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檔案管理流程

時(shí)間:2024-07-13 23:49:15 資料大全 我要投稿

檔案管理流程

  一、立卷歸檔

  檔案室將文件材料收集整理分類(lèi)——錄入機(jī)讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫(kù)——分類(lèi)上架,

檔案管理流程

。

  二、借閱

  1、本單位人員借閱檔案

  由本人提出書(shū)面申請(qǐng)——辦公室主任審核——主管副總裁簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找有關(guān)檔案——借閱人填寫(xiě)借閱檔案登記薄——借閱人填寫(xiě)檔案利用效果登記表——檔案室填寫(xiě)歸還日期。

  2、外單位人員查閱檔案

  查閱人持單位介紹信到集團(tuán)公司檔案室申請(qǐng)借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管副總裁簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找——查閱人填寫(xiě)借閱檔案登記薄——查閱人填寫(xiě)檔案利用效果登記表——檔案室填寫(xiě)歸還日期。

  三、收集、交接、整理、統(tǒng)計(jì)工作

  1、立卷部門(mén)兼職檔案員(資料員)根據(jù)集團(tuán)公司制定的檔案歸檔范圍,平時(shí)做好文件材料的形成、收集、保存,確保歸檔文件材料完整

  2、兼職檔案員(資料員)根據(jù)不同各類(lèi)文件材料的特點(diǎn),按規(guī)定的案卷類(lèi)目歸卷

  3、次年初,兼職檔案員(資料員)對(duì)收集、積累的文件材料進(jìn)行整理(初步立卷)

  4、三月上旬檔案室對(duì)各部門(mén)初步立卷的文件材料進(jìn)行檢查、指導(dǎo)

  5、兼職檔案員(資料員)按立卷要求立卷

  6、兼職檔案員(資料員)填寫(xiě)移交清單,并向集團(tuán)檔案室移交檔案

  7、檔案室對(duì)案卷進(jìn)行分類(lèi)、整理

  8、編制檔號(hào)

  9、編制案卷目錄等各種檢索工具

  10、入庫(kù)

  11、做好檔案的統(tǒng)計(jì)、保安

  12、開(kāi)展檔案的利用

  13、進(jìn)行文件匯編,對(duì)檔案信息進(jìn)行二次、三次加工

  四、鑒定銷(xiāo)毀

  檔案銷(xiāo)毀提出申請(qǐng)——辦公室主任審核——主管副總裁簽字批準(zhǔn)——檔案鑒定小組(由主管副總裁、辦公室主任、檔案管理人員及相關(guān)部門(mén)業(yè)務(wù)人員共同組成)進(jìn)行鑒定——檔案管理人員及相關(guān)部門(mén)業(yè)務(wù)人員逐項(xiàng)照冊(cè)登記——辦公室主任簽字批準(zhǔn)——主管副總裁簽字批準(zhǔn)——總裁簽字批準(zhǔn)——檔案室及相關(guān)部門(mén)到指定地點(diǎn)2人以上監(jiān)銷(xiāo)——檔案室及相關(guān)部門(mén)辦理銷(xiāo)毀清冊(cè)——檔案室歸檔,

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