誰會(huì)覺得自己連“打電話”都不會(huì)呢?可事實(shí)上,確實(shí)有很多人用很笨拙的方式打工作電話給親戚朋友打電話聊家;旧喜恍枰裁醋⒁馐马(xiàng),但因工作而打電話卻很可能需要了解一些簡(jiǎn)單的常識(shí)——事實(shí)上,所有重要的電話都是如此,
如何撥打工作電話?
。(一)挑選通話時(shí)間
每個(gè)人的工作習(xí)慣、工作時(shí)間都各不相同。比如,一般來說身處管理層的人可能需要參與更多的會(huì)議,而日常工作也更加繁忙;所以,給他們打電話的時(shí)候,很可能最好把通話時(shí)間安排在上班時(shí)間開始的半個(gè)小時(shí)之內(nèi)。因?yàn)樗麄兺ǔI习嗍菧?zhǔn)時(shí)的,而半小時(shí)之后他們要么去參加會(huì)議去了,要么就在忙于處理其他事情。而另外一些人(尤其那些與設(shè)計(jì)相關(guān)的工作人員)往往是夜貓子,上午11點(diǎn)之前給他們打電話很可能會(huì)令他們大為光火;而在凌晨給他們打電話他們卻又不見得覺得意外。
一個(gè)良好的習(xí)慣是在電話簿中添加新紀(jì)錄的時(shí)候,加上一條備注,記下此人通常情況下方便接電話的時(shí)間。另外一個(gè)建議是,在無法確定對(duì)方是否方便接電話的時(shí)候,先發(fā)一條短信過去,問“請(qǐng)問方便接電話么?我是×××,有關(guān)×××的事兒找您。”其實(shí)最好把這樣一條短信的模板保存在手機(jī)中,以備隨時(shí)調(diào)用,
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《如何撥打工作電話?》(http://www.ishadingyu.com)。(二)提前準(zhǔn)備通話內(nèi)容
做任何事情都最好提前做足功課——哪怕像打電話這樣的“小事”。比如,對(duì)不同的人可能要采取不同的表達(dá)方式——僅靠“隨機(jī)應(yīng)變”這通常很難做好。所以要提前做準(zhǔn)備。
最令人厭煩的電話是那種剛剛放下兩秒鐘電話鈴又響起來,而后聽對(duì)方說“真不好意思,剛剛忘了……” 這樣的時(shí)候,我想很多人都是在很禮貌地回答“沒關(guān)系”的同時(shí)早已在心中把對(duì)方默默地劃入“不靠譜”那個(gè)分類中去……
一個(gè)良好的習(xí)慣是在電話旁邊隨時(shí)擺上一個(gè)便簽簿。打電話之前,把通話要點(diǎn)羅列在紙上。每溝通過其中一條之后就在之前打勾,這樣可以確保通話邏輯清晰,避免遺漏重要信息。而通話過程中,對(duì)方所提供的信息也可能要隨手記錄,相信我,大多數(shù)人的記憶力是不可靠的。生活中去超市買東西回來之后發(fā)現(xiàn)少買了一兩樣,頂多生一會(huì)兒悶氣就算了,但是工作中遺漏了一點(diǎn)東西卻可能讓你失業(yè),進(jìn)而甚至連續(xù)好幾個(gè)月都沒可能再去超市買東西。
用移動(dòng)電話更多的人,真的很有必要隨身攜帶紙筆。把電話、紙筆放在一起,放在一個(gè)單獨(dú)的口袋里,可以節(jié)約很多時(shí)間。有多少次你看到這樣的場(chǎng)景:有人手忙腳亂地翻著包,脖頸中夾著手機(jī),嘴里說著“您等一下……對(duì)不起……”弄不好你接下來看到的是那人好不容易找到紙筆卻發(fā)現(xiàn)筆是不能用的……