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文秘檔案工作的可持續(xù)發(fā)展探討論文
【摘要】隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的提出和社會(huì)現(xiàn)代化的推進(jìn)，現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)文秘檔案工作也面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。如何在新時(shí)期抓住機(jī)遇，在不斷提高文秘檔案工作管理水平的基礎(chǔ)上，促進(jìn)文秘檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，是我們所面臨的重要課題。
【關(guān)鍵詞】文秘檔案；可持續(xù)發(fā)展；管理目前，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快捷、高效、準(zhǔn)確、便利的優(yōu)勢(shì)，更深刻、更全面地影響著新時(shí)期的文秘檔案工作，它不僅給文秘檔案工作帶來了機(jī)遇，注入了活力，也對(duì)文秘檔案現(xiàn)有格局提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。為此，我們需要把可持續(xù)發(fā)展作為檔案工作的第一要?jiǎng)?wù)，把搞好檔案服務(wù)作為關(guān)鍵，以提高全員檔案意識(shí)為前提，以合并、實(shí)現(xiàn)資源整合，完成實(shí)質(zhì)性融合為重點(diǎn)，以改革創(chuàng)新為動(dòng)力，以檔案隊(duì)伍建設(shè)為保障，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息資源管理的現(xiàn)代化，為實(shí)現(xiàn)新世紀(jì)新階段檔案事業(yè)跨越式發(fā)展而努力。
1文秘檔案工作可持續(xù)發(fā)展的內(nèi)涵
文秘檔案工作是社會(huì)事業(yè)的一部分，它的發(fā)展不能僅憑檔案館室數(shù)量的增多、館藏檔案數(shù)量的增加、檔案工作者隊(duì)伍的擴(kuò)大來衡量，如果用以上數(shù)量指標(biāo)的增加來追求文秘檔案的發(fā)展，只能是割斷了文秘檔案工作與社會(huì)的聯(lián)系，使檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)入了盲目、封閉的狀態(tài)，無法與社會(huì)建立起全面協(xié)調(diào)發(fā)展的關(guān)系。
在“協(xié)調(diào)發(fā)展”的理論框架指導(dǎo)下，我國(guó)檔案事業(yè)也逐漸步入與經(jīng)濟(jì)、社會(huì)全面協(xié)調(diào)發(fā)展的階段。這一理論指導(dǎo)下，文秘檔案事業(yè)的發(fā)展，不單是靠檔案事業(yè)的規(guī)模衡量，更重要的是考慮其社會(huì)功能的發(fā)展，將檔案事業(yè)的社會(huì)效益作為重要指標(biāo)來推動(dòng)文秘檔案工作的發(fā)展。
2文秘檔案工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的途徑
2.1提高檔案意識(shí)是文秘檔案工作可持續(xù)發(fā)展的前提。
在深入改革發(fā)展的今天，要想讓各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、職員越來越廣泛地來支持、協(xié)助與配合文秘檔案工作，就必須解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，讓檔案和檔案工作走出封閉，走近管理者，走向社會(huì)。
首先，促使全員開放觀念。長(zhǎng)期以來，員工都認(rèn)為檔案室是十分神秘的，雖然一系列
的政策法律為檔案工作的開放提供了各種保障，但在實(shí)際工作中，檔案工作的開放程度和員工利用的期望值還是有一定的距離。再加上員工的檔案意識(shí)薄弱和較為繁瑣的查檔借閱手續(xù)，很少有人愿意去查檔并及時(shí)利用檔案。久而久之，就形成了一種你查我找的被動(dòng)性思維方式。而在現(xiàn)在這個(gè)開放的社會(huì)，文秘檔案工作必須根據(jù)企業(yè)、社會(huì)發(fā)展的需要，將封閉管理轉(zhuǎn)為開放式管理，檔案工作者也應(yīng)樹立時(shí)代感、責(zé)任感、緊迫感，樹立開放的思想意識(shí)，從自我封閉的小圈了里走出來，不等不靠，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)向產(chǎn)業(yè)、管理等各方面服務(wù)，并為利用者營(yíng)造一個(gè)良好的利用檔案的環(huán)境。
其次，促使全員樹立法制觀念。檔案工作者都要牢固樹立有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究的法制觀念�！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》等一系列國(guó)家關(guān)于檔案工作的法律、法規(guī)是我國(guó)文秘檔案工作健康發(fā)展的重要保證。這些法律、法規(guī)明確地規(guī)定了檔案資理、收集及利用等方面的內(nèi)容，作為文秘檔案工作者，都要認(rèn)真學(xué)習(xí)，只有知法、懂法，才能執(zhí)法、用好法。只有具備了良好的法制觀念，才能嚴(yán)守黨和國(guó)家的機(jī)密，運(yùn)用法律武器，同那些涂改、偽造檔案、盜竊檔案、丟失或擅自銷毀檔案等不法行為作斗爭(zhēng)；也只有具備了良好的法制觀念，才能保持清醒的頭腦，不受物質(zhì)利益的誘惑，堅(jiān)持原則，依法辦事，從而進(jìn)一步使檔案工作走向法制化。
再次，促使檔案工作者樹立服務(wù)的觀念。服務(wù)觀念是當(dāng)代文秘檔案管理工作中一個(gè)不容忽視的重要課題，直接關(guān)系到檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。檔案作為一種信息資源，只有被開發(fā)利用，才有可能轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，而這種轉(zhuǎn)化和檔案工作人員的服務(wù)觀念成正比。服務(wù)觀念越強(qiáng)，方式越周到，內(nèi)容越廣泛，這種轉(zhuǎn)化就越快，收益也越大。要提高服務(wù)意識(shí)，觀念就要更新，要改變過去重保管、輕利用的工作思路。要打破原有的思想定勢(shì)和障礙，用創(chuàng)新思維去指導(dǎo)工作。
2.2實(shí)現(xiàn)“實(shí)質(zhì)性融合”是文秘檔案工作可持續(xù)發(fā)展的重點(diǎn)。
所謂實(shí)質(zhì)性融合，是指通過一定的方法、手段和措施，使各檔案工作機(jī)構(gòu)以及檔案管理的各個(gè)方面各個(gè)環(huán)節(jié)，成為一個(gè)相互合一、彼此包容、協(xié)調(diào)統(tǒng)一的新的有機(jī)整體的管理活動(dòng)。
由于檔案工作涉及面廣，為保證文秘檔案工作順利進(jìn)行，應(yīng)建立綜合協(xié)調(diào)機(jī)制，以來協(xié)調(diào)企業(yè)各部門之間的歸檔工作，將企業(yè)各門類檔案材料集中起來，這樣就克服了檔案的分散保存和各自為政所帶來的局限性，使檔案全面、完整、準(zhǔn)確地反映企業(yè)工作全貌。
另外，在檔案集中統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)上實(shí)行設(shè)置合理的全宗管理，可使檔案工作整體化、系統(tǒng)化，既可以確保入館（室）檔案的完整，又可避免檔案的混亂，便于利用。
最后，實(shí)現(xiàn)檔案工作的融合，必須樹立“以人為本”的思想，努力尋求、創(chuàng)造“人”與工作的適應(yīng)環(huán)境。在考慮檔案工作目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的同時(shí)，進(jìn)一步調(diào)動(dòng)檔案工作者的積極性和創(chuàng)造性，讓他們充分發(fā)揮自己的聰明才智。
2.3創(chuàng)新是文秘檔案工作可持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力。
人們對(duì)檔案信息的需求量與日俱增，需求范圍也越來越廣泛。本文認(rèn)為，檔案工作的創(chuàng)新，需要從以下幾個(gè)方面入手：
第一，實(shí)現(xiàn)文檔一體化。要實(shí)現(xiàn)文檔的一體化管理，就要對(duì)電子文件實(shí)行前端控制、全程管理。它要求電子文件的形成者和電子檔案的管理者通力協(xié)作，將高校檔案管理的職能向前延伸，在文件形成時(shí)檔案工作人員及時(shí)介入，要提前到文件生命周期的最前端進(jìn)行，即從一開始就進(jìn)行檔案化管理，變被動(dòng)為主動(dòng)，將文件的登記、鑒定、整理、著錄、保存和利用等一系列檔案管理行為都完全融入文件辦理運(yùn)行程序之中同時(shí)進(jìn)行，形成一個(gè)不能隨意割斷的完整的“生命過程”。
第二，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化是檔案工作不斷創(chuàng)新的必然要求，推動(dòng)著檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。要實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，檔案部門加強(qiáng)基礎(chǔ)性資源建設(shè)是關(guān)鍵。建立豐富的電子檔案是加快檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的中心環(huán)節(jié)。沒有大量的電子檔案的支持，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化就是“無源之水、無米之炊”。
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