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淺析檔案規(guī)律及基本原理論文
［內容摘要］本文概括總結了檔案基本規(guī)律及基本原理，我們利用檔案基本規(guī)律的目的，就是為了最大限度地發(fā)揮檔案利用價值。對檔案進行集中化、有序化和信息化的過程，實質上就是為了正確地運用檔案基本規(guī)律創(chuàng)設必要的條件。所謂檔案工作的基本原理，可以說正是這樣一個創(chuàng)設條件的過程表述。
[關鍵詞]檔案 基本規(guī)律 基本原理
檔案基本規(guī)律，表明了檔案這個客觀事物的產生形成和運動變化過程及其特點。它們是實現(xiàn)檔案利用價值過程中相輔相成地起作用的具有普遍意義的規(guī)律。因此，檔案工作的開展和運作，必須遵循這些基本規(guī)律。忽視或違背了其中任何一條規(guī)律，都難以達到完好地實現(xiàn)檔案利用價值的目的。
在探討檔案的基本規(guī)律和檔案工作的基本原理之前，有必要對檔案這個客觀事物作出一個最基本的認識。因為，只有弄清楚檔案是什么樣的客觀事物之后，才能探討檔案自身固有的基本規(guī)律。從目前的研究成果來看，檔案固有的基本規(guī)律，可以歸納為四條：檔案自然形成規(guī)律，檔案利用價值擴展規(guī)律，檔案利用價值潛在規(guī)律和檔案機密程度遞減規(guī)律。并且，檔案工作在遵循檔案固有規(guī)律的實踐過程中，將會遇到哪些矛盾問題，解決這些矛盾問題需要采取什么手段和通過什么程序，這就構成檔案工作的基本原理。
一、對檔案的基本認識
《中華人民共和國檔案法》對檔案的定義作了如下的表述：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄�！�
對這段表述的含義，可以解釋如下：
�。ㄒ唬n案的基本來源——檔案產生形成于人類社會的各種活動的歷史過程中。這里強調了社會的“活動”。因為，如果不是活動歷史過程中產生形成的東西，就不能稱之為“檔案”。社會活動，包括政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等領域的社會實踐活動。這些社會領域的活動，都必然產生形成檔案。執(zhí)行這些職能活動的群體，包括過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人。這些群體，是檔案來源的主要對象。
（二）檔案的基本性質——它是歷史活動的原始記錄。檔案的原始記錄性質可以分解為兩個方面的屬性，即原始性和記錄性。檔案與其他客觀事物在基本屬性上的區(qū)別，主要在于它兼具原始性和記錄性。檔案的原始性與記錄性是互相依存的統(tǒng)一體。檔案的原始性特別重要。原始性在于檔案是立檔單位在當時當地為適應職能活動需要而直接產生形成的。這就使檔案具有憑證依據的法律效力。這種作用，是其他智力資源所不及的利用價值。人們特別重視檔案作用的這個特點。
�。ㄈn案的基本價值———正是由于檔案具有原始性和記錄性這兩個方面的基本屬性，使之產生憑證價值和信息價值。正是由于這兩種基本價值，使檔案能夠作為社會的一種智力資源而存在和利用。如果缺乏這兩種利用價值，檔案就失去存在的意義。檔案工作的根本目的，就是為了實現(xiàn)檔案的利用價值。
二、檔案基本規(guī)律
1、檔案自然形成規(guī)律
關于檔案自然形成規(guī)律。所謂“自然形成”，實質上應當理解為“必然產物”。因為檔案是職能活動歷史過程中直接形成的必然產物，而不是事后隨意地制造出來的。一個立檔單位在其職能活動的實踐過程中，由于規(guī)劃設計、頒布法規(guī)、傳達命令、指揮工作、請示問題、報告情況、聯(lián)系事務、記載活動、研究總結等等方面的需要，產生形成許多文字、圖表、音象的記錄，它們都是當時當地為了履行其職能任務的客觀需要而產生形成的；并且，它們之間在來源上、時間上、內容上和形式上都具有一定的有機聯(lián)系。一個立檔單位的全部檔案，構成一個有機聯(lián)系的整體，完整地反映了這個立檔單位職能活動的歷史面貌。因此，檔案本身的形成是必然產物，檔案的有機聯(lián)系也是必然產物。所謂檔案的“自然”性質，實際上就是指檔案的這種“必然性”。這種“必然性”正是檔案的基本屬性中“原始性”之所在，也就是檔案具有憑證依據作用的利用價值的根源。
檔案自然形成規(guī)律實際上是強調了兩個“必然性”——一個是檔案本身的產生形成的必然性，一個是檔案內在的有機聯(lián)系的必然性。這兩個必然性。對于檔案的利用價值是有著重要關系的。
那么，對檔案自然形成規(guī)律，如何用一段話來表述呢？
我認為，可以作如下表述；“檔案具有兩個自然性—檔案本身產生形成的自然性和檔案內在有機聯(lián)系的自然性，必須維護這兩個自然性，才能維護檔案的利用價值�！币簿褪钦f：檔案利用價值的發(fā)揮，必須以維護檔案本身產生形成的自然性和檔案內在有機聯(lián)系的自然性為前提。當然，如果把這段話里的“自然性”改為“必然性”，也是可以的。這里用“自然性”，僅僅是照顧了我們長期以來的習慣說法。
檔案自然形成規(guī)律，對檔案工作有什么指導意義？
檔案工作中的全宗原則，就是遵循了檔案這條固有的規(guī)律而總結出來的理論。一個立檔單位的全部檔案，構成一個有機整體，稱為一個“全宗”。必須維護一個全宗的完整性——既不可把一個全宗人為地分割，也不可把不同全宗相互混雜。因為兩者都是破壞了檔案的內在的歷史聯(lián)系，違反了檔案自然形成規(guī)律。在世界檔案學史上，“來源原則”否定了“邏輯原則”，肯定了“尊重全宗”和“維護全宗的有機整體”的原則，就是遵循了檔案自然形成規(guī)律的認識成果。在檔案全宗內的分類技術中采用“年代—組織機構”等分類方法，也是為了遵循檔案自然形成規(guī)律。在檔案文件的立卷技術中，也充分地考慮了維護文件之間的自然形成的有機聯(lián)系。任何一個立檔單位的檔案，都是一個自然形成的有機整體，必然具有內在的有機聯(lián)系，只有維護這種自然形成的有機聯(lián)系，才能如實地反映立檔單位的歷史面貌，才能真正保護檔案的利用價值。這就是遵循檔案自然形成規(guī)律的本質目的和實際意義。
2、檔案利用價值潛在規(guī)律
根據許許多多發(fā)揮了社會效益和經濟效益的檔案利用實例，檔案利用價值的實現(xiàn)，明顯地揭示出這樣一條規(guī)律：“檔案的利用價值具有潛在性。這種潛在價值的實現(xiàn)，決定于社會客觀的需求性和檔案管理的條件性�！睓n案利用價值的實現(xiàn)過程，實際上就是潛在性、需求性和條件性三者關系相互作用的結果。那么，如何理解這三者呢？
�。�1）潛在性——是指檔案在何時何地發(fā)揮何種作用，是難以預期確定的。檔案所具有的這種潛在價值，只有等待適當時機，才能轉化為直接價值。在一定時期內，它未能成為直接價值，并不意味著它沒有價值。它的真正價值只不過是仍然處于潛在狀態(tài)，待機而發(fā)。
�。�2）需求性——是指檔案本身的潛在價值要轉化為直接價值，有賴于社會對檔案的利用需求。只有當檔案被利用來滿足社會的需求，才能真正實現(xiàn)檔案的利用價值。如果社會還沒有提出這種利用需求，檔案的價值將一直處于潛在狀態(tài)，暫時未能產生實際的效益。
�。�3）條件性——是指檔案由潛在價值轉化為直接價值是有條件的，要使這種轉化成為可能，必須通過人們對檔案的管理活動，包括收集、整理、檢索、提供利用等等一系列業(yè)務勞動。檔案的管理業(yè)務，就成為滿足社會的利用需求、實現(xiàn)檔案潛在價值轉化為直接價值的必要條件。
綜上所述，在正確認識檔案利用價值的潛在性特點的前提下，一方面主動地了解和掌握社會利用的需求性，另一方面努力在業(yè)務管理的條件性方面下功夫，這兩個方面是實現(xiàn)檔案利用價值的不可缺少的因素。
正確認識檔案利用價值的潛在性特點，對于社會人士來說，是很重要的。社會檔案意識薄弱，是否與不能正確認識這個特點有—定關系呢？可以這么說。因此我們不能說檔案是無價值的東西，否則，它就沒有存在的意義了。但是，檔案的利用價值卻是處于潛在性狀態(tài)，也就是說，檔案是—種潛在價值的客觀事物，只有當它在適當時機轉化為直接價值的時候，人們才能看到或感受到它的效益。潛在價值不等于沒有價值，也不等于直接價值。有些人不了解這個潛在價值的特點，不懂得為潛在價值轉化為直接價值創(chuàng)沒條件的必要性，因而忽視檔案工作。正確認識檔案利用價值潛在規(guī)律，對于增強社會的檔案意識，是具有指導意義的。
正確認識檔案利用價值的潛在性特點，對于檔案工作者來說，更為重要。我們—再強調要做好檔案資源的開發(fā)工作，就是要主動地把檔案的潛在價值發(fā)掘出來為社會所了解和利用。正如有的同志說，我們檔案工作者既要“為利用者找檔案”，也要“為檔案找利用者”。有的同志更形象地比喻：檔案工作者的作用不應當只是檔案資源的一把“鎖頭”，更重要的是一把“鑰匙”。
3、檔案利用價值擴展規(guī)律
對檔案利用價值擴展規(guī)律，如何理解和表達？
�。�1）檔案具有雙重利用價值——對于立檔單位的利用價值和對于社會的利用價值。
�。�2）檔案產生形成之后，在相當時期內，主要的利用者是立檔單位。因為，檔案作為立檔單位的職能活動的必要條件，服務于本單位了解既往情況、進行決策和處理業(yè)務的憑證查詢需要。檔案對于立檔單位的利用價值，可稱為檔案的第一價值。第一價值是促進本單位積累檔案的一種動力。
（3）隨著時間的推移，立檔單位對某些時間較長的檔案的利用需求逐漸淡化。但是并不意味著這些檔案利用價值的失卻，其利用價值則向社會各方面的利用范圍逐漸擴展。檔案對于社會的利用價值，可稱為檔案的第二價值。第二價值則是長遠的全面的利用價值。
�。�4）檔案的第一價值必然向第二價值過渡。實現(xiàn)第一價值是在檔案室階段，實現(xiàn)第二價值是檔案館階段。檔案由檔案室移交進入檔案館，形成一項國家檔案管理制度。為了實現(xiàn)檔案的雙重利用價值，必須適當地界定兩者之間的過渡周期。這個周期的一般時限，又必須根據立檔單位及其檔案的特點而有所差異。從第一價值過渡到第二價值，過早或過遲，均會損害雙重利用價值的發(fā)揮。
�。�5）檔案由第一價值向第二價值的過渡，不僅意味著檔案的利用范圍的擴大（利用單位數量的擴大、用戶類型的增多），而且意味著檔案內容信息利用的多元化（不同角度的利用，多種利用需求的交叉，特別是科學研究作用的增值）。
如果要把上述的解釋概括地用一段文字來表述，“檔案利用價值擴展規(guī)律”可以表述為；“檔案具有雙重利用價值，從面向立檔單位的第一價值逐漸過渡到面向社會的第二價值，從服務于立檔單位職能需求的第一價值擴展為服務于社會多元需求的第二價值。只有實現(xiàn)這種過渡和擴展，才能使檔案發(fā)揮長遠的全面的利用價值�！�
檔案利用價值擴展規(guī)律十分重要，它反映了檔案這個客觀事物的運動過程及其意義。我國檔案工作的歸檔制度和進館制度的建立和銜接，正是遵循了檔案利用價值的擴展規(guī)律。
4、檔案機密程度遞減規(guī)律
檔案的保密程度，實質上是檔案利用范圍和利用程度的準許問題，也就是檔案價值的利用對象的選擇或控制的問題。
�。�1）檔案信息具有內向性。無論在第一價值階段或是第二價值階段，檔案都是有一定的保密性。第一階段的檔案保密性更強，對非立檔單位—般不提供利用。第二價值階段的檔案，除某些特定種類外，對非立檔單位的保密性，一般來說將隨著時間的推移和條件的變化而呈現(xiàn)遞減的趨勢。
�。�2）檔案機密程度的逐漸減退，必將導致檔案利用價值更廣泛的實現(xiàn)。第二價值階段，是檔案由內向性過渡到公開性的轉變過程。
關于檔案機密程度遞減規(guī)律，可以簡要地表述如下：“隨著時間的推移和條件的變化，檔案機密性的強弱與檔案保存時間的久遠成反比�！�
檔案利用價值擴展規(guī)律和檔案機密程度遞減規(guī)律，是檔案館工作向開放型轉變的理論根據。正確界定檔案由內向性到公開性的轉變時限，就成為檔案開放的政策依據。根據檔案機密程度遞減規(guī)律，一方面要堅持適度的保密觀念，另一方面又要樹立檔案開放的思想。既不能無視特定范圍檔案的機密性而擴大利用范圍，又必須不斷地研究檔案的內容和客觀形勢（含國家政策）的條件變化，合理地調整密級（逐步地降低密級以至解密），以便廣泛地開發(fā)利用檔案信息資源為社會服務。
5、上述四條規(guī)律之間的相互關系
檔案工作的根本目的，就是為了最大限度地實現(xiàn)檔案的利用價值。上述四條檔案固有基本規(guī)律，都與實現(xiàn)檔案的利用價值有著密切關系。遵循檔案自然形成規(guī)律，才能真正維護檔案的利用價值。遵循檔案利用價值擴展規(guī)律，才能長遠地全面地發(fā)揮檔案的利用價值。檔案利用價值潛在規(guī)律，要求我們努力把潛在價值轉化為直接價值。檔案機密程度遞減規(guī)律，要求我們正確地處理檔案利用價值的對象范圍，做好檔案開放利用工作。這四條規(guī)律，都是在實現(xiàn)檔案利用價值的過程中時時處處起著約束和影響作用的具有普遍意義的規(guī)律。只有維護檔案的客觀有機整體，促使檔案由第一價值過渡到第二價值，由潛在價值轉化為直接價值，由內向性轉化為公開性，才能最大限度地實現(xiàn)檔案的利用價值。
檔案利用價值的發(fā)揮，必須以維護檔案本身產生形成的自然性和檔案內在有機聯(lián)系的自然性作為前提。如果破壞了這兩個自然性，檔案的利用價值就會受到損害，檔案的利用價值就無從發(fā)揮。因此，遵循檔案自然形成規(guī)律，是遵循其他三條規(guī)律的前提或基礎。
檔案利用價值的真正發(fā)揮，一是要充分地發(fā)揮，二是要有效地發(fā)揮。充分地發(fā)揮，就是要長遠地全面地發(fā)揮。有效地發(fā)揮，就是要使檔案產生直接的實際效益。兩者不可或缺，才能真正實現(xiàn)檔案的利用價值。如果檔案的利用價值只是限于第一價值，埋沒了它的第二價值，檔案的存在意義和價值作用就大大地降低了。無論是在第一價值階段或第二價值階段中，如果檔案的潛在價值不能轉化為直接價值，那么，檔案的利用價值實際上就未能實現(xiàn)。因此，必須同時遵循檔案利用價值擴展規(guī)律和檔案利用價值潛在規(guī)律，才能真正發(fā)揮檔案的利用價值。潛在性和擴展性，是檔案的利用價值在實現(xiàn)過程中的兩個重要特點，并且是兩個密切相關的特點。揭示這兩個特點的兩條規(guī)律是在同時配合起作用的。
檔案在第一價值階段和第二價值階段中，由潛在價值轉化為直接價值的過程中，都要受到檔案固有的機密程度的約束。然而，檔案機密程度的遞減趨勢，又有利于檔案利用價值的擴展。
三、檔案工作的基本原理
為了不斷地提高檔案管理水平，解決它與社會利用需求的基本矛盾，需要采取什么手段和通過什么程序來進行檔案工作呢？必須實行檔案的集中化、有序化和信息化。檔案工作的全過程，就是通過這三化實現(xiàn)檔案利用價值的管理過程。
�。�1）集中化——就是為了解決檔案形成的分散狀態(tài)與社會利用的集中要求的矛盾。通過集中化，保證檔案的完整與安全，維護檔案自然形成的內在的有機聯(lián)系。檔案的完整與安全是方便國家和社會利用的前提。因此，必須通過收集歸檔和進館永存的集中化途徑，改變檔案初始狀態(tài)的隨機和離散的現(xiàn)象。集中化，就是實現(xiàn)檔案從分散到集中，確保檔案的完整與安全。
�。�2）有序化——就是為了解決檔案形成初始的凌亂狀態(tài)與社會利用的系統(tǒng)優(yōu)質要求之間的矛盾。為了滿足國家和社會對檔案利用的需求，必須通過系統(tǒng)化的整理和合理化的鑒定，使繁浩雜亂的檔案文件有序化，以便提供優(yōu)質的服務效果。有序化，就是實現(xiàn)檔案由凌亂到系統(tǒng)，在保持檔案文件內在的有機聯(lián)系的基礎上，理順檔案文件之間的縱橫關系，形成有次序的層次結構，便于檔案利用價值的實現(xiàn)。
�。�3）信息化——就是為了解決檔案信息的潛在狀態(tài)與社會利用的檢索要求之間的矛盾。為了實現(xiàn)檔案資源的利用價值，必須通過科學的加工處理手段，使檔案的信息內容從潛在狀態(tài)開發(fā)出來，變成方便的檢索狀態(tài)，以提高服務效率（查準率、查全率和查速率）。這就是開發(fā)利用檔案資源信息的必要前提。
綜上所述，檔案工作基本原理，可以概括地表述為：“在實現(xiàn)檔案的集中化和有序化的基礎上，實現(xiàn)檔案的信息化，依次通過這三化過程，充分發(fā)揮檔案的利用價值�！�
實際上，檔案工作的過程，就是對檔案的集中化、有序化和信息化的實現(xiàn)過程。檔案工作實踐過程中的一系列業(yè)務環(huán)節(jié)及其原則與技術，都是實現(xiàn)這三化過程的具體的措施和方法。
我們利用檔案基本規(guī)律的目的，就是為了最大限度地發(fā)揮檔案利用價值，為社會服務作出最大的貢獻。如果不采取集中化的措施，實行歸檔制度和進館制度，就不可能保證檔案有機整體的完整與安全，就不可能實現(xiàn)檔案雙重利用價值及其全面長遠的作用。如果不采取有序化和信息化的措施，就不可能使檔案有效地由潛在價值轉化為直接價值。沒有對檔案的集中化、有序化和信息化的處理手段和工作程序，就不可能實現(xiàn)最大限度地發(fā)揮檔案為社會服務的效益。所以對檔案進行集中化、有序化和信息化的過程，實質上就是為了正確地運用檔案基本規(guī)律創(chuàng)設必要的條件。所謂檔案工作的基本原理，可以說正是這樣一個創(chuàng)設條件的過程表述。這就是為什么本文把檔案的基本規(guī)律與檔案工作的基本原理結合在一起來論述的緣故。
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