關(guān)于煙汽應(yīng)用計算機(jī)信息技術(shù)加強(qiáng)企業(yè)管理地調(diào)查報告
企業(yè)管理是一個老話題，但管理如何細(xì)化，制度如何硬化，手段如何強(qiáng)化，長期以來卻沒有解決好，關(guān)于煙汽應(yīng)用計算機(jī)信息技術(shù)加強(qiáng)企業(yè)管理地調(diào)查報告
。煙臺汽車制造廠幾年來通過運用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和統(tǒng)一的財務(wù)軟件，積極探索企業(yè)內(nèi)部資金流、物流和信息流的一體化管理，活化了資金，加強(qiáng)了監(jiān)控，促進(jìn)了企業(yè)管理的深化、細(xì)化和硬化，其經(jīng)驗值得借鑒。一、一個困難的企業(yè)為什么花錢運用計算機(jī)信息技術(shù)來加強(qiáng)管理
煙臺汽車制造廠是一個擁有2600名職工、3．2億元資產(chǎn)的中型企業(yè)，主要生產(chǎn)輕型汽車、農(nóng)用運輸車和拖拉機(jī)。1993年以來，該廠產(chǎn)品銷售收入雖然逐年增加，但經(jīng)濟(jì)效益卻大幅下滑，生產(chǎn)經(jīng)營日趨困難。面對日益激烈競爭的市場環(huán)境，企業(yè)感到原有經(jīng)驗式的管理模式、落后的管理手段和不透明的信息反饋機(jī)制已非常不適應(yīng)新的形勢，迫切需要應(yīng)用現(xiàn)代計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和統(tǒng)一的財務(wù)軟件進(jìn)行管理創(chuàng)新。
一是成本的核算與控制迫切要求企業(yè)利用計算機(jī)進(jìn)行管理。由于汽車產(chǎn)品結(jié)構(gòu)復(fù)雜、零部件繁多，在產(chǎn)品開發(fā)過程中，以往靠會計人員手工勞動，連續(xù)幾天幾夜工作也只能算出大概的綜合成本，難以及時準(zhǔn)確地制定出有市場競爭力的產(chǎn)品價格。企業(yè)曾多次出現(xiàn)新產(chǎn)品投產(chǎn)后，才發(fā)現(xiàn)新產(chǎn)品的設(shè)計成本過高，價格無法為市場接受而被迫停產(chǎn)的情況。
二是資金的核算與管理迫切要求企業(yè)利用計算機(jī)進(jìn)行控制。該廠銷售環(huán)節(jié)占用的資金余額上億元，大多以發(fā)出商品的形態(tài)存放在全國各地的430多個經(jīng)銷商處，企業(yè)難以及時、準(zhǔn)確掌握各銷售點上的存貨變動情況，賬物不符、賬賬不符的問題時有發(fā)生，應(yīng)收賬款居高不下，壞賬風(fēng)險難以防范。1995年該廠曾組織十多名會計人員歷時一年，與各經(jīng)銷商核對發(fā)出商品和應(yīng)收賬款，發(fā)現(xiàn)企業(yè)本身的賬簿記錄差錯1100多筆，僅發(fā)出商品的潛虧損失即達(dá)數(shù)百萬元之多。在儲備資金的管理中，傳統(tǒng)的手工操作只能提供庫存材料、備件的賬面價值總量，但具體材料、備件的存放時間、庫存數(shù)量卻不掌握，致使存貨超儲、積壓、損壞等情況非常嚴(yán)重。企業(yè)盤點時曾發(fā)現(xiàn)倉庫中的三角帶可滿足企業(yè)10余年的生產(chǎn)需要。
三是薄弱的基礎(chǔ)管理迫切要求企業(yè)利用計算機(jī)技術(shù)來強(qiáng)化。從企業(yè)內(nèi)部看，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)缺乏，材料消耗定額、工時消耗定額不準(zhǔn)，談不上實施精細(xì)生產(chǎn)，挖潛降耗，也無法對生產(chǎn)車間、銷售部門、采購部門和倉儲部門實施科學(xué)的考核。特別是財務(wù)信息滯后于物流信息和市場變化信息，再加上數(shù)據(jù)常常失真，決策者難以及時了解掌握企業(yè)財務(wù)狀況的變動情況和內(nèi)部各種資源的配置情況迅速對市場變化做出反應(yīng)。
四是企業(yè)各項規(guī)章制度迫切需要利用計算機(jī)手段進(jìn)行硬化。過去規(guī)章制度只是掛在墻上，寫在本中，缺乏強(qiáng)有力的手段來保證制度的有效執(zhí)行，有章不循、有章難循的弊端難以克服，道德風(fēng)險無法控制，科學(xué)規(guī)范的管理程序難以硬化。
二、如何運用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和軟件對企業(yè)管理進(jìn)行深化、細(xì)化
1996年以來，該廠針對采購、倉儲、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)信息不明、賬目不清等突出問題，以財務(wù)管理為中心，以成本控制為重點，聯(lián)合山東浪潮國強(qiáng)軟件公司，本著先易后難的原則，先后投資兩百余萬元開發(fā)了“煙臺汽車制造廠現(xiàn)代企業(yè)管理信息系統(tǒng)”。該系統(tǒng)基于一臺主服務(wù)器，在各個車間、倉庫及生產(chǎn)、供應(yīng)、銷售、財務(wù)等各有關(guān)處室設(shè)立了46個工作站，將各子系統(tǒng)通過財務(wù)管理子系統(tǒng)緊密地在一起，做到了“信息集成、過程集成、功能集成”，實現(xiàn)了財務(wù)系統(tǒng)與銷售、供應(yīng)、生產(chǎn)等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，為企業(yè)提高財務(wù)資金管理水平提供了強(qiáng)有力的手段，
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《關(guān)于煙汽應(yīng)用計算機(jī)信息技術(shù)加強(qiáng)企業(yè)管理地調(diào)查報告》(http://www.ishadingyu.com)�！ ∝攧�(wù)管理子系統(tǒng)建立了統(tǒng)一的計算機(jī)平臺，變多級核算為一級核算，一張原始憑證（銷貨發(fā)票、購貨發(fā)票、入庫單、領(lǐng)料單等）一次錄入，倉庫、車間、廠部的業(yè)務(wù)核算、統(tǒng)計核算、會計核算、憑證的制作、打印、各明細(xì)賬、總賬的登記全部由計算機(jī)一次自動完成，可以靈活地查詢、統(tǒng)計和打印賬表。銷售管理子系統(tǒng)與金稅系統(tǒng)連接，利用金稅系統(tǒng)錄入和打印銷售發(fā)票后，自動轉(zhuǎn)入銷售管理子系統(tǒng)，自動編制銷售憑證，自動登記財務(wù)的產(chǎn)品銷售、發(fā)出商品、應(yīng)收賬款、應(yīng)交稅金等賬簿。同時可進(jìn)行賬齡分析和壞賬估計，實現(xiàn)了銷售業(yè)務(wù)管理與核算一體化。
采購管理子系統(tǒng)對采購訂單、采購到貨以及入庫狀況進(jìn)行全過程管理，為采購部門和財務(wù)部門提供準(zhǔn)確及時的信息；自動完成對各種應(yīng)付賬款的登記、沖銷以及應(yīng)付賬款動態(tài)變化狀況。另外，該子系統(tǒng)還可以進(jìn)行材料采購成本的考核與監(jiān)督，非合同供應(yīng)商、超過合同的采購價，軟件系統(tǒng)可以自動警告，要求審核。
倉儲管理子系統(tǒng)通過對各種存貨的收、發(fā)、存業(yè)務(wù)進(jìn)行核算，及時準(zhǔn)確地掌握每件存貨的耗用情況，把各類存貨成本歸集到各成本項目和成本對象上，為企業(yè)的`成本核算提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，并動態(tài)反映存貨資金的增減變動情況。
生產(chǎn)計劃子系統(tǒng)根據(jù)生產(chǎn)計劃和上月末實際庫存情況，軟件系統(tǒng)能按照裝配物料清單計算物料的毛需求和凈需求，自動運算出零部件采購計劃、自制件的生產(chǎn)計劃，將設(shè)計、工藝、生產(chǎn)制造并行交叉進(jìn)行管理，實現(xiàn)了各種物流、業(yè)務(wù)流自始至終連貫起來的全過程管理。
成本核算子系統(tǒng)能夠完成產(chǎn)品或零部件標(biāo)準(zhǔn)成本的制定，計算入庫產(chǎn)成品或自制半成品的標(biāo)準(zhǔn)成本和標(biāo)準(zhǔn)成本差異，能夠從價格成本差異和用量成本差異方面進(jìn)行控制，為企業(yè)分析生產(chǎn)成本變動的原因提供了詳細(xì)資料，為實施標(biāo)準(zhǔn)成本法和責(zé)任成本法提供了可能。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)子系統(tǒng)可為生產(chǎn)計劃系統(tǒng)提供工藝過程信息、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)信息，為成本控制提供工時定額和材料消耗定額標(biāo)準(zhǔn)信息，并能夠通過裝配物料清單自動讀取采購發(fā)票的最新單價，瞬間計算出產(chǎn)品的材料成本，為產(chǎn)品投產(chǎn)決策提供第一手?jǐn)?shù)據(jù)資料。產(chǎn)品開發(fā)人員能夠隨時計算出新產(chǎn)品的設(shè)計成本，為企業(yè)開發(fā)適銷對路的產(chǎn)品提供了有力的支持手段。
三、取得的成效
1．提高了對薄弱環(huán)節(jié)的監(jiān)控管理能力
從采購環(huán)節(jié)看，現(xiàn)在能夠準(zhǔn)確地掌握某一時段的采購品種、總量、該品種的上年采購單價、采購成本、當(dāng)期采購單價等，從而能及時準(zhǔn)確地計算出采購成本的降低額和降低率，計算出各部門的材料采購節(jié)約情況，并依此進(jìn)行獎懲。這就使采購管理得到強(qiáng)化，僅1999年就節(jié)約采購成本900多萬元。
從倉儲環(huán)節(jié)看，系統(tǒng)可對各種庫存零部件進(jìn)行層層分解，一個汽車總成所包含的零部件可分解到7級直至螺釘。材料的編碼、型號、規(guī)格、名稱也都能在系統(tǒng)中得到明細(xì)的反映，不但可以從總額上反映儲備資金占用情況，而且可以分品種統(tǒng)計每一種物料的超儲備占用時間和超儲備占用金額，并對原材料超儲備占用實行自動報警，從而為控制存貨成本、提高存貨周轉(zhuǎn)率、減少不合理的資金占用提供了可能。從銷售環(huán)節(jié)看，通過該系統(tǒng)可隨時查詢存于各經(jīng)銷商處發(fā)出商品的型號、數(shù)量、時間、去向等詳細(xì)資料，避免了發(fā)出商品長期被人占用或存放帶來的損失。還可準(zhǔn)確反映應(yīng)收賬款的賬齡結(jié)構(gòu)，有效地控制了應(yīng)收賬款的規(guī)模，減少了呆壞賬損失。同時，通過計算機(jī)直接處理原始憑證，使應(yīng)收賬款的錯賬率幾乎為零，解決了長期以來令財務(wù)人員頭痛的往來賬串戶錯賬問題。
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