Office 2007在界面和功能上有大量的改進，這給我們使用上帶來了新的改變，今天筆者薈萃了一些不錯的Office 2007使用技巧，希望能對大家提高辦公效率有所幫助，

Office 2007七大實用絕招串串燒

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一、 數(shù)據(jù)一定不馬虎 —— 啟動Excel 2007語音校對功能

作為一名財務(wù)人員，每天都要面對大量的數(shù)字。因此，數(shù)據(jù)錄入一定不能馬虎。不過，這話說起來容易，做起來可就難了。畢竟，誰都無法保證自己能夠時刻保持清醒。其實，您也不必太過著急。因為，Excel 2007已經(jīng)為我們提出了解決方案，我們只要啟動它的語音校對功能，就能輕松解決這一難題。

1. 在Excel 2007的主界面中，右擊功能標簽，執(zhí)行“自定義快速訪問工具欄”命令。

2. 切換到“自定義”標簽，將“從下列位置選擇命令”設(shè)置為“不在命令區(qū)中的命令”。

3. 在下拉列表中找到并雙擊“按Enter開始朗讀單元格”一項，將其添加到快速訪問工具欄中，如圖1所示。

圖1

4. 點擊“確定”按鈕，完成語音校對功能的設(shè)置。

　　 等上述設(shè)置全部完成之后，我們就可以體會到語音校對的威力了。它的啟動非常簡單，只要我們點擊快速訪問欄中的“語音校對”按鈕即可。而伴隨著語音校對的啟動，我們只要在單元格中輸入相應(yīng)數(shù)據(jù)，并擊打回車，系統(tǒng)便會自動將其讀出。這樣，當我們?yōu)槊课回攧?wù)人員配上這么一位“電腦秘書”之后，出錯的機率也就隨之大大降低了，如圖2所示。

圖2

　 二、 同步查看效率高 —— Word 2007雙文檔同步滾動查看

在日常工作中，我們經(jīng)常需要對兩份文檔進行對比。而在寬屏彩顯滿天飛的今天，讓兩份文檔同屏顯示，顯然是一個最具效率的選擇。而這個要求，對于Word 2007來說，簡直不費吹灰之力。

首先，我們要在Word 2007中打開欲進行對比的兩篇文檔。

然后，點擊“視圖”標簽→“并排查看”命令，進入雙文檔同步查看模式，如圖3所示。

圖3

　　 此時，兩篇文檔便在Word 2007的安排下，完成了同屏顯示。更令人興奮的是，它們之間還實現(xiàn)了同步關(guān)聯(lián)。當我們對其中一篇文檔前后翻動時，另一篇文檔也會隨之自動移動，并且始終保持界面窗口中顯示的是文檔的相同位置。而正是這樣一個人性化的功能，讓Word 2007的“并排查看”，顯得更為實用。

三、 再長文檔也不愁 —— 啟動Word 2007自動滾動功能

通常，我們都是使用翻頁鍵或滾動條，來實現(xiàn)對文章的翻頁。但如果打開的是一份長篇文檔，再使用這樣的方法，就顯得太過麻煩了。其實，Word 2007已經(jīng)為我們準備了一個“法寶”，幫我們實現(xiàn)對長篇文檔的自動滾動。

1. 右擊Word 2007標簽欄，執(zhí)行“自定義訪問工具欄”命令。

2. 切換到“自定義”標簽，將“從下列位置選擇命令”一項設(shè)置為“不在功能區(qū)中的命令”。

3. 在下拉菜單中，找到并雙擊“自動滾動”命令，將其加入到快速訪問工具欄，如圖4所示。

圖4

4.　最后，點擊“確定”按鈕保存此次修改即可。

當我們在快速訪問欄中點擊“自動滾動”按鈕之后，鼠標就會馬上變形為“上下箭頭”形狀，

電腦資料

《Office 2007七大實用絕招串串燒》(http://www.ishadingyu.com)。而此時，我們只要輕輕對它進行推動，文檔便開始跟著自動滾動了。至于為什么，您的電腦滾動速度過快。我想原因很簡單，那就是我們移動鼠標的距離太大了。因為，鼠標的位移大小就是影響滾動速度的唯一因素。

四、 省卻人工　—— 雙文檔自動合并

上文中，我們談到了雙文檔同屏顯示功能。而在實際工作中，文檔的合并也并不少見。不過，在這個Office 2007稱雄的時代，我們已經(jīng)不用再自己手工合并文件了。因為，借助Word 2007的文檔自動合并功能，所有任務(wù)都能夠輕松完成。

要使用Word 2007的文檔合并功能，首先需要打開待合并文檔。然后，點擊“審核”標簽→“比較→合并”命令。稍后，Word會彈出一個對話框，要求我們指定待合并的兩個文件。等我們將信息按要求提供給Word之后，再次點擊“確定”按鈕。此時，一個簡潔的文檔合并窗口便自動彈了出來，如圖5所示。

圖5

　　 可以看到，在這個合并窗口中，其實包含了很多重要信息。其中，左側(cè)顯示為標準審閱面板，右側(cè)則顯示了原文檔1和原文檔2的內(nèi)容。至于中間，便是我們所需要的最終合并文件了。不過，對于這個合并結(jié)果，我們卻不能直接將其保存，而是要通過審閱功能，將文檔中的差異全部確認之后，方可形成最終文件。雖然，這個要求，略微顯得麻煩了一些。但無疑，正是這樣小心謹慎的風格，才最終保證了高質(zhì)量文件的生成。

五、 重復數(shù)據(jù)哪里“藏” —— 快速找出Excel重復數(shù)據(jù)

在以往的Excel軟件中，最讓人頭疼的便是查找重復數(shù)據(jù)了。因為，老版本并沒有直接提供相應(yīng)的功能，我們只有通過人工的方式才能實現(xiàn)。而到了Excel 2007，這個問題終于得到了解決。

要在Excel 2007中查找重復數(shù)據(jù)，首先需要選中待查找單元格。然后，點擊“開始”標簽→“條件格式→突出顯示單元格規(guī)則→重復值”命令，調(diào)出設(shè)置對話框。隨后，再為重復數(shù)據(jù)設(shè)置一個醒目的顯示格式。最后，點擊“確定”按鈕，所有包含有重復數(shù)據(jù)的單元格，便都會被明顯得標識出來了，如圖6所示。

圖6

　　 在Excel 2007中，我們除了能將重復數(shù)據(jù)全部挑出之外，還能將它們快速刪除。而且，這個操作更為簡單。只要我們首先選中待搜索的單元格，然后點擊“數(shù)據(jù)”標簽→“刪除重復項”命令。接下來，再從彈出的對話框中選擇待處理數(shù)據(jù)列。最后，點擊“確定”按鈕，即可完成重復數(shù)據(jù)的刪除任務(wù)，如圖7所示。

圖7

六、 單詞加“線”有妙招 —— 快速為多組單詞添加下劃線

為單詞添加下劃線，恐怕是件再平常不過的事情了�？删褪沁@項看似極為平常的任務(wù)，操作起來卻并不簡單。原來，很多朋友在為單詞添加下劃線時，都會借助工具欄上的“下劃線”按鈕。不過，由于單詞與單詞之間往往都用空格分隔，當我們向一組單詞添加下劃線時，難免會“累及”到這些空格。而這，顯然不是我們所需要的，如圖8所示。

圖8

　　 其實，這個問題在Word 2007中很好解決。我們只要事先選中待操作單詞，然后按動快捷鍵“Ctrl + Shift + W”�？纯矗�是不是下劃線已經(jīng)按我們的要求添加好了？如圖9所示。

圖9

七、 Word請別自做主 —— 快速去除網(wǎng)址下劃線

在Word中，有一項智能化功能。能夠自動將用戶輸入的網(wǎng)址或電郵地址，轉(zhuǎn)換為超鏈接格式。不過，由于好多正式文檔對格式都有著嚴格要求，這些自動添加了下劃線的超鏈接文字，自然會影響到文章美觀。于是，很多朋友都想盡辦法，打算去除掉網(wǎng)址下面的下劃線。其實，在Word 2007中，最簡單的方法不是點擊“下劃線”按鈕，也不是使用“取消超鏈接”命令。而是直接選中鏈接文字，按動Ctrl + U快捷鍵。值得注意的是，經(jīng)過了這樣的處理之后，下劃線不僅已經(jīng)不復存在，而且網(wǎng)址的超鏈接特性也被自動保留下來，方便我們的使用，如圖10所示。

圖10