高校財務(wù)管理信息化與流程研究論文

　　摘要：從業(yè)務(wù)流程角度出發(fā)，考察高校財務(wù)管理信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題，再將信息化與流程再造結(jié)合起來，給出解決問題的辦法。介紹了高校財務(wù)管理信息化建設(shè)階段模型。對流程再造理論的核心思想和原則進行介紹，探討了將流程再造應(yīng)用于高校管理中的原因、方式和內(nèi)容。分析了流程再造和信息化之間的關(guān)系，流程再造在信息化建設(shè)各階段中的地位和作用，以及流程再造和信息化對組織的結(jié)構(gòu)、文化和人力資源構(gòu)成帶來的影響。

　　關(guān)鍵詞：高校；財務(wù)；管理；信息化；流程再造

　　一、我國高校財務(wù)管理信息化發(fā)展階段理論

　　信息化本身是一個動態(tài)發(fā)展的過程。具體到高校財務(wù)管理信息化建設(shè)，同樣有其自身發(fā)展規(guī)律可循。研究高校財務(wù)管理信息化建設(shè)的發(fā)展階段理論，有助于高校認清自身信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和所處階段，為未來的發(fā)展指明方向。

　　1、諾蘭信息化發(fā)展階段模型

　　諾蘭模型是為信息系統(tǒng)規(guī)劃所制定的框架，它闡明了信息系統(tǒng)的成長曲線是S型曲線，并提出了信息系統(tǒng)成長的六個階段。即初始階段、傳播階段、控制階段、集成階段、數(shù)據(jù)管理階段和成熟階段。在初始階段，組織中開發(fā)了應(yīng)用于某個具體功能的應(yīng)用程序，各部門逐步應(yīng)用了針對本部門工作的管理軟件來降低成本。在傳播階段，信息技術(shù)的應(yīng)用范圍越來越廣，信息化對辦公方式的改變被越來越多人接受。管理者也開始關(guān)注信息化帶來的經(jīng)濟效益。在控制階段，“控制”成為一種需求，管理者和各部門用戶共同規(guī)劃組織信息化的發(fā)展，對信息系統(tǒng)進行集中控制。在集成階段，經(jīng)過前三個階段的發(fā)展，組織內(nèi)各部門都有了各自獨立的管理系統(tǒng)。在這一階段，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，分散獨立的管理系統(tǒng)被整合為一體化的解決方案。在數(shù)據(jù)管理階段，建立數(shù)據(jù)管理體系和數(shù)據(jù)通用標(biāo)準，對信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一的管理和應(yīng)用。管理者對組織中的信息化建設(shè)進行全面評估和規(guī)劃。最后，在成熟階段，對數(shù)據(jù)資源進行戰(zhàn)略規(guī)劃，更有效的利用數(shù)據(jù)資源，提升組織的競爭力[1]。

　　2、我國高校財務(wù)管理信息化建設(shè)階段模型

　　諾蘭模型的正確性和預(yù)見性后來被全球很多企業(yè)的信息化建設(shè)過程所證實，該理論已經(jīng)成為描述企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展階段的工具。高等學(xué)校財務(wù)信息化建設(shè)是教育信息化的一部分，必然遵循一定的發(fā)展規(guī)律，呈現(xiàn)諾蘭模型中描述的階段性特征[2]。同時，由于諾蘭模型提出的時間和背景與我國高校財務(wù)信息化建設(shè)的環(huán)境相比較，發(fā)生了很大變化。因此，應(yīng)該在結(jié)合高校財務(wù)管理信息化自身特點的基礎(chǔ)上借鑒諾蘭模型，找到適合高校財務(wù)管理信息化的發(fā)展階段劃分方法，并對各發(fā)展階段的目標(biāo)、內(nèi)容和可能出現(xiàn)問題做出相應(yīng)的規(guī)劃。首先，要對高校的財務(wù)管理信息化建設(shè)進行統(tǒng)一規(guī)劃，信息化建設(shè)是一項綜合性的系統(tǒng)工程，需要管理者站在全校的高度進行規(guī)劃和設(shè)計，沒有統(tǒng)一的規(guī)劃作為支撐，信息化建設(shè)難以取得成功。其次，高校的財務(wù)管理信息化建設(shè)具有階段性，各發(fā)展階段具有自己的內(nèi)容和特點，并未作為進入下一階段的基礎(chǔ)，循序漸進，不能片面追求發(fā)展速度。第三，高校應(yīng)當(dāng)對自身進行合理的定位，認清本校所處的發(fā)展階段，這樣才能使信息化建設(shè)更加合理更符合本校的實際需要。綜上所述，以諾蘭階段模型作為理論基礎(chǔ)，結(jié)合高校財務(wù)管理信息化建設(shè)的實際，本文將高校財務(wù)管理信息化建設(shè)劃分為三個階段，即單項業(yè)務(wù)引人階段、各部門系統(tǒng)化集成階段和學(xué)校整體系統(tǒng)化集成階段[3]。單項業(yè)務(wù)引人階段，對應(yīng)諾蘭模型中的初始階段和傳播階段，為高校財務(wù)管理信息化建設(shè)打下基礎(chǔ)。隨著個人電腦和網(wǎng)絡(luò)的普及，特別是微軟Office系列應(yīng)用軟件的使用，高校中的財務(wù)管理人員也逐步把手工完成的工作用信息化的方式來完成，特別是重復(fù)性強、相對獨立并且易于實現(xiàn)的業(yè)務(wù)。財務(wù)管理信息化建設(shè)由財務(wù)部門內(nèi)部主導(dǎo)完成，為后兩個階段的發(fā)展打下基礎(chǔ)。各部門系統(tǒng)化集成階段，對應(yīng)諾蘭模型中的控制階段和集中階段，起著承上啟下的作用。在上一階段中，信息化給工作帶來的變革，工作效率得到了提升，信息化的理念逐步深入人心。同時上一階段中存在的問題也顯露出來，設(shè)計和開發(fā)時缺乏前瞻性、專業(yè)性的管理軟件不能適應(yīng)工作中新的變化和需要。在高校擴大規(guī)模、財務(wù)部門工作量增加的情況下，各自獨立的管理軟件數(shù)據(jù)冗余、準確性差的弊端更加凸顯。為了解決以上問題，在這一階段中，如何將分散在各工作崗位或工作流程中獨立的管理軟件進行集成和整合，形成財務(wù)部門統(tǒng)一的管理信息系統(tǒng)，是高校財務(wù)管理信息化建設(shè)的主要方向。為了實現(xiàn)以上目標(biāo)，需要對財務(wù)部門的業(yè)務(wù)流程進行詳細的分析和梳理，在此基礎(chǔ)上進行設(shè)計和開發(fā)，使工作效率進一步提高。這一階段對財務(wù)人員信息化素質(zhì)水平更加重視，高校普遍建立信息中心等部門對本校的信息化建設(shè)提供支持。學(xué)校整體系統(tǒng)化集成階段，對應(yīng)諾蘭模型中的數(shù)據(jù)管理階段和成熟階段，是高校財務(wù)管理信息化建設(shè)的最高階段。在這個階段中，高校將站在更高的層次統(tǒng)一規(guī)劃包括財務(wù)管理在內(nèi)的全校的信息化建設(shè)，建立校級的信息化工作指導(dǎo)小組或者CIO機制。面對上一階段產(chǎn)生的信息孤島現(xiàn)象，從認真研究高校教學(xué)、管理的業(yè)務(wù)流程和服務(wù)對象入手，協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)流程中各部門之間的關(guān)系，建立健全相應(yīng)政策和規(guī)定，應(yīng)用新的信息化技術(shù)手段，統(tǒng)一制定數(shù)據(jù)格式和各管理系統(tǒng)之間的接口，使信息能夠在各部門之間充分流通和共享。最終實現(xiàn)高校信息化的目標(biāo)，使高校教學(xué)、科研和管理現(xiàn)代化、規(guī)范化，為廣大高校師生服務(wù)。

　　二、流程再造理論在高校財務(wù)管理中的應(yīng)用

　　1、流程再造理論簡介

　　企業(yè)流程再造(BusinessProcessReengineering)，簡稱BPR，哈默和錢皮在《改造企業(yè)——再生策略的藍本》一書中對流程再造的定義是：“業(yè)務(wù)流程再造就是對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進行根本性的再思考和徹底的再設(shè)計，從而獲得可以用諸如成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等方面的業(yè)績來衡量的戲劇性的成就”。（1）流程再造的核心思想流程再造的核心思想是打破企業(yè)按職能設(shè)置部門的管理方式，代之以業(yè)務(wù)流程為中心，重新設(shè)計企業(yè)管理過程，從整體上認識企業(yè)的作業(yè)流程，追求全局最優(yōu)，而不是個別最優(yōu)。傳統(tǒng)的層級制管理機制是各職能部門層層分工形成的“金字塔”型組織結(jié)構(gòu)，整個業(yè)務(wù)流程被分解開由各部門分別完成，關(guān)注的是職能管理和職能部門的精細化、專業(yè)化。用三角形來代表傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)，組織中的絕大多數(shù)人位于三角形的下部，科層制的管理向上延伸。這種類型的組織往往由一系列“子組織”構(gòu)成。這些稱作職能部門的“子組織”由擁有專業(yè)技能的人員組成。流程再造的核心思想是把“流程”作為關(guān)注的重點。打破面向職能的科層制組織結(jié)構(gòu)和職能分工的界限。建立面向客戶、市場的業(yè)務(wù)流程體系，實現(xiàn)從傳統(tǒng)面向職能管理轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蛄鞒坦芾�，建立扁平化的流程型組織結(jié)構(gòu)。（2）流程再造的基本原則流程再造過程中需要堅持的三個基本原則是：以流程為中心原則、以人為本的團隊式管理原則和以顧客為導(dǎo)向原則。以流程為中心原則。指的是把原本層級組織結(jié)構(gòu)中以部門和分工為中心轉(zhuǎn)變?yōu)橐詷I(yè)務(wù)流程為中心，堅持以流程為向?qū)В�調(diào)整組織內(nèi)部部門的辦事方式和任務(wù)，協(xié)調(diào)處在業(yè)務(wù)流程中各部門之間的關(guān)系，使業(yè)務(wù)流程的方向直接指向顧客。以人為本的團隊式管理原則。傳統(tǒng)的層級組織結(jié)構(gòu)中，管理的方向是垂直的，領(lǐng)導(dǎo)制定計劃、分配資源、安排下屬工作，下屬對領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)，保證質(zhì)量按時完成工作，他們不關(guān)心其他個人和部門的工作，忽視整體的業(yè)務(wù)流程的完成情況。以顧客為導(dǎo)向原則。顧客是組織或企業(yè)業(yè)務(wù)流程的服務(wù)對象，業(yè)務(wù)流程為顧客創(chuàng)造價值。在流程再造過程中，應(yīng)當(dāng)以顧客的需要和訴求作為導(dǎo)向，從顧客的角度出發(fā)分析、設(shè)計業(yè)務(wù)流程，使之真正為顧客提供便捷、滿意的服務(wù)，為顧客創(chuàng)造價值[4]。流程再造的三個基本原則是相互依存互為前提的，在流程再造的實施過程中，需要以客戶為向?qū)�來�?guī)劃流程，那么就需要打破原有的組織形式和管理方式，以流程為中心并且使用團隊式的管理方式取而代之。

　　2、流程再造在高校財務(wù)管理中的應(yīng)用

　　高校的財務(wù)管理中存在諸多業(yè)務(wù)流程，離不開對流程的設(shè)計。把流程再造理論和高校財務(wù)管理結(jié)合起來，對提高我國高等教育質(zhì)量和提高高校財務(wù)管理水平具有十分重要的意義。把流程再造理論中以流程為中心的思想應(yīng)用于高校財務(wù)管理，有助于我們發(fā)現(xiàn)管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)和不足，有針對性的進行改造，以建立合理、高效的業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)高校財務(wù)管理水平的提高。對現(xiàn)有流程改造的重點是增進服務(wù)水平和提高工作效率，理順管理工作中各項業(yè)務(wù)流程，減少非增值環(huán)節(jié)。具體來說就是用ESIA代表的四個字：清除(Eliminate)，簡化(Simply)，整合(Integrate)，自動化(Automate)[5]。清除，主要指清除業(yè)務(wù)流程中的非增值環(huán)節(jié)，重新審視和設(shè)計業(yè)務(wù)流程，其中一項非常重要的內(nèi)容就是消除非增值活動。簡化，對流程進行簡化。使業(yè)務(wù)流程科學(xué)合理。整合，將業(yè)務(wù)流程中原本分散在不同部門、由不同員工完成的工作，通過流程的合理設(shè)計，整合為單個部門、單個人員或者以團隊的方式來完成。自動化，體現(xiàn)出信息技術(shù)在流程再造中的重要地位。在業(yè)務(wù)流程的改造中充分運用信息技術(shù)，使財務(wù)管理人員從大量繁雜數(shù)據(jù)的桎梏中解脫出來，并確保數(shù)據(jù)的完整性和正確率。建立團結(jié)協(xié)作高效的管理團隊。流程再造理論中的另一個重要原則是建立以人為本的團隊管理模式。我國高校目前普遍存在的以職能為中心的科層制組織結(jié)構(gòu)已經(jīng)不能很好的適應(yīng)業(yè)務(wù)流程再造的需要。近年來，我國各高校都準備進行或者正在進行內(nèi)部管理體制和運行機制改革，如管理機構(gòu)大部制改革、二級學(xué)院制改革等，這些改革降低了組織的管理層次，增加了管理圍度，使組織扁平化。各職能處室的管理邊界變得模糊，加強了各部門之間的溝通。決策權(quán)的下放，增強了管理人員的責(zé)任意識。這些改變都迎合了高效業(yè)務(wù)流程再造的需要，把流程再造理論和高校管理體制改革結(jié)合起來，才能更好的促進學(xué)校的改革發(fā)展，使改革的成效發(fā)揮出來。關(guān)注于流程的管理團隊必須是一個學(xué)習(xí)型的團隊。流程管理使工作中各部門間的交流和溝通增多，對流程負責(zé)的整個團隊需要對工作進行整體的了解，這就促使員工加強學(xué)習(xí)新的知識和技能。革新高校管理理念，增強服務(wù)意識。我國高校的管理體制長久以來參考了政府管理體制的模式，由此帶來“官本位”思想盛行，高校行政權(quán)利泛化等弊端。同時，高校所處的環(huán)境已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，高等教育已經(jīng)從以往的“精英化”轉(zhuǎn)變?yōu)椤按蟊娀�”，高校教育資源的配置方式也從計劃經(jīng)濟模式轉(zhuǎn)變?yōu)槭袌鼋?jīng)濟模式，高校之間的競爭越來越激烈，陳舊的高校管理理念已經(jīng)不能適應(yīng)新的機遇和挑戰(zhàn)。以顧客為導(dǎo)向是流程再造理論的核心原則。滿足客戶的需求、為客戶創(chuàng)造價值是業(yè)務(wù)流程設(shè)計的出發(fā)點和落腳點。高校財務(wù)管理面對的“顧客”最主要的組成部分是學(xué)生和廣大教職員工。“顧客”的發(fā)展是高校發(fā)展的前提，“顧客”對服務(wù)的滿意程度是衡量高校管理水平的重要標(biāo)準。重新審視高校管理所面對的顧客群體，從滿足他們的需要，為他們創(chuàng)造價值，提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)的角度出發(fā)，是轉(zhuǎn)變高校管理理念的一條有效途徑。

　　高校財務(wù)管理信息化和流程再造是相輔相成、相互促進的關(guān)系。流程再造是一種管理思想，它能夠使高校財務(wù)管理在業(yè)務(wù)運行和團隊建設(shè)方面發(fā)生根本的變革，這些改變正與信息化建設(shè)現(xiàn)階段的發(fā)展需要相契合。信息化的發(fā)展又為流程再造提供了動力和技術(shù)支持，成為流程再造取得成功的保障。高校的管理者需要統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一建設(shè)，實施對學(xué)校整體的信息化集成。而集成的依據(jù)應(yīng)當(dāng)以工作流程為重點，因為管理工作通過業(yè)務(wù)流程得以實現(xiàn)，正是業(yè)務(wù)流程中的一系列活動將各部門、管理人員和顧客聯(lián)系起來，組織在業(yè)務(wù)流程中為顧客創(chuàng)造價值。高校財務(wù)管理信息化和流程再造理論的結(jié)合對高校管理部門的組織結(jié)構(gòu)、管理文化和管理人員團隊都提出了更高的要求，這些都需要把流程再造和信息化建設(shè)結(jié)合起來，以使高校信息化建設(shè)的功能和優(yōu)勢得到充分的發(fā)揮。

　　參考文獻

　　[1]RichardNolan."ManagingTheCrisisInDataProcessing".HarvardBusinessReview57(2):115–126.

　　[2]李韶馳.基于諾蘭模型的黨校信息化發(fā)展階段及趨勢分析[J].中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊，2012（1）:173–174.

　　[3]仇小微，黃芳.淺談諾蘭階段模型對高校信息化階段劃分的啟示[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2007，（14）:13–14.

　　[4]劉錦宏.論業(yè)務(wù)流程再造[D].武漢理工大學(xué)碩士論文,2002(4):33-48.

　　[5]佩帕德，羅蘭.業(yè)務(wù)流程再造精要[M].北京：中信出版社，2003.192.

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