多校區(qū)學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理分析的論文

　　[論文關(guān)鍵詞]高等學(xué)校；多校區(qū)；學(xué)籍管理

　　[論文摘要]本文從學(xué)校學(xué)籍管理工作的范圍及其重要性入手，結(jié)合所在學(xué)校多校區(qū)學(xué)籍管理現(xiàn)狀，就做好多校區(qū)學(xué)籍管理工作及相關(guān)問題進(jìn)行了探討。

　　目前，我國(guó)許多學(xué)校存在多校區(qū)的運(yùn)行模式。面對(duì)多校區(qū)運(yùn)行模式，如何做好學(xué)籍管理工作，是擺在所有學(xué)籍管理人員面前的一個(gè)值得思考的問題。本文結(jié)合我校的實(shí)際，對(duì)多校區(qū)學(xué)籍管理問題作如下探討。

　　一、學(xué)校學(xué)籍管理的現(xiàn)狀及單一校區(qū)學(xué)籍管理優(yōu)勢(shì)

　　學(xué)籍管理模式根據(jù)辦學(xué)規(guī)模的不同，大致可分為院校直接管理和校院兩級(jí)管理兩種基本模式。院校直接管理模式是指學(xué)籍管理只設(shè)院校一級(jí)管理部門，不再設(shè)下一級(jí)管理部門，這種模式在學(xué)生人數(shù)少、學(xué)歷層次單一的院校比較普遍。校院級(jí)管理是指學(xué)籍管理設(shè)兩級(jí)管理部門，通過業(yè)務(wù)隸屬共同做好學(xué)籍管理工作。目前，我國(guó)院校學(xué)籍管理多采用校院兩級(jí)管理的模式。隨著教育規(guī)模的擴(kuò)大，社會(huì)對(duì)學(xué)校人才培養(yǎng)目標(biāo)的要求也由精英時(shí)代的統(tǒng)一模式向個(gè)性化轉(zhuǎn)變，學(xué)籍管理單純依賴傳統(tǒng)意義上的手工管理很難保證管理的效度。上世紀(jì)90年代初，各學(xué)校紛紛將計(jì)算機(jī)管理手段引人到日常管理中。近幾年，隨著學(xué)校管理手段信息化程度的不斷提高，使學(xué)籍集中管理成為可能，并逐漸成為必需。

　　單一校區(qū)的學(xué)籍管理的優(yōu)勢(shì)主要表現(xiàn)在是專人管理，為學(xué)籍管理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性提供了基礎(chǔ)。具體表現(xiàn)如下:

　　第一，便于發(fā)現(xiàn)問題。單一校區(qū)的學(xué)籍管理集中在學(xué)籍管理部門的專職學(xué)籍管理人員。作為學(xué)籍管理人員，都會(huì)定期提取學(xué)籍信息進(jìn)行審核。面對(duì)數(shù)萬條學(xué)籍信息，靠逐條查找是不可能發(fā)現(xiàn)問題的，只有通過不同口徑下的查詢、不同條件下的統(tǒng)計(jì)才可能發(fā)現(xiàn)問題。、匕如，某次提取學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)時(shí)發(fā)現(xiàn)和記錄數(shù)據(jù)不符，某次做氛計(jì)時(shí)兩種條件下兩次統(tǒng)計(jì)結(jié)果不一致等等。

　　第二，便于解決問題。學(xué)籍管理人員的常規(guī)工作就是做好日常的學(xué)籍異動(dòng)及相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，即學(xué)生的休、復(fù)、轉(zhuǎn)、退、升降級(jí)等工作。學(xué)籍管理人員時(shí)時(shí)都在面對(duì)不同學(xué)業(yè)情況的學(xué)生，并與數(shù)字打交道，將工作做好、保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，是學(xué)籍管理工作的重點(diǎn)，這一點(diǎn)在教務(wù)管理軟件應(yīng)用還不是完善階段尤為重要。學(xué)籍管理人員每天都應(yīng)從系統(tǒng)上通過提取、匯總、統(tǒng)計(jì)等多種方式清點(diǎn)人數(shù)，審查學(xué)籍信息。如同工人師傅干久了同一項(xiàng)工作就生出經(jīng)驗(yàn)、掌握技術(shù)一樣。專人管理技術(shù)的優(yōu)勢(shì)就體現(xiàn)在問題出現(xiàn)了，能很快找出原因，在下次做同樣操作時(shí)管理人員就會(huì)格外注意，盡量避免再次出現(xiàn)同樣的錯(cuò)誤。在我校綜合教務(wù)系統(tǒng)調(diào)試階段，就出現(xiàn)過丟失記錄的現(xiàn)象。由于是專人管理，每次出現(xiàn)問題我們都能很快發(fā)現(xiàn)，并利用備用庫核對(duì)、追加，及時(shí)補(bǔ)救，沒有給其他部門的工作帶來影響。

　　第三，凸現(xiàn)學(xué)籍管理的統(tǒng)一性。學(xué)籍管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，是一項(xiàng)集政策與服務(wù)于一身的工作，它是由很多個(gè)獨(dú)立且又統(tǒng)一的工作環(huán)節(jié)構(gòu)成。在單一校區(qū)，學(xué)籍管理人員同處一室又各有分工，這一模式高效率地實(shí)現(xiàn)了學(xué)籍管理工作的全部職責(zé)，它一方面避免了工作中相互推誘等不良現(xiàn)象，另一方面又在統(tǒng)一科室中實(shí)現(xiàn)相同的管理目標(biāo)。在某種意義上，同一校區(qū)的就像一個(gè)小家庭，他們同居一室，各有分工，完成共同的工作中的不同細(xì)節(jié)，小家庭要做好同一件事很容易實(shí)現(xiàn)。

　　二、多校區(qū)的出現(xiàn)及引發(fā)的學(xué)籍管理問題

　　我國(guó)大學(xué)多校區(qū)產(chǎn)生的起因是高等教育的大發(fā)展，是我國(guó)高等教育綜合化和大眾化的必然趨勢(shì)和結(jié)果。目前我國(guó)高等學(xué)校多校區(qū)主要由院校合并及興建新校區(qū)而形成，許多院校進(jìn)行著一校多區(qū)的辦學(xué)實(shí)踐，這對(duì)原有的學(xué)校管理模式提出了新課題，以往單一校區(qū)的管理模式能否在一校多區(qū)的現(xiàn)狀下順利運(yùn)行并力求實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量和高效率，是擺在眾多高校領(lǐng)導(dǎo)和管理工作者面前的一個(gè)巫待解決的問題，就本文涉及的學(xué)籍管理而言，不可避免地會(huì)引發(fā)出一些問題。

　　上面我們已經(jīng)提到，多校區(qū)的產(chǎn)生主要有兩種原因，一是院校合并，二是興建新校區(qū)。多校區(qū)的出現(xiàn)勢(shì)必導(dǎo)致學(xué)校的管理分散。多校區(qū)引發(fā)的學(xué)籍管理問題首先是管理分散與政策執(zhí)行尺度統(tǒng)一。對(duì)于因院校合并形成多校區(qū)的高校，這一問題尤為突出。首先，原來兩個(gè)甚至于多個(gè)獨(dú)立院校合并成一所大學(xué)，一經(jīng)合并，在同一培養(yǎng)層次上，應(yīng)該執(zhí)行同一學(xué)籍管理規(guī)定，并掌握相同的執(zhí)行尺度，但由于原有多校情況不同，做到這一點(diǎn)需要一個(gè)過程;其次，學(xué)籍管理直接面對(duì)學(xué)生、教師及家長(zhǎng)，在高校大力開展教學(xué)改革，提倡多層次培養(yǎng)人才的今天，學(xué)籍管理的服務(wù)職能更加突出，時(shí)時(shí)刻刻地體現(xiàn)在日常工作中。學(xué)籍管理人員應(yīng)當(dāng)奉行“以人為本”的服務(wù)理念，做到“管理育人、服務(wù)育人”。再次，一所大學(xué)的各類證明證書統(tǒng)一管理、各類數(shù)據(jù)統(tǒng)一上報(bào)，這是管理中必須堅(jiān)持的原則。分散管理使這些本來操作簡(jiǎn)單的具體工作復(fù)雜化了，網(wǎng)絡(luò)版的教務(wù)管理軟件在多校區(qū)如何實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的唯一性、準(zhǔn)確性?如何實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享?學(xué)校中更多部門關(guān)注并依賴該系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)做具體工作，解決實(shí)際問題，這是我們管理者引進(jìn)軟件時(shí)期望達(dá)到的目的之一。如果數(shù)據(jù)是不準(zhǔn)確的，那高校就沒法實(shí)現(xiàn)引進(jìn)這樣一套系統(tǒng)提高管理水平的初衷。

　　由上可見，多校區(qū)的出現(xiàn)，對(duì)高校原有運(yùn)行模式和管理是一種考驗(yàn)。

　　三、做好多校區(qū)學(xué)籍管理工作的幾點(diǎn)建議

　　基于以上分析，筆者認(rèn)為，要做好多校區(qū)學(xué)籍管理工作，必須著力做好以下幾個(gè)方面工作。

　　第一，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)政策執(zhí)行尺度的統(tǒng)一。實(shí)現(xiàn)政策執(zhí)行尺度一致，需要管理人員對(duì)相關(guān)政策有準(zhǔn)確理解和掌握，只有諳熟有關(guān)政策，才能做好政策的執(zhí)行人。因此，加強(qiáng)學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)越發(fā)重要。各高校都按照教育部《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》制定了一套符合本校實(shí)際情況的學(xué)籍管理實(shí)施細(xì)則。通過培訓(xùn)，使管理人員了解相關(guān)法律法規(guī)，掌握本校相關(guān)管理文件，熟悉本職業(yè)務(wù)，逐漸成長(zhǎng)為一名好的政策執(zhí)行人。對(duì)于那些因院校合并產(chǎn)生的多校區(qū)學(xué)校，加強(qiáng)對(duì)來自不同校區(qū)的學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)更為迫切。

　　第二，強(qiáng)化“以人為本”的管理理念。學(xué)籍管理中的“以人為本”多體現(xiàn)在為學(xué)生服務(wù)上。由于校區(qū)問題，有些工作的周期勢(shì)必加長(zhǎng)，在某種意義上，削弱了服務(wù)。針對(duì)這一問題，一方面要進(jìn)一步規(guī)范學(xué)籍管理工作流程，盡可能簡(jiǎn)化辦事程序;另一方面要充分利用網(wǎng)絡(luò)克服地域問題，提高管理的時(shí)效;此外，學(xué)籍管理人員要在布置具體工作時(shí)，充分考慮到多校區(qū)問題，提前做好預(yù)案，充分在各項(xiàng)工作體現(xiàn)“以人為本”的管理理念。

　　第三，明確分下，責(zé)任到人。在同一校區(qū)時(shí)，學(xué)籍管理人員在同一科室辦公，工作一般按類劃分，同一件工作的出處保持唯一。多校區(qū)的出現(xiàn)，我們不得不考慮到距離問題，有些工作可以簡(jiǎn)單地用“條塊”管理劃分，學(xué)籍管理卻無法實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的“條塊”管理。如果必須用“條塊”管理來劃分的話，必須是“條塊結(jié)合，時(shí)而以條為主，時(shí)而以塊為主”。

　　日常學(xué)籍處理和一般證明管理“以塊為主，以條為輔”，兩個(gè)校區(qū)同時(shí)做，并對(duì)本校區(qū)負(fù)責(zé)。日常學(xué)籍處理各自分別做，一般的證明如在學(xué)證明、退學(xué)證明、退檔證明等同時(shí)開具，用編號(hào)加以區(qū)分。由于學(xué)籍處理對(duì)應(yīng)的是同一個(gè)學(xué)籍庫，因此，除了要求管理人員做事仔細(xì)認(rèn)真、做好日常記錄外，還需要在業(yè)務(wù)的隸屬關(guān)系上作明確規(guī)定，即多校區(qū)的學(xué)籍管理人員之間并不是相互獨(dú)立的關(guān)系，而是相互聯(lián)系的整體，在業(yè)務(wù)工作上，校本部學(xué)籍管理部門可以對(duì)分校區(qū)學(xué)籍管理人員直接下達(dá)指令，各校區(qū)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予支持。

　　學(xué)生信息人庫、學(xué)籍信息上報(bào)、證書印制、新生電子注冊(cè)、畢業(yè)生學(xué)歷注冊(cè)、一些長(zhǎng)效性證明及證書的管理工作“以條為主，以塊為輔”。學(xué)生信息人庫、學(xué)籍信息上報(bào)、證書印制、新生電子注冊(cè)、畢業(yè)生學(xué)歷注冊(cè)等工作均需專人來做，但是這些工作的準(zhǔn)備工作及數(shù)據(jù)信息的審核等則需各校區(qū)學(xué)籍管理人員共同來做。對(duì)于長(zhǎng)效性證明及證書的管理，涉及相關(guān)法律法規(guī)的嚴(yán)肅性和編號(hào)問題，這類證明、證書在不同的校區(qū)單獨(dú)編號(hào)顯然不妥，必須有統(tǒng)一的出口。為解決好這類問題，還需要我們?cè)诠芾碇型晟妻k事周期，用規(guī)范的辦事流程來提高工作效率。

　　第四，定期溝通，加強(qiáng)交流。學(xué)籍管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，不允許由于地域的原因各行其是。對(duì)于多校區(qū)學(xué)籍管理工作而言，定期的溝通顯得尤為重要。在教務(wù)管理系統(tǒng)中，多校區(qū)會(huì)使數(shù)據(jù)庫無形的分割，形式上是各校區(qū)分工負(fù)責(zé)管理，但是學(xué)籍庫、成績(jī)庫是無法也不可能按照地域、學(xué)院分割開的，學(xué)籍管理必須堅(jiān)持統(tǒng)一管理。所以，學(xué)籍管理人員的定期溝通很重要。定期溝通，不僅可以避免不經(jīng)意出現(xiàn)的問題，將問題解決在萌芽狀態(tài)，還可以提高學(xué)籍管理的效能，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍信息及時(shí)準(zhǔn)確，為其他教學(xué)管理工作提供更為有效的數(shù)據(jù)依據(jù)。

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