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一個(gè)秘書(shū)的成長(zhǎng)歷程的論文
【論文關(guān)鍵詞】秘書(shū)工作 領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系 向上管理
【論文摘要】本文以筆者個(gè)人經(jīng)歷為基礎(chǔ)，以秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系變化為主線，提出了秘書(shū)如何成長(zhǎng)。如何成為優(yōu)秀，如何走向卓越的問(wèn)題，并給出了建議。
回首自己過(guò)去的幾年工作經(jīng)歷，實(shí)現(xiàn)了從一個(gè)職場(chǎng)“菜鳥(niǎo)”秘書(shū)到行政副總的轉(zhuǎn)變，雖然算不上什么驕人成績(jī)，但畢竟都是自己一步一個(gè)腳印努力而來(lái)。特別是在秘書(shū)這個(gè)崗位上．自己不僅學(xué)到了很多知識(shí)與技能，而且有很多感觸與感悟。
初入職場(chǎng)的秘書(shū)基本都是從“端茶倒水”、“接來(lái)送去”這些基本功練起，起點(diǎn)基本相同，但各個(gè)秘書(shū)的職業(yè)生涯卻千差萬(wàn)別，這里面盡管有環(huán)境等因素的影響，但筆者認(rèn)為造成這種現(xiàn)象最主要的因素是各個(gè)秘書(shū)與其領(lǐng)導(dǎo)之間關(guān)系的不同，事實(shí)上秘書(shū)的每一步成長(zhǎng)都有其領(lǐng)導(dǎo)的因素在里面，特別是和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系變化的這一關(guān)鍵因素。
一、熟悉環(huán)境了解領(lǐng)導(dǎo)
初入職場(chǎng)的年輕秘書(shū)．大多是懷著忐忑與憧憬的矛盾心情上陣，這時(shí)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)新來(lái)的秘書(shū)并沒(méi)有太大的把握．雙方需要一個(gè)磨合的過(guò)程，而磨合成敗的標(biāo)志就是秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)能否有效建立起信任關(guān)系。作為秘書(shū)這時(shí)關(guān)鍵是要盡快的熟悉環(huán)境、了解領(lǐng)導(dǎo)。需要熟悉環(huán)境方面的主要內(nèi)容包括：企業(yè)所處行業(yè)的前景與發(fā)展階段、影響企業(yè)發(fā)展的主要法律法規(guī)及政策、企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略與年度規(guī)劃、企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置與職能、企業(yè)制度與企業(yè)文華、部門的同事、個(gè)人的崗位職責(zé)等。獲得行業(yè)信息主要可以通過(guò)權(quán)威報(bào)刊、網(wǎng)絡(luò)等查詢，獲得公司內(nèi)部信息可以查閱公司相關(guān)檔案與文件。熟悉環(huán)境是秘書(shū)融入公司和了解領(lǐng)導(dǎo)的基礎(chǔ)，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)也處在這個(gè)環(huán)境當(dāng)中，這個(gè)環(huán)境對(duì)他同樣有很大的影響。而任何一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)。他的氣質(zhì)、性格、習(xí)慣、喜好、能力、教育及成長(zhǎng)背景都有很多獨(dú)特之處，對(duì)工作都會(huì)有很多不同的要求，作為秘書(shū)就要迅速了解并在實(shí)踐中向他期望的方向體現(xiàn)出來(lái)。比如筆者的領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常到全國(guó)各地不同的城市出差，開(kāi)始筆者預(yù)定的酒店雖然交通便利、環(huán)境一流但領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常還是不滿意，后來(lái)筆者了解到領(lǐng)導(dǎo)對(duì)酒店房間衛(wèi)生間的質(zhì)量要求非常高，他將衛(wèi)生間的舒適度與人性化作為衡量酒店好壞的重要標(biāo)準(zhǔn)．因此筆者后來(lái)再給領(lǐng)導(dǎo)預(yù)定酒店時(shí)就會(huì)增加了解酒店房間衛(wèi)生間設(shè)計(jì)與配置一項(xiàng)。如果領(lǐng)導(dǎo)比較重視的一些問(wèn)題．秘書(shū)一直無(wú)法達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)的要求，領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)漸漸喪失對(duì)秘書(shū)的耐心和信任。
秘書(shū)贏取領(lǐng)導(dǎo)的信任需要一個(gè)過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中有效的熟悉環(huán)境和了解領(lǐng)導(dǎo)是關(guān)鍵。秘書(shū)應(yīng)該通過(guò)對(duì)環(huán)境的把握與對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的了解逐步取得領(lǐng)導(dǎo)的信任。秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)只有建立起了信任關(guān)系，這個(gè)秘書(shū)才有可能進(jìn)一步發(fā)展。
二、建立優(yōu)勢(shì)良性互補(bǔ)
秘書(shū)初步取得領(lǐng)導(dǎo)信任僅是有了一個(gè)良好的開(kāi)端。秘書(shū)要真正起到“參謀”與“助手”的作用路還很長(zhǎng)。秘書(shū)應(yīng)該清醒的認(rèn)識(shí)到自己和領(lǐng)導(dǎo)的目標(biāo)是一致的，統(tǒng)一于同一事業(yè)的決策活動(dòng)之中，差異僅在于領(lǐng)導(dǎo)起主導(dǎo)作用，自己起輔助作用。這就要求秘書(shū)為了實(shí)現(xiàn)與領(lǐng)導(dǎo)的共同目標(biāo)，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。因此，秘書(shū)要迅速提高自己的綜合能力，主要包括公文寫作與處理能力，辦事、辦會(huì)能力。接待應(yīng)酬能力，溝通、聆聽(tīng)、領(lǐng)悟能力，組織、協(xié)調(diào)能力，信息收集、分析、整合能力，以及應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的快速應(yīng)變能力。提高上述能力的過(guò)程中，秘書(shū)要分析判斷領(lǐng)導(dǎo)崗位所需要的知識(shí)與技能．分析判斷領(lǐng)導(dǎo)的知識(shí)背景、知識(shí)結(jié)構(gòu)，找出領(lǐng)導(dǎo)的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)。在領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)勢(shì)領(lǐng)域秘書(shū)僅需要適當(dāng)學(xué)習(xí)掌握，達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)的基本要求即可．秘書(shū)不足的地方領(lǐng)導(dǎo)會(huì)加以指導(dǎo)，對(duì)共同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)不會(huì)造成什么影響。但領(lǐng)導(dǎo)工作上有強(qiáng)烈需求而領(lǐng)導(dǎo)本人在該方面又有劣勢(shì)的領(lǐng)域，秘書(shū)則需要強(qiáng)化學(xué)習(xí)、重點(diǎn)鉆研，并形成自己的優(yōu)勢(shì)，以彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足，以確保共同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。秘書(shū)千萬(wàn)不可為了獲得領(lǐng)導(dǎo)的一時(shí)表?yè)P(yáng)，在領(lǐng)導(dǎo)的優(yōu)勢(shì)領(lǐng)域費(fèi)心費(fèi)力的重點(diǎn)發(fā)展，而出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)有共同的認(rèn)知盲區(qū)或技能弱點(diǎn)。筆者的企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，筆者的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)落實(shí)收購(gòu)另外一家企業(yè)，盡管聘請(qǐng)了法律顧問(wèn)、財(cái)務(wù)顧問(wèn)，但因是企業(yè)第一次實(shí)施收購(gòu)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)收購(gòu)涉及的法律法規(guī)、相關(guān)程序與要點(diǎn)等亦不十分清楚，壓力仍很大，加上他工作任務(wù)繁重，沒(méi)有太多的時(shí)間去仔細(xì)研究分析，筆者就在那段時(shí)間內(nèi)，花費(fèi)了大量的精力收集、學(xué)習(xí)、分析企業(yè)兼并收購(gòu)的各方面資料，給領(lǐng)導(dǎo)提出了很多有益的意見(jiàn)和建議，有效的協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)順利的完成了此次收購(gòu)。在后來(lái)實(shí)施的其他收購(gòu)計(jì)劃中．筆者就能在其中扮演更為重要的角色。
秘書(shū)只有在具有較強(qiáng)綜合能力的基礎(chǔ)上．并在領(lǐng)導(dǎo)劣勢(shì)領(lǐng)域建立自己的優(yōu)勢(shì)，以領(lǐng)導(dǎo)為主，和領(lǐng)導(dǎo)建立起良性互補(bǔ)關(guān)系。此時(shí)秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)為實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)而各有所長(zhǎng)的能力搭配可謂“同而不和”．這樣秘書(shū)才能真正起到“參謀”與“助手”的作用，此時(shí)的秘書(shū)可以稱得上優(yōu)秀了。
三、加強(qiáng)溝通向上管理
一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)如何更進(jìn)一步，成功實(shí)現(xiàn)從優(yōu)秀走向卓越?這個(gè)問(wèn)題也困擾了很多優(yōu)秀秘書(shū)。筆者認(rèn)為，實(shí)現(xiàn)這一步關(guān)鍵是秘書(shū)需要加強(qiáng)和領(lǐng)導(dǎo)的有效溝通，在領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書(shū)向下管理的同時(shí)，秘書(shū)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行適當(dāng)?shù)南蛏瞎芾�。向上管理是指從�?zhàn)略上配合領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)和預(yù)定的目標(biāo)，并將其與自身的作風(fēng)和目標(biāo)融合起來(lái)。從而能夠讓自己有所作為并實(shí)現(xiàn)個(gè)人的職業(yè)目標(biāo)。秘書(shū)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)向上管理的一個(gè)主要且是通過(guò)建立有效的溝通渠道。讓領(lǐng)導(dǎo)理解秘書(shū)的立場(chǎng)與想法，同時(shí)也促使秘書(shū)接受領(lǐng)導(dǎo)的觀點(diǎn)。在這方面筆者的體會(huì)是，成功的向上管理的首先需要一個(gè)暢通的溝通渠道。秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)之間在工作內(nèi)外要培養(yǎng)有非常多的共同語(yǔ)言，這對(duì)于建立暢通的溝通渠道大有裨益。共同的語(yǔ)言，共同的經(jīng)歷，共同的情感，就意味著有共同走向成功的可能。其次要求秘書(shū)不僅需要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的客觀情況非常了解。而且需要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的思維方式、溝通方式、決策方式非常了解。秘書(shū)要將個(gè)人的目標(biāo)融入到領(lǐng)導(dǎo)的目標(biāo)當(dāng)中去．要站著領(lǐng)導(dǎo)的角度與高度上思維、分析、判斷問(wèn)題。在合適的時(shí)間、合適的場(chǎng)合用領(lǐng)導(dǎo)擅長(zhǎng)的溝通方式闡述自己的觀點(diǎn)與想法，以取得向上管理的成功。通過(guò)向上管理向領(lǐng)導(dǎo)展現(xiàn)自己的思維、分析、判斷、策劃等多方面的能力．以獲得領(lǐng)導(dǎo)更多的認(rèn)可與支持。同時(shí)，對(duì)于自己向上管理過(guò)程中暴露出的不足．領(lǐng)導(dǎo)可以更加有的放矢的給予指正。通過(guò)向上管理的成功實(shí)施秘書(shū)可以有效促進(jìn)自己職業(yè)能力的提高與職業(yè)生涯的轉(zhuǎn)變。在向上管理過(guò)程中有二點(diǎn)非常忌諱。一是秘書(shū)帶有投機(jī)取巧、不當(dāng)?shù)美膫�(gè)人利益因素在里面，這種現(xiàn)象的出現(xiàn)不僅違背了向上管理的初衷，而且辜負(fù)了領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書(shū)的信任，在雙方關(guān)系上很容易造成不可修復(fù)的傷痕。二是向上管理失敗時(shí)，秘書(shū)不可孤芳自賞、消極抵觸，更不可一意孤行公開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)與自己的不同觀點(diǎn)，造成公開(kāi)的矛盾，這些是秘書(shū)尚不成熟、不堪重用的表現(xiàn)，對(duì)秘書(shū)職業(yè)生涯的發(fā)展非常不利。
一個(gè)能和領(lǐng)導(dǎo)有效溝通．成功進(jìn)行向上管理的秘書(shū)．此時(shí)秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系在良性互補(bǔ)的基礎(chǔ)上．已經(jīng)融入了同事、師生、諍友、親人等諸多關(guān)系因素。此時(shí)，可謂秘書(shū)已從優(yōu)秀走向了卓越，將很快迎來(lái)職業(yè)生涯發(fā)展的重大飛躍。
職場(chǎng)的成功。有賴于你跟領(lǐng)導(dǎo)的合作。拿破侖·希爾也說(shuō)：“大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)者是以跟隨者的身份開(kāi)始職業(yè)生涯的，他們成為杰出領(lǐng)導(dǎo)者的原因是他們最初都是聰明的跟隨者�！币粋�(gè)秘書(shū)若想在其職業(yè)生涯上有較好的發(fā)展，就應(yīng)該做一個(gè)聰明的跟隨者．上演著從入門到優(yōu)秀，從優(yōu)秀到卓越的成長(zhǎng)歷程。
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