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掌握自己的時(shí)間 -管理資料

管理資料 時(shí)間:2019-01-01 我要投稿
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  關(guān)于管理者任務(wù)的討論,一般都從如何做計(jì)劃說起,

掌握自己的時(shí)間

。這樣看來很合乎邏輯。可惜的是管理者的工作計(jì)劃,很少真正發(fā)生作用。計(jì)劃通常只是紙上談兵,或只是良好的意愿而已,很少能夠真正實(shí)現(xiàn)。

  根據(jù)我的觀察,有效的管理者并不是一開始就著手工作,他們往往會(huì)從時(shí)間安排上著手。他們并不以計(jì)劃為起點(diǎn),認(rèn)識(shí)清楚自己的時(shí)間用在什么地方才是起點(diǎn)。然后他們管理自己的時(shí)間,減少非生產(chǎn)性工作所占用的時(shí)間。最后,再將 可自由運(yùn)用的時(shí)間,由零星而集中成大塊連續(xù)性的時(shí)段。這三個(gè)步驟,是管理者有效性的基礎(chǔ):

  記錄時(shí)間;

  管理時(shí)間;

  統(tǒng)一安排時(shí)間。

  有效的管理者知道,時(shí)間是一項(xiàng)限制因素。任何生產(chǎn)程序的產(chǎn)出量,都會(huì)受到最稀有資源的制約。而在我們稱之為工作成就的生產(chǎn)程序里,最稀有的資源,就是時(shí)間。

  時(shí)間也是最特殊的一項(xiàng)資源。在其他各項(xiàng)主要資源中,資金一項(xiàng)實(shí)際上是相當(dāng)充裕的。我們很久以前就已經(jīng)了解到,制約經(jīng)濟(jì)增長與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的,并不是資金的供給不足,而是對資金的需求不大。此外另一個(gè)限制因素是人力,但總還是可以雇到人才,盡管要雇用到足夠的優(yōu)秀人才并不容易。只有時(shí)間,是我們租不到、借不到,也買不到,更不能以其他手段來獲得的。

  時(shí)間的供給,絲毫沒有彈性。不管時(shí)間的需求有多大,供給絕不可能增加。時(shí)間的供需沒有價(jià)格可資調(diào)節(jié),也無法繪制邊際效用曲線。而且,時(shí)間稍縱即逝,根本無法貯存。昨天的時(shí)間過去了,永遠(yuǎn)不再回來。所以,時(shí)間永遠(yuǎn)是最短缺的。

  時(shí)間也完全沒有替代品,

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掌握自己的時(shí)間》(http://www.ishadingyu.com)。在一定范圍內(nèi),某一資源缺少,可以另覓一種資源替代。例如鋁少了,可以改用銅;勞動(dòng)力可以用資金來替代。我們可以增加知識(shí),也可以增加人力,但沒有任何東西可以替代已失去的時(shí)間。

  做任何事情都少不了時(shí)間,時(shí)間是必須具備的一個(gè)條件。任何工作都是在時(shí)間中進(jìn)行的,都需要耗用時(shí)間。但是對這項(xiàng)最特殊的、無可替代的和不可或缺的資源,絕大多數(shù)人卻都以為可以取用不竭。有效的管理者與其他人最大的區(qū)別,就是他們非常珍惜自己的時(shí)間。

  但是人卻往往最不善于管理自己的時(shí)間。人類像其他生物一樣,生理上有自己的 生物鐘任何人如果有乘飛機(jī)越洋飛行的經(jīng)驗(yàn),應(yīng)該都能了解。但是心理學(xué)實(shí)驗(yàn)卻證明,人的時(shí)間感覺是最不可靠的。把人關(guān)在黑房間里,很快他就會(huì)喪失對時(shí)間的感覺。即使在黑暗中,絕大多數(shù)人也能保持空間的感覺。但是禁閉室內(nèi)的人,即使有燈光,也不能估計(jì)時(shí)間的長短。他們有時(shí)對時(shí)間估計(jì)過長,有時(shí)又估計(jì)過短。所以,如果完全靠記憶,我們恐怕說不清楚自己的時(shí)間是怎樣打發(fā)的。有些管理者常自詡其記憶力很強(qiáng),我有時(shí)請他們把自己使用時(shí)間的過程憑記憶做一下估計(jì),并且寫下來。然后,我把他們這份東西暫時(shí)保存起來。與此同時(shí),我又請他們隨時(shí)記錄他們實(shí)際耗用的時(shí)間。幾個(gè)星期或幾個(gè)月之后,再把他們原來的估計(jì)拿出來,跟他們實(shí)際的記錄相對照,卻發(fā)現(xiàn)兩者之間相去甚遠(yuǎn)。

  某公司的董事長,十分肯定地對我說他的時(shí)間大致分成三個(gè)部分:1/3用于與公司高級管理人員研討業(yè)務(wù);1/3用于接待重要客戶;其余1/3則用于參加各種社會(huì)活動(dòng)。但是,等實(shí)際記錄了六個(gè)星期之后,跟他原來的估計(jì)比較,結(jié)果發(fā)現(xiàn)在上述三個(gè)方面,他幾乎沒花什么時(shí)間。原來,他所說的三類工作,只不過是他認(rèn)為 應(yīng)該花時(shí)間的工作而已。因此他的記憶告訴他已將時(shí)間用在這三方面了。六個(gè)星期的實(shí)際記錄,顯示他的時(shí)間大部分都花在調(diào)度工作上了,例如處理他自己認(rèn)識(shí)的顧客的訂單,打電話給工廠催貨。顧客的訂單,本來可以順利處理的,由于他的干預(yù),反而弄得不能準(zhǔn)時(shí)交貨。這份時(shí)間記錄是由他的秘書記下來的,當(dāng)秘書把記錄送給他看時(shí),他簡直一點(diǎn)兒都不能相信。后來他的秘書又確實(shí)地做了幾次記錄,他才相信自己的估計(jì)靠不住,開始相信那份記錄的真實(shí)性。所以,有效的管理者知道,如果要管理好自己的時(shí)間,首先應(yīng)該了解自己的時(shí)間實(shí)際上是怎么耗用的。

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