《會計電算化帳務(wù)處理制度》

為了加強會計核算軟件的操作使用管理，確保會計核算軟件的正常運行及安全、在會計信息處理和保存中的效用，根據(jù)財政部的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司具體情況制定本規(guī)定。 　�。ㄒ唬┴攧�(wù)部應(yīng)在每年或上年末建立新的會計年度的完整的帳務(wù)文件根據(jù)現(xiàn)行財務(wù)制度，運用當前在用系統(tǒng)的規(guī)則正確地設(shè)置全部級次的會計科目，會計年度中間可以任意追加新的會計科目，但以制單或記帳的會計科目不得介紹修改或刪除（帳務(wù)的修改工作由系統(tǒng)管理員執(zhí)行）。 　�。ǘ�）轉(zhuǎn)換會計年度時，應(yīng)在新的會計年度開始后的20天內(nèi)，完成結(jié)轉(zhuǎn)各帳戶的年初手續(xù)，并保證數(shù)據(jù)檢驗平衡正確，年初余額在當年記帳以前可以修改，當年記帳以后如有調(diào)整，只能通過填制記帳憑證進行。 　�。ㄈ�）任何登記入帳的經(jīng)濟業(yè)務(wù)都必須填制記帳憑證，摘要區(qū)規(guī)范填入，在機上填制的記帳憑證編號應(yīng)當連續(xù)，編號出現(xiàn)間斷時，應(yīng)在斷號的第一張憑證上注明間斷的編號，并在打印輸出的該張憑證上注明斷號的原因并簽字蓋章。 　　（四）記帳憑證必須經(jīng)過復(fù)核人員簽字后，才能根據(jù)其登記帳薄，復(fù)核人員必須在屏幕上直接對機器存儲的記帳進行復(fù)核簽字，同時要對打印輸出的記帳憑證或代用憑單進行簽字蓋章。同一張記帳憑證，制單和復(fù)核不能是同一人。 　　記帳憑證在記帳以前必須打印輸出（記帳憑證清單），沒有打印輸出的記帳憑證不得登記入帳。 　�。ㄎ澹┛値ぜ艾F(xiàn)金帳和銀行帳均可采用計算機打印輸出的活頁帳裝訂，出納人員根據(jù)審核人員審查并準許報銷的憑證，收入或付出款項，出納人員可以不登記訂本式日記帳，如現(xiàn)金處理收支較多可根據(jù)需要自設(shè)輔助帳。 　　單位每天必須將當日發(fā)生的現(xiàn)金收支數(shù)據(jù)輸入計算機并據(jù)以計算出庫存日報表，并在表上簽字蓋章。 　�。�六）單位根據(jù)機器使用和人員分工情況以及工作需要，確定每月的記帳期限，每月至少記帳一次，每月月末以前應(yīng)將當月所有收支及轉(zhuǎn)帳業(yè)務(wù)全部登記入帳。至少每月核對一次總帳，每季度核對一次明細帳。 　�。ㄆ撸┍仨殞�儲存在機器內(nèi)的帳簿數(shù)據(jù)打印輸出為書面帳簿，會計帳簿打印間隔時間不得超過一個月，平時可以只打印已滿頁的帳簿數(shù)據(jù)，但每年年末必須將全部帳簿數(shù)據(jù)打印輸出。 　　《會計電算化操作管理制度》 　　為了加強會計核算軟件的操作使用管理，確保會計核算軟件的正常運行及會計信息的全面、準確與安全特制定本制度。 　　一、操作使用人員： 　　操作使用人員是指有權(quán)使用會計核算軟件完成職責(zé)范圍內(nèi)會計電算工作的財務(wù)人員或財務(wù)部門工作人員。 　　根據(jù)會計電算化工作要求財務(wù)部門配備以下操作使用人員； 　�。ㄒ唬┫到y(tǒng)管理人員：負責(zé)所有會計核算軟件數(shù)據(jù)的初始化、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)運行錯誤的登記與排除工作；負責(zé)系統(tǒng)操作使用的組織與管理工作，分配操作人員的工作權(quán)限，并設(shè)置操作使用人員的保密字。 　�。ǘ�）數(shù)據(jù)錄入員：按照操作規(guī)程錄入憑證數(shù)據(jù)，并負責(zé)錄入數(shù)據(jù)的正確性校驗，對操作中出現(xiàn)的問題作詳細記錄并及時報告系統(tǒng)管理員。數(shù)據(jù)錄入人員無權(quán)修改原始憑證或手制憑證上的數(shù)據(jù)，不得進行憑證復(fù)核操作。出納人員，系統(tǒng)維護人員不能擔任數(shù)據(jù)錄入人員工作。 　�。ㄈ�）數(shù)據(jù)復(fù)核員：負責(zé)對已錄入計算機的憑證編號及數(shù)據(jù)的完整性、正確性審核，確保入帳數(shù)據(jù)的完整與正確。 　�。ㄋ模�數(shù)據(jù)管理人員：負責(zé)已復(fù)核數(shù)據(jù)的入帳、入帳后憑證、帳頁的打印輸出工作，協(xié)助系統(tǒng)管理員定期做好數(shù)據(jù)備份工作，負責(zé)程序軟盤、存檔數(shù)據(jù)軟盤、輸出憑證、帳頁及其他資料的保管工作，做好軟件數(shù)據(jù)擴資料的安全保密工作。 　�。ㄎ澹┫到y(tǒng)維護人員：負責(zé)對會計電算化硬件和軟件的檢查及運行故障處理工作，以保障會計電算化工作的正常運行。 　　二、操作使用人員的操作權(quán)限： 　�。ㄒ唬┫到y(tǒng)管理員必須根據(jù)用友財務(wù)軟件的特點和本單位會計電算體系與核算方式。會計科目的設(shè)置必須符合會計制度與單位核算、管理的要求。報表格式必須符合上級主要部門和財政主管部門要求。 　　（二）數(shù)據(jù)錄入員進行數(shù)據(jù)錄入操作時應(yīng)嚴格按照憑證內(nèi)容輸入數(shù)據(jù)。不得擅自修改憑證數(shù)據(jù)，如發(fā)現(xiàn)憑證數(shù)據(jù)錯誤立即通知憑證編制人員或系統(tǒng)管理人員，并根據(jù)修正后的憑證修改錄入的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)錄入人員除可以進行數(shù)據(jù)錄入操作外，還可以進行數(shù)據(jù)查詢工作，但不得進行數(shù)據(jù)復(fù)核操作，復(fù)核人員亦不能進行數(shù)據(jù)錄入操作，復(fù)核時發(fā)現(xiàn)憑證錄入錯誤，必須通知數(shù)據(jù)錄入人員進行修改，復(fù)核人員不得進行已錄入數(shù)據(jù)的修改操作，待數(shù)據(jù)錄入人員修正錄入數(shù)據(jù)后再進行復(fù)核簽字操作。 　　（三）系統(tǒng)維護人員除實施數(shù)據(jù)維護時，一般情況下不允許隨意打開系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行操作。實施維護時不準修改數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。其他操作人員一律不允許實施數(shù)據(jù)庫操作。 　�。ㄋ模┯糜跁�計電算化的硬件和會計軟件只有操作人員才能上機操作使用。其他人員一律不允許上機。操作人員必須經(jīng)過培訓(xùn)并經(jīng)系統(tǒng)管理員認可合格后方可上機。 　�。ㄎ澹┎僮魇褂萌藛T上機操作前后必須填寫“上機操作登記簿”，如實填寫操作人員姓名、上機時間、操作內(nèi)容、下機時間、操作期間系統(tǒng)運行情況等。操作人員的保密字必須牢記，并注意要安全保密，否則出現(xiàn)問題，操作人員和系統(tǒng)管理人員有不可推卸有責(zé)任。 　�。�六）出納員、維護人員、程序人員均不準實施數(shù)據(jù)錄入操作。 　�。ㄆ撸﹤浞輸�(shù)據(jù)軟盤和存檔數(shù)據(jù)軟盤、帳頁、憑證、報表及其他資料由數(shù)據(jù)管理人員按規(guī)定統(tǒng)一復(fù)制、核對、存放、保管。 　　三、會計憑證的審核與管理： 　　會計憑證是計算機處理會計核算業(yè)務(wù)的依據(jù)。必須保證入帳前錄入計算機的會計憑證準確、可靠，因此應(yīng)從以下幾方面嚴格把關(guān)： 　�。ㄒ唬�業(yè)務(wù)作主的審核： 　　財務(wù)部門收到業(yè)務(wù)人員編制的業(yè)務(wù)憑證后首先由稽核人員審核業(yè)務(wù)發(fā)生的真實性和準確性，確認無誤后再審查業(yè)務(wù)作主有無業(yè)務(wù)負責(zé)人，業(yè)務(wù)主管的簽章，如確認無誤則上機制單依此手工編制記帳憑證。 　�。ǘ�）手工記帳憑證的審核： 　　制單人手工編制完的記帳憑證必須交稽核人員審核后才能交數(shù)據(jù)錄入人員錄入�；�核人員必須認真審核憑證摘要的規(guī)范性、清晰性；憑證分錄和數(shù)據(jù)的合法性、準確性。如無誤再檢查憑證科目的平衡關(guān)系，最后審查制單人是否簽字。 　�。ㄈ�）機制憑證的復(fù)核數(shù)據(jù)錄入人員錄入憑證數(shù)據(jù)后，由數(shù)據(jù)復(fù)核人員對錄入的憑證進行復(fù)查，確保與手工作主的一致性和復(fù)核人員復(fù)核無誤后簽字。 　�。ㄋ模�復(fù)核后的憑證必須打印輸出、并經(jīng)有關(guān)人員（稽核員、制單人員、出納、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)復(fù)核人員、會計主管等）確認簽字后方可進行記帳操作。 《會計電算化檔案管理制度》 　　為了加強會計檔案管理，確保會計檔案的安全，特制訂本規(guī)定： 　�。ㄒ唬﹩挝粦�(yīng)根據(jù)帳簿數(shù)據(jù)準確編制或由機器正確生成會計報表，報表格式由會計主管部門統(tǒng)一設(shè)計或認可。 　�。ǘ�）報表的編制要求做到數(shù)據(jù)真實，計算正確，內(nèi)容完整，手續(xù)齊備，做到帳證，帳表，表表之間勾稽嚴密，有所屬單位的應(yīng)將所屬單位的報表數(shù)據(jù)輸入機器進行匯總，并將本單位報表、所屬單位報表和匯總表一并報出，書面報表必須由分管帳務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)，會計主管和制表人簽名蓋章。 　�。ㄈ�）單位的會計檔案包括存儲在磁盤（硬盤和軟盤）上的會計文件和以書面形式存放的會計作主會計帳簿和會計報表。 　　存儲在磁盤上的會計文件必須按規(guī)定及時打印輸出書面形式，末打印之前不得抹去。 　　由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，并由操作使用人員在打印輸出的頁面上繁體字或蓋章注明，由系統(tǒng)管理員簽字蓋章認可。 　　磁盤形式的會計檔案保管期限必須在兩年以上，其中會計科目和總由數(shù)據(jù)（包括年度和月度匯總數(shù)據(jù)）必須永久保存，明細帳、記帳憑證及其他數(shù)據(jù)資料在兩年后可根據(jù)需要決定存毀。 　　（四）必須經(jīng)常對硬盤上的會計數(shù)據(jù)建立軟盤備份。備份是通過對硬盤的會計數(shù)據(jù)建立軟盤副本來實現(xiàn)信息存儲的，每月備份不得少于一次。不得直接對硬盤上的會計數(shù)據(jù)和作為正式檔案的備份軟盤上的會計數(shù)據(jù)進行任何非法操作，如要對磁盤會計數(shù)據(jù)進行加工，必須使用備份羅盤的副本，不得刪除硬盤和軟盤的數(shù)據(jù)。恢復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)必須使用最新的正式備份。 　　（五）必須妥善保管好會計數(shù)據(jù)的備份軟盤，備份軟盤應(yīng)貼上寫保護標簽并用印章或封條簽封，或由專人保管。備份軟盤應(yīng)裝在保護封套和包裝盒中，存放在安全，潔凈，防熱，防潮，防磁的場所，并定期進行轉(zhuǎn)儲。硬盤和正式備份軟盤不得隨便知心亂放和外借。 　　（六）會計數(shù)據(jù)的備份軟盤及自行開發(fā)原程序的備份分別在三個地點以上，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)量和硬盤空間的大小情況，每隔一定時期（如半年或一年以上）清理一次硬盤，刪除硬盤上以前年度的會計數(shù)據(jù)，以利于提高機器的利用率和運行速度，沒有做過備份的硬盤數(shù)據(jù)不得清理刪除（三個存放地點分別為機房、檔案室、財務(wù)室）。 　�。ㄆ撸┐疟P會計檔案的管理工作，包括數(shù)據(jù)備份，數(shù)據(jù)恢復(fù)和清理硬盤等，由系統(tǒng)管理員專職執(zhí)行并對磁盤會計檔案的安全的正確負責(zé)。 　　《計算機上機操作記錄制度》 　　《會計核算軟件管理的幾項規(guī)定（試行）》中對會計核算軟件的使用單位有明確要求──要有必要的上機操作制度。為了更好地完成系統(tǒng)維護的任務(wù)，了解故障發(fā)生的原因、地點、時間，以及如何處理和處理結(jié)果等情況，并作為下結(jié)段合理調(diào)整機時分配的依據(jù)，嚴格財務(wù)微機管理制度，現(xiàn)規(guī)定如下： 　　一、計算機操作人員必須登記當天所有上機操作情況。要求填寫日期，操作員姓名，操作內(nèi)容，運行時間和運行情況。 　　二、操作過程中沒有問題則在運行情況及備注欄填寫運行正常字樣，若有問題發(fā)生則應(yīng)及時登記記錄并向系統(tǒng)管理員報告。 　　三、不得進行末作登記記錄的任何軟硬件維護工作。 　　四、系統(tǒng)管理員在維護過程中發(fā)現(xiàn)的異�，F(xiàn)象和處理方法，處理結(jié)果都應(yīng)有所記載，對于重大運行故障，除按規(guī)定登記外還須另行填寫故障報告單。 　　五、操作記錄每月裝訂成冊，日常由檔案管理人員妥善保管，年終整理歸檔。 　　六、要真實完整地填寫操作記錄，發(fā)生總是不登記者，按經(jīng)濟責(zé)任制有并條款處理，以上規(guī)定由系統(tǒng)管理員監(jiān)督執(zhí)行，請所朋操作及維護人員遵照執(zhí)行。 　　《會計電算化崗位經(jīng)濟責(zé)任制》 　　隨著我公司會計電算化進程的不斷加快，電算化的應(yīng)用在財務(wù)會計核算管理方面無論在范圍上還是在層次上都有很大的發(fā)展，為了使我公司會計電算化工作沿著健康嚴謹?shù)能壍览^續(xù)鞏固提高，確保此項工作的合法性、科學(xué)性、準確性、安全性，特制如下會計電算化崗位經(jīng)濟責(zé)任制。 　　一、會計電算化管理崗位： 　　根據(jù)本企業(yè)的管理核算特點及上級對會計電算化管理崗位設(shè)置的要求，為了穩(wěn)妥地進行以計算機替代手工帳的過渡，在總會計師領(lǐng)導(dǎo)下，本著財務(wù)會計崗位圍繞電算化開展工作，更好地發(fā)揮會計電算化為財務(wù)管理，核算服務(wù)的原則，以計算機替代手工帳后本公司設(shè)置如下管理崗位： 　　崗位：會計主管、崗位主管、系統(tǒng)管理、稽核、底稿制作、計算機操作、傳票復(fù)核、軟件開發(fā)、出納、內(nèi)勤、成本管理、內(nèi)部銀行管理、往來帳管理崗、專用基金管理、銷售管理。 　　二、崗位職責(zé)： 　�。ㄒ唬┛倳�計師：對企業(yè)會計電算化發(fā)展方向、規(guī)模及重大硬件、軟件的使用及應(yīng)用項目進行決策，保證會計電算化工作的健康發(fā)展。 　�。ǘ�）會計主管：制訂會計電算化發(fā)展規(guī)劃，為總會計師提供重大硬件、軟件使用，應(yīng)用項目和決策依據(jù)，根據(jù)企業(yè)特點合理的設(shè)置電算化管理崗位及配備崗位人員，檢查崗位人員工作情況。嚴格執(zhí)行責(zé)任制對各崗位人員經(jīng)濟現(xiàn)任的約束條款。 　　（三）會計電算化管理崗： 　　1.參與制訂本廠會計電算化發(fā)展規(guī)劃及電算化管理制度。 　　2.執(zhí)行對操作人員的管理和計算機檔案管理職責(zé)，對會計軟件進行日常維護運行。保證計算機軟件及硬件的財產(chǎn)。 　　3.報告計算機故障并采取相應(yīng)的處理措施，遇重大的系統(tǒng)運行故障必須根據(jù)故障的發(fā)生，自理情況填寫報告單并及時報予電算化主管。 　　4.正確分配系統(tǒng)操作人員的使用權(quán)限，參與軟件開發(fā)的管理。 　　5.保證各種電算化管理規(guī)定的正確實施。 　�。ㄋ模�崗位主管： 　　1.電算化、成本、計劃崗位主管： 　�。獏f(xié)助會計主管制訂電算化發(fā)展規(guī)劃及總會計師提供重大硬件。軟件使用及應(yīng)用項目的決策依據(jù)，負責(zé)軟件開發(fā)的管理。 　�。獏f(xié)調(diào)系統(tǒng)管理與會計管理崗位工作，保證計算機輔助財務(wù)管理工作的正常過渡及協(xié)調(diào)發(fā)展，保證各級電算化管理制度的正確執(zhí)行。 　�。�本公司成本管理及財務(wù)計劃的制定、預(yù)測。 　　＊組織各崗位對公司經(jīng)濟活動進行準確及時的分析。 　�。獮闀�計主管提供崗位經(jīng)濟責(zé)任制考核依據(jù)。 　　2.資金、專用基金崗位主管： 　　＊負責(zé)銀行、現(xiàn)金出納崗、銷售崗、往來崗、專用基金崗的日常管理。 　�。�上繳利潤、稅金、留利及貨款的管理。 　�。�流動資金的日常核算管理。 　　＊配合電算化主管使本主管崗位的電算化應(yīng)用不斷完善。 　　＊為會計主管提供崗位經(jīng)濟責(zé)任制考核依據(jù)。 　　（五）系統(tǒng)操作崗位： 　　1.執(zhí)行系統(tǒng)管理員對本崗位工作的具體指揮、要求。 　　2.及時準確地輸入及生成各種會計憑證、帳簿、報表。 　　3.通過系統(tǒng)管理員及時準確地為領(lǐng)導(dǎo)提供所需的查詢數(shù)據(jù)。 　　4.系統(tǒng)管理員給本崗位設(shè)置的口令不得告知其他任何人。 　　5.正確執(zhí)行電算化管理規(guī)定中有關(guān)操作、使用、備份等條款。 　�。�六）軟件開發(fā)崗： 　　1.執(zhí)行系統(tǒng)管理員對本崗位工作的具體指揮、要求。 　　2.末經(jīng)電算化主管、系統(tǒng)管理員核準的開發(fā)項目不得上機。 　　3.開發(fā)的軟件應(yīng)充分利用本公司已經(jīng)應(yīng)用信息系統(tǒng)、報表系統(tǒng)的功能并應(yīng)易接受、掌握。 　�。ㄆ撸�檔案管理崗： 　　1.執(zhí)行系統(tǒng)管理員對本崗位工作的具體指揮、要求。 　　2.對存儲在磁盤（含硬盤及軟盤）上的會計文件、憑證、帳、報表等要及時備份。備份軟盤要編號及加蓋印章歸檔，對企業(yè)會計核算結(jié)果的歷年資料要備份三份，分別存放在不同地點。 　　3.對購置或自行開發(fā)的會計軟件的軟件文本要人作為會計檔案永久妥善保存，并負責(zé)督促計算機憑證、帳簿、報表的裝訂歸檔。 　　4.對硬盤上的會計數(shù)據(jù)和作為正式的備份軟盤上的會計數(shù)據(jù)不允許任何人進行非會計系統(tǒng)許可的任何操作。 　　5.注意保管查看計算機操作記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時向系統(tǒng)管理員報告并負責(zé)操作記錄的整理裝訂，歸檔。 　�。ò耍┗�核崗： 　　1.審核原始憑證的合法性及是否有經(jīng)辦人、驗收人、主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。 　　2.審核憑證制作底稿是否規(guī)范，運用會計科目是否合理，借貸是否平衡。 　　3.發(fā)現(xiàn)不合理的原始憑證及傳票制作底稿，及時退回業(yè)務(wù)發(fā)生崗位進行合格性處理。 　　4.簽于業(yè)務(wù)處理時間問題至少一周內(nèi)對所有原始憑證及憑證制作底稿全面審核一次，確保憑證制作質(zhì)量。 　　5.稽核后的憑證要加蓋崗位人名的印章，并對所有因人為因素造成又無及時稽核發(fā)現(xiàn)的憑證制作質(zhì)量問題負責(zé)。 　�。ň牛�復(fù)核崗： 　　1.保證計算機記帳前憑證制作質(zhì)量起到把關(guān)的作用。 　　2.復(fù)核計算機憑證與作主制作底稿的一致性，配合稽核人員及時發(fā)現(xiàn)原始憑證，憑證底稿的質(zhì)量問題。 　　3.按日整理當日所有原始憑證、憑證底稿及計算機憑證，完整的交付裝訂人員進行裝訂。 　　4.按日進行每筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)憑證的復(fù)核，發(fā)現(xiàn)問題后屬于操作問題通知操作人員進行處理，屬于系統(tǒng)維護問題通知系統(tǒng)管理進行處理。 　　5.負責(zé)審核計算機操作人員的操作結(jié)果并對審核結(jié)果負責(zé)，復(fù)核后的憑證要加蓋崗位人員印章。 　�。ㄊ�）其他業(yè)務(wù)崗位： 　　1.其他業(yè)務(wù)崗位按原經(jīng)濟現(xiàn)任制規(guī)定內(nèi)容開展工作，發(fā)生問題按原條款處理。 　　2.其他業(yè)務(wù)崗位要全力配合電算化工作，執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)對各崗位指定的有關(guān)電算化管理方面的要求。 　　3.末經(jīng)系統(tǒng)管理人員允許，不得私自上機操作。 　　4.現(xiàn)金及銀行出納崗協(xié)助檔案管理員暫時負責(zé)每日憑證的裝訂工作并負責(zé)憑證封面要求內(nèi)容的填寫。 　　5.各崗位要及時發(fā)現(xiàn)本崗位不適于計算機管理方面的問題，并努力提出有利于會計電算化發(fā)展的建議。 　　三、關(guān)于各崗位工作的獎懲規(guī)定： 　　各崗位的職責(zé)條款與當期的獎金掛鉤，實行百分制考核，每崗位的五條職責(zé)共一百分（每條款二十分），如果崗位人員有違反本崗位職責(zé)的問題，經(jīng)會計主管、崗位主管、系統(tǒng)管理員認定，按職責(zé)的內(nèi)容扣除相應(yīng)的分數(shù)。計獎實行活分活值考核。 　　計算公式： 　　獎金分值＝部門獎金總額／各崗位得分總和崗位人員得獎額＝各崗位實得分數(shù)＊獎金分值會計

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