而對他們工作的積極性和創(chuàng)造性造成極大的制約和束縛。 二、高校二級學(xué)院辦公室工作效率的對策 1.培養(yǎng)職業(yè)道德修養(yǎng),發(fā)揮工作職能 辦公室工作人員的職業(yè)道德素質(zhì)直接影響著辦公室工作效率的提高。每一個辦公室人員首先要做到愛崗敬業(yè)、認(rèn)真負(fù)責(zé),對待工作謙虛謹(jǐn)慎、任勞任怨,增強(qiáng)自身責(zé)任意識;其次要明確自身角色,做好領(lǐng)導(dǎo)的“參謀”,為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策,顧全集體利益,增強(qiáng)大局意識;繼而要提高政治理論水平,堅定政治立場,掌握時事動態(tài)方針政策,增強(qiáng)政治敏銳性;最后要堅持無私奉獻(xiàn)精神,在工作中燃燒自我,增強(qiáng)服務(wù)意識?傊詮(qiáng)烈的責(zé)任心和高度的責(zé)任感,恪盡職守、腳踏實(shí)地地做好每一項工作。遇到困難或緊急的情況,不喊苦不喊累,發(fā)揚(yáng)吃苦耐勞的精神,理論結(jié)合實(shí)際,冷靜分析問題,找到解決辦法。善于將被動型服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃有头⻊?wù),充分發(fā)揮其工作職能。 2.優(yōu)化隊伍建設(shè),提高服務(wù)水平 在信息化時代,辦公室工作更加復(fù)雜化、多樣化、綜合化。二級學(xué)院辦公室職能發(fā)揮的好壞,工作水平的高低,關(guān)鍵在于辦公室人員的素質(zhì)。建立一支教育觀念新、 業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的二級學(xué)院辦公室隊伍,是深化高校內(nèi)部管理體制改革的有力舉措。在選聘辦公室人員時,要從專業(yè)能力、心理素質(zhì)、政治素養(yǎng)、職業(yè)修養(yǎng)等各方面全面考察,按照“精簡、統(tǒng)一、高效”的原則擇優(yōu)錄;在培養(yǎng)辦公室人員時,可定期開展培訓(xùn),加強(qiáng)辦公室人員的各項學(xué)習(xí),針對不同人員的不同情況,形成分層次、多形式的培養(yǎng)體系。也就是說,要盡量減少高校辦公室人員素質(zhì)的不均衡現(xiàn)象,使得辦公室內(nèi)的人員能夠達(dá)成一種互相促進(jìn)、能力互補(bǔ)的狀態(tài),建設(shè)一支知識化、專業(yè)化的高素質(zhì)辦公室工作隊伍,提高服務(wù)水平,增強(qiáng)群體效能。 3.營造結(jié)構(gòu)合理管理模式,創(chuàng)新管理理念 互聯(lián)網(wǎng)+時代的到來,使得計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛地應(yīng)用于辦公室的工作之中,一些傳統(tǒng)守舊的管理理念和手段已經(jīng)不能迎合新時期下的辦公室工作要求。從長遠(yuǎn)的角度來分析,面對這一挑戰(zhàn),高校應(yīng)當(dāng)以科學(xué)客觀的方式,以服務(wù)理念、執(zhí)行理念和創(chuàng)新理念三個方面為主要內(nèi)容,積極探索新型管理模式,優(yōu)化辦公室的管理結(jié)構(gòu),充分地利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò),擺脫過去的形式,創(chuàng)新管理方法。高校之間要加強(qiáng)交流溝通,共同探索新形勢下當(dāng)今社會高校的管理模式發(fā)展;高校要借鑒國外管理經(jīng)驗(yàn),“取其精華,去其糟粕”,總結(jié)各項管理工作,積累經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。對于辦公室人員來說,一支辦公室管理隊伍沒有符合時代發(fā)展、滿足學(xué)校特點(diǎn)的管理模式,也就難以創(chuàng)造出高水平的工作成果,因此辦公室人員要豐富管理理論知識,樹立現(xiàn)代化的管理理念,掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù),從而提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。 4.不斷完善考核獎罰制度,增強(qiáng)工作熱情 完善辦公室的考核激勵機(jī)制,是提高辦公室工作效率的有效途徑。辦公室工作繁雜、事務(wù)性強(qiáng),導(dǎo)致很多辦公室人員在工作一段時間后會感到疲乏,產(chǎn)生較大的工作壓力和一定的消極心理,嚴(yán)重者甚至失去工作熱情,影響到日常生活。完善考核激勵機(jī)制,有利于增強(qiáng)辦公室人員的自我認(rèn)可,提高他們的工作熱情,促進(jìn)他們進(jìn)行自我激勵與約束、自我完善與發(fā)展、自我監(jiān)督與進(jìn)步。根據(jù)不同崗位的要求和特點(diǎn),制定合理的考核管理制度,強(qiáng)調(diào)監(jiān)督考核紀(jì)律,防止“干多干少一個樣”、“干與不干一個樣”的現(xiàn)象出現(xiàn)。采用定性和定量相結(jié)合的科學(xué)方法,對辦公室人員的“德”、“能”、“勤”、“績”進(jìn)行全方位的考察和評估,把辦公室人員的工作績效與評獎評優(yōu),職稱評比、榮譽(yù)表彰結(jié)合起來,增強(qiáng)其成就感和榮耀感,將二級學(xué)院辦公室每一個人員工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性充分調(diào)動起來。【高校二級學(xué)院辦公室工作效率的影響因素分析】相關(guān)文章:
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