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如何做好辦公室接待工作
任何一家公司都存在接待客人的時候，接待時能否讓客人滿意則直接體現出這家公司的公關水平如何。以下是小編幫大家整理的如何做好辦公室接待工作，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
如何做好辦公室接待工作
"接待也是生產力"無意間聽到這么一句話，覺得頗有見地，接待工作是辦公室工作中的一項常規(guī)性工作，接待水平及臨時應變能力的高低能反映一個部門乃至一個項目部的整體形象水平，在辦公室工作幾年，經歷了一些大大小小的迎檢接待，在此談一下自己的一些小小的體會，希望能共勉之。
"凡事預則立不預則廢"，每有接待任務時，作為整體籌劃人員得提前方方面面考慮，從每個細節(jié)，每個程序過程入手，都要細細從自己腦海里像放電影一般細細過一遍。
接待前做好充分的準備是保證接待工作質量的前提。首先，要溝通情況，明確上級領導此行的目的意圖。具體包括上級或對方來訪的人數、身份、民族、性別、日程安排等，還要掌握上級領導來檢查指導哪些工作、有什么要求、活動的方式等等，以便安排好餐飲、住宿、車輛，匯報材料準備等各項工作。其次，要周密考慮，制定方案。在了解掌握以上情況后，要制定好接待迎檢方案，主要包括所需材料的準備、迎接引導、座談匯報、食宿安排、結束送行、宣傳報道、注意事項等。方案中的每項任務、每一個環(huán)節(jié)都要細化到部門和責任人。方案制定之后，要送有關領導審閱，待領導審定后，及時通知有關人員或召開專題會議詳細安排，讓每個參與人員都明確自己的職責和任務。接待方案在執(zhí)行中要根據需要隨時調整，并及時通知有關工作人員。
每次檢查接待都緊緊張張，把自己也搞得手忙腳亂，還總會出錯，達不到領導滿意的效果。其實早早籌劃，把每一個可能發(fā)生的情況，把每一個細節(jié)都想到了、安排扎實了，就完全可以有條不紊的做好接待的每項工作。
�。ㄒ唬┯右龑�，沿途介紹。迎接時要根據人數安排好接待車輛，參加迎接的人員要與所接人員在級別或身份上對等或稍低一點，并提前到達車站或約定地點。接到后，沿途要主動介紹景觀或接待安排情況，征求意見，要避免冷場。迎接還要注意引導時自己行走的位置、問候握手時的動作、介紹雙方領導的順序、乘坐車時的禮節(jié)等。
�。ǘ� 檢查工地，精心準備�，F場檢查要提前安排好車輛，人多時注意將車輛編號，引導客人按順序乘坐。根據需要前面可安排引導車輛，交待清楚行走路線。施工現場要提前準備好安全帽，茶水或礦泉水，餐巾紙等，材料要堆碼整齊，橫幅要放到懸掛到醒目位置，展板要整潔干凈，能充分顯示公司文化及項目部施工動態(tài)，并要有專人做施工介紹，同時要安排好休息地點、方便地點等，（如果要乘坐專列時就得注意軌道車的布置：椅子，茶幾、紙巾、垃圾桶、煙灰缸、擴音器等）檢查完后要有專人回收安全帽，給參觀者留一個善始善終的好印象。
�。ㄈ� 住宿吃飯，妥善安排。住宿要根據需要進行安排，酒店及房間類別要提前溝通，確認來訪領導的身份以預定相應級別的房間，在樓層及房間號上都要有所講究。如果在項目部小餐廳用餐就得提前安排
一是小餐廳餐桌準備：餐桌最好要有桌布，凳子要有椅子套并要及時清洗保持干凈，餐具要按規(guī)格擺放整齊，有的餐具用的時間長了有茶漬等，用去污粉可以清洗干凈，轉盤玻璃也得擦洗干凈。
二是消毒柜、冰柜，空調等設備及綠色盆栽要注意打掃，及時將上面灰塵拂去。
三是注意小衛(wèi)生間的環(huán)境衛(wèi)生，不能留死角。就餐要嚴格按照接待標準，突出地方及時令蔬菜等特色，根據來人習慣安排就餐方式，特別要注意飲食衛(wèi)生及有沒有忌口的。就餐時本單位參加人員應與領導對等或高半格，并安排好座次。
（四）注意送行，善始善終。接待結束后應安排好送行，不能來時熱情迎接，走時冷冷清清，導致整個接待效果大打折扣�？上葞椭腿擞喓密嚻保瑢脮r做好送站工作。
整個接待活動結束后，接待人員要對本次活動進行認真全面的總結，看看哪些方面做的比較到位，哪些方面還存在問題或不足。要通過總結不斷提高接待質量和效率。同時，作為辦公室人員要注意平時的學習積累，了解掌握各方面的知識（自己平時工作能用到的所有資源），特別是對項目部施工生產，本地本部門的情況要了如指掌，為自己進一步做好接待工作做好鋪墊。
做好接待工作全過程
首先我覺得這個標題可能不是很準確，因為不能完全反映我想表達的內容，但是文章沒有標題總是不行，又不好用"無題"，所以暫且這樣。
什么是接待工作，怎么做好接待工作？千萬不要以為接待工作是吃吃喝喝的小事情，只需要辦公室秘書負責就可以了。接待工作也是工作，而且是一個復雜的系統(tǒng)工作。很多時候，你只有這一次機會來展現你的實力給被接待者看（心里有"我只有這一次機會"的警示，是做好很多工作的保證）。
反過來說，對于一個高級管理人員來說，他對下屬、客戶的認識往往只需要（很多時候也只能這樣）一頓飯就可以看出對方的斤兩。上級領導對下屬綜合素質的考察除了他的業(yè)績，最重要的也就是到下屬所在市場時候的一次見面，一頓飯的溝通。所以重要的接待工作很多時候都是由接待方的一把手、二把手親自主抓。想當年尼克松總統(tǒng)訪華，周總理就親自負責接待工作，最后賓主盡歡，相逢泯恩仇，開創(chuàng)中美兩國關系新局面，尼克松晚年的回憶錄中多處提到中方細致的接待。所以說：接待工作無小事啊。
假如你是一方市場、一個項目的負責人。領導要來考察工作（當然這些原則對接待其他對象同樣適用），你應該如何做好接待工作呢？
千萬不要認為只是做份精美的書面工作匯報材料，市場基礎工作展示好就ok了，領導對你的考察，對你個人能力的認可，很大一部分要靠你的接待工作的質量來加分。
雖然接待工作的要點千頭萬緒，但是你只要把握�。阂隆⑹�、住、行四個要點，和由客人身份、重要程度決定的檔次原則，也就是確定接待標準，離一次完美的接待工作就不遠了。
什么是衣？
就是要考慮當地的天氣、氣候因素，提前通知領導和隨行人員準備相應的服裝。當然也包括你個人和團隊的著裝，由此還可以延伸到儀容儀表的準備，這涉及到服裝禮儀知識，本文就不展開討論了。
什么是食？
就是領導來了以后吃什么？怎么吃？那里吃？這是要點的要點，中國是飲食大國，飲食文化源遠流長，許多重要的事情都須要在席間討論決定，所以這是一次成功接待的核心。因為太重要了，就放到最后展開討論，這里暫且不表。
什么是�。�
就是要提前定好房間。這里首先要考慮接待標準，來決定住宿標準。其次是看客人有沒有特別喜好的酒店。房間預訂時候，要避免不吉利的房號；根據酒店實際位置綜合考慮房間朝向、噪音、景觀等要素；分配房間的時候，一般領導的樓層要高于隨行人員的樓層，如果同行的有多位領導，分配原則相同。客房要提前進駐，查看房間設施有什么問題沒有，考慮領導的房間是否須要放水果。除此之外，要提前了解酒店設施：停車場位置、早餐樓層、游泳池樓層等等。
什么是行？
就是領導考察期間的用車安排和工作線路安排、觀光線路安排。
重點要考察從機場/火車站/汽車站接到領導后到賓館的路線，另外就是考察期間的用車安排。包括：車輛種類、檔次的考慮，接待用車衛(wèi)生打掃等，這須要根據領導的行程安排來確定。至于市場考察路線的安排，要考慮堵車、紅綠燈等因素，規(guī)劃好路線。另外就是領導離開時候的路線、方式選擇，你必須熟悉當地航班、列車、汽車站的發(fā)車情況。最后就是當地特色旅游的路線選擇，領導也是人嘛，考察是一項費時費力的辛苦活，勞逸結合最重要，領導工作之余也須要寄情于山水之間，所以當地的特色旅游線路你是必須要熟悉的。特別提醒的是：所有的線路你必須提前踩點，就是自己跑一遍，做到心中有數，給領導帶錯路是相當囧的事情，不親自踩點，總會有你意想不到的情況發(fā)生。
現在展開討論食的注意要點。
食就是吃飯，現在都叫飯局了，飯局既然叫"局"，就須要精心設計，這樣除了可以體現你的素質和品味，還能讓客人體會到你的重視和用心。那么一餐完美的飯局要注意什么呢？
第一、計算考察期間用餐次數，做好用餐口味的合理搭配并提前預訂。
一般第一餐和最后一餐是大戲，或者說是大餐。根據接待標準，要選擇檔次高、或者有特色的酒店。中途的小餐，可以自由組合，根據領導胃口調整。
第二、確定飯局的陪同人員
一次完美的飯局，陪同人員非常重要，必須指出的是：飯局的檔次很大程度上是由出席飯局的人決定的，這和一次會議的檔次是由出席的最高領導身份決定的一樣。選擇陪同人員的原則有兩個：對等原則和搭配原則。所謂對等就是根據領導的身份確定陪同人員的身份級別。搭配不光是說男女搭配，還要綜合挑選搭配有能喝酒的，有能活躍氣氛的人作陪。
第三、菜系選擇，或者叫酒店選擇，酒店選擇很重要，吃什么，那里吃都是酒店選擇決定的。
酒店選擇的原則是兩個：
一是檔次
二是特色，兩者兼顧當然最好，如果不考慮特色，高級別的飯局就是粵菜，也就是海鮮店。
以上是吃飯前就須要考慮好的， 等領導進入酒店，準備開始用餐了，又須要那些注意點呢？
首先是餐前準備。
第一，包間選擇。
訂多大的包間、坐多少人的飯桌，這須要提前考慮，包間夏天要提前開空調，冬天要提前開暖氣。
第二，點菜（包括點茶、點飲料、點酒）
一般主人要提前點好涼菜（叫起）和主要的熱菜（等叫），最好不要讓領導點菜（可以讓領導點茶）�？梢渣c好菜以后讓服務員給領導報一次菜名、或者把點好的菜單給領導看一下。領導可能會禮節(jié)性的加一個素菜或者湯。
一、做好接待工作的意義
做好接待工作是企業(yè)長遠發(fā)展的需要。接待工作的優(yōu)劣，直接關系到客人對企業(yè)良好形象的客觀評價，關系到企業(yè)各項業(yè)務的發(fā)展，關系到企業(yè)中長遠目標的實現。因此，接待工作至關重要，需要我們及時更新觀念，認真搞好服務，高質高量地做好各項接待工作。接待工作作為企業(yè)聯系內外的橋梁和紐帶，是展示實力，樹立形象的體現，可以為企業(yè)積累豐富的關系資源，擴大合作交流，從而推動企業(yè)的快速發(fā)展。因此，必須把接待工作看做企業(yè)工作的一個重要組成部分，而不能僅僅停留在迎來送往、安排食宿的低層次上。做好接待工作是提高企業(yè)知名度和美譽度，從更高層次上展示企業(yè)形象的需要。接待工作做到熱情、禮貌、周到、耐心，使來訪者有賓至如歸的感覺，并以主動大方，有禮有節(jié)，不卑不亢的職業(yè)精神給來訪者以美好的印象，讓來訪者由此觀察到企業(yè)認真嚴謹的工作作風和蓬勃向上的精神面貌，無形中提高了企業(yè)的知名度和美譽度。作為一名辦公室工作人員，對于每一項接待工作都要高度重視并樹立強烈的機遇意識、責任意識，要把其作為一項政治任務來完成。要樹立“每一個人都代表企業(yè)形象，每一個人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識，保證高質高量地完成每一項接待任務。
二、如何做好企業(yè)接待工作
(1)做好接待的準備工作。
一是接待手冊的編制。首先應了解來賓的人數、姓名、性別、年齡、民族、職務，確定接待規(guī)格，并根據所對應的職務確定陪同接待的領導。然后編制接待手冊，應包括住宿、就餐、陪同人員、車輛、日程安排等，并經領導審核后發(fā)放到每位來賓手中，讓客人了解大體的行程安排，做到心中有數。
二是物質準備工作。貴賓室、榮譽展室、會議室等要提前打掃干凈，桌椅擺放整齊，桌面清潔，沒有水漬、污漬。桌上可放一些介紹企業(yè)情況的資料。另外，茶具、茶葉要準備齊全。各種辦公用品(筆記本、筆等)要提前準備好，以備不時之需。
三是業(yè)務知識和能力的準備。要對企業(yè)的發(fā)展歷史、精品工程的特點、規(guī)格，各部門設置及領導分工情況做大致的了解。同時，要有較完備的企業(yè)概況和市容市貌概況資料，如當地賓館、名勝古跡、游覽路線等，保證客人所想、所需，使其滿載而歸。
(2)形成良好的接待程序。在企業(yè)的各類接待工作中，通過不斷的摸索和實踐，我們逐步形成了迎接、陪同、送行的全過程接待服務思路。首先，由相關領導到高速路口或飛機場迎接客人，與客人進行初步的結識，并簡單介紹企業(yè)公司的大體情況。到達企業(yè)公司后，由來賓方最高領導所對應的企業(yè)領導進行接待，致歡迎詞，陪同參觀企業(yè)榮譽展室，安排歡迎宴會，陪同參觀企業(yè)施工現場等，確保來賓來訪期間的生活充實、愉快，最后由接站時的領導負責將客人送至高速路口或飛機場，充分展現企業(yè)的良好形象。
(3)注重細節(jié)，全過程負責。企業(yè)辦公室樹立了“接待無小事，細節(jié)定成敗”的接待理念，在每一次接待中，高度重視每一個細節(jié)，了解每一位來賓的日常生活習慣，做周密的安排。面對接待工作復雜、繁瑣的各項事務，“想來賓所想，備來賓所需”，不斷提高隨機應變的能力，周密細致地安排好每一項接待內容，并對接待全過程負責。同時，我們還注重對接待之后的思考，尋找問題和不足，以便在以后的接待工作中加以改進。
三、對企業(yè)辦公室接待工作的幾點思考
(1)提高對接待工作的再認識。有些企業(yè)把接待工作單純視為一般的后勤工作，認為接待工作就是平時的“迎來送往”，安排好食、住、行，就夠了，其實不然。新形勢下，接待工作的內涵更加豐富，外延也不斷拓展，服務對象、工作范圍、接待隊伍不斷壯大，已不再是單純的食、住、行問題，它已發(fā)展成為涵蓋政治、經濟、文化等諸多領域，拓展到社會各個階層，需要許多相關部門共同參與來完成的一項工作。因此，需要我們對接待工作的內涵進行再認識，要從全局的角度思考問題，力求成為重要接待的策劃者、組織者、保障者、服務者，確保各類接待工作的順利開展。
(2)提高對接待工作重要性的再認識。接待工作是一項綜合性很強，面廣量大的工作，它是宣傳企業(yè)，展示企業(yè)形象的對外窗口，是企業(yè)長遠發(fā)展，加強對外合作交流的紐帶。因此，新時期，我們要提高對接待工作重要性的再認識，要從自身素質抓起，不斷優(yōu)化和完善整體接待服務功能，創(chuàng)造性的開展工作，讓接待出效益;要通過認真組織，精心安排，努力提高接待質量，充分發(fā)揮在對外交往聯絡中的窗口、橋梁、紐帶作用。
(3)展望未來，認真細致的做好接待工作。展望未來，做好接待工作任重道遠，需要我們不斷的更新和完善，進一步的提高接待準備、接待程序水平，加強自身的修養(yǎng)，無論是從接待前的準備、接待中的服務還是接待后的總結，都應認真細致的做好每個環(huán)節(jié)，力爭更好的彰顯企業(yè)形象，展現企業(yè)實力，提高企業(yè)知名度，促進企業(yè)又好又快發(fā)展。
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