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公司檔案管理辦法最全

時(shí)間:2024-07-19 19:39:03 資料大全 我要投稿
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公司檔案管理辦法【最全】

  檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說,是一項(xiàng)管理性的工作,服務(wù)性的工作,政治性的工作,

公司檔案管理辦法【最全】

。下面是unjs小編搜集整理的公司檔案管理辦法,歡迎閱讀。

公司檔案管理辦法【最全】

  檔案管理制度

  1、各種檔案按組卷要求,由立卷人整理,按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。

  2、各種檔案的文字書寫,必須用藍(lán)黑或黑墨水書寫,禁用其它筆書寫。

  3、檔案一般不外借,確因工作需要借閱檔案時(shí),均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。

  4、檔案要做到安全保管,定期檢查,積極創(chuàng)造檔案保管條件,做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密,保持經(jīng)常通風(fēng)。

  5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品,嚴(yán)禁使用電器。

  檔 案 統(tǒng) 計(jì) 制 度

  1、做好檔案組織機(jī)構(gòu)和人員構(gòu)成情況的統(tǒng)計(jì)。

  2、及時(shí)、準(zhǔn)確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。

  3、做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設(shè)備和裝具統(tǒng)計(jì)。

  4、做好檔案提供利用情況和檔案利用效果的統(tǒng)計(jì)。

  5、有專人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作, 按要求填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表, 并做到迅速、真實(shí)、準(zhǔn)確無誤。

  檔案安全保密制度

  1 、嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的有關(guān)保密制度加強(qiáng)管理,防止丟失、泄密。

  2、查閱檔案,一般應(yīng)在檔案室查閱,需要摘抄或復(fù)制的機(jī)密文件,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),否則不準(zhǔn)摘抄、復(fù)印。

  3、需要帶回使用的檔案,需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不準(zhǔn)橫傳、私自外借,不準(zhǔn)帶入公共場(chǎng)所。

  4、外單位來查閱和抄錄檔案時(shí),應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù),經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可調(diào)閱。

  檔案查閱借閱制度

  1、外單位查閱檔案時(shí),必須持有介紹信,注明查閱人的姓名、政治面貌及查閱內(nèi)容或范圍。

  2、查閱黨組、局長(zhǎng)辦公會(huì)議記錄、紀(jì)檢工作等有關(guān)案卷和絕密數(shù)字時(shí),需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn);查閱一般檔案資料時(shí),檔案員需進(jìn)行登記,經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),方可查閱。

  3、凡查閱檔案者,一般不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室,如需要借出時(shí),必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);查閱者必須按規(guī)定查閱,與查閱內(nèi)容無關(guān)的文字材料不準(zhǔn)隨意翻閱、摘抄。

  4、查閱檔案者要愛護(hù)案卷,不得將案卷拆毀、拆頁、勾抹、圈點(diǎn),嚴(yán)防污染檔案;查閱時(shí)不得吸煙;也不得將案卷轉(zhuǎn)借他人或帶回家中。

  5、查檔抄錄的材料經(jīng)檔案工作人員審核無誤后,簽字蓋章,否則無效。

  6、借出的案卷一般不能超過七天,如延期使用,需補(bǔ)辦延期手續(xù)。

  7、借出或還回的案卷,必須嚴(yán)格履行登記、注銷和檢查手續(xù),當(dāng)面點(diǎn)清,如發(fā)現(xiàn)差錯(cuò),及時(shí)追究責(zé)任,并采取補(bǔ)救措施。

  檔案庫房管理制度

  1、檔案庫房是保存檔案的重要基地,非本室工作人員嚴(yán)禁入內(nèi)。

  2、庫房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙、喧嘩、動(dòng)用火種,嚴(yán)禁攜帶危險(xiǎn)品進(jìn)入。

  3、庫房門窗要牢固,隨走隨關(guān),班前班后要經(jīng)常檢查,嚴(yán)防檔案丟失和意外事故發(fā)生。

  4、庫房?jī)?nèi)要保持清潔衛(wèi)生,有防火、防盜、防光、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防污染等措施。

  5、檔案裝具要堅(jiān)實(shí)、耐用、整潔大方。

  機(jī)關(guān)檔案歸檔制度

  一、凡機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料(包括黨、政、工、團(tuán)、以及人事、保衛(wèi)、專業(yè)、財(cái)會(huì)等工作中形成的文件材料),均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進(jìn)進(jìn)整理、歸檔,并定期向本機(jī)關(guān)檔案室移交。

  二、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和承辦人員辦理完畢的文件材料應(yīng)及時(shí)交給辦公室文書人員,統(tǒng)一進(jìn)行歸檔文件整理。

  三、凡本單位參加外出學(xué)習(xí)、考察、參加各種會(huì)議的人員返回單位后,三日內(nèi)必須將所帶回的資料、材料、文件的原件交給辦公室文書人員,統(tǒng)一進(jìn)行歸檔文件整理。

  四、各業(yè)務(wù)科室在辦件過程中形成的材料、文件和所需的要件,按一件一卷的原則,由本科室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。

  五、機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門應(yīng)在第二年上半年向本機(jī)關(guān)檔案室移交檔案,并辦理移交手續(xù)。

  六、機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)部門應(yīng)把會(huì)議檔案保管二年期滿后,在三月末之前移交本機(jī)關(guān)檔案室,并辦理移交手續(xù) 。

  國(guó)土資源專業(yè)檔案立卷歸檔制度

  為了做好國(guó)土資源專業(yè)檔案的立卷歸檔工作,不斷提高立卷質(zhì)量,制定本制度。

  1、凡是在國(guó)土資源管理辦件過程中形成的各種文件材料,按照歸檔范圍和一件一卷的原則 ,由形成部門統(tǒng)一立卷。

  2、要保證歸檔材料齊全完整,堅(jiān)持誰主審,誰立卷的原則,做到案結(jié)卷成。形成檔案的有機(jī)聯(lián)系,便于查找和利用。

  3、國(guó)土資源專業(yè)檔案的立卷,以國(guó)土資源專業(yè)檔案的形成單位為單元,在保持項(xiàng)目材料的完整性、成套性的基礎(chǔ)上,按照辦件程序所需的要件和批件,組成案卷。

  4、卷內(nèi)材料要準(zhǔn)確一致,整卷內(nèi)不能有鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫。

  5、案卷內(nèi)要填寫卷內(nèi)目錄和備考表,卷內(nèi)目錄置于卷首,備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁數(shù)。

  6、編頁號(hào)。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號(hào),不能有誤和遺漏。

  7、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,并對(duì)破損材料要修補(bǔ)。案卷裝訂要整齊美觀,不掉張頁,采用三孔一線的裝訂方法。

  8、擬寫案卷標(biāo)題。案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明確切,能夠正確反映案卷的內(nèi)容和成份。

  9、立好的案卷要按永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限分開,按要求填寫案卷封皮,注明專業(yè)檔案的種類,按保管期限、時(shí)間順序,并編寫案卷目錄并要求打印,一式三份,于每年五月末之前,要立好前一年的卷,連同案卷目錄向本單位檔案室移交,

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  文書檔案歸檔文件整理制度

  為做好文件材料的歸檔文件整理工作,按照《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行整理、歸檔,結(jié)合我局具體情況,特制定本制度。

  1、凡本單位工作中形成的各種文件材料,按照歸檔范圍,由各科室統(tǒng)一交到辦公室進(jìn)行歸檔文件整理。

  2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一起,永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂,文件材料張數(shù)特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。定期的單份文件材料可用書釘裝訂,不許有散頁。

  3、多份文件為一件的文件排序,來文首先是文件閱辦單,然后是正文;發(fā)文首先是正文,然后是發(fā)文簽批單,最后是底稿;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;批復(fù)在前,請(qǐng)示在后。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍(lán)黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。

  4、采用年度---保管期限---問題分類法進(jìn)行分類。即在同一年度下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期,再在保管期限下面按問題分為黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類。

  5、組件后在歸檔文件的首頁上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內(nèi)要注明全宗號(hào)、年度、室編件號(hào)、問題、保管期限。

  6、按保管期限對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行編號(hào),一個(gè)保管期限排一個(gè)流水號(hào)。在同一保管期限內(nèi)重要的文件材料排在前邊。文件材料的排序一定要規(guī)范,黨、政分開,排列清晰,便于查考。

  7、歸檔文件目錄和卷盒封面內(nèi)容要填寫清楚完整,不得漏項(xiàng),填寫歸檔文件日期單位數(shù)要用0占位。

  8、歸檔文件目錄要求打印,一式六份,以備檔案進(jìn)館時(shí)所用。

  9、每年五月末之前,要立好前一年的卷,連同歸檔文件目錄向本單位檔案室移交。

  會(huì)計(jì)檔案立卷歸檔制度

  會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案的組成部分,機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案是機(jī)關(guān)在經(jīng)濟(jì)管理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中產(chǎn)生的,是記錄和反映機(jī)關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

  1、機(jī)關(guān)會(huì)議檔案的整理原則是:財(cái)務(wù)部門每年形成的財(cái)務(wù)檔案應(yīng)由財(cái)務(wù)部門按照會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍和歸檔要求,負(fù)責(zé)裝訂成冊(cè),整理立卷。

  2、機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍是機(jī)關(guān)內(nèi)其職能活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)憑證、銀行對(duì)帳單、工資表等有關(guān)會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。

  3、整理會(huì)計(jì)檔案時(shí)鑒于過去沒有在報(bào)表、帳簿、憑證的封面或背面上設(shè)計(jì)檔號(hào)的,在整理時(shí)應(yīng)該補(bǔ)上,檔號(hào)主要包括機(jī)關(guān)名、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、盒號(hào)、保管期限等項(xiàng)目。

  4、對(duì)于破損、缺頁、裝訂不牢固或不規(guī)范的案卷,應(yīng)由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)修補(bǔ)和裝訂,使其達(dá)到歸檔要求,保證歸檔檔案宗卷的質(zhì)量。

  5、會(huì)計(jì)檔案案卷的編號(hào),應(yīng)以每一本報(bào)表、一本帳簿、一本憑證各自給一個(gè)案卷號(hào)。

  6、會(huì)計(jì)檔案的排列,要在年度內(nèi)先把內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)按先后順序排好,然后將各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)中的報(bào)表、帳簿、憑證按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列,一年編一個(gè)案卷流水號(hào)。

  7、擬制案卷標(biāo)題,要根據(jù)會(huì)計(jì)檔案每卷的具體內(nèi)容進(jìn)行批制,使其能完整、準(zhǔn)確的反映卷內(nèi)內(nèi)容。

  8、編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄,要在整理立卷的基礎(chǔ)上進(jìn)行。逐卷填寫。一式三份,一份備日常使用,其余兩份一并交給檔案室。

  9、會(huì)計(jì)檔案的歸檔時(shí)間是當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可在財(cái)務(wù)科保管二年期滿后,由會(huì)計(jì)部門編制案卷目錄及清冊(cè),在三月末之前移交給檔案室,并辦理移交手續(xù)。

  聲像檔案立卷歸檔制度

  聲像資料是國(guó)家檔案資料的重要組成部分,為做好聲像檔案立卷歸檔工作,結(jié)合我局情況特制定本制度:

  1、聲像檔案的歸檔范圍是機(jī)關(guān)在職能活動(dòng)中反映主要事件、會(huì)議、人物、主要活動(dòng)及有歷史價(jià)值的資料。

  2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案,由形成部門統(tǒng)一立卷,在每年五月前向檔案室移交。

  3、歸檔的聲像資料要根據(jù)形成的時(shí)間、作者、內(nèi)容、重要程度,形成規(guī)律和聯(lián)系組卷,使聲像檔案能正確反映工作實(shí)際,便于查找利用。

  4、按要求填寫好卷內(nèi)目錄,編好號(hào)碼。

  檔案利用制度

  1.凡本單位人員利用檔案,須嚴(yán)格履行查(借)閱登記手續(xù),注明查(借)閱目的,用后及時(shí)反饋利用效果。

  2.外單位的人員查閱檔案,必須持單位介紹信并辦公室主任批準(zhǔn)方可查閱。

  3.因工作需要擬抄錄的檔案材料,須經(jīng)辦公室主任同意并經(jīng)檢查校對(duì)后方可帶出。

  4.檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時(shí),須經(jīng)辦公室主任同意。借出時(shí)間不得超過兩周,到期仍需繼續(xù)使用,要辦理續(xù)借手續(xù)。

  5.如查(借)閱秘密、機(jī)密的檔案,須請(qǐng)示本部門領(lǐng)導(dǎo)并由檔案辦公室主任批準(zhǔn);查閱黨委會(huì)議記錄、班子會(huì)議記錄的須經(jīng)主管局長(zhǎng)批準(zhǔn)。

  6.對(duì)借閱的檔案,要保持完整清潔,嚴(yán)禁私自拆卷、勾畫、涂改、撕頁、照相。借出的檔案要嚴(yán)格保管,不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人,對(duì)將檔案丟失者視情節(jié)輕重給予處罰。

  7.查(借)人員要遵守保密制度,嚴(yán)禁把檔案內(nèi)容向無關(guān)人員泄漏,違者按有關(guān)規(guī)定,給予批評(píng)教育或紀(jì)律處分。

  檔案利用效果登記制度

  一、利用者利用檔案完畢,利用接待人員要及時(shí)進(jìn)行利用效果的收集工作,對(duì)不能當(dāng)場(chǎng)體現(xiàn)的,利用接待人員要跟蹤收集。

  二、凡利用者利用檔案即時(shí)取得效果的,請(qǐng)利用者當(dāng)場(chǎng)填寫利用效果,并簽名確認(rèn)。

  三、利用者在利用檔案后,無法當(dāng)場(chǎng)確定利用效果時(shí),應(yīng)將“利用效果登記表”帶回,而接待人員要及時(shí)催繳“利用效果登記表”。

  四、檔案員收回的“利用效果登記表”,應(yīng)及時(shí)整理。

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