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園所管理系統(tǒng)的構(gòu)建

時間:2023-04-29 02:10:52 園長之友 我要投稿
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園所管理系統(tǒng)的構(gòu)建

園所管理首先是從建立管理系統(tǒng)開始。但是,在實踐中,管理者往往會陷入事務(wù)堆中,日常管理也顯得零亂,隨心所欲。為了改變這種狀況,管理者應(yīng)該通過建立管理系統(tǒng)來克服管理的混亂狀態(tài),建立管理的運行秩序。園所管理系統(tǒng)的構(gòu)建主要包括組織系統(tǒng)與條例系統(tǒng)兩個方面。

一、建立完備的組織系統(tǒng)

園所管理系統(tǒng)的建立應(yīng)該從建立完備的組織系統(tǒng)著手。所謂組織系統(tǒng),是指園所管理的組織存在與組織運行關(guān)系的系列。所以,組織系統(tǒng)的建立,不僅僅是組織機構(gòu)的建立,其中還包括對組織的管理。建立完備的組織系統(tǒng),大致包括以下兩個方面的內(nèi)容。

(一)正式組織系統(tǒng)的建立與管理

1.形成相應(yīng)的正式組織機構(gòu)。在園所管理系統(tǒng)中,正式組織機構(gòu)的建立是管理的基礎(chǔ),管理者應(yīng)該依靠組織系統(tǒng)來進行管理工作,而不僅僅是依靠管理者個人的力量來開展管理工作。建立正式組織系統(tǒng)是園所管理者的首要任務(wù)。在園所管理中,組織系統(tǒng)的建立首先是指黨組織、行政組織、工會組織、團組織、教研組織、班組等各種正式組織的形成。對于園(所)長來說,園所組織的建立,還是比較容易的。然而,組織的建立并不等于組織系統(tǒng)的建立。組織系統(tǒng)建立的關(guān)鍵,還在于組織系統(tǒng)的有效運行。

2.推動組織的正常運轉(zhuǎn)。園所組織系統(tǒng)的真正建立,不在于有組織的存在,而在于組織的系統(tǒng)運行。管理者在建立組織機構(gòu)的基礎(chǔ)上,應(yīng)該通過必要的授權(quán)與目標引導,使各個組織機構(gòu)能夠圍繞園所的管理目標獨立地開展工作,充分發(fā)揮各個組織機構(gòu)的組織權(quán)限,利用各個組織的管理能量帶動整個園所的管理工作。設(shè)法使園所的各個組織能夠正常開展工作,是管理者建立組織系統(tǒng)的關(guān)鍵。

3.強化組織的協(xié)作效應(yīng)。在園所管理中,建立的組織能夠獨立地開展工作,還不能說是建立了完備的組織系統(tǒng)。因為建立完備的組織系統(tǒng),既包括建立組織的機構(gòu)系統(tǒng),還包括建立組織的運作系統(tǒng)。由于組織機構(gòu)的獨立工作都是在同一個目標的引導下進行的,所以在整個管理系統(tǒng)中,各個組織之間的工作就需要通過協(xié)調(diào)而產(chǎn)生整體效應(yīng)。否則,各個組織各行其是,或者是相互抵觸,就會削弱整個管理系統(tǒng)的作用。作為園所管理者要特別注意協(xié)調(diào)各組織之間關(guān)系,解決矛盾,使之產(chǎn)生協(xié)作效應(yīng)。

(二)非正式組織的協(xié)調(diào)與管理

在園所管理中,可以看到員工群體中還存在著非正式組織。按有關(guān)統(tǒng)計資料表明,非正式組織存在的機遇率,要超過正式組織存在的機遇率。非正式組織在管理過程中,究竟起積極作用還是起消極作用,這就取決于管理者的管理態(tài)度與管理方法。由于非正式組織一般是在員工群體中自發(fā)產(chǎn)生的,他們觀點一致,興趣相同,在“精神領(lǐng)袖”的影響下,非正式組織又具有一定的內(nèi)聚力,所以管理者應(yīng)該了解非正式組織的特點,要對非正式組織的管理策略加以研究,切忌對非正式組織采取簡單排斥的態(tài)度。

1.允許非正式組織的存在。管理者在發(fā)現(xiàn)非正式組織時,要有寬容之心,不要簡單地排斥或者禁止其存在。因為管理者越是采取排斥態(tài)度,非正式組織的成員就越容易產(chǎn)生逆反心理或者是對抗行為,非正式組織的內(nèi)聚力也就越強,對整個管理系統(tǒng)的干擾也就越大。在這里,管理者應(yīng)該有寬廣的胸懷,坦蕩的胸襟,主動接近非正式組織,使之產(chǎn)生親近感。

2.加強與非正式組織及其成員的溝通。管理者應(yīng)該尋找適當?shù)臅r機,介入非正式組織的活動。通過直接溝通,消除雙方的隔閡,使非正式組織及其成員對管理者逐步產(chǎn)生親近感和管理的認同感。

3.善于引導非正式組織。管理者可以在上述工作的基礎(chǔ)上,對非正式組織進行疏導,把他們的精力和能量引導到工作上,讓他們跟其他員工一樣,也能關(guān)心和參與園所的管理工作,管理者還應(yīng)及時肯定他們的工作成果,使非正式組織逐步納入到整個管理系統(tǒng)中來。

管理者只有在完成了組織的建立、組織的獨立運轉(zhuǎn)、組織之間的相互協(xié)作和對非正式組織的有效管理之后,才可以說是真正建立了完備的組織系統(tǒng)。

二、建立完備的條例系統(tǒng)

園所管理的條例系統(tǒng)是指對園所工作進行管理的規(guī)定、制度與章程及其系列性的運作。完備的條例系統(tǒng)不僅包括制度和條例的存在或制定;還包括形成制度、條例的系列和運行。在園所管理中,建立完備的條例系統(tǒng)主要包括硬性制度的管理與柔性制度的管理。

(一)加強硬性制度的管理

所謂硬性制度,就是指那些界限很明確的、很容易判斷的直接約束組織成員具體的、外在的工作行為的規(guī)定或規(guī)章制度。例如,園所規(guī)定的上班時間為7點3O分,員工超過這個時間上班,就是遲到;員工不請假又不按時上班則以曠工論處。這類制度非常明確,容易把握。硬性制度對日常的、眼前的工作具有直接的、現(xiàn)時的和常規(guī)的制約作用,這是維系園所管理系統(tǒng)日常工作正常運行的保障性制度。由于這類制度的顯性作用,所以管理者一般都十分重視對硬性制度的管理。

在實際工作中,一些管理者只注重硬性制度的顯形規(guī)范作用,而忽略了硬性制度管理的有關(guān)問題。這些問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面:一是管理者容易把規(guī)章制度當作“管、卡、壓”的工具;二是規(guī)章制度缺乏代表性和民主性;三是制度面前不能一視同仁,缺乏制度管理的平等性;四是制度執(zhí)行過程中的低權(quán)威性,這主要是指規(guī)章制度沒有形成文本,在執(zhí)行的過程中帶有很大的隨意性,降低了規(guī)章制度本身的權(quán)威性。

對園所管理者來說,加強硬性規(guī)章制度的管理,不應(yīng)該僅僅看作是規(guī)章制度的簡單制定與執(zhí)行,而是應(yīng)該把握硬性制度的特點與功用,加強硬性制度的過程管理。在硬性制度的管理過程中,應(yīng)該注意做好以下幾方面的工作:1.制度的民主性。園所管理者應(yīng)該將園所的規(guī)章制度的制定權(quán)交給全體員工,通過規(guī)章制度的制定來調(diào)動員工的管理積極性,以提高員工執(zhí)行制度的自覺性。因為員工參與規(guī)章制度制定過程的本身就是一個對制度接受與學習的過程。2.制度的文本化。只有形成規(guī)范文本的規(guī)章制度,在執(zhí)行的過程中才具有較高的權(quán)威性,同時也有利于規(guī)章制度的不斷完善。3.制度的發(fā)展性。一般說來,硬性制度具有較強的時間性和場合性,這就使得硬性制度帶有較大的變動性與發(fā)展性。管理者要根據(jù)管理工作的變動與實際需要,及時地調(diào)整、補充和完善,使之具有更強的應(yīng)對性。4.制度的內(nèi)隱化。硬性制度是對人的外在行為進行約束與監(jiān)督,這就決定了硬性制度具有較強的、顯性的規(guī)范作用,但是其真正的管理效用還取決于人們對這種制度的內(nèi)化程度。管理者應(yīng)該加強對員工的教育,使員工自覺地接受其約束,這是硬性規(guī)章制度管理最為有效的表現(xiàn),也是最為困難的一項工作,但這又是硬性制度管理應(yīng)該堅持不懈地努力的目標。

(二)加強柔性制度的管理

所謂柔性制度,就是指那些界限不太明確、很不容易判斷,屬于精神領(lǐng)域、價值觀念領(lǐng)域,對人的行為具有內(nèi)在、長遠的和導向性的規(guī)定、準則或規(guī)范。例如,熱愛教育事業(yè)、熱愛幼兒、熱愛集體、團結(jié)友愛、提倡奉獻、認真工作、為人師表等,這些都是對人觀念上的約束和引導,這是一種隱性的規(guī)范,對人的行為帶有深刻的影響作用。由于這類制度很難產(chǎn)生即時的管理效果,加上又有一定的管理難度,所以有相當多的管理者在不同程度上都會忽視柔性制度管理。造成這種不平衡態(tài)勢的原因是:

1.低價值的觀念。園所管理者往往重視硬性制度的管理價值與管理作用,而忽視了柔性制度的作用與管理的價值。實際上,柔性制度的管理價值是硬性制度所不能替代的,而且柔性制度的管理價值也表現(xiàn)在它對硬性制度管理效果具有直接的制約性。由于柔性制度的管理對人的影響直接指向觀念層面,并影響到行為,這種影響力是相當大的。因而,其顯現(xiàn)的管理價值是十分高的。然而由于不少管理者對柔性制度的管理價值認識的不全面,從而導致柔性制度管理的低水平。

2.近期效果的觀念。對柔性制度管理不重視的另一個原因,就在于管理者過分注重眼前的、表面的和近期的管理效果。柔性制度的管理,其追求的是實質(zhì)性和長遠性的管理效果,它需要一定的時間,需要有一個充分的、漫長的過程來展開。它沒有硬性制度所具有的即時效果,因而容易被管理者所忽視。

3.難以操作的觀念。大多數(shù)的管理者對硬性制度的管理,感到有經(jīng)驗、有方法,操作起來比較容易,也容易產(chǎn)生效果。而對柔性制度的管理,大多數(shù)的管理者感到無經(jīng)驗、無方法,難以操作,甚至感到無從著手。這是導致柔性制度管理弱化的根本原因。

強化柔性制度的管理對于提高園所管理水平是十分必要的。為此,首先,要充分認識柔性制度的管理價值,這種價值具體表現(xiàn)在觀念的導向性、行為的自覺性、制約的潛在性和效果的長遠性。其次,要充分發(fā)揮柔性制度的管理效應(yīng),這就需要管理者在觀念的選擇、觀念的內(nèi)化、運行體系的構(gòu)建和管理方法的創(chuàng)新等方面,加強實踐與研究,積累有關(guān)的經(jīng)驗與管理方法。

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