醫(yī)院檔案歸檔制度
一、歸檔范圍
1、重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、病例等，
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。2、上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本醫(yī)院有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等材料。
3.醫(yī)院對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
4、醫(yī)院的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的.批復(fù)。
5、醫(yī)院反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。
6、醫(yī)院的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)等。
7、醫(yī)院與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。
8、醫(yī)院干部任免的文件以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件。
9、醫(yī)院的歷史沿革、大事記及反映本醫(yī)院重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄影等檔案歸檔制度
二、檔時(shí)間
1、醫(yī)院文書(shū)檔案是由歸檔單位(部門(mén))將本年度辦結(jié)的文件材料于次年一季度歸檔。
2、科研、建設(shè)項(xiàng)目文件材料在項(xiàng)目鑒定或竣工驗(yàn)收三個(gè)月內(nèi)歸檔。
3、設(shè)備儀器文件材料在設(shè)備儀器開(kāi)箱驗(yàn)收登記或安裝調(diào)試后一個(gè)月內(nèi)歸檔。
4、醫(yī)院檔案在會(huì)計(jì)年度終了之后，暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年后歸檔。
5、聲像、榮譽(yù)檔案可結(jié)合本醫(yī)院實(shí)際情況確定歸檔時(shí)間
三、歸檔份數(shù)
1.本醫(yī)院制發(fā)的規(guī)定、規(guī)章、辦法等，可歸檔兩份，
資料共享平臺(tái)
《醫(yī)院檔案歸檔制度》(http://www.ishadingyu.com)。其中一份按整理規(guī)則要求歸檔保存;另外一份與其他所有的同類(lèi)文件，按文件字號(hào)順序或按類(lèi)別裝訂成一套文件匯編。2.本醫(yī)院形成的錄音、錄像、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體形式的文件材料，應(yīng)歸檔兩份以上。其中一份作為母盤(pán)保存，不提供利用;另外一份或兩份作為考鋇盤(pán)用于日常使用。
四、歸檔要求
1、歸檔文件材料必須為原件，一般一式一份(套)。
2、歸檔紙質(zhì)材料的同時(shí)，相應(yīng)的電子文件一并歸檔。
3、歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確。齊全是指按照歸檔范圍應(yīng)歸檔的文件材料全部歸檔;完整是指每件文件材料的正文與附件、正文與定稿、請(qǐng)示件與批復(fù)件、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件、榮譽(yù)檔案與說(shuō)明榮譽(yù)檔案的通報(bào)等文字材料、紙質(zhì)件與電子件齊全;準(zhǔn)確是指歸檔文件材料內(nèi)容真實(shí)，簽署和用印符合文書(shū)工作規(guī)范，紙質(zhì)件與電子件內(nèi)容相符。
4、歸檔文件材料的載體和字跡須符合耐久性要求。裝訂應(yīng)使用不易生銹材料。
5、醫(yī)院檔案在歸檔前要對(duì)破損、缺頁(yè)、裝訂不牢固的帳冊(cè)進(jìn)行修補(bǔ)和重新裝訂。對(duì)未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)憑證和原始單據(jù)要抽出，由醫(yī)院某機(jī)構(gòu)單獨(dú)保管，待了結(jié)后再歸檔。
6、醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目文件材料按照《醫(yī)院歸檔文件要求與整理規(guī)范》進(jìn)行整理后歸檔。
7、個(gè)人獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書(shū)等，根據(jù)自愿原則，獲獎(jiǎng)?wù)呖梢詫⒃平唤o本單位檔案部門(mén)保管，也可由檔案部門(mén)采取對(duì)原件復(fù)印或復(fù)制方式進(jìn)行存檔
五、歸檔責(zé)任
1.各部門(mén)要對(duì)本部門(mén)歸檔文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，任何部門(mén)或個(gè)人都不得將應(yīng)歸檔的文件材料據(jù)為己有或拒不歸檔。
2.檔案部門(mén)或檔案人員負(fù)有對(duì)本單位文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)文件材料形成、積累、整理和歸檔工作檢查、指導(dǎo)的責(zé)任。
3.應(yīng)歸檔的文件，由文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)按其業(yè)務(wù)范圍收集齊全，并指定人員負(fù)責(zé)保管和整理，定期或隨時(shí)移交檔案部門(mén)或檔案人員集中管理。
4.要將文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入相關(guān)工作計(jì)劃，確保文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作與各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作同步進(jìn)行
六、歸檔手續(xù)
各科室整理歸檔后按規(guī)定移交綜合檔案室，并履行交接手續(xù)、填寫(xiě)交接清單，交接雙方在清單上簽字，一式二份，雙方各存一份，以備查考。
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