公司都會(huì)有相關(guān)重要的印章，下面是小編為大家推薦的關(guān)于公司印章管理規(guī)定，希望能夠幫助到你，歡迎大家的閱讀參考。
關(guān)于公司印章管理規(guī)定
為了對(duì)企業(yè)印章進(jìn)行規(guī)范的管理，特制定本管理制度。本制度中所指印章是在企業(yè)發(fā)行或管理的文件、憑證文書等與企業(yè)權(quán)利義務(wù)有關(guān)的文件上，因需以企業(yè)名稱或有關(guān)部門名義證明其權(quán)威作用而使用的印章。企業(yè)印章的制定、改刻與廢止的方案由行政部經(jīng)理提出。
1.正式印章，指企業(yè)章、董事會(huì)章、監(jiān)事會(huì)章以及企業(yè)所屬分支機(jī)構(gòu)印章。
2.專用印章，指企業(yè)財(cái)務(wù)專用章、人事專用章、各職能部門章、董事會(huì)辦公室章、總裁辦公室章、保衛(wèi)工作專用章以及分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)專用章、餐飲店人事專用章等用于指定用途的印章。
3.人名用章，指以企業(yè)法定代表人、分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人以個(gè)人名義刻制的用于公務(wù)的簽名章或印鑒章。
4.企業(yè)公章的使用范圍。
對(duì)外發(fā)送正式公文、電函、傳真件等;報(bào)送或下達(dá)各類業(yè)務(wù)計(jì)劃、業(yè)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等;授權(quán)委托書、人事任免、勞動(dòng)合同、對(duì)外介紹等;簽訂重要的業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等;上崗證、先進(jìn)集體和個(gè)人榮譽(yù)證書等;需要代表本單位加蓋行政公章的其他批件、文本、憑證、材料等。
5.董事會(huì)的印章使用，要根據(jù)企業(yè)章程規(guī)定的范圍及職權(quán)行使。
6.各餐飲店及職能部門印章使用范圍，根據(jù)企業(yè)的授權(quán)而定。
7.各職能部門印章使用范圍。
(1)在其職權(quán)范圍內(nèi)，與企業(yè)內(nèi)部對(duì)口業(yè)務(wù)部門的電文、通知、函件等工作聯(lián)系。
(2)用于對(duì)外工作介紹信和授權(quán)范圍內(nèi)的工作函件等。
8.印章刻制和更換的申請(qǐng)和審批。
(1)企業(yè)印章、董事會(huì)和監(jiān)事會(huì)印章，由企業(yè)行政部根據(jù)有關(guān)單位核發(fā)的證、照及有關(guān)批準(zhǔn)文件制發(fā)。
(2)餐飲店的印章，由企業(yè)根據(jù)有關(guān)批準(zhǔn)單位核發(fā)的證、照及有關(guān)批準(zhǔn)文件制發(fā)。
(3)企業(yè)內(nèi)部的各部門之間信函往來(lái)，一般來(lái)說(shuō)有部門負(fù)責(zé)人的簽字或內(nèi)部網(wǎng)上部門信箱發(fā)送信函即可。如果因部門的工作需要刻制印章的，應(yīng)另行申請(qǐng)，限定使用范圍，經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可刻制。
(4)如印章不能繼續(xù)使用的，使用單位應(yīng)向上級(jí)單位提交書面申報(bào)。
9.印章的刻制。
企業(yè)各類印章需經(jīng)由行政部到公安機(jī)關(guān)辦理有關(guān)手續(xù)后，在公安機(jī)關(guān)指定的專營(yíng)單位進(jìn)行刻制。
10.使用企業(yè)印章或高級(jí)職員名章時(shí)，應(yīng)當(dāng)填寫“企業(yè)印章使用申請(qǐng)單”，寫明申請(qǐng)事項(xiàng)，在獲得部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，連同需蓋章文件一并交印章管理人。
11.使用部門印章和餐飲店的印章，需在申請(qǐng)單上填寫使用印章的原因，然后送交所屬部門經(jīng)理，獲得同意之后，連同需要用印文件一并交印章管理人。
12.企業(yè)印章，原則上由企業(yè)指定的印章管理人進(jìn)行保管。在使用時(shí)，印章管理人必須嚴(yán)格控制用印范圍，仔細(xì)檢查用印申請(qǐng)單上是否有批準(zhǔn)人的印章。
13.印章的代理使用者，要在事后將用印依據(jù)和用印申請(qǐng)單交由印章管理人進(jìn)行審查。同時(shí)用印依據(jù)及用印申請(qǐng)單上要使用代理人的印章。
14.企業(yè)印章原則上不準(zhǔn)帶出企業(yè)，如系工作需要，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由申請(qǐng)用印人寫出借據(jù)并標(biāo)明借用時(shí)間后方可借出。
15.企業(yè)印章的保管，應(yīng)實(shí)行印章專人保管、負(fù)責(zé)人印章與財(cái)務(wù)專用章分管制度，并嚴(yán)格執(zhí)行保管人交接制度。
16.常規(guī)用印或需要再次用印的文件，如果事先與印章主管人取得聯(lián)系或有文字證明者，可直接進(jìn)行使用，省去添加申請(qǐng)單的步驟。印章主管人應(yīng)將文件名稱、發(fā)文件人姓名記入一覽表以備查考。
17.企業(yè)印章的用印，依照以下原則進(jìn)行：企業(yè)、部門名章及餐飲店名章，分別用于以各自名義行文時(shí)。職務(wù)名稱印章在分別以職務(wù)名義行文時(shí)使用。
18.印章頒發(fā)單位和使用單位均須把已啟用的各類印章、印模，批準(zhǔn)啟用的有關(guān)文件立卷歸檔，永久保存。
19.正式印章、人事專用章啟用前，有關(guān)部門應(yīng)將印章保管人員名單報(bào)企業(yè)主管部門備案。印章使用過(guò)程中，保管人員如有變動(dòng)，應(yīng)在變動(dòng)當(dāng)日內(nèi)通知企業(yè)主管部門。
20.印章保管人因故臨時(shí)請(qǐng)假，須更換印章保管人。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)指定臨時(shí)保管人，并做好交接記錄。
21.因印章內(nèi)容變更或機(jī)構(gòu)終止而停止使用印章時(shí)，印章管理部門在印章停用5日內(nèi)，由保管人寫出印章停用說(shuō)明，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后上報(bào)行政部。
22.印章應(yīng)存放在安全、保密的地方。
23.印章流失、損毀、被盜時(shí)，各管理者應(yīng)迅速向企業(yè)遞交說(shuō)明原因的報(bào)告書，行政部經(jīng)理則應(yīng)根據(jù)情況依相關(guān)規(guī)定的手續(xù)處理。
24.印章內(nèi)容需要變更或機(jī)構(gòu)終止時(shí)，應(yīng)停止使用有關(guān)印章并交由行政部予以封存或銷毀。
25.除特別需要，由行政部經(jīng)理將廢止印章保存3年。
公司印章法律風(fēng)險(xiǎn)及印章管理制度常見問(wèn)題
隨著公司經(jīng)營(yíng)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，工作地點(diǎn)不斷變化，公司印章管理中的法律風(fēng)險(xiǎn)尤為突出。本文是許亮律師結(jié)合公司印章管理實(shí)際情況，簡(jiǎn)要整理分析一下公司在印章管理中存在的主要問(wèn)題，并提出一些對(duì)于印章管理法律風(fēng)險(xiǎn)的防范對(duì)策。
一、公司印章其主要風(fēng)險(xiǎn)都有哪些?
印章是公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要憑證，在法律上意味著公司行為的承諾、認(rèn)可和證明。一般來(lái)說(shuō)，公司印章分為以下幾類：一是公司和下屬分公司的行政印章、合同專用章以及財(cái)務(wù)專用章;二是公司機(jī)關(guān)部門印章;三是公司黨務(wù)、工會(huì)、團(tuán)委及協(xié)會(huì)印章;四是項(xiàng)目部印章;五是公司法定代表人、負(fù)責(zé)人的個(gè)人名章。
上述不同類別的印章在公司的內(nèi)部效力雖然不同，對(duì)外效力卻有一定的相似之處，用印后公司都要承擔(dān)相應(yīng)的法律后果，都會(huì)給公司利益帶來(lái)不同程度的影響。因此，公司一定要防范印章管理中可能出現(xiàn)的法律風(fēng)險(xiǎn)。
1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自刻制印章的風(fēng)險(xiǎn)�？讨朴≌聭�(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)不能擅自刻制印章。
2.未在公安機(jī)關(guān)指定單位刻制印章的風(fēng)險(xiǎn)。在公安機(jī)關(guān)指定單位刻制印章，可以直接在公安機(jī)關(guān)備案，以后需要鑒定印章真?zhèn)螘r(shí)就有案可查。
3.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用的風(fēng)險(xiǎn)。使用印章必須經(jīng)過(guò)有關(guān)部門批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)不能使用，更不能在空白介紹信或紙張上用印。(很多公司印章制度管理不嚴(yán)就存在蓋空白章的情況，其結(jié)果多是給公司造成了巨大損失。)
4.擅自攜帶印章外出的風(fēng)險(xiǎn)。印章不能離開保管人，不能擅自攜帶外出，特殊情況下經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)攜帶外出應(yīng)指定監(jiān)印人。
5.未建立印章使用臺(tái)賬、無(wú)原始證據(jù)查詢的風(fēng)險(xiǎn)。
6.印章被盜或丟失的風(fēng)險(xiǎn)。在被盜期間若有人使用，在沒(méi)有充分證據(jù)的情況下，企業(yè)要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
7.印章特別是項(xiàng)目部印章被仿冒的風(fēng)險(xiǎn)。
二、當(dāng)前公司印章管理中存在的主要問(wèn)題。
雖然印章管理中存在著各種法律風(fēng)險(xiǎn)，但是許多公司卻熟視無(wú)睹，不采取措施加以防范，而是在印章管理中出現(xiàn)了較大問(wèn)題給公司帶來(lái)訴訟風(fēng)險(xiǎn)時(shí)才去亡羊補(bǔ)牢。目前，企業(yè)印章管理中主要存在著以下問(wèn)題：
1.印章刻制的業(yè)務(wù)流程不清晰，沒(méi)有審批程序，只要業(yè)務(wù)需要，領(lǐng)導(dǎo)或部門就可隨便刻制印章，刻制后沒(méi)有下發(fā)正式啟用文件，沒(méi)有明確印章使用范圍和使用時(shí)間。
2.印章刻制不在公安部門指定的單位進(jìn)行，不在公安機(jī)關(guān)備案，隨便找一家單位刻制公章，刻完就用，為以后發(fā)生印章使用風(fēng)險(xiǎn)埋下了巨大隱患。
3.個(gè)別企業(yè)沒(méi)有印章管理方面的規(guī)章制度，使用印章未經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審批。印章管理人員對(duì)使用印章材料不嚴(yán)格審查，更有甚者在空白介紹信或空白紙張上用印。印章保管者讓印章離開自已的視線或因自己沒(méi)時(shí)間讓他人代為蓋章，在沒(méi)有監(jiān)管人的情況下允許他人攜帶印章外出。
4.個(gè)別企業(yè)沒(méi)有統(tǒng)一的印章使用臺(tái)賬，采用一頁(yè)紙請(qǐng)示的方式，請(qǐng)示完成后，領(lǐng)導(dǎo)審批用印的簽批單由經(jīng)理辦公室保存，時(shí)間長(zhǎng)了很容易丟失，無(wú)法追溯。個(gè)別單位雖有統(tǒng)一的用印臺(tái)賬，但對(duì)領(lǐng)導(dǎo)在材料上簽字直接上報(bào)的文件則沒(méi)有登記用印事項(xiàng)和用印人，以后涉及此類文件的問(wèn)題同樣無(wú)法追溯，形成法律風(fēng)險(xiǎn)。
5.個(gè)別企業(yè)印章保管制度不健全，未設(shè)專人保管，印章丟失或被盜后不及時(shí)報(bào)告，不及時(shí)報(bào)案，也不主動(dòng)在報(bào)紙上發(fā)布公告聲明作廢，從而留下了潛在的用印法律風(fēng)險(xiǎn)。
6.個(gè)別公司為追求收益，允許不具備資質(zhì)的企業(yè)掛靠施工，個(gè)別情況下甚至允許掛靠單位使用公司印章，一旦掛靠單位出現(xiàn)問(wèn)題，企業(yè)就要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
7.個(gè)別公司不重視管理項(xiàng)目部印章，意識(shí)不到項(xiàng)目部印章對(duì)公司的重要性，項(xiàng)目部印章管理不規(guī)范，沒(méi)有限定項(xiàng)目部印章的使用范圍和使用審批程序，沒(méi)有設(shè)立項(xiàng)目部印章使用臺(tái)賬，形成了項(xiàng)目部印章管理的空白，給公司帶來(lái)較大的法律風(fēng)險(xiǎn)。
8.個(gè)別公司印章被仿冒后，未采取正確的應(yīng)對(duì)措施，放任風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，給公司帶來(lái)了不可挽回的損失。
9.個(gè)別公司在下屬單位、部門、項(xiàng)目部被撤銷和關(guān)閉后，沒(méi)有及時(shí)收回和銷毀這些單位的印章，造成印章的流失，形成了潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。
要解決公司印章管理中存在的問(wèn)題，防范可能帶來(lái)的法律風(fēng)險(xiǎn)，公司應(yīng)當(dāng)采取以下措施：
1，公司要建立崗位法律風(fēng)險(xiǎn)防控體系，印章管理崗位人員要簽訂法律風(fēng)險(xiǎn)崗位承諾書，明確印章管理崗位的法律風(fēng)險(xiǎn)防控職責(zé);同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)印章管理崗位人員法律風(fēng)險(xiǎn)防范的教育，使其認(rèn)識(shí)到印章對(duì)公司管理的重要意義，不斷提高印章管理的技能和法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。
2，公司要制定印章管理規(guī)定，指定印章歸口管理部門，明確公司各部門印章管理職責(zé)，明晰印章刻制、使用的業(yè)務(wù)流程，做到有規(guī)可依、有章可循。
3，公司新注冊(cè)設(shè)立的單位在領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執(zhí)照后，應(yīng)直接到行政服務(wù)中心公安機(jī)關(guān)刻制印章并備案。
公司臨時(shí)刻制印章，包括項(xiàng)目部印章，必須由印章管理部門統(tǒng)一提出，經(jīng)過(guò)法律部門、專業(yè)部門審查，報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，由印章管理部門統(tǒng)一在公安機(jī)關(guān)指定的單位刻制并備案。印章管理部門在印章交付使用前，應(yīng)下發(fā)印章啟用文件，未經(jīng)啟用的印章不能使用。
4，公司應(yīng)當(dāng)建立統(tǒng)一的印章使用臺(tái)賬，制定印章使用申請(qǐng)表。申請(qǐng)使用印章的單位必須按印章管理規(guī)定履行審批程序，經(jīng)過(guò)有權(quán)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，印章使用單位應(yīng)填寫統(tǒng)一的用印登記表，公司文書人員對(duì)用印文件要認(rèn)真審查，審核與申請(qǐng)用印內(nèi)容、用印次數(shù)是否一致，然后才能在相關(guān)文件上用印。用印時(shí)必須由印章保管人員親自用印，不能讓他人代為用印，同時(shí)不能讓印章離開印章保管人員的視線。
5，印章保管人員必須加強(qiáng)對(duì)印章的保管，未經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不允許將印章攜帶外出，特殊情況下需攜帶外出時(shí)，必須指定監(jiān)印人隨同。印章遺失必須在第一時(shí)間向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，并取得報(bào)案證明，同時(shí)在當(dāng)?shù)鼗蝽?xiàng)目所在地報(bào)紙上刊登遺失聲明。
6，公司必須定期檢查印章使用情況。公司印章管理部門應(yīng)按照印章管理規(guī)定組織法律、監(jiān)察等部門對(duì)所屬單位印章使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取相應(yīng)措施。
7，公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目部印章、部門印章的使用管理，限定其用途和使用審批程序，嚴(yán)格按公司行政公章的使用程序要求各級(jí)印章保管和使用單位。項(xiàng)目部印章和部門印章要嚴(yán)格限定使用范圍，不能用于對(duì)外簽訂合同，不能在對(duì)外承諾、證明等材料上使用，必要時(shí)要將使用權(quán)限通知業(yè)主、原材料供應(yīng)商等利益相關(guān)方。項(xiàng)目部和公司的部門要指定印章用印和保管人，建立使用臺(tái)賬，絕不允許分包方使用項(xiàng)目部印章。
8，公司所屬部門發(fā)生變更或被撤銷后，印章統(tǒng)一管理部門必須收繳部門印章及用印記錄;所屬分公司注銷后，在工商注銷手續(xù)完成后，必須收繳分公司包括行政印章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、負(fù)責(zé)人名章等在內(nèi)的全部印章及用印記錄;項(xiàng)目部關(guān)閉后，項(xiàng)目部印章及用印記錄必須全部上繳公司印章管理部門。公司印章管理部門會(huì)同法律部門將收繳的印章統(tǒng)一銷毀，用印記錄由印章管理部門按檔案管理規(guī)定存檔。
9，公司在遇到仿冒本單位或項(xiàng)目部印章的情況時(shí)，公司印章管理部門要及時(shí)將有關(guān)情況通報(bào)法律管理部門，由法律管理部門按法律規(guī)定解決�；咀龇ㄈ缦拢菏紫�，及時(shí)向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，追究仿冒人的法律責(zé)任;其次，在相關(guān)報(bào)紙上發(fā)布澄清聲明，及時(shí)知會(huì)潛在客戶;再次，及時(shí)通知仿冒合同的相對(duì)人，陳述相關(guān)事實(shí)，解除相關(guān)合同，如果相對(duì)人不予配合，要及時(shí)向當(dāng)?shù)胤ㄔ荷暾?qǐng)，通過(guò)法律途徑認(rèn)定合同無(wú)效，解除相關(guān)合同。
隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，公司印章管理的難度不斷加大，法律風(fēng)險(xiǎn)防范的責(zé)任更加重大。因此，公司必須將印章管理作為法律風(fēng)險(xiǎn)防控的重要內(nèi)容加以謀劃，以印章管理制度為基礎(chǔ)，以印章管理業(yè)務(wù)流程為主線，以印章管理崗位法律風(fēng)險(xiǎn)承諾書為抓手，形成印章管理法律風(fēng)險(xiǎn)防控體系，只有這樣，才能保證公司的和諧穩(wěn)定健康持續(xù)發(fā)展。
[關(guān)于公司印章管理規(guī)定]