歲月悠悠，韶華易逝。眨眼間，信息中心實施ERP財務(wù)已經(jīng)一年多了，在邊走邊學(xué)的過程中，對ERP的認(rèn)識，從以前的僅僅了解概念，到現(xiàn)在的有一些自己見解;在ERP實施過程中，隨著一個又一個問題的解決，對ERP在我們公司的實施及推廣有了更加堅定的信心。至我們公司ERP實施三周年慶典之際，將ERP財務(wù)實施過程中的一些觀點和想法與大家分享，也算是對我們公司財務(wù)實施的工作總結(jié)。
第一次聽說ERP，是在五年前的大學(xué)課本上，第一次使用ERP，是在大學(xué)畢業(yè)前實習(xí)時，在實驗室里見到的北京和佳ERP，真正的對ERP有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、使用和運用，是我們公司目前在用的全球知名的IFS的ERP。2005年年初，我們公司的ERP財務(wù)模塊項目啟動，整個ERP系統(tǒng)的實施，可以分為以下四個階段：(一)接受培訓(xùn)、軟件安裝和熟悉軟件階段;(二)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段;(三)初始上線階段;(四)驗收檢驗階段。作為項目小組的一員，在第一階段接受培訓(xùn)中，我們就遇到了實施過程的第一道坎：
首先是觀念沖突：ERP是一種先進的企業(yè)信息管理系統(tǒng)，它不僅僅是一套軟件，這會與我們的傳統(tǒng)觀念產(chǎn)生很大的沖突。是對我們腦袋里固有觀念的挑戰(zhàn)。如果我們不對它多接觸并認(rèn)真學(xué)習(xí)的話，我們很難接受它。在我們財務(wù)模塊，這點的表現(xiàn)尤為突出。ERP系統(tǒng)財務(wù)模塊中更多的融入了管理會計的思想，與我國目前會計實務(wù)的現(xiàn)狀有一些差距。作為一個財務(wù)人員，傳統(tǒng)的財務(wù)會計只要求我們記賬和核算，我們只是被動的接受各業(yè)務(wù)部門送來的數(shù)據(jù)進行分析和研究，可以說，出了會計報表，我們的會計工作基本已經(jīng)結(jié)束。而ERP卻對我們的財務(wù)人員提出了更高的要求，出了會計報表，也許只是我們工作的開始。它還要求我們對別的業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)進行監(jiān)督、管理并指導(dǎo)。這是一種革命，是革別的業(yè)務(wù)部門的命，革命就必然會遭到反抗!
再者是操作流程及ERP界面的改變。目前中國的財務(wù)軟件，操作流程都是在財務(wù)內(nèi)部，一般和別的業(yè)務(wù)部門不會有太大的沖突。操作界面都是很直接、簡單和友好的，我們財務(wù)人員記賬，輸入什么馬上就看到什么，做錯了憑證，沒有過賬前，我們可以修改，可以刪除。總之給我們的感覺就是：財務(wù)軟件就是我的奴仆，我讓它向東它不會向西�？蒃RP卻不是這樣，在操作流程上，它是一個整體，整個公司是聯(lián)在一起的。它會從別的業(yè)務(wù)部門帶來一些自己的想法，這就需要財務(wù)部門為了了解它的想法而跨出財務(wù)部門和別的部門一起來保持協(xié)調(diào)。它的界面跟我心里的界面也不一樣!比如，多年下來，我認(rèn)為輸入憑證只在一個界面，輸入之后我馬上看到的樣子是長的就一個鼻子一個眼。而它卻不是這樣，而ERP不同的憑證有不同的界面。錄入之后看到的除了一個鼻子一個眼外，還可能有了眉毛和胡子，要想找到它的鼻子和眼，還需要我們?nèi)フJ(rèn)真的看看之后才能找到。更有甚者，我看到的憑證還可能不是我做的，是別人做好后自動傳給我的。如果你對它不熟悉的話，我們就會一頭霧水，越做越亂，達不到你要的結(jié)果。這對我們財務(wù)人員來說，也是另一種革命，是革我們自己的命，對自己革命，恐怕痛楚也只有我們自己清楚!
培訓(xùn)結(jié)束之后，就開始了第二階段的初始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備過程，ERP財務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備，比普通的財務(wù)軟件進行數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的要求高了很多，也復(fù)雜了很多。這從ERP的概念就可以看出來，ERP是企業(yè)資源計劃，這就要求有些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護一定要有整體的思想，一定要與別的部門聯(lián)合起來!只有這樣，搜集到的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)才會除了滿足財務(wù)核算之外，達到管理的目的。概括起來，初始數(shù)據(jù)的維護主要有以下三類：
第一、 財務(wù)通用數(shù)據(jù)的維護。這類數(shù)據(jù)與傳統(tǒng)財務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)一樣，只需要根據(jù)會計準(zhǔn)則和規(guī)范，每家企業(yè)都適用。例如會計期間、憑證序列、憑證編號的維護等等。
第二、 須根據(jù)企業(yè)實際，自行決定的財務(wù)數(shù)據(jù)。這類數(shù)據(jù)每家企業(yè)不盡相同，象會計科目的設(shè)置、會計分析點的設(shè)置等等。就是根據(jù)我們公司業(yè)務(wù)核算的實際需要，設(shè)置與我們公司相匹配的一級及明細(xì)科目的設(shè)置。這些數(shù)據(jù)的維護，我們得到了財務(wù)部的大力配合，在與大家的多次溝通和交流后，我們最終確定并維護了該類數(shù)據(jù)。在這里再次對他們的工作致以衷心的感謝!
第三、 與傳統(tǒng)財務(wù)軟件不同的財務(wù)數(shù)據(jù)的維護。這類數(shù)據(jù)的搜集，往往要往返幾個部門才能最終確定下來，而且工作量也十分巨大。比如我們往來戶中的供應(yīng)商維護，對于在ERP系統(tǒng)做采購訂單的供應(yīng)商，供方管理辦公室維護了該供應(yīng)商采購方面的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，財務(wù)就需要在供方管理辦公室維護的基礎(chǔ)上，根據(jù)財務(wù)管理的需需要，維護該供應(yīng)商的財務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。對于不在ERP系統(tǒng)做采購訂單的供應(yīng)商，需要從財務(wù)部門搜集后一一輸入到ERP系統(tǒng)。在輸入的過程中，我們必須十分小心，因為稍不仔細(xì)，我們就會重復(fù)錄入。況且我們從財務(wù)部門得到的這部分?jǐn)?shù)據(jù)還需要我們?nèi)ミM行加工整理。不過在項目小組別的同志的協(xié)助下，我們團結(jié)一心，通過加班加點，高質(zhì)量的維護了2500家客戶和1200家供應(yīng)商的全部信息。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護結(jié)束之后，已經(jīng)是2005年的6月底了。沒有太多的休息，我們立即接到7月初始上線的通知，馬上就進入了第三階段。第三階段是整個項目中最重要的階段，這個階段不僅是對前面兩個階段工作完成情況和完成質(zhì)量的驗收。也是后面能否做下去的關(guān)鍵。這對我們實施人員來講，面臨著極大的壓力和挑戰(zhàn)。因為ERP初始上線，不是傳統(tǒng)財務(wù)軟件的簡單的數(shù)據(jù)錄入，他是對ERP整套作帳流程的一次短時間的濃縮。期間遇到的問題肯定不可估量，但出了問題之后又需要我們馬上解決。況且ERP實施顧問一般都不會告訴我們在該階段會出現(xiàn)的問題和問題的解決辦法。于是我們制定了一套計劃進程表來指導(dǎo)并督促自己工作的進程。
首先是數(shù)據(jù)清理和過賬控制的配置工作。由于我們公司是制造模塊先于財務(wù)上線，在我們財務(wù)上線前，ERP系統(tǒng)里已經(jīng)有了大量的從制造傳送過來的財務(wù)數(shù)據(jù)，所以我們先要對這部分?jǐn)?shù)據(jù)進行清理。記得最有意思的一次是，在清理采購訂單的時候，由于有幾家供應(yīng)商與我們的交易量既大又十分頻繁。我們從下午3點至晚上9點左右的時候，該事項還未執(zhí)行完畢。為了不影響第二天的進程，我們在離開辦公室的時候，僅僅是關(guān)掉了電腦的顯示器。而事務(wù)的執(zhí)行仍在繼續(xù)，當(dāng)?shù)诙煸缟衔覀兛吹角謇硗戤叺臅r候，我們都露出了欣慰的微笑。清理結(jié)束之后，顧問和我們一起進行了過賬控制的配置，對于整個ERP財務(wù)的實施，過賬控制的配置問題是最有技術(shù)性、也是最需要小心的地方。過賬控制的配置，不僅需要我們了解財務(wù)內(nèi)部的記賬規(guī)則和業(yè)務(wù)流程，而且還需要了解其他模塊的業(yè)務(wù)流程。通過過賬控制的配置，我們才可以讓前面制造和分銷模塊的數(shù)據(jù)自動的傳送到財務(wù)來，才可以讓財務(wù)自身產(chǎn)生的事務(wù)自動的歸集到不同的科目上來。剛開始，顧問對我們的問題一概不回答，很快的就做好了過賬的一些標(biāo)準(zhǔn)配置。但對于業(yè)務(wù)情況復(fù)雜和配置較難的卻交給了我們。現(xiàn)在想來，這對我們了解其他模塊的業(yè)務(wù)流程和對財務(wù)業(yè)務(wù)流程的熟悉十分有益�？墒钱�(dāng)時對我們來說，困難是客觀存在的!
接下來的7月財務(wù)數(shù)據(jù)初始化錄入，對財務(wù)部和我們都是一個很大的挑戰(zhàn)。財務(wù)部需要在很短的時間里，每個人都要把自己手頭的賬按明細(xì)整理出來結(jié)出余額并合總賬核對，這就會涉及到一些老賬和爛賬的問題，可以說，這種數(shù)據(jù)整理工作在財務(wù)部是史無前例的。每個人都有很大的壓力。而對我們來說，我們不僅要清楚的知道我們需要什么樣的信息，而且還要指導(dǎo)財務(wù)怎樣去搜集這些信息，對于搜集來的信息，我們也不僅要搞清楚這些數(shù)據(jù)要在什么地方錄入系統(tǒng)。而且還要指導(dǎo)每一個財務(wù)人員正確的把這些信息錄入系統(tǒng)。而系統(tǒng)對大家來說還是新的，是不熟悉的!所以在初始化數(shù)據(jù)錄入階段，雖然我們對這些工作都做了怎樣錄入的文檔，但我們還是經(jīng)常精神高度緊張，面對不同人的不同問題，我們要穿梭于不同的人中間，一天下來，我們往往發(fā)現(xiàn)自己可能都沒有喝一點水，回到家躺在床上，不一會就會進入夢鄉(xiāng)。那段日子，是參加工作以來，身心最疲憊的一段日子!
終于，科目余額出來了，我們以為一切都可以正常的工作了!可實際上遠非如此。我們還需要有很多張的財務(wù)報表去設(shè)置;我們還需要對具體的業(yè)務(wù)人員進行相關(guān)的培訓(xùn)和考試;我們還要面對財務(wù)做賬過程中出現(xiàn)的各種各樣的問題……在整個財務(wù)上線的過程中，還有一件事是整個小組中都終生難忘的!那是今年春節(jié)后上班的第一天，為了趕進度，當(dāng)時大家集中在商務(wù)部的培訓(xùn)教室工作。大家知道，培訓(xùn)教室如果沒有培訓(xùn)的時候，我們一般都不會去的�？墒菑耐饷媛愤^的去給大家拜年的徐總等一幫領(lǐng)導(dǎo)們，看到我們后，馬上就過來慰問我們并送來了新春的祝福。那一刻，每個人的心里都是暖烘烘的!
目前，我們ERP財務(wù)模塊基本上步入了正軌，所有的日常事務(wù)都可以在系統(tǒng)里運行、流轉(zhuǎn)。很多同志也從對它的不了解到熟悉，從排斥到喜歡。我們財務(wù)模塊里已經(jīng)能夠即時地看到財務(wù)報表，庫存事務(wù)的傳輸也將在近期完成。成本模塊的集成也在一步一個腳印的向前邁進!我們會越來越感受到ERP帶給我們的便利，ERP帶給我們的快樂!但ERP仍然還需要我們?nèi)W(xué)習(xí)、去研究!最后，整理了一些別的單位的ERP親歷著的一些言論與大家分享!
[erp財務(wù)工作總結(jié)]