高職院校檔案管理的思考

高職院校檔案管理的思考1

結合工作實踐,對高職院校檔案的`分類、教學檔案管理的對策、檔案管理手段創(chuàng)新等進行了探討,并提出了具體的做法.

作 者： 祁艷清 作者單位： 鹽城紡織職業(yè)技術學院,江蘇,鹽城,224005 刊 名： 黑龍江科技信息 英文刊名： HEILONGJIANG SCIENCE AND TECHNOLOGY INFORMATION 年，卷(期)： 20xx ""(23) 分類號： 關鍵詞： 高職院校 檔案 管理

高職院校檔案管理的思考2

　　［摘要］高職院校檔案規(guī)范化管理是其辦學層次的具體體現(xiàn)，加快推進現(xiàn)代化檔案規(guī)范化管理是學校發(fā)展的必然需求。對高職院校檔案管理重要性和面臨問題進行梳理和思考，并提出檔案規(guī)范化管理的若干建議。

　　［關鍵詞］高職院校；檔案；規(guī)范化；管理；思考

　　高職院校檔案是其檔案公眾資源的有效保藏，是科研、教學、管理、學工、決策、其他活動等各個方面以各種形式，如文字、圖片、圖表、影像資料的歷史記錄，是現(xiàn)代社會檔案價值的歷史認同，直接影響高校建設的規(guī)范化程度。不斷提升高職檔案規(guī)范化管理水平，既是高校發(fā)展原始累積，又是高校發(fā)展的智慧和創(chuàng)造性勞動凝結。

　　一、高職院校檔案規(guī)范化管理的重要意義

　　高職院校檔案規(guī)范化管理水平是檢驗其建設水平高低的有效標準，也是衡量院校層次的重要標志，是其先進制度和管理水平的重要體現(xiàn)。檔案規(guī)范化管理已引起全國很多高職院校足夠重視，細化翔實、完善具體的檔案資料是現(xiàn)代高校建設發(fā)展的歷史再現(xiàn)，是高校校園文化發(fā)展的積淀，也是評估高校發(fā)展水平的重要依據(jù)和載體，更是發(fā)揮高校社會服務功能的一個基點，具有很高的科學性、社會性和服務性，具有非常重要的現(xiàn)實意義。

　　二、當前高職院校檔案管理規(guī)范化所面臨的問題

　�。ㄒ唬╊I導對檔案規(guī)范化管理意識不強許多高職都是中專校升格的，一些領導干部檔案意識不強，檔案工作遲滯于學校其他工作，檔案規(guī)范化管理遠遠跟不上社會和院校的高速發(fā)展步伐，而經費投入少，設施陳舊，現(xiàn)代化技術設備幾乎沒有等，都是影響檔案管理規(guī)范化的客觀因素。（二）高職院校檔案部門制度不合理一些高職院校檔案制度不健全，歸屬機構混亂，沒有系統(tǒng)化，工作由各系部專兼職人員完成。由上至下的分層管理模式，對完成歸檔任務的下級部門人員的獎懲收效甚微，不能有效激發(fā)其積極性，消極怠工等都制約著檔案規(guī)范化管理的進程。（三）人員崗位不穩(wěn)定高職院校檔案管理人員基本上都是身兼多職，事情繁雜，任務繁重，既要承擔其他工作，又要承擔部門的檔案管理工作。因此，能有效管理收集每年的`檔案材料就非常不易，何談規(guī)范化管理，有時人員調換頻繁，缺少培訓和交流學習，工作人員業(yè)務素質低，穩(wěn)定性差，責任心不強，直接影響收集工作的落實。（四）硬件設備落后高職院校經費主要用于軟硬件建設，檔案規(guī)范化方面沒有形成統(tǒng)一的認識和指導方針，院系部門都有自己的管理方式，沒有統(tǒng)籌性和計劃性，檔案室只是簡單的由面積不大的教室改造，設施非常落后簡陋，連防漬、防蟲、防火、防腐、防有害生物等基礎設施都不全，何談現(xiàn)代化電子信息設備和一些現(xiàn)代檔案管理的必需品，更談不上檔案管理規(guī)范化和現(xiàn)代化。（五）管理模式呆板和利用率低下檔案管理模式還是以前的紙質打包、捆綁上架等，模式呆板、手段低下且形式單一，遠遠跟不上時代的發(fā)展步伐，與現(xiàn)代社會各種新生事物顯得極不協(xié)調，特別是沒有很好地應用網絡技術，檔案利用率非常低下。

　　三、高職院校檔案規(guī)范化管理若干建議

　　（一）提高檔案管理規(guī)范化意識檔案規(guī)范化管理程度的好壞跟領導層檔案管理意識有絕對關系，領導意識決定檔案管理的好壞，領導重視才能引起部門重視和全校員工意識加強，才能有正確的檔案制度和決策，高水平、高質量的檔案管理是院校意識的具體體現(xiàn)。從發(fā)展眼光出發(fā)，管理層應該跳出傳統(tǒng)思維，在資金、人力、物力等方面加大投入，與時俱進，開拓創(chuàng)新，員工應該緊跟學校意志，夯實檔案管理基礎，使院校檔案管理規(guī)范化上一臺階。（二）狠抓規(guī)范化綜合管理水平院�？梢罁�(jù)國家法律法規(guī)和相關政策，結合本校實際情況，制定適合自己的檔案規(guī)范化管理制度和標準，將部門檔案納入院校統(tǒng)一管理之下，加快學習現(xiàn)代化檔案管理技術，使檔案管理從單一紙質向多種形式載體提升，提高院校檔案管理水平。（三）提高檔案管理人員水平院�？稍O立專門的檔案管理人員，不再兼職其他工作，專心做好檔案規(guī)范化管理工作，完善和細化檔案資料，提升檔案管理層次。學校加大檔案管理人員培訓力度，使之所學知識適應現(xiàn)代化檔案規(guī)范化管理的要求，能完全勝任現(xiàn)代檔案規(guī)范化管理工作。（四）推進檔案管理信息化充分認識到檔案管理信息化建設的重要性，加大資金注入，全面開展高校檔案信息資源庫建設和系統(tǒng)建設，加強檔案管理規(guī)范化網絡建設，與時俱進，創(chuàng)新發(fā)展。（五）增強師生檔案意識高職院校應根據(jù)需求針對學生開設一些檔案知識講座，拓寬檔案意識渠道，加強檔案宣傳力度，增強師生檔案意識，徹底改變檔案管理觀念，增設檔案志愿者崗位，讓有志于檔案管理的師生志愿加入檔案管理隊伍，增強服務意識，拓寬檔案服務領域，轉化檔案管理服務知識經濟的觀念，檔案規(guī)范化管理始終跟隨知識經濟的發(fā)展，檔案就到哪，盡早實現(xiàn)檔案發(fā)展的現(xiàn)代化。

　　參考文獻：

　　［1］陸鳳麗.高職院校檔案管理規(guī)范化之我見［J］.東方企業(yè)文化，20xx（10）．

　　［2］洪芙蓉.淺談高職院校檔案管理存在的問題與對策［J］.今日南國（理論創(chuàng)新版），20xx（8）．

　�。�3］秦華，楊小清．高職院校檔案管理工作的問題探析［J］.內江科技，20xx（9）．

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