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淺議檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
[提要] 近年來(lái)，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案事業(yè)進(jìn)入了一個(gè)快速發(fā)展期，無(wú)論是從數(shù)量、種類(lèi)、儲(chǔ)存形式、保管環(huán)境等方面都已產(chǎn)生巨大變化，在新的時(shí)期實(shí)現(xiàn)了新的跨越。要想管理利用好這些檔案，就必須要有科學(xué)的、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這樣才便于利用現(xiàn)代化科技手段對(duì)檔案加以管理，為全社會(huì)提供方便，帶來(lái)效益。
關(guān)鍵詞：檔案管理；標(biāo)準(zhǔn)化；質(zhì)量
中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
收錄日期：2013年7月8日
《中華人民共和國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化管理?xiàng)l例》指出：“標(biāo)準(zhǔn)化是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段，是科學(xué)管理的重要組成部分。在社會(huì)主義建設(shè)中推行標(biāo)準(zhǔn)化，是國(guó)家的一項(xiàng)重要技術(shù)經(jīng)濟(jì)政策。沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化，就沒(méi)有專(zhuān)業(yè)化，就沒(méi)有高質(zhì)量、高速度�！睂�(duì)現(xiàn)代化社會(huì)中的檔案工作來(lái)說(shuō)，也是如此。無(wú)論是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、各類(lèi)社會(huì)組織等等，各種組織涉及檔案種類(lèi)越多，數(shù)量越大，利用的范圍就越廣，能為全社會(huì)帶來(lái)的實(shí)際的經(jīng)濟(jì)效益也就越大。要想管理利用好這些檔案，就必須要有科學(xué)的、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這樣才便于利用現(xiàn)代化科技手段對(duì)檔案加以管理。下面以常州出入境檢驗(yàn)檢疫局武進(jìn)辦事處為例，就檔案管理方面導(dǎo)入ISO9001質(zhì)量管理體系，以標(biāo)準(zhǔn)化理念實(shí)施全程規(guī)范化檔案管理做一簡(jiǎn)單分析。
一、常州出入境檢驗(yàn)檢疫局武進(jìn)辦事處檔案管理現(xiàn)狀
1、辦事處情況簡(jiǎn)介。常州出入境檢驗(yàn)檢疫局武進(jìn)辦事處（以下簡(jiǎn)稱武進(jìn)辦）成立于2007年12月份，位于武進(jìn)高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開(kāi)發(fā)區(qū)南區(qū)。建立之初主要由三個(gè)部門(mén)組成：綜合科、機(jī)電科、輕紡科，主要負(fù)責(zé)受理武進(jìn)區(qū)出入境貨物的檢驗(yàn)檢疫報(bào)檢，簽發(fā)各類(lèi)檢驗(yàn)檢疫證單，各類(lèi)產(chǎn)地證書(shū)，通關(guān)放行；負(fù)責(zé)實(shí)施武進(jìn)區(qū)進(jìn)出口商品的檢驗(yàn)鑒定和監(jiān)督管理；另有負(fù)責(zé)武進(jìn)區(qū)出口主管產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)的日常監(jiān)管工作，業(yè)務(wù)資料歸檔與管理工作等，后增加檢疫科，主要?dú)w口于常州局本部動(dòng)植檢科室管理，武進(jìn)辦起到從旁協(xié)助作用，主要負(fù)責(zé)武進(jìn)出口加工區(qū)檢驗(yàn)工作。
2、辦事處檔案管理現(xiàn)狀分析。作為一個(gè)機(jī)構(gòu)較全面的大辦事處，較為全面詳實(shí)的檔案資料能為領(lǐng)導(dǎo)者提供判斷依據(jù)，能為日常檢驗(yàn)監(jiān)管工作者反映真實(shí)情況，為企業(yè)提高辦事效率，基礎(chǔ)的檔案管理工作自然而然成為日常工作的重點(diǎn)之一。現(xiàn)階段辦事處檔案管理共分為兩大塊：辦事處綜合檔案管理、業(yè)務(wù)檔案管理。其中，業(yè)務(wù)檔案管理又主要分為企業(yè)報(bào)檢資料檔案管理以及日常質(zhì)量控制檔案管理。各科室設(shè)立兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)監(jiān)督、收集、整理本部門(mén)的檔案資料，按規(guī)定做好歸檔，從而形成了全辦事處的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。綜合檔案管理主要由歸屬于綜合科的辦公室負(fù)責(zé)，所有辦事處層面的活動(dòng)資料、榮譽(yù)資料、各種機(jī)構(gòu)信息往來(lái)、接待、后勤等均由辦公室專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集整理，而各業(yè)務(wù)科室則主要負(fù)責(zé)本轄區(qū)內(nèi)出口報(bào)檢企業(yè)的基本企業(yè)資料、出口產(chǎn)品質(zhì)量情況、生產(chǎn)情況、檢測(cè)情況、誠(chéng)信環(huán)保等各個(gè)方面的資料收集、更新、歸檔等工作，為檢驗(yàn)員日常對(duì)企業(yè)的監(jiān)管整改、控制出口產(chǎn)品的質(zhì)量穩(wěn)定工作提供強(qiáng)有力的保障和依據(jù)。以輕紡科為例，將企業(yè)首先分為三大類(lèi)：紡織、服裝和輕工類(lèi)�；緳n案由企業(yè)注冊(cè)信息、質(zhì)檢人員信息、生產(chǎn)設(shè)備信息、主要出口產(chǎn)品信息等構(gòu)成，分為電子版與傳統(tǒng)紙質(zhì)版兩種，同時(shí)依據(jù)國(guó)家質(zhì)檢總局113號(hào)令文件精神，以出口工業(yè)品檢驗(yàn)監(jiān)管系統(tǒng)為信息載體，在將企業(yè)分類(lèi)后，按季度或者周期完成檢驗(yàn)監(jiān)管工作，將監(jiān)管內(nèi)容輸入系統(tǒng)，同時(shí)將整改內(nèi)容可發(fā)送企業(yè)，責(zé)令整改。此種電子輸入方式取代傳統(tǒng)的手寫(xiě)監(jiān)管檔案方式，既節(jié)省資源又方便快捷。機(jī)電科大體相同，另有企業(yè)報(bào)檢資料則由綜合科檢務(wù)工作人員收集歸檔，每份單據(jù)均有唯一的歸檔編碼，一般保存期限為三年，由于報(bào)檢資料數(shù)量較多，綜合科設(shè)有兩個(gè)專(zhuān)門(mén)檔案室保存收藏，日常的查閱、調(diào)出等均需按流程申請(qǐng)。
二、武進(jìn)辦事處檔案管理存在的問(wèn)題
1、領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度不平衡。個(gè)別單位對(duì)檔案工作重視還不夠，檔案意識(shí)薄弱，監(jiān)督力度不強(qiáng)，未能對(duì)檔案工作所需的人、財(cái)、物和檔案整理歸檔時(shí)間給予充分的保障，雖然各部門(mén)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，但真正把檔案管理工作作為各部門(mén)工作有效機(jī)制來(lái)抓方面還存在缺欠。
2、沒(méi)有形成完善的質(zhì)量意識(shí)，未運(yùn)用過(guò)程方法進(jìn)行管理，缺少持續(xù)改進(jìn)的管理承諾。辦事處檔案管理規(guī)定雖然明確了相關(guān)的流程與方法，對(duì)工作有一定的質(zhì)量要求，但沒(méi)有運(yùn)用系統(tǒng)的管理思想，進(jìn)行檔案管理的統(tǒng)一規(guī)劃安排�，F(xiàn)行的檔案管理還存在“寧多勿缺一”的整理原則，檔案工作人員往往在考慮自身責(zé)任的基礎(chǔ)上，片面地追求歸檔的數(shù)量，而忽視了文件內(nèi)在的價(jià)值。
3、在檔案利用服務(wù)企業(yè)等使用者方面。大多檔案管理人員認(rèn)為自己的主要工作任務(wù)是收好（屬被動(dòng)接受）、管好檔案，不主動(dòng)了解使用者的需求，不理會(huì)使用者的感受，對(duì)使用者的重視程度不夠，這違反了檔案管理為使用者服務(wù)的宗旨，同時(shí)也降低了為企業(yè)服務(wù)的效率。日常檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)較為薄弱。雖有相關(guān)規(guī)章制度，但不少制度還比較粗略、模糊，落實(shí)力度還有待加強(qiáng)。
三、建立檔案質(zhì)量管理體系的可行性
1、首先，以現(xiàn)行最基礎(chǔ)通用的ISO9000質(zhì)量管理體系為例。它具有很強(qiáng)的通用性，無(wú)論何種類(lèi)型和規(guī)模的組織，其活動(dòng)只要有質(zhì)量要求，一般都適合采用。質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)適用社會(huì)各行各業(yè)，同樣適用于檔案管理領(lǐng)域。標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)調(diào)管理職責(zé)分明，各負(fù)其責(zé)：依照體系文件，以數(shù)據(jù)和事件為依據(jù)，預(yù)防為主，有始有終：根據(jù)工作的需要允許對(duì)管理文件進(jìn)行增減和修改，以保證管理文件的科學(xué)性、完善性和適用性。這與許多機(jī)構(gòu)檔案管理制度實(shí)行的崗位責(zé)任制、目標(biāo)管理等方式具有很強(qiáng)的相通性和包容性。
2、在IS09000標(biāo)準(zhǔn)中，建立和實(shí)施有效的內(nèi)部質(zhì)量體系的三要素包括：組織、產(chǎn)品和顧客。檔案部門(mén)是為利用者需要而提供檔案資料信息服務(wù)的部門(mén)。當(dāng)我們把檔案部門(mén)的信息服務(wù)當(dāng)作一種產(chǎn)品來(lái)看待的時(shí)候，質(zhì)量管理理論同樣也具有相當(dāng)?shù)慕梃b與指導(dǎo)作用，它與檔案部門(mén)以利用者為中心的指導(dǎo)思想完全吻合；其顧客就是在生產(chǎn)工作中急需檔案信息服務(wù)的各種層次和不同類(lèi)型的利用者。 3、在我國(guó)，有一批組織機(jī)構(gòu)和企業(yè)已廣泛實(shí)施和應(yīng)用了此標(biāo)準(zhǔn)。制定了詳細(xì)的檔案管理和服務(wù)目標(biāo)、質(zhì)量方針、業(yè)務(wù)操作流程、規(guī)程、人員綜合考核辦法等文件，在執(zhí)行中取得了明顯的效果。2003年11月中旬，紹興市檔案館接受浙江質(zhì)量認(rèn)證有限公司評(píng)審，一次性通過(guò)IS09000質(zhì)量體系認(rèn)證，成為全國(guó)第一家質(zhì)量管理體系認(rèn)證的國(guó)家綜合檔案館。實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化后檔案管理工作得到了加強(qiáng)，檔案管理工作也逐步實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。
四、建立檔案質(zhì)量管理體系的基本原則
檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是以檔案工作領(lǐng)域中的重復(fù)性的事物和概念為對(duì)象而制定或修訂的各種標(biāo)準(zhǔn)的總稱，它是檔案工作中有關(guān)單位和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守的共同準(zhǔn)則和依據(jù)。檔案管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化要確立以下四個(gè)原則：一是建立嚴(yán)密的管理機(jī)制，形成全員參與、全面控制、高效運(yùn)轉(zhuǎn)、不斷改進(jìn)的管理體系，克服了以往管理中存在的基礎(chǔ)管理弱化、內(nèi)部協(xié)調(diào)不暢等問(wèn)題，通過(guò)明確職責(zé)、規(guī)范程序、改進(jìn)管理規(guī)范相關(guān)的管理活動(dòng)和職責(zé)，理順內(nèi)部管理關(guān)系，使各個(gè)管理層面、各個(gè)操作過(guò)程、各個(gè)工作環(huán)節(jié)既相互制約又相互促進(jìn)，達(dá)到管理科學(xué)性、系統(tǒng)性、規(guī)范化的要求；二是確立“職責(zé)明確”、“過(guò)程控制”、“持續(xù)改進(jìn)”的檔案管理新模式。綜合考慮檔案管理業(yè)務(wù)緊密相關(guān)的組織結(jié)構(gòu)、程序、過(guò)程和資源等各方面的因素，明確檔案管理過(guò)程的控制要求，建立一套預(yù)防和處理不符合要求的管理業(yè)務(wù)機(jī)制，在較大程度上解決檔案管理中隨意性較大等問(wèn)題；三是要樹(shù)立“以檔案資源使用者為關(guān)注焦點(diǎn)”的服務(wù)理念，豐富檔案信息服務(wù)的內(nèi)涵，改善檔案管理機(jī)關(guān)的形象；四是健全完善的監(jiān)督機(jī)制，確保各項(xiàng)制度的貫徹執(zhí)行，使制度化管理落到實(shí)處。定期開(kāi)展內(nèi)部檢查，對(duì)不符合文件規(guī)定的工作和做法開(kāi)具不合格報(bào)告，確定和落實(shí)糾正措施。
五、結(jié)束語(yǔ)
檔案質(zhì)量管理體系是全社會(huì)各類(lèi)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理的必要保障，一個(gè)科學(xué)、完善的檔案質(zhì)量管理體系對(duì)機(jī)構(gòu)自身的發(fā)展有著不可估量的作用。參照同意標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行科學(xué)化的檔案管理，不僅會(huì)明顯改善各機(jī)構(gòu)傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程、服務(wù)質(zhì)量、人事管理和資源配置，而且會(huì)在檔案界內(nèi)真正建立起“質(zhì)量第一、用戶至上”的文化，促進(jìn)全社會(huì)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。
主要參考文獻(xiàn)：
[1]湯涌，劉溫健.檔案館引入ISO9000質(zhì)量管理體系的實(shí)踐與思考.中國(guó)檔案，2004.5.
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[3]錢(qián)元吉.全面質(zhì)量管理與檔案工作.檔案與建設(shè)，2001.2.
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