高校二級(jí)學(xué)院行政秘書工作探微論文
摘 要：高校二級(jí)學(xué)院行政秘書是在學(xué)院辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)下，做好學(xué)院辦公室行政事務(wù)的主要執(zhí)行者。本文主要從明確行政秘書工作的職責(zé)、特點(diǎn)和應(yīng)具備的素質(zhì)能力三個(gè)方面探討高校二級(jí)學(xué)院行政秘書工作。
關(guān)鍵詞：二級(jí)學(xué)院 行政秘書 職責(zé) 特點(diǎn) 素質(zhì)
學(xué)院辦公室承擔(dān)了學(xué)院的主要行政管理工作，行政秘書是在學(xué)院辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)下，做好學(xué)院辦公室行政事務(wù)的主要執(zhí)行者。行政秘書可以說是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的助手，是聯(lián)系學(xué)院和學(xué)校其他部門的紐帶，更是溝通學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和其他教職工的潤(rùn)滑劑。因此，提高行政秘書自身的工作能力，對(duì)于提高學(xué)院管理水平和促進(jìn)學(xué)校健康發(fā)展將起到強(qiáng)有力的輔助作用。要提高行政秘書工作能力，筆者認(rèn)為應(yīng)充分了解行政秘書工作的職責(zé)、特點(diǎn)和應(yīng)具備的素質(zhì)能力。
一、行政秘書工作的職責(zé)
二級(jí)學(xué)院行政秘書工作的主要職責(zé)是協(xié)助學(xué)院辦公室主任做好學(xué)院的各項(xiàng)行政工作。其工作涉及學(xué)院行政工作的方方面面，主要分為以下五個(gè)方面：
1.日常工作：負(fù)責(zé)學(xué)院的文件管理、信息管理和資產(chǎn)管理等工作。文件管理：負(fù)責(zé)本院上報(bào)各類文件的校對(duì)、呈送和存檔管理工作，負(fù)責(zé)有關(guān)部門發(fā)來的各類文件的登記、傳閱、傳達(dá)、反饋及歸檔工作；信息管理：負(fù)責(zé)收集整理維護(hù)學(xué)院教職工的個(gè)人詳細(xì)信息；資產(chǎn)管理：負(fù)責(zé)日常辦公用品領(lǐng)取保管發(fā)放工作，負(fù)責(zé)本部門辦公設(shè)備、辦公家具等固定資產(chǎn)的采購(gòu)申請(qǐng)、管理及賬務(wù)工作，并配合資產(chǎn)管理職能部門定期開展本部門資產(chǎn)盤點(diǎn)清查工作并對(duì)本部門提出資產(chǎn)維護(hù)、保養(yǎng)、報(bào)廢、更新等建議等。
2.人事工作：協(xié)助分管院領(lǐng)導(dǎo)做好本院教職工的招聘、考勤、考核、聘任和職稱申報(bào)等工作，負(fù)責(zé)向新員工講解院校的各項(xiàng)規(guī)章制度，做好新員工的事務(wù)性培訓(xùn)；節(jié)假日協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)做好值班安排。
3.文字工作：負(fù)責(zé)起草下達(dá)學(xué)院通知，起草、校對(duì)學(xué)院的有關(guān)文件和上報(bào)材料及學(xué)院各類會(huì)議的準(zhǔn)備工作；協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)制定工作規(guī)劃和制定學(xué)院有關(guān)的規(guī)章制度等。
4.外聯(lián)工作：學(xué)生家長(zhǎng)、教職工家屬或其他外單位人員來學(xué)院咨詢、訪問或調(diào)研時(shí)，做好接待工作。
5.突發(fā)工作：領(lǐng)導(dǎo)或教師安排的其他工作，及辦公室其他人員缺崗時(shí)的臨時(shí)替崗工作等。
二、行政秘書工作的特點(diǎn)
根據(jù)以上對(duì)行政秘書工作職責(zé)的了解可知其有以下四個(gè)方面的特點(diǎn):
1.輔助性：行政秘書扮演者在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的指揮和控制下協(xié)助其完成共同工作任務(wù)的助手角色。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)即承擔(dān)行政工作,又有教學(xué)與科研任務(wù),工作不可能做到面面俱到。所以，行政秘書就要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)布置的工作及時(shí)完成,并對(duì)其進(jìn)行跟蹤和督促。對(duì)重要的事項(xiàng)要及時(shí)匯報(bào)和提醒,及時(shí)將工作中出現(xiàn)的問題反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
2.服務(wù)性：行政秘書主要是服務(wù)于學(xué)院的師生、教學(xué)與科研、學(xué)院決策。首先，服務(wù)于師生，這是行政秘書工作的最基本的職能，要為師生營(yíng)造一個(gè)和諧的學(xué)習(xí)與工作環(huán)境，促進(jìn)師生對(duì)學(xué)院有家的感覺。其次，服務(wù)于教學(xué)與科研，教學(xué)與科研從根本上說是高校的基本職責(zé)，要及時(shí)傳達(dá)學(xué)校的教學(xué)科研信息，并積極為他們的工作提供方便，如查閱相關(guān)文件和資料，向有關(guān)部門咨詢相關(guān)政策等。再次，服務(wù)于學(xué)院決策，為了保證院領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性，必須及時(shí)準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)提供諸如統(tǒng)計(jì)、調(diào)查、通知之類的信息，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手；在學(xué)院的一些決策中，行政秘書要負(fù)責(zé)資料的收集與整理、提供決策建議、調(diào)查決策的反饋意見、集中師生觀點(diǎn)等工作，為決策提供依據(jù)。
3.繁瑣性：行政秘書的工作千頭百緒，每天都有大量繁雜的事情要辦。通常是一件事接著一件事,甚至是幾件事情一起干。而且經(jīng)常要與不同的人員接觸,及時(shí)處理他們提出的各種問題,實(shí)際工作中涉及的任務(wù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過行政秘書這個(gè)崗位的職責(zé)要求。
4.重復(fù)性：行政秘書的工作常有反復(fù)出現(xiàn)、 反復(fù)辦理的特點(diǎn)。每天上班都得收文，然后將有關(guān)文件上傳至學(xué)院主頁、有關(guān)事務(wù)短信通知、緊急事務(wù)電話通知，教職工職稱申報(bào)、年終考核和聘任每年都是在特定的時(shí)間按既定步驟辦理，等等。
三、行政秘書應(yīng)具備的素質(zhì)能力
二級(jí)學(xué)院行政秘書工作雖說是高等學(xué)校最基層的工作崗位，但要把工作做好，還是需要行政秘書擁有以下出色的能力素質(zhì)：
1.過硬的政治思想素質(zhì)
政治思想素質(zhì)是人的綜合素質(zhì)的核心。過硬的政治思想素質(zhì)是正確履行職責(zé)的內(nèi)在保證，有了這項(xiàng)保證，才能自覺地站在先進(jìn)世界觀的角度處理問題、把握事物的本質(zhì)和發(fā)展方向以及通過正確的途徑和方法解決工作中遇到的問題。
2. 廣博的科學(xué)文化素質(zhì)
高校里人才聚集，如果行政秘書自身科學(xué)文化素質(zhì)不高，在具體工作實(shí)踐中就會(huì)遇到阻礙。因此，作為二級(jí)學(xué)院的行政秘書，應(yīng)該要具備以下科學(xué)文化素質(zhì)：（1）行政管理學(xué)知識(shí)：行政秘書必須掌握先進(jìn)的管理理念和方法，促使管理工作科學(xué)規(guī)范；（2）心理學(xué)知識(shí)：行政秘書接觸的人員廣泛，必須學(xué)習(xí)心理學(xué)知識(shí)，保證工作質(zhì)量，提高工作效率；（3）計(jì)算機(jī)知識(shí)：當(dāng)今，各高校辦公自動(dòng)化日趨完善，行政秘書只有不斷學(xué)習(xí)相關(guān)計(jì)算機(jī)知識(shí)，不斷提高計(jì)算機(jī)操作水平，才能跟上時(shí)代的步伐，使秘書工作卓有成效；（4）檔案學(xué)知識(shí)：檔案管理是行政秘書的常規(guī)工作，檔案管理科學(xué)規(guī)范，可以節(jié)約查找資料的時(shí)間，隨時(shí)可以調(diào)閱所需資料，提高工作效率；（5）所在學(xué)院的一般專業(yè)知識(shí)：這樣方便跟師生交流，容易拉近距離；（6）其他知識(shí)：高校行政秘書也可根據(jù)自身的特點(diǎn)和愛好，學(xué)習(xí)其他領(lǐng)域的知識(shí)，如外語、經(jīng)濟(jì)學(xué)、法律、美學(xué)、文學(xué)、歷史學(xué)知識(shí)，這些知識(shí)有利于拓展視野，促進(jìn)文化素養(yǎng)與科學(xué)素養(yǎng)的提高，是對(duì)專業(yè)知識(shí)的輔助與補(bǔ)充。
3.較強(qiáng)的個(gè)人能力素質(zhì)
能力素質(zhì)，是指擔(dān)任某一特定的任務(wù)角色所需要具備的能力。作為二級(jí)學(xué)院行政秘書，必須具備較強(qiáng)的個(gè)人能力素質(zhì)有：（1）文字功底和口頭表達(dá)能力：行政秘書要替領(lǐng)導(dǎo)起草各類文書，又經(jīng)常與人交流。因此，必須具備較強(qiáng)的文字功底和良好口頭表達(dá)能力，能夠?qū)⒆约旱?思想快速準(zhǔn)確地傳遞出來；（2）組織協(xié)調(diào)能力：要善于與領(lǐng)導(dǎo)、同事和其他人交往，善于協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與師生等各方面的關(guān)系，巧妙地解決各方面的矛盾，營(yíng)造出和諧融洽的工作環(huán)境；（3）時(shí)間安排能力：行政秘書的工作繁瑣而雜亂，要求其必須具備合理安排時(shí)間的能力。首先要珍惜時(shí)間、不浪費(fèi)一分一秒，其次要學(xué)會(huì)在最佳時(shí)間段完成最重要的工作任務(wù)，再次要有計(jì)劃分配自己可用的時(shí)間、有效地提高工作效率和質(zhì)量；（4）學(xué)習(xí)能力：要把學(xué)習(xí)作為一項(xiàng)重要任務(wù)和職責(zé)，認(rèn)真對(duì)待，不斷地拓寬學(xué)習(xí)的領(lǐng)域和途經(jīng)，從而使自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)更加合理。
4.健康的心理素質(zhì)
面對(duì)工作中錯(cuò)綜復(fù)雜的人際關(guān)系和繁雜瑣碎的事務(wù)，二級(jí)學(xué)院行政秘書必須具備以下健康的心理品質(zhì)：（1）自信樂觀：行政秘書應(yīng)對(duì)自己的職業(yè)充滿興趣，能較好地適應(yīng)并改造現(xiàn)實(shí)環(huán)境，這樣才會(huì)激發(fā)出自身的勇氣、毅力和潛能，形成正確的自我意識(shí)和價(jià)值判斷；（2）熱情坦率：熱情坦率的工作態(tài)度能營(yíng)造和諧的人際關(guān)系，能變被動(dòng)為主動(dòng)，變消極為積極；（3）開拓進(jìn)取：行政秘書工作經(jīng)常會(huì)面臨一些意想不到的困境，要能經(jīng)受得住挫折、不畏挫折、開拓進(jìn)取。
總之，高校二級(jí)學(xué)院行政秘書應(yīng)該牢記自己的工作職責(zé)，深入了解工作的特點(diǎn)，不斷提高自身素質(zhì)，完善自我，出色的完成各項(xiàng)工作任務(wù)，促進(jìn)學(xué)院的建設(shè)發(fā)展再上一個(gè)新臺(tái)階，為學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。
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