商務(wù)文書的寫作技巧培訓(xùn)心得

馬上就要回去過年了，可學(xué)習(xí)不能荒廢啊，利用本周末時(shí)間把“商務(wù)文書的寫作技巧”這堂課學(xué)完了，結(jié)業(yè)考試成績?yōu)榘耸�七分，錯(cuò)了兩道題。培訓(xùn)講師閆靜，授課優(yōu)點(diǎn)：課程演練與互動(dòng)較多；不足點(diǎn)：在提出問題時(shí)，未充分調(diào)動(dòng)學(xué)員的積極性，導(dǎo)致問題拋出去后得不到學(xué)員的及時(shí)回應(yīng)。以下是我在聽課時(shí)做的一些重要知識(shí)塊的筆記，供大家參考。

　　商務(wù)文書 按形式來劃分可以大致分為兩類：固定格式的商務(wù)文書（如商務(wù)合同、邀請(qǐng)信、通知、請(qǐng)示以及批復(fù)）和非固定格式的商務(wù)文書（如電子郵件）；按內(nèi)容用途來劃分也可以分為兩類：通用的商務(wù)文書（如通知、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示、批復(fù)、總結(jié)、備忘錄以及報(bào)告）和禮儀性的商務(wù)文書（如賀信、賀電、邀請(qǐng)書、請(qǐng)柬以及慰問信）。

　　商務(wù)文書的作用和最終目的是為了與別人進(jìn)行某種形式的交流與溝通。而這種溝通并不僅僅是所傳遞出來的信息，而是被別人理解的信息。而怎么樣才能讓別人真正理解你的意思而達(dá)成你的目標(biāo)，就需要我們?cè)谧珜懮虅?wù)文書時(shí)注重它的五大特點(diǎn)：簡單直白、準(zhǔn)確、樸實(shí)、莊重、規(guī)范。其中在考量其莊重程度時(shí)，我們可以先問自己三個(gè)問題：1、你跟對(duì)方熟嗎？2、對(duì)方的職位比你高嗎？3、傳遞的是好消息嗎？如果否定的答案越多，莊重的程度就應(yīng)越大。商務(wù)文書撰寫有四個(gè)要素：主動(dòng)目標(biāo)、素材、結(jié)構(gòu)、語言。如果商務(wù)文書撰寫的僅僅是你的意愿，那是被動(dòng)目標(biāo)；如果商務(wù)文書撰寫能得到別人的行動(dòng)才是主動(dòng)目標(biāo)。

　　商務(wù)文書撰寫的六個(gè)步驟為：1、制定正確的行動(dòng)目標(biāo)；2、決定文章的正式程度（正式程度的表現(xiàn)：形式、稱謂、語氣）；3、設(shè)定文章的總體風(fēng)格（我們可以把文章的總體風(fēng)格分為四類，第一類是簡單型：資源充足且立場(chǎng)一致，我們撰寫時(shí)羅列事實(shí)，短文即可；第二類是說服型：資源充足但立場(chǎng)不一致，我們撰寫時(shí)需強(qiáng)調(diào)利益所在，并且要多次溝通；第三類是解決問題型：資源不充足但立場(chǎng)一致，我們撰寫時(shí)需有問必答，較長篇幅；第四類是艱難型：資源不充足立場(chǎng)也不一致，這類就不值得我們花費(fèi)精力了。）4、選擇文章的層次結(jié)構(gòu)（連貫式：重點(diǎn)在解釋事情的前因后果，造應(yīng)于事故調(diào)查報(bào)告、工程進(jìn)展報(bào)告、程序安裝等；并列式：重點(diǎn)在要便于讀者照其興趣或關(guān)注的重點(diǎn)分段閱讀，造應(yīng)于報(bào)告、總結(jié)、建議書；分析問題式：重點(diǎn)在圍 繞問題直到最終解決的邏輯關(guān)系而展開，適應(yīng)于公告、通知等；問答式：適應(yīng)于企業(yè)內(nèi)刊、內(nèi)部通訊、操作程序等；行動(dòng)結(jié)果式：適應(yīng)于廣告宣傳等。）5、列出文章大綱；6、撰寫初稿。

　　商務(wù)文書的寫作技巧主要有六個(gè)方面：1、增加情感指數(shù)（就是增加對(duì)讀者的關(guān)注度，情感指數(shù)的計(jì)算方式為：用在商務(wù)文書中提到目標(biāo)讀者的次數(shù)減去提到撰寫者的次數(shù)。增加情感指數(shù)的方法有：1、增加每二人稱代詞，如您、您們；2、增加第三人稱專有代詞，如消費(fèi)者、納稅人、員工、大家等；3、增加讀者的姓名；4、增加對(duì)讀者的暗指，如請(qǐng)坐、請(qǐng)放心等。）2、努力做到“讀者為尊”；3、進(jìn)行有效反饋（如正面反饋、修正性反饋等）；4、增加商務(wù)文書的時(shí)間緊迫性（時(shí)間的規(guī)范、準(zhǔn)確、通用）；5、增加可性度；6、做到行文簡潔（有五種方式：采用電報(bào)文體、另加附件、詞句力求簡單、多用主動(dòng)語式、適當(dāng)運(yùn)用縮略詞。）

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