檔案管理工作制度(2)

　　二、檔案查閱利用制度

　　(一)利用范圍

　　1、本機關室藏的文書、科技、會計、聲像及其他實物等各種門類和各種載體的檔案及有關資料;

　　2、本機關各部門、本系統(tǒng)或其他單位經過批準，辦理手續(xù)均可利用室藏檔案資料;

　　(二)利用方式

　　查閱、摘錄、復制。

　　(三)利用檔案的要求

　　1、查閱利用檔案只限在一定范圍內進行，與查閱內容無關情況不予提供，檔案查閱者在查檔案時，不得閱看其他無關內容的案卷。

　　2、查閱利用檔案時，必須愛護檔案。不得在檔案文件批注、涂改、勾畫、圈點、折疊，嚴禁擅自拆卷，抽剪頁、復印、拍照，以保持檔案的清潔，完好無損;

　　3、檔案員要熟悉所藏檔案情況，并能及時準確地查找出檔案材料，提供的檔案要齊全完整，準確無誤;

　　4、全宗內永久、長期的案卷要編制《案卷目錄》和《案卷文件目錄》，為利用檔案和資料提供方便條件;

　　5、本機關形式的檔案，是為本機關各項工作服務的，原則上不外借。確需外借，須經有關領導同意，辦理手續(xù)后，方可借出，期限不得超過一周，如需延期時，需辦理續(xù)借手續(xù);

　　6、利用者若需復印檔案材料，須經有關領導批準，利用者應妥善保管復印材料，不得轉借他人;

　　7、未經組織批準，私人查閱檔案，謝絕接待;

　　8、查閱和利用檔案要有登記。

　　(四)批準手續(xù)

　　1、凡本單位工作人員查閱所屬業(yè)務檔案，應經科室負責人同意后，方可查尋;

　　2、查閱機密檔案及本機關核心檔案，應經形成科室領導，辦公室主任或主管領導批準;

　　3、黨委會議記錄及黨內文件需經分管領導批準;

　　4、會計檔案僅供形成科室查閱，查閱須經形成科室負責人同意，由兩人以上方可進行，其他部門需要，形成科室有關人員代為查閱;聲像基建檔案因工作需要復制須得到分管領導批準;

　　5、外單位查閱檔案者，須持單位介紹信，注明查閱的目的與內容，履行登記手續(xù)，經有關領導同意后方可查尋。

　　(五)歸還手續(xù)

　　1、案卷使用完畢歸還時，檔案人員要逐件、逐項進行清點，無誤后方可在借閱登記薄上注銷;利用者在歸還借閱案卷時，應填寫檔案利用效果登記表，反饋檔案利用信息，以便不斷總結經驗，改進工作。

　　三、檔案工作保密制度

　　(一)檔案工作人員和檔案利用人員，都必須認真執(zhí)行《保密法》及有關保密工作規(guī)定，增強保密觀念，遵守保密制度，不得泄露檔案的內容或提供加密檔案的線索;

　　(二)嚴格履行借閱不同密級檔案的批準手續(xù)，未經領導批準不得隨意借閱或擴大借閱范圍，轉載和引用，復制或拍照檔案文件;

　　(三)只限于閱讀卷內直接借閱的檔案，不得隨意閱讀其他檔案，借(查)閱檔案不得轉讓他人;

　　(四)檔案人員必須時刻提高警惕，加強檔案庫房的保管保密工作，經常檢查各項安全保密設施，下班前要鎖好文件，關好門窗;庫房鑰匙要由專人保管，做好防盜、堵塞一切可能失竊的漏洞，保證檔案的安全;

　　(五)要做好防火工作，庫內嚴禁煙火，防火檢查要做到經常化、制度化，發(fā)現問題及時解決，以保證檔案材料的絕對安全;

　　(六)非檔案人員，未經領導批準不得進入檔案庫房;

　　(七)要進行定期或不定期的檢查，發(fā)現有丟失或被盜現象，必須立即報告，及時追查，設法挽回損失;

　　(八)注意口頭保密，未公開的內部情況絕對不外傳;

　　(九)需要銷毀的檔案，要進行登記造冊，經機關領導人簽章批準后，方可銷毀，銷毀時指定兩人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字，以示負責。

　　四、檔案人員崗位責任制

　　(一)工作目標

　　根據檔案工作的基本原則，對本機關檔案實行綜合管理，維護檔案的安全，積極開發(fā)檔案信息資源，為機關各項工作和領導進行科學決策服務。

　　(二)職責

　　1、認真學習和貫徹《檔案法》和上級有關檔案工作的方針、政策和各項規(guī)定，建立健全各項規(guī)章制度;

　　2、對本機關各部門形成的各種文件材料進行收集、分類、整理、立卷和歸檔;

　　3、集中統(tǒng)一管理本機關在公務活動中形成的文書檔案、會計檔案、聲像檔案和科技檔案，積極提供利用為機關各項工作服務;

　　4、按照規(guī)定，要定期向檔案局移交具有永久和長期保存價值的檔案;

　　5、做好檔案的統(tǒng)計工作;

　　6、按照規(guī)定及時向檔案局報送檔案工作基本情況和各種統(tǒng)計表;

　　7、辦理領導交辦的其他有關的檔案業(yè)務工作;

　　8、定期對已超過保管期限的檔案組織鑒定，并按有關規(guī)定辦理審批手續(xù)，進行銷毀工作，做好防火、防盜、防鼠、防光、防蟲、防潮等工作，確保其完整與安全;

　　9、認真貫徹執(zhí)行黨和國家的方針政策，嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，確保檔案的安全無損。

　　(三)考核

　　1、對檔案員的工作考核要納入目標管理，實行半年檢查，年度評定的辦法;

　　2、檔案員工作目標任務的完成情況，由辦公室負責人進行日常考核。

　　(四)獎懲

　　1、檔案員較好地履行《檔案法》，檔案管理工作突出，目標任務完成好的，可給予獎勵;

　　2、檔案員出現嚴重違反《檔案法》行為，根據情節(jié)輕重依法追究責任。

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