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交通運(yùn)輸部門檔案管理探討論文
【摘要】在當(dāng)前我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展的環(huán)境下，交通運(yùn)輸部門檔案管理朝著信息化道路發(fā)展成為了當(dāng)前的主要任務(wù)與內(nèi)容，毋庸置疑，信息化的應(yīng)用提高了檔案管理的效率，尤其在新時(shí)期，積極做好交通運(yùn)輸部門檔案管理信息化建設(shè)成為了最值得思考的問題。文章探究了檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并對(duì)其提出幾點(diǎn)建議與措施。
【關(guān)鍵詞】交通運(yùn)輸部門；檔案管理；信息化
在交通運(yùn)輸部門中檔案管理信息化建設(shè)可以提高管理效率，保證檔案資料的真實(shí)性與可靠性，對(duì)推動(dòng)我國交通運(yùn)輸部門可持續(xù)發(fā)展具有推動(dòng)性。從目前發(fā)展趨勢分析，交通運(yùn)輸部門檔案管理信息化發(fā)展緩慢，呈現(xiàn)出諸多缺陷，為進(jìn)一步提高其信息化水平，文章從多個(gè)方面展開了分析與討論。
一、新時(shí)期交通運(yùn)輸部門檔案信息化的重要性
時(shí)代在發(fā)展，科技在進(jìn)步，在邁入21世紀(jì)之后，信息技術(shù)已經(jīng)成為推動(dòng)各行各業(yè)發(fā)展的主要載體，其中信息化在交通運(yùn)輸部門的應(yīng)用主要體現(xiàn)在檔案管理方面。可以說，檔案管理的好與壞決定了交通運(yùn)輸部門的發(fā)展，尤其在信息化條件下，檔案管理管理利用科學(xué)技術(shù)，不僅減輕了勞動(dòng)力，并且也提高了檔案管理的有序性。所以積極做好信息化條件下檔案管理工作符合時(shí)代發(fā)展的要求，也是提高檔案管理可行性的主要方法與渠道。其中檔案管理信息化主要是指檔案管理模式從傳統(tǒng)的實(shí)體保管方式轉(zhuǎn)變?yōu)橐钥茖W(xué)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)為主的方式，檔案管理的信息化可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的有效分類、加工與處理，可以在潛移默化中提高檔案管理的效率。尤其與傳統(tǒng)檔案管理方式相比較，電子檔案便于保存、查詢，其效率得以提升，且檔案管理成本得到降低。
二、交通運(yùn)輸部門檔案管理信息化的內(nèi)容
從整體角度分析，交通運(yùn)輸部門檔案管理信息化成了時(shí)代發(fā)展的主要趨勢，在應(yīng)用與發(fā)展過程中，需要根據(jù)實(shí)際的發(fā)展情況，制定切實(shí)有效的周密計(jì)劃，真正發(fā)揮信息化的作用與價(jià)值。其中內(nèi)容主要包括以下幾點(diǎn)：其一是檔案基礎(chǔ)建設(shè)，從某層含義分析，在檔案基礎(chǔ)建設(shè)中需要保證硬件、軟件的有效，需要利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行計(jì)算，做好網(wǎng)絡(luò)資源的傳輸與儲(chǔ)備，真正實(shí)現(xiàn)資源共享。還有一點(diǎn)是我國交通部門需要根據(jù)當(dāng)前的發(fā)展模式，做好局域網(wǎng)建設(shè)，在信息化檔案管理中積極推廣計(jì)算機(jī)技術(shù)。其二是做好檔案信息數(shù)字化進(jìn)程，在科技快速發(fā)展的時(shí)代，交通運(yùn)輸單位檔案管理信息化涉及的內(nèi)容比較多，主要是將傳統(tǒng)模式下紙質(zhì)的檔案與文件轉(zhuǎn)換為電子檔案，嚴(yán)格按照相關(guān)的順序構(gòu)建檔案信息庫。與此同時(shí)，檔案信息數(shù)字化主要涉及兩個(gè)方面的內(nèi)容，分別是檔案信息的數(shù)字化、檔案文件的目錄數(shù)字化。其三是構(gòu)建檔案信息安全保障體制。積極構(gòu)建檔案信息化安全保障體制能夠推動(dòng)檔案信息化管理的有效性，還可以真正保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)的真實(shí)性與可靠性，筆者認(rèn)為需要采取管理與技術(shù)相互結(jié)合的方式，如此不僅可以提高管理人員水平，還可以起到抵御病毒的作用。
三、新時(shí)期交通運(yùn)輸部門檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策
�。ㄒ唬┲贫ㄍ晟频臋n案信息網(wǎng)站。在新時(shí)期我國交通部門在信息化建設(shè)的過程中需要以網(wǎng)站建設(shè)作為發(fā)展基礎(chǔ)，并且要制定有效的信息平臺(tái)，如此才能保證用戶打破時(shí)空限制，利用網(wǎng)絡(luò)客戶端以及瀏覽器對(duì)交通運(yùn)輸資料進(jìn)行分析。另外，在用戶查詢的過程中，利用其信息平臺(tái)，還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的檢索以及歸檔。除此之外，筆者認(rèn)為，還需要在網(wǎng)站上設(shè)置檔案服務(wù)咨詢窗口，便于滿足廣大用戶的基本要求，當(dāng)然在檔案信息網(wǎng)站建設(shè)的時(shí)候，需要采取國內(nèi)外先進(jìn)的硬件與軟件技術(shù)，真正制定可靠的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)交通運(yùn)輸部門檔案管理信息化建設(shè)的有效性。
�。ǘ┲贫娮游募芾怼，F(xiàn)階段我國計(jì)算機(jī)技術(shù)得到快速發(fā)展，越來越多的文件被傳輸?shù)交ヂ?lián)網(wǎng)之中，并且還以電子文件的方式存在，在這一發(fā)展背景下，交通運(yùn)輸部門的檔案管理人員需要清楚地認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，并且要深入到文件工作領(lǐng)域之中，對(duì)大量的電子文件進(jìn)行管理。其中對(duì)于已經(jīng)歸檔的文件需要將其設(shè)置為只讀文件，并且還要保證這種格式的文件只可以提供閱讀服務(wù)，不能對(duì)其加以更改。如此一來，便可以真正提高電子文件的可靠性，還可以保障原始文件的結(jié)構(gòu)。
�。ㄈ┳龊脵n案信息的規(guī)范化管理。為進(jìn)一步提高交通運(yùn)輸部門檔案管理信息化建設(shè)的有效性，需要不斷提升其現(xiàn)代化管理水平，如此才能保證其規(guī)范化與有效性。首先我國交通運(yùn)輸部門需要嚴(yán)格按照國家的相關(guān)規(guī)定要求作為依據(jù)，還需要結(jié)合自身的實(shí)際發(fā)展情況，針對(duì)性的制定切實(shí)有效的標(biāo)準(zhǔn)體系；其次是需要在運(yùn)行中存在的問題加以分析，并對(duì)其不斷完善。在建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫的時(shí)候，需要遵循高效的基本原則，不可違反國家的制度。再次是在編寫檔案內(nèi)容的時(shí)候，尤其是設(shè)置數(shù)據(jù)庫格式的時(shí)候，要構(gòu)建具備統(tǒng)一性與規(guī)范性的格式。最后，需要對(duì)檔案管理中的硬件、軟件格式加以規(guī)定，只有保證其完善性才能讓用戶在共享文件中更加方便，還可以解決因?yàn)楦袷絾栴}而出現(xiàn)的各類不良現(xiàn)象。
�。ㄋ模┐蛟旄咚刭|(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì)。為推動(dòng)交通運(yùn)輸部門檔案管理信息化的有效性，需要從人才入手，打造高素質(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì)，交通運(yùn)輸部門需要定期或者不定期地對(duì)檔案管理人員開展各項(xiàng)培訓(xùn)工作，要指導(dǎo)檔案管理人員積極學(xué)習(xí)新的檔案管理知識(shí)，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的認(rèn)識(shí)與應(yīng)用，在日常檔案管理工作中采取現(xiàn)代化的檔案管理手段。與此同時(shí)，還需要在日常工作中提高研究力度，對(duì)其中存在的問題進(jìn)行分析，并及時(shí)解決。
四、總結(jié)語
總而言之，信息化時(shí)代下我國交通運(yùn)輸部門檔案管理工作面臨機(jī)遇，為滿足時(shí)代發(fā)展的要求，需要不斷創(chuàng)新，積極提高對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)與了解，提升信息化水平，推動(dòng)交通運(yùn)輸部門的可持續(xù)發(fā)展與進(jìn)步。
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