基于規(guī)范化的文秘與檔案管理的銜接問題管見論文

　　現(xiàn)代辦公室的文秘工作和檔案管理工作是相互聯(lián)系的兩項工作，文秘工作做得好，能為檔案工作提供良好的條件，而檔案工作反過來對現(xiàn)代文秘工作進(jìn)行檢驗，促進(jìn)現(xiàn)代文秘工作規(guī)范化。現(xiàn)就現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作的規(guī)范銜接問 題，談一些粗淺的認(rèn)識和看法。

　　一、現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作的關(guān)系

　　現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作的銜接主題主要是公文，公文是文秘工作的主要產(chǎn)品，檔案資料的重要來源。公文是檔案的前身，公文質(zhì)量的好壞直接影響著檔案的質(zhì)量，換句話說沒有高質(zhì)量的公文就不會有高質(zhì)量的檔案。高水平的檔案管理是建立在規(guī)范處理公文的基礎(chǔ)之上的�？梢姡�現(xiàn)代文秘工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)性工作，他們是一個整體的兩個方面，既緊密相連，又相對獨立。

　　隨著現(xiàn)代科學(xué)管理技術(shù)發(fā)展，特別是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案界提出的“文檔一體化”管理模式，便是這種“一體兩面”關(guān)系的實際反映和科學(xué)應(yīng)用。所謂“文檔一體化”就是從文秘和檔案工作的全局出發(fā)。在公文從制發(fā)到歸檔管理的全面過程。使用 "文檔一體化"計算機(jī)管理系統(tǒng)，做到一次輸入，多次輸出。

　　（一）用紙不達(dá)標(biāo)，裝訂不規(guī)范

　　《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定公文用紙一般使用紙張定量為60g/㎡-80g/㎡的膠版印刷紙或復(fù)印紙，型號為國際通用的A4型，裝訂要求左側(cè)訂，不漏頁，無壞釘，不脫落，不散頁，后背平整。但長期以來，公文用紙很少注意克度要求，常用紙張質(zhì)量差和耐折度低，以至于保存時間不長便開始發(fā)黃，而且相當(dāng)一部分單位還在繼續(xù)延用過去的16開紙型，有時大小也不一致。印刷裝訂中，掉頁、漏頁、壓字、釘腳不齊等問題時有發(fā)生，便公文的嚴(yán)肅性、美觀性和檔案的完整性都受到一定的影響。

　�。ǘ�）版記不全面，附件不規(guī)范

　　版記是文書的一個重要標(biāo)識。但常常不被重視，造成殘缺不全。只有主題詞而無抄送、抄發(fā)單位者有之，不標(biāo)明印發(fā)部門和時間者有之，尤其是主題詞的選用不準(zhǔn)確或自擬自編更給文件歸檔、擬寫案卷題造成困難，增加了文檔一體化的操作難度。有的“附件”字樣標(biāo)識不當(dāng)，正文和附件的名稱、序號不一致，附件單獨裝訂時不標(biāo)識正文字號和排列序號，附件和正文難以對號入座等，也嚴(yán)重影響檔案的分類。

　　（三）文種使用不當(dāng)，辦理程序不規(guī)范

　　《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定公文主要有十三種，但實際運用時往往“決定”和“意見”不分，“通告”和“通知”混用，最容易混淆的是“請示”和“報告”兩種文種，有的該用“請示”卻用了“報告”，有的“報告”中卻夾雜著“請示”內(nèi)容，有的甚至把兩種文種合二為一成 “請示報告”，給公文受理機(jī)關(guān)帶來不便，影響了公文作用的正常發(fā)揮，從而為檔案工作留下后患。

　　（四）原稿不齊全，編號不規(guī)范

　　公文原稿的收集整理是公文處理的一個重要環(huán)節(jié)，有時候辦文過程很規(guī)范，但實際歸檔時，卻發(fā)現(xiàn)只有定稿，缺了原稿和修改稿。還有的存檔材料是傳真原件，不經(jīng)過復(fù)印就存檔，短期內(nèi)字跡就模糊不清，給以后的查閱造成困難。

　　另外，《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定撰寫公文材料應(yīng)該盡量使用碳素或藍(lán)黑墨水，不能用鉛筆或圓珠筆寫，包括領(lǐng)導(dǎo)的簽字在內(nèi)。當(dāng)案卷中的圓珠筆字型變形、鉛筆字模糊難辨，有的涂改痕跡等現(xiàn)象普遍存在，使檔案的真實性難以保障。

　　二、實現(xiàn)現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作規(guī)范銜接的措施

　�。ㄒ唬�“文檔一體化”

　　“文檔一體化” 實質(zhì)是把現(xiàn)代文秘工作和檔案工作從組織制度到具體程序真正交融在一起，在加強檔案部門對文件管理的超前控制，保證檔案的質(zhì)量，同時減少檔案部門的工作程序，避免無謂的重復(fù)勞動，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。文秘工作是“文檔一體化”的基礎(chǔ)性工作，最重要的是文秘人員必須具有較強的檔案意識。每一個文秘工作人員頭腦中都要有“檔案”二字，不僅僅只是為當(dāng)前工作服務(wù)，更要站在對歷史負(fù)責(zé)的高度，按"文檔一體化"的要求規(guī)范辦理好每份公文。

　�。ǘ�）強化“全過程管理”工作

　　首先，要樹立質(zhì)量管理意識。不論文秘工作還是檔案工作，每個環(huán)節(jié)的工作人員都要確立質(zhì)量第一的觀念，明確認(rèn)識各自崗位的質(zhì)量責(zé)任，這是 “全過程管理的前提”。其次，要制定嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。《檔案法》、《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》等法規(guī)對國家機(jī)關(guān)公文處理工作應(yīng)當(dāng)遵循的基本原則、公文格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文管理要求及公文歸檔工作均做了明確規(guī)定，這是 “全過程管理”的根本大法。全體檔案工作人員和文秘人員應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)，熟練掌握，在精通的基礎(chǔ)上模范執(zhí)行。第三，要完善組織機(jī)構(gòu)，建立優(yōu)秀的工作隊伍，這是 “全過程管理”的基礎(chǔ)。必須建立一支過硬的、相對穩(wěn)定的工作隊伍。第四，要建立有效的管理制度相工作程序，嚴(yán)格按照規(guī)范程序辦理公文。這些規(guī)定和程序要盡可能規(guī)范，簡捷明確，操作性強，要嚴(yán)格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴(yán)格審核簽發(fā)制度，禁止濫發(fā)文件和發(fā)無效、無用的文件。在公文用紙型、幅面尺寸、字體字號、排布規(guī)則、裝訂要求等技術(shù)指標(biāo)上也要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)把握。要發(fā)揮隨文卡片的控制作用，對“文件處理單”、“發(fā)文稿紙”等卡片的填寫要簡明扼要，合理確定文件的發(fā)文范圍，在控制文件"件數(shù)"的同時，嚴(yán)格控制文件的份數(shù)，禁止濫抄濫送。第五，要依靠先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)。配置性能優(yōu)良的設(shè)備和工具，是“全過程管理”的關(guān)鍵，同時還應(yīng)注意操作的熟練性和規(guī)范化。

　�。ㄈ�）強化“文書部門立卷”工作

　　“文書部門立卷”是《檔案法》早已明確的一個基本制度�！秶�家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》也規(guī)定公文辦理完畢后，由文書部門或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)及時整理歸檔。公文立卷、歸檔是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，卻是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為二者真正意義上的銜接點。各單位辦理完畢的文件材料，應(yīng)由文秘工作人員集中統(tǒng)一保管，根據(jù)立卷的原則，在檔案工作人員的指導(dǎo)和幫助下，編寫 “案卷目錄”將文件及時“對號人座”，使文件的立卷工作日�；�。文書部門立卷主要是做好平時歸檔工作，關(guān)鍵在于“及時”二字。及時收集、及時分類、切忌拖拉積壓。會議文件應(yīng)在會議結(jié)束時及時收集問卷，聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位收集歸檔，協(xié)辦單位保存復(fù)印件或副本。文秘人員平時有計劃地收集整理文件，進(jìn)行分門別類的管理，既方便平時查閱，又利于年終立卷。

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