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高校學(xué)籍秘書工作論文
【摘要】隨著我國高校的合并，特別是高校的學(xué)籍管理制度改革的需要，單一的教學(xué)秘書工作已不能適應(yīng)高校教學(xué)管理的要求，學(xué)籍秘書工作便應(yīng)用而生。它和教學(xué)秘書工作相互配合，各有各的工作職責(zé)和權(quán)限，共同服務(wù)于教學(xué)管理，為教學(xué)計(jì)劃的落實(shí)、執(zhí)行起著重要作用。
【關(guān)鍵詞】高校學(xué)籍秘書工作
學(xué)籍秘書工作是一項(xiàng)繁瑣的、復(fù)雜的系統(tǒng)性工作，它涉及面廣，主要是對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)培養(yǎng)過程的管理，包括學(xué)生的入學(xué)注冊、課程考核成績及重修、補(bǔ)考成績記載、休學(xué)與復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)與跟班試讀、獎勵與處分、畢業(yè)與畢業(yè)資格審查、學(xué)位授予等方面，嚴(yán)格按照國家的《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》并結(jié)合本校的具體的學(xué)籍管理規(guī)定實(shí)施管理。學(xué)籍秘書工作與學(xué)生的基本權(quán)益緊密聯(lián)系，對于維護(hù)正常的教學(xué)秩序、保證人才培養(yǎng)質(zhì)量起著舉足輕重的作用，是高校管理工作的重要組成部分。其基本原則是以學(xué)生為本，充分體現(xiàn)高校人性化、個(gè)性化、規(guī)范化的管理手段，為學(xué)生服務(wù)、為教師服務(wù)、為社會輸送有用人才。
一、學(xué)籍秘書的工作職責(zé)
1．每學(xué)期開學(xué)時(shí)，辦理在校學(xué)生的注冊手續(xù)，清理上一學(xué)期不及格學(xué)生成績，按國家有關(guān)規(guī)定統(tǒng)計(jì)補(bǔ)考人數(shù)并組織相關(guān)課程的補(bǔ)考。成績管理是學(xué)籍秘書最主要的、最基本的工作，每學(xué)期結(jié)束時(shí)，都應(yīng)將學(xué)生的學(xué)期成績及時(shí)郵寄給學(xué)生及家長，以便學(xué)生作好補(bǔ)考準(zhǔn)備，家長也對學(xué)生的在校學(xué)習(xí)情況有所祥細(xì)的了解，為下一學(xué)期的工作作好準(zhǔn)備。
2．根據(jù)任課教師交來的原始成績單，如實(shí)登錄學(xué)生各學(xué)期各門課程考試、考查及補(bǔ)考、重修的成績。嚴(yán)禁錯登、漏登學(xué)生成績、偽造學(xué)生考試成績。
3． 核實(shí)總學(xué)時(shí)、總學(xué)分，統(tǒng)計(jì)每學(xué)年的學(xué)籍異動名單并辦理相關(guān)異動手續(xù)�，F(xiàn)在的高校都實(shí)行學(xué)分制管理，也就是彈性學(xué)制，無論是學(xué)年學(xué)分制還是績點(diǎn)學(xué)分制，都為學(xué)生擴(kuò)展知識面，提高綜合素質(zhì)創(chuàng)造了學(xué)習(xí)條件，同時(shí)也對學(xué)籍管理提出了更高的要求，這就要求學(xué)籍管理信息化、規(guī)范化。只有加強(qiáng)、健全學(xué)校教務(wù)管理系統(tǒng)的管理及建設(shè)，才能提高學(xué)籍管理的質(zhì)量，才能為學(xué)籍秘書創(chuàng)造更好的工作平臺。
4．根據(jù)教務(wù)管理系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)學(xué)生四年成績績點(diǎn)及學(xué)分績點(diǎn)，以此審查學(xué)生的畢業(yè)資格，并按本學(xué)校的四、六級成績線，審查學(xué)位授予資格。學(xué)生四年的學(xué)習(xí)成績決定學(xué)生能否取得畢業(yè)資格，這就要求學(xué)籍秘書加強(qiáng)成績績點(diǎn)及學(xué)分績點(diǎn)的核算工作，學(xué)籍秘書工作是來不得半點(diǎn)馬虎的，它要求毫無差錯、準(zhǔn)確無錯，因?yàn)樗P(guān)系到學(xué)生的根本利益（能否順利畢業(yè)），盡管這項(xiàng)工作很繁鎖、很枯糙，但它很重要。
當(dāng)前，高校對全國大學(xué)英語四、六級考試都非常重視，并以此作為評估高校人才培養(yǎng)質(zhì)量的重要指標(biāo)，許多高校就以四級成績?yōu)橐罁?jù)來確定學(xué)位授予線，這就要求學(xué)籍秘書做好每次的四、六級考試成績管理，為學(xué)校確定當(dāng)年的學(xué)位授予線提供準(zhǔn)確無誤的數(shù)據(jù)材料。
5. 加強(qiáng)學(xué)籍檔案的規(guī)范化管理，保證學(xué)籍檔案資料收集完整、齊全。高校學(xué)籍檔案是學(xué)生在學(xué)習(xí)、實(shí)驗(yàn)和社會實(shí)踐等活動中直接形成的對學(xué)校、社會和個(gè)人具有保存價(jià)值的歷史真實(shí)記錄。高校學(xué)籍檔案包括學(xué)生的入學(xué)注冊、錄取審批、成績考核、休學(xué)復(fù)學(xué)、學(xué)籍異動、畢業(yè)等原始記錄。學(xué)籍檔案管理是高校檔案工作的重要部分，學(xué)籍檔案的質(zhì)量反映了學(xué)校的管理水平，在新形式下，尊重知識、看重文憑、查閱學(xué)籍檔案已作為信用用人的最基本手段，因此，必須對高校學(xué)籍檔案進(jìn)行嚴(yán)格 、科學(xué)、規(guī)范的管理[1]。學(xué)籍秘書要負(fù)責(zé)收集成績考核、休學(xué)復(fù)學(xué)、學(xué)籍異動、畢業(yè)等原始記錄，是學(xué)籍檔案中最重要的部分，必須齊全、完整，才能保證高等學(xué)校學(xué)籍檔案的百分之百的高信度。[1]
二、學(xué)籍秘書工作的工作特點(diǎn)
1．服務(wù)性功能。管理即是服務(wù)，學(xué)籍秘書從事的是學(xué)籍行政管理，是緊緊圍繞學(xué)生的學(xué)習(xí)狀況為學(xué)生提供服務(wù)，為教學(xué)管理服務(wù)。
2． 政策性功能。學(xué)籍秘書工作的政策性非常強(qiáng)，必須嚴(yán)格執(zhí)行《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》和本校的具體的學(xué)籍管理規(guī)定對學(xué)生的學(xué)籍實(shí)行管理，并根據(jù)學(xué)生實(shí)際的學(xué)習(xí)成績作出相應(yīng)的學(xué)籍處理。
3．綜合性功能。學(xué)籍秘書工作既是教學(xué)管理的一個(gè)重要組成部分，又是學(xué)生管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，還承擔(dān)著學(xué)籍檔案的積累工作，是聯(lián)系教與學(xué)的紐帶。
三、影響學(xué)籍秘書工作質(zhì)量的因素及其分析
1．提高自身素質(zhì)。隨著高校的日益發(fā)展和教學(xué)管理改革的需要，對學(xué)籍秘書的學(xué)歷層次及管理水平的要求也越來越高，傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)型和口頭型管理模式已落伍并將淘汰，專業(yè)化、信息化的管理將取而代之，這就要求學(xué)籍秘書努力提高自身的文化素質(zhì)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)和管理理論知識的進(jìn)修，從而能參與學(xué)校的課程建設(shè)與專業(yè)建設(shè)。同時(shí)，由于工作責(zé)任重，壓力大而待遇偏低，心理失衡，導(dǎo)致沒工作熱情，這就要求學(xué)籍秘書提高心理素質(zhì)，樹立正確的價(jià)值觀，主動投入到教學(xué)管理事業(yè)中去。
2．工作受不到重視。由于觀念陳舊，對教學(xué)管理的重要性與科學(xué)性認(rèn)識的不足，大部分人都認(rèn)為學(xué)籍管理是簡單的事務(wù)性工作，以至在人員的配備、學(xué)習(xí)和培訓(xùn)上，力度不夠，嚴(yán)重影響了學(xué)籍秘書的工作積極性，工作隊(duì)伍不穩(wěn)定。[2]
3．責(zé)權(quán)分離。學(xué)籍秘書是基層的教學(xué)管理人員，有一定的管理權(quán)限，但實(shí)際上只有職責(zé)而無權(quán)限，工作 （下轉(zhuǎn)第160頁）（上接第162頁）很難到位，應(yīng)在組織管理活動中平衡責(zé)權(quán)，有責(zé)有權(quán)。
四、學(xué)籍秘書工作的質(zhì)量評價(jià)體系
我國高校的學(xué)籍管理歷來強(qiáng)調(diào)從嚴(yán)管理，強(qiáng)調(diào)完善、嚴(yán)密的規(guī)章制度，強(qiáng)調(diào)計(jì)劃性、服從性、統(tǒng)一性，強(qiáng)調(diào)定量評價(jià)，隨著我國高校學(xué)籍管理制度的改革，人性化、個(gè)性化、規(guī)范化、法制化的管理已成了學(xué)籍管理的大趨勢，隨之對學(xué)籍秘書工作的質(zhì)量要求也越來越高，每個(gè)學(xué)校都制定了相應(yīng)的考核細(xì)則，諸如：是否準(zhǔn)確、按時(shí)登錄課程考核成績、是否郵寄學(xué)生學(xué)期成績單、是否以班級為單位將學(xué)期成績整理歸檔等等。如我們學(xué)校就制定《長江大學(xué)教學(xué)事故認(rèn)定及處理辦法》來加強(qiáng)教學(xué)管理，其中管理類教學(xué)事故就有偽造學(xué)生考試成績就屬一級或二級教學(xué)事故；錯報(bào)、漏報(bào)學(xué)生成績、考試成績不按規(guī)定期限報(bào)送并錄入管理系統(tǒng)的屬二級或三級教學(xué)事故。一經(jīng)認(rèn)定就繩之以法，且按等級實(shí)行經(jīng)濟(jì)處罰。年度院系目標(biāo)考核時(shí)對學(xué)籍管理又有詳細(xì)的考核指標(biāo)，其中針對學(xué)籍秘書工作有：
1．工作狀況
�。�1）成績管理準(zhǔn)確無誤、規(guī)范；
�。�2）課程重修組織周密，落實(shí)到位；
�。�3）上報(bào)學(xué)籍材料及時(shí)無誤。
2．檔案材料
�。�1）學(xué)籍原始資料歸檔完整、齊全、有序，管理規(guī)范；
�。�2）及時(shí)上報(bào)學(xué)生各種檔案（畢業(yè)生成績匯兌表、畢業(yè)生登記表、學(xué)生學(xué)年鑒定表等）。
這些方面都圍繞學(xué)籍秘書工作的核心重點(diǎn)作了詳細(xì)要求，是我校制定的對學(xué)籍秘書工作的評價(jià)體系。學(xué)籍秘書工作的質(zhì)量管理是高校教學(xué)管理的重要組成部分，是教與學(xué)的紐帶，盡管這項(xiàng)工作很辛苦，很繁鎖，但領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，學(xué)籍管理人員也要努力提高自身的素質(zhì)，搞好這項(xiàng)基礎(chǔ)工作，服務(wù)于教學(xué)，服務(wù)學(xué)生。
五、結(jié)語
綜上所述，學(xué)籍秘書工作是高校教學(xué)管理的基礎(chǔ)性工作，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，是教與學(xué)的紐帶，是人才培養(yǎng)質(zhì)量的保證，它通過嚴(yán)密的規(guī)章制度和嚴(yán)格的紀(jì)律、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾韺W(xué)校的學(xué)風(fēng)、校風(fēng)建設(shè)及改革起著推動作用。加強(qiáng)學(xué)籍秘書的業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及相關(guān)的計(jì)算機(jī)能力培訓(xùn)，能有效促進(jìn)學(xué)籍秘書工作效率的提高，促進(jìn)學(xué)分制管理工作健康發(fā)展，從而更好地為人才培養(yǎng)工作服務(wù)。
【參考文獻(xiàn)】
[1]杜秀蘭.淺談高校學(xué)籍檔案管理[J].隴東學(xué)院學(xué)報(bào)(社會科學(xué)版)，2006，(2).
[2]王誠怡.關(guān)于做好高校教學(xué)秘書工作的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江高教研究，2004，(3).
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