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電算化會計系統(tǒng)的信息質(zhì)量探析論文
摘要：會計實現(xiàn)電算化核算后，會計信息的質(zhì)量問題愈來愈突出。本文從系統(tǒng)的硬件及軟件、初始化程序的設(shè)置、各個崗位的控制、信息的審核等幾個方面來探討會計信息的質(zhì)量控制。
關(guān)鍵詞：電算化；信息質(zhì)量；控制
電算化的會計系統(tǒng)在提高會計核算速度，簡化會計工作的同時，很大程度上確保了會計信息的反映及時性和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確完整性。企業(yè)在用浪潮、用友等會計軟件核算后，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的依賴與信賴超過了手工賬。因此擺在會計人員面前的一大難題是怎樣來保證會計電算化后的信息質(zhì)量。
1 會計的信息質(zhì)量特征
會計的信息質(zhì)量從不同的角度詮釋有不同的意義。從信息使用者的角度來理解，它是指多大程度滿足信息使用者的需求；從會計工作人員的角度來理解，它是指符合會計準(zhǔn)則或制度的程度。因此，我們可以用是否滿足人們的需求和滿足的程度大小來度量會計的信息質(zhì)量，主要包括相關(guān)性、可靠性、真實性、及時性、可比性、有用性等。
相關(guān)性要求企業(yè)做到會計信息要滿足不同使用者比如股東、經(jīng)營管理者、政府部門等的需要。會計信息既要能反映過去的財務(wù)狀況，也要能預(yù)測企業(yè)未來的財務(wù)趨勢�？煽啃砸髷�(shù)據(jù)真實可靠，確認(rèn)和計量會計要素要符合各自的定義。例如銷售材料的收入按規(guī)定要計入“其他業(yè)務(wù)收入”而不是計入“主營業(yè)務(wù)收入”。對企業(yè)影響重大的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)應(yīng)該單獨進(jìn)行核算、反映。財務(wù)報表應(yīng)根據(jù)實際發(fā)生的業(yè)務(wù)編制，來真實地反映資產(chǎn)負(fù)債表日的財務(wù)狀況和會計期間的經(jīng)營成果。及時性要求企業(yè)盡快編制、報送年度的財務(wù)報表。企業(yè)要在會計年度終了審計后盡快報出各類財務(wù)報表。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展讓管理者更需要及時獲取財務(wù)信息，一年一度的財務(wù)報告已不能滿足這個要求。企業(yè)實時發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是不斷變化的，因此會計人員編制的信息也需要實時變化。
會計的真實特性要求會計信息能正確反映實時發(fā)生的每項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的所有內(nèi)容。若會計信息不具有真實的特性，就會損害到國家和社會公眾的利益。企業(yè)財務(wù)人員的綜合素質(zhì)和會計方面的準(zhǔn)則制度、處理信息的程序方法也會影響到信息的真實性。具有不同職業(yè)道德水平的財務(wù)人員會對信息的真實性做出不同程度的保證。財務(wù)人員根據(jù)實時發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)經(jīng)過一定的程序和方法處理形成會計信息。數(shù)據(jù)的處理過程也會影響到會計信息的真實性。
2 對電算化系統(tǒng)的會計信息進(jìn)行質(zhì)量控制的意義
信息是人們應(yīng)用會計核算軟件加工處理后得到的對使用者有用的數(shù)據(jù)。它會影響使用者的決策或行為，這種影響可能是現(xiàn)實的，也可能是是潛在的。會計信息是會計人員將會計數(shù)據(jù)分類到相應(yīng)的會計科目進(jìn)行科目匯總、計算、解釋和報告后產(chǎn)生的信息，會影響到投資者、債權(quán)人等信息使用者的決策。會計信息失真會使企業(yè)遭受財務(wù)損失或是影響聲譽，嚴(yán)重時可能會使企業(yè)面臨破產(chǎn)的困境。會計信息的質(zhì)量控制一直是會計財經(jīng)法規(guī)的一項基本要求。將電算化引入會計工作后，會計賬簿、報表等都是由固定的程序生成的，會計人員的工作只是錄入會計憑證。
為了保證電算化會計信息質(zhì)量，《會計法》做出了兩方面的規(guī)定：會計核算軟件應(yīng)與會計制度的規(guī)定相符，電腦生成的會計信息必須符合財經(jīng)法規(guī)的規(guī)定。但是由于軟件技術(shù)、電腦設(shè)備、系統(tǒng)管理及財務(wù)人員的原因，尤其是目前我國會計人員的綜合水平不高，專業(yè)知識不過硬，所以最后自動生成的會計資料可能不太符合要求，存在會計信息失真。會計電算化數(shù)據(jù)不同于存儲在紙質(zhì)憑上的數(shù)據(jù)，對其更改（如對數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改）一般不會留下痕跡。會計電算化數(shù)據(jù)的特點使一些不法分子進(jìn)行違法操作有了可乘之機。
3 電算化會計系統(tǒng)信息控制的手段與措施
�。�1）首先是財務(wù)辦公系統(tǒng)。購買一套質(zhì)量好的硬件系統(tǒng)和適合企業(yè)的會計核算軟件。硬件由電腦、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及打印機等構(gòu)成，是電算化會計系統(tǒng)的基礎(chǔ)。一套好的硬件及有安全保護(hù)措施的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為產(chǎn)生、輸出會計信息提供了保證。會計核算軟件是進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的基本系統(tǒng)。企業(yè)一定要購買正版軟件，會計業(yè)務(wù)多或者業(yè)務(wù)復(fù)雜的公司盡量配置性價比高的電腦，可以和大型數(shù)據(jù)庫鏈接的會計核算軟件；經(jīng)濟(jì)內(nèi)容比較少的企業(yè)可選擇可鏈接小型數(shù)據(jù)庫的會計核算軟件。在為企業(yè)選擇會計核算軟件時，還要注意軟件是否可擴充、軟件使用者是否比較多、售后服務(wù)質(zhì)量如何等。企業(yè)可以讓財務(wù)部門比較細(xì)致地分析軟件的各個模塊，并現(xiàn)場演示一套賬的操作。企業(yè)也可咨詢已使用這個軟件的其他企業(yè)的會計人員。企業(yè)在綜合考慮此核算軟件可滿足企業(yè)目前及未來的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要后方可使用。古人言“凡事預(yù)則立”，對于會計軟件而言，就是對系統(tǒng)進(jìn)行初始化設(shè)置 .設(shè)置的方面有企業(yè)用到的各級會計科目、初始數(shù)據(jù)的錄入、核算工資的程序、壞賬的計提比例、累計折舊的計提方法、存貨的成本核算方法等。
（2）崗位的職責(zé)劃分明確，相互牽制。電算化系統(tǒng)下會計工作是由會計人員按照崗位不同分工合作共同操作完成。會計電算化后財務(wù)人員的工作基本可以分為會計主管、出納、銀行業(yè)務(wù)、檔案的保管、審核等，所有的財務(wù)人員都要承擔(dān)系統(tǒng)的管理與維護(hù)工作。在電算化環(huán)境下，信息的更改、傳輸不易被發(fā)現(xiàn)，所以會計主管要做好授權(quán)工作。各個崗位之間相互牽制，主管只對每個崗位授予相應(yīng)的職權(quán)。每個軟件使用者都有自己的操作號，每個操作號只能在相應(yīng)的權(quán)限范圍內(nèi)作業(yè)。比如出納不能同時還做記賬和審核的工作，做審核的財務(wù)人員只能審核，不能修改會計信息，若審核過程發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)讓相應(yīng)的財務(wù)人員做修改。主管在崗位劃分時應(yīng)盡量把關(guān)鍵的、核心的工作授予能力強的會計人員，這樣能提高會計信息質(zhì)量。
（3）制定嚴(yán)格的審核和監(jiān)督程序。要想提高電算化系統(tǒng)的會計信息質(zhì)量，做好信息的審核工作是關(guān)鍵。會計電算化系統(tǒng)的主要內(nèi)容是所有相關(guān)的輸入、輸出會計資料（會計憑證、賬表等）。因此審核過程中涉及的內(nèi)容非常廣泛，企業(yè)應(yīng)當(dāng)安排有會計工作閱歷的、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)熟練的人員負(fù)責(zé)審核工作。審核工作可劃分分為事前的、事中的和事后的審核3類。應(yīng)根據(jù)不同的目標(biāo)進(jìn)行審核，既能提高效率又能提高質(zhì)量。還可以建立二級審核制度，由外聘的或內(nèi)部的審計人員和會計主管分別進(jìn)行初審和再審。這樣可以避免人為的錯誤。審核人員不僅要做好信息的審核工作，還要做好相關(guān)作業(yè)的監(jiān)督和指導(dǎo)。如監(jiān)督工作人員的工作進(jìn)度；對工作人員在工作中的不足應(yīng)予以指導(dǎo)，幫助他們找出原因。只有這樣才能有效避免類似的錯誤發(fā)生，提高信息審核工作的質(zhì)量。與此同時，財務(wù)部門也應(yīng)做好部門內(nèi)的檢查工作，如各個崗位的工作是否符合會計制度和相關(guān)管理規(guī)定；解決問題是否徹底，即是否存在尚未解決或解決不徹底的問題；各項工作是否按計劃進(jìn)行等。同時應(yīng)及時做好會計工作的總結(jié)，堵塞漏洞。
（4）加強電腦的安全控制及對財務(wù)人員的培訓(xùn)和教育工作。為保障電算化會計信息系統(tǒng)安全有序運行，要做好以下各個步驟的內(nèi)控工作； 首先登錄賬套必須經(jīng)授權(quán)人員明確同意，每臺電腦應(yīng)設(shè)置開機密碼、操作員號及其登錄賬套的密碼。每個上機人員都要設(shè)置個人的登錄密碼，并不定期更換 .離開電腦時應(yīng)徹底退出會計核算系統(tǒng)，關(guān)閉電腦。嚴(yán)禁插入外來的U盤等插件和安裝與會計工作無關(guān)的運行軟件 .財務(wù)人員要不定期用殺毒軟件對系統(tǒng)查殺病毒。比較重要的會計信息要在兩臺電腦上進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，若必要企業(yè)可用光盤刻錄機進(jìn)行光盤備份，以防止系統(tǒng)受到病毒攻擊導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失 .此外，要對硬盤進(jìn)行不定期的檢查，若發(fā)現(xiàn)問題及時修復(fù)，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的規(guī)定，為電算化會計系統(tǒng)營造一個安全穩(wěn)定的硬件環(huán)境。
從會計工作的發(fā)展歷程來看，由手工做賬進(jìn)行數(shù)據(jù)的核算發(fā)展到電算化核算，不僅要求從業(yè)人員具有與時俱進(jìn)的會計知識，還要具備相應(yīng)的電腦基礎(chǔ)常識。企業(yè)不僅要培訓(xùn)會計從業(yè)人員關(guān)于會計軟件的知識，而且培訓(xùn)軟件日常維護(hù)工作所需要的技能，同時還可以為會計從業(yè)人員提供去使用會計核算軟件的企業(yè)參觀學(xué)習(xí)的機會，經(jīng)常舉辦會計知識的比賽和技能拓展等，以此來提高財務(wù)工作人員的各方面的能力。除此之外，會計人員還應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和政治素質(zhì)，企業(yè)應(yīng)在這些方面對會計人員進(jìn)行教育，以強化會計人員的工作責(zé)任心，以防止為謀私利作假賬的行為發(fā)生。對大型企業(yè)來說，可以通過聘用會計和會計電算化方面的專家和教授作為企業(yè)的顧問來解決。實施會計電算化后，對會計信息的審計難度也相應(yīng)加大，產(chǎn)生了新的問題，會計信息的審計程序和手段也需發(fā)生改變。同會計工作的發(fā)展歷程一樣，審計也由原來的手工審計過渡到手工和電腦相結(jié)合的審計。在審計時不能僅對其結(jié)果進(jìn)行審計，而且還要對其過程進(jìn)行審計，以便及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。
綜上所述，在電算化會計系統(tǒng)環(huán)境中，由財務(wù)人員和會計核算軟件來完成會計工作，會計信息的質(zhì)量控制也演變成人和核算軟件的系統(tǒng)風(fēng)險。因此企業(yè)要加強電算化環(huán)境下會計工作的規(guī)章制度建設(shè)，有效地提高會計的信息質(zhì)量。
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