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淺談高職院校的檔案管理
淺談高職院校的檔案管理1
以教育部高職高專人才培養(yǎng)工作水平評估體系為標(biāo)準(zhǔn),以<高等學(xué)校檔案實體分類法>和<高等學(xué)校檔案工作規(guī)范>為參照,結(jié)合高職院校辦學(xué)方向和人才培養(yǎng)目標(biāo)的正確定位,結(jié)合學(xué)校檔案工作的'自身特點,與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新、求真務(wù)實、科學(xué)地界定歸檔范圍和保管期限,構(gòu)建符合高等職業(yè)技術(shù)教育發(fā)展需要的管理辦法和分類方案及歸檔制度.
作 者： 丁博 作者單位： 山東,煙臺職業(yè)學(xué)院 刊 名： 中國成人教育 PKU 英文刊名： CHINA ADULT EDUCATION 年，卷(期)： 20xx ""(22) 分類號： G71 關(guān)鍵詞： 高職院校 檔案管理淺談高職院校的檔案管理2
一、新時期高職檔案管理工作的創(chuàng)新途徑
1、加強宣傳、提高檔案意識
部分科研人員不愿意配合檔案管理部門的工作，不能及時將科研成果進(jìn)行歸檔，一些職能部門也不愿意將材料送交檔案部門，造成很多珍貴的檔案材料積壓或者丟失，導(dǎo)致高職檔案管理工作進(jìn)展緩慢。部門師生也認(rèn)識不到檔案的重要性，甚至不知道檔案室的具體位置。鑒于此，高職要加大對檔案重要性的宣傳，提高高職領(lǐng)導(dǎo)、師生的檔案利用意識，一方面高職可以利用學(xué)校網(wǎng)站、校園廣播、校報等方式加大宣傳力度，在廣大師生中間普及檔案知識，改變?nèi)藗儗n案工作的神秘感和陌生感。另一方面，檔案室要積極組織多種形式的講座和培訓(xùn)，讓廣大的師生學(xué)會如何利用檔案、如何查詢檔案資料，充分發(fā)揮高職檔案的價值。
2、推進(jìn)高職檔案管理的現(xiàn)代化
信息化時代，高職檔案管理工作的順利開展需要現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備和工具，在部分高職，由于對檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致檔案管理部門的設(shè)備嚴(yán)重不足或者老化，計算機、掃描儀、刻錄機、服務(wù)器等都十分短缺，高職檔案工作的效率大打折扣。為此，高職要加強計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加快檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，從檔案資源的產(chǎn)生到歸檔都進(jìn)行計算機操作，實現(xiàn)檔案管理的信息一體化，實現(xiàn)一次輸入、反復(fù)利用的效率，大大提高工作效率，也讓檔案管理人員從繁瑣的工作中解脫出來，進(jìn)行更深度的檔案產(chǎn)品開發(fā)，以適應(yīng)知識經(jīng)濟的需要。同時，為方便利用傳輸和聯(lián)網(wǎng)，可以將館藏一些紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文件，以機讀目錄、卡片。通過建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，充分發(fā)揮計算機的密集存貯和快速檢索功能，這是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作。另外，檔案管理工作要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，將有價值的檔案信息公布在網(wǎng)上，提高檔案服務(wù)的廣泛性，同時也是帶動檔案收集、整理等工作的有效方法。
3、培養(yǎng)合格的高職檔案人才隊伍
高職檔案管理工作的順利開展離不開一支高素質(zhì)的人才隊伍。為適應(yīng)知識時代對檔案管理工作的要求，高職要加大對檔案管理人員的開發(fā)和培訓(xùn)力度。一是通過繼續(xù)教育來解決檔案管理人員知識老化的問題。隨著知識經(jīng)濟的興起和計算機技術(shù)的發(fā)展，高職檔案管理人員存在嚴(yán)重的專業(yè)性不強、知識面窄的問題，通過培訓(xùn)可以讓檔案工作人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理前沿知識，了解高職檔案管理的最新理念，掌握檔案管理的先進(jìn)操作技能，這樣才能勝任當(dāng)前對檔案工作的要求。培訓(xùn)方式可以多種多樣，可以請一些專家來進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高檔案人員素質(zhì)。也可以組織檔案人員參加一些檔案工作的學(xué)術(shù)交流活動，提高自己的業(yè)務(wù)能力。也可以選拔優(yōu)秀的檔案工作人員到高職進(jìn)行一段時間的專業(yè)學(xué)習(xí)，更新老化的知識，回來后可以起到幫傳帶的作用，讓更多的檔案工作人員從中受益。為了提高工作人員參加培訓(xùn)的積極性，高職可以將繼續(xù)教育與職稱進(jìn)行掛鉤，鼓勵檔案工作人員通過多種方式來提高自己的檔案服務(wù)意識和能力。
4、促進(jìn)檔案信息資源共享
高職檔案信息具有一定的潛在價值，只要善于開發(fā)和利用，就會最大化的提高高職檔案利用的效率，實現(xiàn)高職工作的.應(yīng)有價值。廣大的高職師生是高職檔案工作的主要服務(wù)對象，為了提高檔案資源開發(fā)的針對性，檔案管理人員要充分調(diào)研用戶對檔案的需求，加強與科研部門、教務(wù)部門以及其他職能部門的溝通，從而確定檔案資源的開發(fā)的主題和內(nèi)容。在檔案資源開發(fā)的前期，檔案管理部門要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的作用，加強各種信息的收集和整理，不斷豐富檔案資源數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)的檔案資源開發(fā)提供基礎(chǔ)。同時，在信息化社會，高職師生對檔案信息資源的需求不斷增加，單個高職檔案室的信息資源產(chǎn)品難以滿足用戶的實際需要，因此高職應(yīng)該加強對其他高職和科研院所之間的聯(lián)系，聯(lián)合其他高職進(jìn)行檔案資源產(chǎn)品的開發(fā)，不僅彌補了高職檔案管理部門人力不足的難題，也實現(xiàn)了資源共享，提高了編研質(zhì)量。另外，高職檔案管理部門也可以采取與校內(nèi)外科研部門、經(jīng)濟部門等跨系統(tǒng)的橫向聯(lián)合方式，來共同進(jìn)行檔案信息編研開發(fā)，使開發(fā)出來的產(chǎn)品更具針對性、時效性。
5、拓展服務(wù)方式，提高服務(wù)主動性
高職檔案管理工作的重點是提高發(fā)揮檔案的價值，提高檔案服務(wù)的質(zhì)量。因此，高職檔案館必須轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，將工作重點由傳統(tǒng)的整理轉(zhuǎn)向檔案信息的重組和創(chuàng)新，將檔案中大量固化、凝結(jié)狀態(tài)的信息，據(jù)用戶和市場需求，按專題重組和創(chuàng)新，為用戶提供綜述、報告、發(fā)展展望等知識重組類服務(wù)，變被動的、低檔次的、知識備查服務(wù)，為積極主動的、高層次的、超前的知識配送服務(wù)，使檔案館現(xiàn)藏檔案信息的潛能得到充分發(fā)揮。這是檔案館適應(yīng)時代要求，開展信息服務(wù)的基礎(chǔ)和前提。當(dāng)然，在提供信息為社會服務(wù)時，要注意運用前瞻性思維方式，科學(xué)地預(yù)測市場需求，為社會開發(fā)檔案信息，使開發(fā)出來的產(chǎn)品具有超前性、針對性，以滿足用戶的需求。
二、結(jié)語
總之，隨著高職教育改革的不斷深入和現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高職檔案工作已經(jīng)從手工作業(yè)向現(xiàn)代化管理過渡，從封閉式管理走向開放式服務(wù)，從單一的管理走向復(fù)合式的應(yīng)用，正成為現(xiàn)代高職科研、教學(xué)職能的重要保障，高職檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)和機遇，需要所有檔案管理工作提高認(rèn)識，創(chuàng)新工作方法，充分發(fā)揮高職檔案的價值。
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