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企業(yè)檔案信息化建設(shè)實(shí)踐思考論文
摘要:本文主要講述了企業(yè)檔案信息化的必要性,企業(yè)信息化建設(shè)管理的主要問題以及完善企業(yè)檔案信息化建設(shè)的主要對策。
關(guān)鍵詞:企業(yè)檔案;信息建設(shè);措施
一、企業(yè)檔案信息化的必要性
。ㄒ唬┢髽I(yè)文檔一體化辦公趨勢加強(qiáng)的重要選擇
我國信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了進(jìn)一步的普及,文檔一體化已經(jīng)成為檔案管理未來主要的發(fā)展趨勢,必須要將檔案管理系統(tǒng)與各個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行有效的結(jié)合,并且實(shí)現(xiàn)高效管理,才能夠真正的提高企業(yè)檔案管理的效率,并且降低企業(yè)成本。
。ǘ┰鰪(qiáng)企業(yè)市場競爭的重要途徑
市場信息本身具有的時(shí)效性以及準(zhǔn)確性對企業(yè)的收集、存儲數(shù)據(jù)庫提出了較高的要求,為了能夠更清晰的認(rèn)識到自身的優(yōu)缺點(diǎn),必須要不斷的提高企業(yè)檔案的信息化建設(shè),才能夠全面的分析出自身的優(yōu)缺點(diǎn),并且在最短的時(shí)間內(nèi)得出最為科學(xué)、正確的結(jié)果,為企業(yè)的決策提供強(qiáng)有力的依據(jù)。
二、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題
。ㄒ唬┤狈Ρ匾闹匾
為了能夠更好的發(fā)展企業(yè),大部分企業(yè)管理人員將大部分精力放到拓展企業(yè)建設(shè)中,一味的追求經(jīng)濟(jì)效益,而忽視了對企業(yè)檔案信息資源的管理工作,甚至一部分企業(yè)管理人員沒有意識到企業(yè)檔案資料管理的重要性,在大部分時(shí)間內(nèi)一直都在沿用傳統(tǒng)的資料管理方法,進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作十分的落后,遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。
(二)缺乏規(guī)范的策劃與指導(dǎo)
企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的時(shí)候,由于缺乏綜合素質(zhì)較高的信息技術(shù)人才,進(jìn)而導(dǎo)致信息化建設(shè)的時(shí)候,管理人員并不能起到很好的引導(dǎo)作用,導(dǎo)致建設(shè)工作比較緩慢,并且收效十分有限。另外,檔案管理在進(jìn)行信息化建設(shè)的時(shí)候,缺少規(guī)范的策劃和指導(dǎo),浪費(fèi)了大量的人力、物力,甚至還會影響到企業(yè)的發(fā)展。
(三)企業(yè)缺少必要的技術(shù)投入
企業(yè)檔案在進(jìn)行信息化建設(shè)的時(shí)候,對于技術(shù)的依賴性比較高,甚至一部分檔案資料經(jīng)過時(shí)間的腐蝕,導(dǎo)致一部分字符并不能清晰的辨認(rèn),需要相應(yīng)的儀器設(shè)備來完成相應(yīng)的輸出工作,進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)往往需要購進(jìn)大量的先進(jìn)設(shè)備,對企業(yè)具有必要的資金需求。檔案信息化建設(shè)工作并沒有真正的引起企業(yè)的重視,導(dǎo)致企業(yè)并不愿意進(jìn)行技術(shù)建設(shè)的投入,從一定程度上阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。
。ㄋ模n案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡
一部分企業(yè)能夠開展檔案信息化建設(shè)工作,但是,一部分中小型企業(yè)并沒有進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工作。即便是已經(jīng)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的企業(yè),其發(fā)展也存在著不平衡,比如規(guī)模比較大、效益比較好的企業(yè),其檔案信息化建設(shè)投入比較大,并且取得了比較好的效益。一些規(guī)模比較小、效益比較差的企業(yè),檔案信息化建設(shè)工作比較落后,甚至流行于形式,并沒有得到真正的落實(shí)。一般情況下,大型企業(yè)信息化建設(shè)往往要超出中小型企業(yè),東部發(fā)達(dá)地區(qū)企業(yè)超出中西部企業(yè)。
(五)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范不統(tǒng)一
大部分大中型企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)存在著一定的差異性,企業(yè)系統(tǒng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)并沒有得到真正的統(tǒng)一,檔案數(shù)據(jù)以及錄用信息不對稱,往往會導(dǎo)致大量的檔案信息丟失。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的時(shí)候,不僅會對原有的數(shù)據(jù)進(jìn)行更改和遷移,還必須要保障其安全,所以,短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的統(tǒng)一已經(jīng)成為迫在眉睫的內(nèi)在需求。
三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有效途徑
。ㄒ唬┲贫n案信息化建設(shè)的制度與方案
檔案信息化建設(shè)的方案必須要符合相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的要求,并且要從企業(yè)發(fā)展的宏觀角度以及微觀角度加以確認(rèn),最終將其發(fā)展為戰(zhàn)略高度,實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。
。ǘ┡囵B(yǎng)積極服務(wù)企業(yè)和社會的思想
為了能夠充分的發(fā)揮出企業(yè)檔案的作用和價(jià)值,必須要樹立科學(xué)、良好的服務(wù)意識,并且要將檔案信息開放,實(shí)現(xiàn)資源的共享,檔案管理工作不能僅僅局限于查詢以及利用等方式,必須要不斷的深入探索,挖掘出信息檔案的更多價(jià)值。企業(yè)檔案部門必須要不斷的更新自身的理念,充分的意識到檔案信息化建設(shè)的重要性,將其上升到戰(zhàn)略角度,進(jìn)一步增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的投入,不斷的促進(jìn)我國檔案信息化建設(shè)工作,才能夠更好的為企業(yè)、為社會服務(wù)。
。ㄈ┘訌(qiáng)信息化人才培養(yǎng)
企業(yè)檔案管理人員必須要不斷的提高自身的綜合素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平,加強(qiáng)管理科學(xué)、信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)等知識,才能夠適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需求。企業(yè)檔案管理人員必須要積極探索企業(yè)檔案信息服務(wù)方式,主動開發(fā)企業(yè)檔案內(nèi)有用的信息,才能夠充分的發(fā)揮出企業(yè)資料檔案的作用和價(jià)值。企業(yè)檔案部門必須要積極的引用信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)等方面的優(yōu)秀人才,從資金和技術(shù)等方面給予支持,盡快建立管理型人才,并且逐漸的培養(yǎng)復(fù)合型人才,來滿足檔案信息化建設(shè)的需求。
。ㄋ模┨嵘髽I(yè)管理
企業(yè)檔案信息化建設(shè)能夠有效的實(shí)現(xiàn)各個(gè)業(yè)務(wù)部門之間的銜接,形成的文件能夠直接通過文件管理系統(tǒng)歸入到檔案系統(tǒng),檔案管理人員對整編庫進(jìn)行有效的審核,將合格的文件直接歸入檔案數(shù)據(jù)庫,沒有合格的文件就退還給相關(guān)部門。進(jìn)而能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)之間的有效銜接,實(shí)現(xiàn)了文件隨辦隨歸,及時(shí)的保障檔案歸檔工作的準(zhǔn)確性和完整性。
。ㄎ澹(gòu)建檔案信息化建設(shè)管理的規(guī)范體系
為了能夠保障企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的順利開展,必須要建立相應(yīng)的規(guī)范體系,所以,企業(yè)必須要采取必要的措施,制定規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)體系,隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)不僅能夠?yàn)槿藗兲峁┍匾姆⻊?wù),還會帶來諸多負(fù)面影響,如果不能規(guī)范信息資源建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn),就會導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)比較混亂。所以,企業(yè)必須要建立完整而規(guī)范的檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),為企業(yè)檔案信息化建設(shè)提供穩(wěn)定的環(huán)境,并且保障其標(biāo)準(zhǔn)型和有序性。另外,為了能夠保障檔案信息化建設(shè)的安全,必須要設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限,從根本上保障企業(yè)信息資源具有一定的限制性,方便企業(yè)的管理。
參考文獻(xiàn):
[1]安金子.論企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展問題及發(fā)展方向[J].經(jīng)濟(jì)生活文摘(下半月),2012(12).
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