讓團隊效率提升8倍的敏捷管理法

　　Scrum被譽為“管理學的諾貝爾獎”，在全球掀起了一場敏捷革命，這是將改變未來工作的高效管理方法。

　　微信、京東、華為、通用電氣、Twitter、FBI一致采用“敏捷管理法”，尤其是張小龍?zhí)貏e推崇。有的企業(yè)工作效率居然能改善8倍，這就是方法的革命性所在。

　　“Scrum之父”薩瑟蘭博士提到一個詞為“沖刺”，也意味著一種“時間限制”。它能讓人產生一種緊張激烈的感覺，集中全部精力，任何人不得干擾任務。而每日例會則是檢查和挑戰(zhàn)團隊工作進度，打消員工之間的相互依賴性，促使他們主動想辦法解決問題。第三種方法則是改變人們對時間的看法，每個沖刺都是新機會。

　　為什么有些團隊可以改變世界，其他的團隊卻深陷平庸呢?優(yōu)秀團隊的特質是什么?最重要的是，我們要怎樣才能復制這種特質?我曾經特別注意世界優(yōu)秀公司最卓越團隊具備的特質有這三種。

　　1. 超越尋常。他們具有希望超越尋常的目標。

　　2. 自主性。這種團隊有能力決定如何開展工作。

　　3. 多功能。這些團隊具備完成項目的所有技能。

　　那么如何建立一個具有遠大目標、善于自我組織的學習型團隊呢?有沒有一套簡單的規(guī)則可以締造卓越團隊呢?

　　張小龍在微信領導力大會上談到：“關于敏捷管理，我特別希望大家能夠多去做一些嘗試，我們今天可以想一些與眾不同的點子。我們很快把它上線了，然后可以去驗證，如果不對就下線，如果還有改進余地，下個星期再去改它。這是一個能夠持續(xù)實現(xiàn)你的想法的過程。”

　　張小龍?zhí)貏e推崇的“敏捷管理法”，是微信團隊從成立初期就堅定使用的管理方法，也是提升團隊效率的重要方法。有幾個具體的可操作方法如下：

　　一、沖刺：集中全部精力，任何人不得干擾

　　20 世紀90 年代初期，麻省理工學院的新發(fā)明不斷涌現(xiàn)。他們的速度之快可以歸功于一個新規(guī)定。每3 個星期，每個團隊必須向同事們展示自己的工作成果。這是公開展示，任何人都可以過來觀看。如果展示的成果不實用就會斃掉這個項目。通過這種方式，學生們不得不迅速做出新東西，而且最重要的是，他們可以通過成果展示立即獲得反饋意見。

　　回想一下你做過的很多項目。在項目完工前幾乎不會得到任何反饋意見，要等好幾個月甚至好幾年才能得到反饋。你可能完全做錯方向，卻絲毫沒有察覺，這無異于大肆浪費自己的人生。在商業(yè)中，這可能決定成敗。

　　因此，當我組建第一個Scrum團隊時，我的團隊便開始了我們所說的“沖刺”。之所以稱作“沖刺”，是因為這個說法能讓人產生一種緊張激烈的感覺。我們打算在一段較短的時間內集中全部精力，做出點成果，然后停下來，回頭審視一下成果如何。

　　公司的白板上貼滿了Scrum團隊最常見的東西：便箋紙。白板劃分為幾個欄目：待辦事項、在辦事項、完成事項。在每一個沖刺周期內，該團隊成員都會在便箋紙上寫下自己本周內能夠完成的事項，然后貼到“待辦事項”那一欄。

　　在接下來的一周內，等到任務開始執(zhí)行時，相應的便箋紙就會被轉移到“在辦事項”欄，完成之后，再轉移到“完成事項”欄。在任何時刻，任何一位成員都能清楚地知道其他成員正在忙什么。如果制造出來的東西客戶沒法使用，那就不能轉移到“完成事項”欄。

　　沖刺周期經常被稱為“時間限制”。其時間跨度是固定的，必須具有一致性，你不能把一個周期設為一周，下一個周期卻設為三周。必須設置固定的節(jié)奏，每個人都知道自己能在一個固定期限內完成多少工作。通常來講，他們自己都會為完成的工作量感到驚訝。

　　一旦一個團隊決定要完成某些任務，那么這些任務就鎖定了，任何人都不能再給他們增加任務。干預和擾亂團隊只會大幅放緩團隊的工作進度。

　　在第一個Scrum團隊中，我們把沖刺周期設定為4 周。但在第一個沖刺周期快要結束時，我們覺得自己的工作進度不夠快。如果方法得當，我們可以做更多的事情。我學到了一個不錯的方法：每日例會。

　　二、每日例會：檢查和挑戰(zhàn)團隊工作進度

　　Scrum主管，也就是負責執(zhí)行流程的人，每天會詢問團隊成員三個問題：

　　1. 你昨天做了什么去幫助團隊完成沖刺?

　　2. 今天你打算做什么來幫助團隊完成沖刺?

　　3. 什么因素阻礙了團隊的前進之路?

　　如果在Scrum管理下，會議時間超過15 分鐘，那就說明開會的方法存在問題。這樣做的意義就在于讓整個團隊清楚地知道在這一個沖刺周期內各項任務的進展狀況。所有任務都能按時完成嗎?有沒有機會幫助其他團隊成員克服障礙?團隊的一切任務都是自主決定、自主完成的，也不需要向上司做詳細的匯報。管理層的人或其他團隊的人只要來到白板前，看看上面的幾個板塊，就會清楚地知道每項任務的進度如何。

　　Scrum主管需要把團隊內部的溝通情況全部記錄下來，包括誰和誰溝通、信息流向哪里以及沒有流向哪里等等。這類記錄手法可以用來找出團隊成員溝通的`瓶頸，可以用來確定誰擁有的信息最多。“溝通飽和度”越高，也就是每個人對每件事知道的信息越多，那么團隊做事的速度也就會越快。

　　問題在于，如果一個人有某個特定的頭銜，那么他就傾向于只做與該頭銜匹配的事情，而且會想方設法維護該頭銜賦予他的權力，他往往會把特定的知識隱藏起來，不與團隊其他成員分享。

　　正是由于這個原因，我取消了所有的頭銜。大家要齊心協(xié)力完成工作，每個人都只是團隊的重要成員。每一天團隊的所有成員都要聚在一起開會，討論他們的工作進展情況。這樣一來，團隊就有機會團結起來，應對挑戰(zhàn)。

　　在敏捷管理下，公司召開每日例會有一定的規(guī)則。

　　第一個規(guī)則就是，每一天會議召開的時間是固定的。每個成員都要出席。如果有人不出席，溝通就進行不下去。團隊要保持統(tǒng)一的節(jié)奏。

　　第二個規(guī)則是開會時間不能超過15 分鐘。我們希望會議直截了當，直擊重點。如果某件事情需要進一步討論，那就先記錄下來，在每日例會結束之后再做進一步討論。之所以這么做，就是為了用最少的時間，討論出最易于付諸實踐的、最寶貴的信息。

　　第三個規(guī)則是每個人都要積極參與。每個人開會時都要站起來，不要坐下。這樣就會促使每個人積極交流，持續(xù)傾聽他人的看法。這樣還有助于縮短會議時間。

　　一旦找出問題，就必須立即予以解決。我想打造的團隊必須是雄心勃勃的，每日例會結束后這個團隊要知道當天需要完成哪些重要任務。有的團隊成員也許會說某個任務可能需要花費一天的時間才能做完，而另一個團隊聽到之后，可能知道如何幫助他在一個小時內做完。我希望我的團隊在會議結束之后會說一些諸如“我們一起搞定它”“我們一起做”之類的話。團隊必須擁有創(chuàng)造卓越的雄心。

　　我對大大小小的團隊的講話都是這樣的：“你們真的想永遠這樣糟糕下去嗎?你們的人生動力就是這樣嗎?這是一個選擇的問題，你們知道，你們可以不必是這個樣子�！� 一個團隊必須發(fā)自內心希望創(chuàng)造卓越。

　　三、改變看法：每個沖刺都是新機會

　　從第三個沖刺周期開始，這樣的改善就定格在Scrum中了。Scrum方法就是為了達到這種效果。在某些案例中，我發(fā)現(xiàn)一些紀律性非常強的團隊的工作效率居然能改善8 倍。這就是方法的革命性所在。你可以用更少的成本、更快的速度去做更多的事情，也就是事半功倍。要知道，不僅從工作角度來看時間是寶貴的，而且你的生命也是由時間組成的，浪費時間其實就是一種慢性自殺。

　　Scrum的一個重要意義就是改變你對時間的看法。實行沖刺和每日例會一段時間之后，你就不會再把時間看成一支徑直飛向未來的箭，而是從周期性的視角去看待時間。每一個沖刺，都是一個開啟全新任務的機會。每一天，都是尋求改善的好機會。任何致力于Scrum方法的人都會珍惜每一分、每一秒，將其視為呼吸和生命循環(huán)的一個周期。

　　敏捷的意義是打消相互依賴性，促使他們主動想辦法解決問題。在很多項目中，大量時間都浪費在了等待上，一個環(huán)節(jié)必須等另一個環(huán)節(jié)完成之后才能開展。我們要把所有人集合到一起，讓他們迅速討論出如何才能像一個團隊一樣合作。他們不再是各有一套技能的個體，而是一個努力把整個項目的“待辦事項”便箋移到“完成事項”欄目下的團隊。

　　想想你自己的工作。由于等待他人完成工作，由于等待某個信息，或者由于你試圖同時完成太多工作，你浪費了多少時間呢?或許你愿意整天以低效的方式去工作，但我寧愿選擇去旅游。文章會給HR帶來什么反思呢？

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