現(xiàn)代企業(yè)文秘工作的能力需求探討論文
摘要：隨著市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展，企業(yè)文秘工作成為了企業(yè)發(fā)展中一個重要的環(huán)節(jié)。文秘工作作為一項系統(tǒng)性、發(fā)展性的服務(wù)工作，決定了企業(yè)各項事務(wù)能否保持充足的運轉(zhuǎn)，在辦公室工作中占有重要的份額。本文針對現(xiàn)代企業(yè)文秘工作的價值、問題及強化措施進行探究。
關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)；文秘；協(xié)調(diào)性；需求；發(fā)展
文秘工作，是企業(yè)部門或主管的重要助手，在企業(yè)文化的塑造中，占有重要的作用。文秘工作者直接參與到企業(yè)大小事務(wù)的處理中，并需要利用具體的辦公工具和設(shè)備，處理各項行政要務(wù)。隨著市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展，企業(yè)文秘工作成為了企業(yè)發(fā)展中一個重要的環(huán)節(jié)。隨著現(xiàn)代文秘工作性質(zhì)的改變，傳統(tǒng)的文秘工作效率低下、進程緩慢，已經(jīng)逐漸脫離了原本的發(fā)展軌跡，伴隨而來的是現(xiàn)代文秘工作的確立和發(fā)展。從根本上說，文秘事業(yè)的推進決定了企業(yè)各項事務(wù)能否保持充足的運轉(zhuǎn)，是一項系統(tǒng)性、發(fā)展性的服務(wù)工作，因此需要廣大工作人員具備過硬的職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)的工作能力。
一、現(xiàn)代企業(yè)文秘工作的具體特征
�。ㄒ唬┓⻊�(wù)性
在現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展進程中，文秘活動貫穿于始終。在現(xiàn)代企業(yè)文秘工作的推進下，文秘工作者要緊密圍繞企業(yè)的發(fā)展方向，進一步服務(wù)于企業(yè)管理者，幫助企業(yè)保持正常的運轉(zhuǎn)狀態(tài)。從根本上說，現(xiàn)代文秘工作所圍繞的中心是企業(yè)管理和領(lǐng)導(dǎo)的需求，使企業(yè)管理者能夠?qū)ζ髽I(yè)構(gòu)成系列的調(diào)控。更好的處理會議、文件等日常事務(wù)。特別是面對一些突發(fā)事件的時候，文秘工作者要掌握靈活的工作形式，增進現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的科學性。
�。ǘ⿲I(yè)性
在眾所專業(yè)學科中，文秘伴隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建設(shè)和完善，實現(xiàn)了“內(nèi)部工作”和“外部工作”的相互結(jié)合。由于企業(yè)文秘工作涉及到了財務(wù)、人事、文化等諸多方面。承擔著溝通上下、鏈接橋梁的紐帶。因此，文秘工作人員需要發(fā)揮專業(yè)的工作特質(zhì)，協(xié)調(diào)各項業(yè)務(wù)部分，鏈接基層和高層的發(fā)展紐帶，對企業(yè)辦公事務(wù)實現(xiàn)專業(yè)的管理。
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對于企業(yè)管理者來說，企業(yè)文秘工作是一項綜合面積較廣的工作。它在協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)部門的發(fā)展紐帶上呈現(xiàn)出一定的層次性。并按照具體的企業(yè)文秘職責，主要分為初期、中級高級三個部門。初級文秘主要負責解答電話、收發(fā)傳真、起草文件等服務(wù)工作。中級文秘負責處理信函、文件、報告、會議材料等多項事物。而高級文秘則需要具備相應(yīng)的法律能力，稅務(wù)知識和專業(yè)的管理水平，因此，企業(yè)管理者要針對現(xiàn)代文秘工作的層次性，進行有針對性的強化和管理。
二、現(xiàn)代企業(yè)文秘工作人員所需要的職業(yè)素養(yǎng)
（一）完善的組織協(xié)調(diào)能力
在現(xiàn)代企業(yè)管理工作中，文秘工作最為重要的中心任務(wù)是“左右通透、上傳下達”，在這一發(fā)展模式下，企業(yè)管理者應(yīng)該將高層的意圖和策略了解通透，能夠把基層實際狀況正確的傳達給企業(yè)管理
者。同時，為了進一步掌握企業(yè)基層的發(fā)展動態(tài)，文秘工作人員要通過完善的協(xié)調(diào)、組織、溝通能力，使企業(yè)層次管理者的意識能夠傳達下去。
�。ǘ┫到y(tǒng)的事務(wù)處理能力
在文秘人員的'日常工作中，文件的收發(fā)、合同的審查、報告的起草都需要保持“準確、保密、安全”的發(fā)展原則，在整個校對環(huán)節(jié)做好對文秘工作的質(zhì)量和保證，能夠?qū)崿F(xiàn)對文件格式和程序校對的多項功能。因此文秘工作者要做到事事精心、件件清楚。
�。ㄈ╈`活的危機處理能力
作為一名優(yōu)秀的文秘人員，企業(yè)文秘管理者要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展多項工作，從具體的工作思想到突發(fā)的實踐上，做好應(yīng)急處理工作。面對企業(yè)管理中隨時可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，文秘工作者要具備靈活的頭腦和發(fā)散的思維，學會隨時激活思想、增強創(chuàng)新意識，打破發(fā)展常規(guī)，進一步促進自我意識和創(chuàng)新意識的相互融合。
�。ㄋ模┟鞔_的品牌處理能力
在秘書工作中，自我素質(zhì)能力的提升得益與工作人員的心理狀態(tài)和業(yè)務(wù)能力。因此，在企業(yè)形象的塑造中，文秘工作者的工作負荷有所減輕，使文秘工作者能夠具備更高的要求和現(xiàn)代化的辦公技能，使她們的能夠具備熟練掌握現(xiàn)代設(shè)備的能力。因此，廣大文秘工作者要深入了解基本的公關(guān)意識和業(yè)務(wù)知識，從而具備良好的形象，為企業(yè)各部門的協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)打下扎實的基礎(chǔ)。
三、當前現(xiàn)代企業(yè)文秘工作中存在的問題
隨著企業(yè)職工隊伍的發(fā)展，文秘工作有了進一步的發(fā)展。但是在辦公室文秘工作的開展中，呈現(xiàn)出一些常見的問題。例如，在辦公事務(wù)上，企業(yè)文秘工作者在人事勞資、后勤服務(wù)上存在著重要的職責，這些事務(wù)較為瑣碎，嚴重影響了企業(yè)文秘工作的整體化推進。因此，在企業(yè)的發(fā)展進程中，存在著交流不暢通、信息不及時的問題。在一些企業(yè)特別是中小企業(yè)中，企業(yè)文秘人員的素質(zhì)較低，其具體的組成人員數(shù)量較少，難以滿足企業(yè)文秘工作的發(fā)展需求。受行業(yè)特點和發(fā)展條件的影響，很多企業(yè)管理者都不具備專業(yè)的文秘知識，導(dǎo)致文秘工作的開展存在發(fā)展瓶頸。
其次，在企業(yè)的培訓教育中，文秘人員所擁有的學習和培訓機會較少，對企業(yè)前沿知識的積累和掌握還不夠，這些問題都導(dǎo)致了企業(yè)文秘工作的各項問題，難以為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考和依據(jù)。
四、增進現(xiàn)代企業(yè)文秘工作能力的具體策略
當前時期下，企業(yè)文秘工作者為了提高自己的職業(yè)能力，要在不同的方面，改進文秘工作的發(fā)展特性。除了要緊跟時代的發(fā)展，還要進一步掌握文秘工作的新方法和新思路。不斷加強自身的決策和溝通能力。在信息資料的存儲、整理上，做出果斷的協(xié)調(diào)和控制，使之形成立體化、規(guī)�；陌l(fā)展局面。更好的運用現(xiàn)代化的知識理論，武裝自己的頭腦。企業(yè)管理者除了要加強對文秘工作者的職業(yè)培訓，還要積極開展團隊訓練活動。使企業(yè)文秘工作者提升自己的溝通能力和團隊意識，通過團隊力量的感染，在企業(yè)內(nèi)部形成積極的發(fā)展思潮。除此之外，還要對文秘工作人員所應(yīng)該具備的各項特質(zhì)進行培養(yǎng)，例如忠誠、善良、獨立、整治、溫和等等，消除他們在性格中的負面因素，并加強對文秘工作人員的心理引導(dǎo)和個性培養(yǎng)，使企業(yè)文秘工作的工作水平不斷提高。
五、總結(jié)
綜上所述，在現(xiàn)代化企業(yè)文秘工作中，企業(yè)管理者要通過多項發(fā)展策略，提供強有力的理論支持。而廣大文秘工作者也要緊跟者時代的發(fā)展浪潮，進一步轉(zhuǎn)變辦公結(jié)構(gòu)，向著網(wǎng)絡(luò)化、信息化、無紙化轉(zhuǎn)變，從而提高企業(yè)文秘工作的效率，從繁雜的事物處理中脫離開來，實現(xiàn)對現(xiàn)代化文秘工作的發(fā)展和優(yōu)化。
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作者簡介：張穎 （1987—）， 女， 漢族， 碩士， 寧夏銀川人， 現(xiàn)就職于寧夏通信產(chǎn)業(yè)服務(wù)有限公司物流分公司。
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