文檔一體化趨勢和文件中心
本文以文件生命周期理論為線索對文檔一體化和文件中心進行分析指出了在我國進行文檔一體化改革和建立文件中心具有必要性、可行性，
文檔一體化趨勢和文件中心
。同時用文件生命周期理論對二者進行比較進而指出文件中心是文檔一體化之下當文件運動到暫時保存階段時研究其保管方式、存放地址時的一種有益補充它不能也決不是實現(xiàn)文檔一體化的一種具體模式、方法。文檔一體化是必由之路文件中心應在文檔一體化的思路指導下建設。一、文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性
所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構國內(nèi)學者一致認為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。
文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。國內(nèi)外學者對周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。
文件生命周期理論強調(diào)文件從始至終都是一個完整的、動態(tài)的、連續(xù)的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正�，F(xiàn)象。要解決這一實際工作的難題必須實現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產(chǎn)生文件的'機關、為發(fā)揮其原始價值服務的。從本質(zhì)上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。
依據(jù)文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經(jīng)受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷毀有的一段時間內(nèi)有價值然后再銷毀有的具有永久保存價值將來還需要進館保存因此需要一個過渡性的中間機構來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構便應運而生了。國內(nèi)外學者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內(nèi)容是一致的。
文檔一體化和建立文件中心具有理論依據(jù)在理論上是成立的在實踐中是否切實可行是否確有必要呢?回答是肯定的。
文檔分離帶來大量的弊端造成大量失控的具有重要價值的賬外文件檔案部門由此館藏質(zhì)量降低進而導致不能很好的發(fā)揮參考服務作用導致檔案部門信息服務功能降低也導致了檔案部門地位的降低。
隨著我國高新技術的發(fā)展文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強文件管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現(xiàn)實文檔分離的根本辦法，
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《文檔一體化趨勢和文件中心》(http://www.ishadingyu.com)。最早產(chǎn)生于美國并在國外許多國家廣泛流行的文件中心是否適合我國國情、能否在我國建立和推廣至今在學術界仍未取得完全一致的認識。我國檔案工作在集中統(tǒng)一管理原則指導下在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機構構成一個嚴密完整的組織體系文件也經(jīng)歷著從現(xiàn)行文件階段到機關檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現(xiàn)行文件的機關檔案室。然而筆者認為這并不排斥文件中心在我國建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國檔案管理機構的有益補充。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機關檔案工作薄弱的現(xiàn)狀。
二、文檔一體化與文件中心比較
文檔一體化與文件中心是有區(qū)別的對其分別進行研究是目前檔案工作改革的兩條思路同時二者又是有聯(lián)系的但這種聯(lián)系并不是將文件中心簡單地作為文檔一體化實現(xiàn)的一種方法模式。
1.文檔一體化與文件中心比較從文件生命周期理論角度來分析文檔一體化是將文件生命運動階段中相對分離的第二、三階段統(tǒng)一起來將以前分離的兩個工作環(huán)節(jié)作為一個整體系統(tǒng)有序地結合起來使文件在生命運動的各個階段都能得到連續(xù)的、統(tǒng)一的、標準化的管理。文檔一體化要求在一個統(tǒng)一的行政管理體制下、在一個統(tǒng)一的組織機構內(nèi)有統(tǒng)一的制度、統(tǒng)一的互相銜接的工作程序和方法有統(tǒng)一的控制中心。把現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件納入統(tǒng)一的管理體系將原本相對獨立的、具體環(huán)節(jié)互相雷同的兩種管理體系揉合在一起加強文件的超前控制走信息開發(fā)一體化的道路不僅適合于紙質(zhì)等載體形式的實體檔案也適應電子時代信息化的需要。就現(xiàn)在而言機關檔案室的職能從收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目、編研利用等8個環(huán)節(jié)來說都有其實際工作內(nèi)容實行文檔一體化以后檔案工作獨立的職能將滲入到文件的第一、二階段形成一個不可分割的整體，加強了對文件整體宏觀的控制它的功能將更側重于信息的開發(fā)利用而非保管。
而文件中心的建立是堅持將文件生命運動的第三個階段作為獨立環(huán)節(jié)對多個單位處于暫時保存階段的文件進行集中管理從文件生命運動的整體性來說它使文書處理和檔案管理更加分散獨立。近年來我國在永靖等地進行了建立文件中心的具體實踐探索取得不少成績但有些作法也值得進一步研究和完善。其中有兩個很明顯的問題?一是文件中心人員沒有深入各機關工作獨立于各機關之外在對各機關文件形成不太了解的基礎上進行整理分類組卷勢必影響案卷質(zhì)量。本來由于一個機關文書與檔案成為兩個相對獨立分散的環(huán)節(jié)而致使文檔一體化迫在眉睫而今將一個機關內(nèi)部的兩個相對獨立分散的環(huán)節(jié)擴大到更大范圍的機關外這勢必對文檔一體化提出更高的要求。這也要求研究工作者不能把文檔一體化和文件中心作為兩條平行的思路來研究在研究文件中心管理方式的時候要更多地考慮到應適應文檔一體化的要求。其次可能增加更多的賬外文件。一個機關內(nèi)部就已出現(xiàn)很多檔案部門收集不到的賬外文件當檔案集中到文件中心后由于交通、距離、通訊等方面條件的限制機關歸檔時會將使用頻繁、價值較高的文件留待自用而拒不歸檔。由于文檔的分散文件中心又對各機關具體工作辦理不了解，因而會出現(xiàn)機關不交文件而中心又不知的情況會形成更多的賬外文件造成重要價值檔案的流失造成國家檔案財富的損失。
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