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縣級財政電子檔案管理與維護(hù)論文
摘要：電子檔案是一種具備保存、歸檔價值的電子文件，是紙質(zhì)檔案的升級處理。縣級財政電子檔案中記載著縣級財政部門所收集的各類財政信息，是縣級財政工作的重要依據(jù)，只有做好縣級財政電子檔案管理與維護(hù)工作，才能夠保證縣級財政工作的高效開展。本文先介紹了縣級財政檔案工作的特點，然后分析了應(yīng)用縣級財政電子檔案的優(yōu)勢及其管理與維護(hù)問題，最后提出了加強縣級財政電子檔案管理與維護(hù)的措施，希望有助于促進(jìn)我國縣級財政電子檔案管理與維護(hù)工作的進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：縣級財政電子檔案；檔案管理；檔案維護(hù)
在信息時代下，各個領(lǐng)域的工作都較以往發(fā)生了巨大的變化，包括在檔案工作中，現(xiàn)在都紛紛由原來的紙質(zhì)檔案而改為應(yīng)用電子檔案。同樣，縣級財政檔案如今也已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮訖n案，這極大地減小了檔案工作難度，提高了檔案工作水平，更節(jié)省了很多人工勞動力。但同時，也應(yīng)當(dāng)更加重視縣級財政電子檔案管理與維護(hù)工作，提高管理與維護(hù)效率，以切實保障縣級財政電子檔案信息的完整性與安全性。以下筆者就聯(lián)系實際來談?wù)効h級財政電子檔案管理與維護(hù)問題，僅供參考。
一、縣級財政檔案工作的特點
縣級財政檔案工作是縣級財政部門的重要工作內(nèi)容之一，其主要具有以下四項特點：（1）“真”：即在縣級財政檔案工作中，必須要切實保證所有縣級財政檔案資料的真實性，確保檔案中記錄的信息，都是真實客觀的信息，換言之，就是要求在記錄縣級財政檔案時必須要實事求是、存真求實，嚴(yán)禁捏造事實、弄虛作假；（2）“全”：即在縣級財政檔案工作中，必須要切實保證所有縣級財政檔案資料的完整性與全面性，確保完整地收集各類縣級財政信息，并將之全部詳細(xì)記錄在案，并按照時間、部門、用途等進(jìn)行有序排列，最大化地避免檔案資料的缺漏和遺失，同時當(dāng)有了新的資料時，還要及時進(jìn)行跟進(jìn)補充；（3）“活”：即在縣級財政檔案工作中，所采用的工作方式必須要靈活，充分運用動態(tài)化管理措施，一旦縣級財政信息發(fā)生了變更，則要及時進(jìn)行更新補充；（4）“密”：即在縣級財政檔案工作中，必須要切實保證所有縣級財政檔案資料的機密性與安全性，因為我國相關(guān)法律中明確規(guī)定了檔案信息的機密性，任何人都不能隨意泄漏縣級財政檔案中的內(nèi)容，如果需要查閱，也應(yīng)當(dāng)先走完一系列嚴(yán)格的程序，才能夠提取檔案。
二、應(yīng)用縣級財政電子檔案的優(yōu)勢
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傳統(tǒng)的縣級財政檔案多為紙質(zhì)檔案，這意味著所有檔案工作都需要由人工來完成。但是，隨著近年來我國縣級城市經(jīng)濟的高速發(fā)展，縣級財政檔案的內(nèi)容也變得越來越多，在此背景下，僅依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足縣級財政檔案工作需求。并且，人工管理方式本身就存在著效率低、失誤率高等缺點，其的淘汰乃是必然趨勢。而在如今信息時代下，電子檔案正逐漸取代原本的紙質(zhì)檔案，成了主要檔案處理方式。所謂電子檔案，就是指將所有需要保存、歸檔的檔案資料，都以電子數(shù)據(jù)信息的形式錄入到計算機信息數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，這一工作與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案錄入工作相比，工作量無疑大大降低，工作效率更是顯著提升，同時還可以有效減少錯誤和疏漏，從而提高工作質(zhì)量。
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如上文所述，隨著近年來我國縣級城市經(jīng)濟的高速發(fā)展，縣級財政檔案的內(nèi)容也變得越來越多，這意味著在縣級財政檔案中需要錄入存儲的信息量亦在不斷增多。而面對這大量的檔案信息，僅采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲方式難免會存在很多遺漏，從而導(dǎo)致檔案信息不完整。但電子檔案的應(yīng)用則有效解決了這一問題。有了電子檔案，無論文字信息抑或影像信息，都可以有效存儲到電子檔案數(shù)據(jù)庫中，并且所有相關(guān)操作均可在一臺計算機和一個數(shù)據(jù)庫軟件上完成，從而既確保了縣級財政檔案的完整性，又節(jié)省了資源。
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電子檔案的處理是應(yīng)用一臺計算機和一個數(shù)據(jù)庫軟件來完成的，這兩者本身都可以提供十分全面的功能，無論是需要對縣級財政檔案信息進(jìn)行增減、修改、加工，還是尋找、查閱、復(fù)制，均能夠利用計算機和數(shù)據(jù)庫軟件中自帶的各項功能而靈活、便捷地完成操作，這既提高了檔案工作效率，又節(jié)約了寶貴的時間。
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縣級財政電子檔案中記載著縣級財政部門所收集的各類財政信息，是縣級財政工作的重要依據(jù)。當(dāng)前隨著社會的不斷發(fā)展，檔案工作也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時代發(fā)展潮流，不斷拓寬其服務(wù)領(lǐng)域。而電子檔案的應(yīng)用，正是拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域的最佳手段。因為通過電子檔案，檔案人員可以更加及時快速地收集各類縣級財政資料，并在需要時方便地對資料進(jìn)行歸檔、共享及查詢，從而促使縣級財政檔案工作從原來的單一、被動的服務(wù)層次朝向開放、主動的服務(wù)層次發(fā)展。
三、縣級財政電子檔案管理與維護(hù)問題
（一）對電子檔案管理與維護(hù)重視不足
雖然隨著現(xiàn)代科技的不斷進(jìn)步與發(fā)展，在實際縣級財政檔案工作中也已經(jīng)引進(jìn)了許多先進(jìn)的管理理論和思想，但是受以往傳統(tǒng)觀念的影響，很多縣級財政部門對檔案管理與維護(hù)并不重視，而在應(yīng)用了電子檔案后，也依舊沒有充分認(rèn)識到電子檔案管理與維護(hù)工作的重要性。具體來說，首先縣級財政部門只是安置了一些基層設(shè)備，而沒有進(jìn)一步引進(jìn)先進(jìn)的硬件設(shè)備設(shè)施，從而限制了電子檔案管理與維護(hù)工作的有效開展；其次電子檔案管理人才不足，原本的檔案管理人員并不具備熟練的計算機和軟件操作技術(shù)，從而影響了工作效率。
�。ǘ╇娮訖n案的真實性與完整性難以保障
縣級財政電子檔案的生成需要基于實際而進(jìn)行虛擬化，這點與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有較大的區(qū)別。在縣級財政電子檔案生成的過程中，檔案的原始狀態(tài)可能會發(fā)生一些改變，從而極易因生成過程過于煩瑣而出現(xiàn)一些缺失，最終導(dǎo)致檔案信息復(fù)制失真，難以保障電子檔案的真實性與完整性。
�。ㄈ╇娮訖n案管理與維護(hù)技術(shù)要求較高
電子檔案管理與維護(hù)工作需要依托于計算機和軟件知識技術(shù)，但是就現(xiàn)狀來看，縣級財政部門中很多原本的檔案管理人員只懂得檔案管理的相關(guān)知識，但并不具備高超且熟練的計算機和軟件知識技術(shù)，因此無法滿足縣級財政電子檔案管理與維護(hù)工作的實際需求。（四）電子檔案的機密性與安全性缺失如前文所言，我國相關(guān)法律中明確規(guī)定了檔案信息的機密性，任何人都不能隨意泄漏縣級財政檔案中的內(nèi)容，如果需要查閱，也應(yīng)當(dāng)先走完一系列嚴(yán)格的程序，才能夠提取檔案。但是，隨著電子檔案的應(yīng)用，雖然大大提高了縣級財政檔案工作效率，但也隨之出現(xiàn)了一些檔案的機密性與安全性方面的問題。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及大數(shù)據(jù)的高速發(fā)展，如今網(wǎng)絡(luò)上的不安全因素越來越多，病毒、等大量存在，這些都極大地威脅到了電子檔案的機密性與安全性。
四、加強縣級財政電子檔案管理與維護(hù)的措施
�。ㄒ唬┩晟茩n案管理與維護(hù)體制
當(dāng)前，縣級財政部門應(yīng)當(dāng)充分重視電子檔案管理與維護(hù)工作，盡快按照國家相關(guān)法律法規(guī)來制定完善的檔案管理與維護(hù)體制，從而使縣級財政電子檔案管理與維護(hù)工作有法可依。其次，要進(jìn)一步明確縣級財政電子檔案管理與維護(hù)工作的職責(zé)，做到明確分工、細(xì)化責(zé)任，以確保當(dāng)發(fā)生檔案管理失職問題時，能夠準(zhǔn)確追責(zé)到人。
�。ǘ┨岣邫n案管理人員素質(zhì)水平
雖然自從應(yīng)用了電子檔案后，以往因紙質(zhì)檔案處理方式而帶來的繁重勞動力得以大大減輕，但這并不意味著檔案管理人員的作用完全失去了，反而對檔案管理人員的素質(zhì)水平提出了更高的要求。因此，縣級財政部門應(yīng)當(dāng)要重視檔案管理人才培養(yǎng)，不斷提高檔案管理人員素質(zhì)水平，尤其是要引進(jìn)同時具備檔案管理能力和計算機軟件操作能力的全能技術(shù)人才，以滿足縣級財政電子檔案管理與維護(hù)工作的實際需求。
�。ㄈ⿵娀娮訖n案的安全保障管理
在縣級財政電子檔案管理與維護(hù)工作中，必須要重視電子檔案的安全保障管理問題。對此，首先應(yīng)當(dāng)在負(fù)責(zé)收錄電子檔案信息的計算機中安裝有效的防火墻和殺毒軟件，其次要定期對機器設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)、定期對電子檔案信息進(jìn)行備份，再者要加強對檔案管理人員的責(zé)任意識教育，并使之簽訂相關(guān)責(zé)任書，以提高其工作積極性與主動性。五、結(jié)語綜上所述，應(yīng)用縣級財政電子檔案的優(yōu)勢在于工作高質(zhì)高效、信息存儲量大、操作靈活便捷以及拓寬服務(wù)領(lǐng)域。但是目前在縣級財政電子檔案管理與維護(hù)中仍舊存在著許多問題，只有不斷完善檔案管理與維護(hù)體制、提高檔案管理人員素質(zhì)水平、強化電子檔案的安全保障管理，才能夠提高縣級財政電子檔案工作質(zhì)量。
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作者：張志生 單位：吉林省伊通滿族自治縣財政監(jiān)督檢查室
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