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高職院校崗位設(shè)置管理中組織溝通途徑研究教育論文
[摘要]高職院校作為高等教育的模式之一，大部分為2000年以后由中專院校轉(zhuǎn)制而成，其管理體制中的遺留問題及轉(zhuǎn)制后教師隊(duì)伍急劇膨脹帶來的問題，加之近來實(shí)行的崗位設(shè)置管理中對教師定崗定編的客觀要求，都使得管理難度大大增加。如何在管理中發(fā)揮組織溝通的有效作用，是管理者無法回避的問題。本文以崗位設(shè)置管理為背景，對廣東省7所高職院校進(jìn)行了溝通滿意度調(diào)查，并通過探索性因素分析找出影響溝通滿意度的因素，并嘗試提出相應(yīng)解決辦法。
[關(guān)鍵詞]溝通途徑崗位設(shè)置
溝通是一個復(fù)雜的過程，其效果受到各種因素的干擾，特別與所處溝通環(huán)境及社會背景息息相關(guān)。廣東省目前正在推進(jìn)的人事制度改革因涉及到高校教職工身份轉(zhuǎn)變等切身利益問題，在推進(jìn)過程中需要慎之又慎，這也給高校管理者帶來了極大壓力。為保證崗位設(shè)置信息及時、公開、公正、透明，各高校除日常溝通方式外，普遍增加了諸如教師座談會、網(wǎng)上交流、校長信箱、集體活動等方式加強(qiáng)教師與管理者之間的溝通。但通過對廣東省內(nèi)7所高職院校采集的369份溝通滿意度調(diào)查表進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)其中仍存在一些亟待解決的問題，現(xiàn)闡述如下：
一、崗位設(shè)置管理中存在的溝通障礙
通過探索性因素分析得出，教師溝通滿意度因子主要集中在三個維度：溝通氛圍、上下級溝通關(guān)系、溝通認(rèn)知等，且在這三個維度上的滿意度均達(dá)到中等強(qiáng)度值，整體表現(xiàn)為滿意。但三個維度中的某些具體選題表現(xiàn)出不滿意，主要集中在：1、溝通技巧及溝通培訓(xùn)；2、管理層次過多造成信息傳遞速度慢或失真；3、不愿意在單位里表達(dá)自己的想法；4、與領(lǐng)導(dǎo)溝通有心理壓力；5、對非正式組織的引導(dǎo)與支持不夠。在問卷調(diào)查中，同時還有一個值得重視的問題，即認(rèn)為“單位成立專門溝通部門是否有必要”一題中選擇“非常有必要”的有177人，占總樣本數(shù)的48%。見下表：
究其原因：隨著高職院校規(guī)模擴(kuò)大，管理層次越來越多。信息由校級、主管副校級經(jīng)過職能處室的中層、院系的中層、教研室主任到達(dá)教職員工至少要經(jīng)歷6個環(huán)節(jié)，不同人對信息的理解能力及視角不同，信息傳遞到教職員工時往往已經(jīng)發(fā)生很大變化，上下級之間無法掌握對方的真實(shí)想法和要求。有研究表明，當(dāng)信息連續(xù)經(jīng)過五個人時，多達(dá)80%的信息會逐步丟失。可見，信息傳播渠道的設(shè)置是否合理，會在很大程度上影響溝通效果[1]。
上行溝通存在一定壓力，在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，教工對領(lǐng)導(dǎo)的溝通意識、溝通風(fēng)格及水平比較認(rèn)可，普遍認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心群眾，與群眾主動交流的次數(shù)較多，但卻不愿意主動與領(lǐng)導(dǎo)溝通或與領(lǐng)導(dǎo)溝通有心理壓力。這有兩方面原因，一是地位差異，這種地位差異導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)坦さ穆殬I(yè)前景產(chǎn)生重要作用；二是大學(xué)的松散管理結(jié)構(gòu)和教師的職業(yè)特點(diǎn)，大學(xué)教師平時多不用坐班，與領(lǐng)導(dǎo)見面交流的不固定性和不頻繁性導(dǎo)致與領(lǐng)導(dǎo)直接交往的機(jī)會不多，使得教師認(rèn)為沒有必要與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行主動溝通，即使溝通也不會產(chǎn)生預(yù)期效果。
溝通技巧不足也是影響教工溝通主動性的主要影響因素之一。7所高職院校信息的發(fā)布主要采用文件形式或網(wǎng)上通知為主，注重發(fā)布不注重反饋。同時也基本未針對教師進(jìn)行過專門的溝通技能培訓(xùn)。而完成的溝通應(yīng)由信息發(fā)布者——媒介——接收者形成回路，這種單向的形式長期以來造成教工對學(xué)校信息不重視或后知后覺。
不愿意在單位里表達(dá)自己的觀點(diǎn)則有幾個原因：一是管理層級過多，擔(dān)心溝通效果；二是存在多一事不如少一事的心態(tài)，事不關(guān)己高高掛起；三是擔(dān)心表達(dá)意見會帶來負(fù)面影響。
單位對非正式組織的支持與引導(dǎo)不夠。溝通分為正式溝通與非正式溝通，正式溝通是指依據(jù)一定的組織層次和按照政府明文規(guī)定的渠道所進(jìn)行的信息傳遞與交流活動，非正式溝通是在正式溝通渠道以外進(jìn)行的信息傳遞和交流。同正式溝通相比，非正式溝通省略了許多繁瑣的程序，可以提供正式溝通渠道難以獲得的信息，更真實(shí)地反映成員的思想動態(tài)，滿足教師的各種情感需要。管理學(xué)的研究證明:一個組織內(nèi)約5/6的重要信息的相關(guān)內(nèi)容都是通過非正式渠道而不是通過正式渠道進(jìn)行傳播的,特別是當(dāng)正式渠道不健全或受阻時,這種情形更加普遍[2]。由此可見，如果單位在崗位設(shè)置過程中不能做到信息及時公開透明，非正式溝通將發(fā)揮重要補(bǔ)充作用，所以對非正式組織興利除弊非常重要。二、組織溝通途徑的優(yōu)化建議
本次溝通滿意度調(diào)查恰逢高校正在推進(jìn)實(shí)施崗位設(shè)置管理工作。雖然分析數(shù)據(jù)得出的三個維度都達(dá)到中等強(qiáng)度值，但對溝通氛圍中“不能與領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常進(jìn)行非正式溝通”、“部門之間的橫向溝通不暢”等現(xiàn)狀不滿。說明在高校的管理中溝通渠道窄、方法少，僅通過Y式及鏈?zhǔn)綔贤橹鞯臏贤ǚ绞�，已不能適合信息時代發(fā)展的需要，應(yīng)全面改進(jìn)溝通的途徑及方式方法，積極應(yīng)對新形勢的需要。
1、優(yōu)化內(nèi)部溝通氛圍，拓寬溝通渠道，構(gòu)建全通道溝通網(wǎng)絡(luò)。
善于利用非正式溝通。對非正式溝通興利除弊,使其成為正式溝通的有益補(bǔ)充是高校管理者一項(xiàng)不容忽視的工作。一方面,盡可能增加正式溝通的機(jī)會。多采用面談、電子郵件、網(wǎng)聊等各種方式加強(qiáng)非正式溝通。同時可以有意識地創(chuàng)造機(jī)會,參加一些業(yè)余娛樂活動,拉近與教師的心理距離，有利于融洽氣氛、增進(jìn)理解、收到正式信息溝通達(dá)不到的效果。
2、改善溝通手段，促進(jìn)管理者與教師之間的雙向平等溝通。溝通是雙向的，有效溝通中既包括領(lǐng)導(dǎo)的因素，也包括教師的因素。在本次調(diào)研數(shù)據(jù)顯示出領(lǐng)導(dǎo)主動與下級溝通、關(guān)心下屬的情況基本達(dá)到滿意值，但教師個體與上級領(lǐng)導(dǎo)溝通及越級溝通上卻顯示出較低的滿意度。這主要有以下兩個原因:一是心理上的不平等關(guān)系。二是教師自身的一些弱點(diǎn)。溝通手段的多樣化可以在一定程度上有效解決這個問題。例如，可以通過使用現(xiàn)代通信技術(shù)，如BBS、建立QQ群、MSN、校園內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)等，緩解雙方溝通時心理壓力，為促進(jìn)平等雙向溝通創(chuàng)造條件。
3、更新溝通理念，提高溝通能力�？赏ㄟ^擬定培訓(xùn)方案提高溝通技巧，提升校內(nèi)管理者及教師的溝通技能入手：首先，更新溝通理念，使管理者和教師都明確認(rèn)識溝通在學(xué)校管理中的重要作用。第二，通過培訓(xùn)掌握溝通知識和技巧，善于詢問與傾聽。作為信息的接受者，要學(xué)會耐心傾聽，掌握溝通的必要信息，確保正確理解，提高個人層面的溝通效果，同時要學(xué)會運(yùn)用肢體等語言形式，做到有效表達(dá)及溝通[3]。
4、重要事件時應(yīng)成立專門溝通部門作為輔助管理手段。此次人事制度改革首次實(shí)現(xiàn)人員定崗定編定責(zé)定薪，很可能出現(xiàn)聘任意見與糾紛。一方面要發(fā)揮黨組織與工會組織的溝通協(xié)調(diào)作用；另一方面要完善制度，建立健全人事爭議調(diào)解機(jī)構(gòu)，使問題與意見盡快得到解決，有效防止由于崗位聘任帶來員工人心不穩(wěn)，人才流失等。
作為在現(xiàn)在高校管理中唯一一種教師參與學(xué)校管理的途徑，教代會發(fā)揮的作用十分有限。一年一度的教代會中，教師的提案和意見大部分難以在短時間內(nèi)得到落實(shí)和反饋，影響了教職員工參與管理積極性。所以，本文通過研究建議，學(xué)校管理者可在學(xué)校發(fā)展重要時期或發(fā)生重大改革時，通過成立專門溝通部門來做為管理工作的輔助手段。這與李寶富[4]的調(diào)查統(tǒng)計(jì)相同，他的研究顯示，教工在出現(xiàn)聘任糾紛和意見時，愿意找黨組織、單位領(lǐng)導(dǎo)、工會組織反映、尋求解決辦法的占47.6%，說明群眾對組織與領(lǐng)導(dǎo)的信任，愿意通過組織來解決自己的問題。
總之，在高職院校實(shí)現(xiàn)規(guī)模發(fā)展及廣東省大力推進(jìn)人事制度改革背景下，應(yīng)積極探索新的、全方位的溝通網(wǎng)絡(luò)，營造良好的溝通氛圍，讓改革各相關(guān)方的意見及訴求均有機(jī)會得到闡述，爭取得到最大共識，更好地為學(xué)校管理工作服務(wù)。
[參考文獻(xiàn)]
[1]劉向兵，付春梅.有效溝通——戰(zhàn)略實(shí)施的重要保證[J].中國高教研究.2005.2
[2]王際欣.高校領(lǐng)導(dǎo)班子的分工與合作[J]．領(lǐng)導(dǎo)科學(xué).1994.11
[3][美]多麗斯Α格拉伯.溝通的力量——公共組織信息管理[M].上海：復(fù)旦大學(xué)出版社
[4]李寶富.從統(tǒng)計(jì)結(jié)果分析教職工聘崗中的心理定勢與選擇[J].數(shù)理統(tǒng)計(jì)與管理2005.3
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