辦公室文書工作技巧
一、確認(rèn)反饋階段的技巧
確認(rèn)就是接受任務(wù)，反饋就是匯報交付。在戰(zhàn)爭中，每當(dāng)指揮員布置完任務(wù)，接受者都要當(dāng)面復(fù)述一遍，即使戰(zhàn)斗最激烈的時刻也是如此。
只有這樣，才能確保執(zhí)行者全面準(zhǔn)確地領(lǐng)會指揮員的戰(zhàn)略意圖，避免差錯。
秘書接受領(lǐng)導(dǎo)任務(wù)后，同樣需要復(fù)述確認(rèn)復(fù)述有助于秘書對任務(wù)加深理解，領(lǐng)導(dǎo)也能從秘書的復(fù)述中及時發(fā)現(xiàn)自己的疏漏或秘書在理解上的偏差。諸如，領(lǐng)導(dǎo)布置任務(wù)后，秘書應(yīng)以最精煉的語言將任務(wù)復(fù)述確認(rèn)后再去執(zhí)行;接到一個會議通知電話，秘書應(yīng)當(dāng)向授話人復(fù)述一下電話內(nèi)容;以傳真、郵件等非面對面方式向某人傳遞信息后，秘書應(yīng)主動向?qū)Ψ酱_認(rèn)是否收到，是否完整清楚，有無疑問等。
確認(rèn)時需要注意的細(xì)節(jié)，如果領(lǐng)導(dǎo)布置的工作內(nèi)容很簡單，秘書可以直接去做;如果領(lǐng)導(dǎo)布置的工作內(nèi)容較多，秘書就需要復(fù)述一遍，復(fù)述時要精煉、條理，同時可加入自己的理解，準(zhǔn)備采取的方法等;如果接到電話，除了記錄、復(fù)述，還要想到領(lǐng)導(dǎo)可能會問的問題，因此要問清對方的姓名、電話號碼。
一項(xiàng)任務(wù)完成后秘書要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，反饋工作的進(jìn)度和結(jié)果。這也是贏得領(lǐng)導(dǎo)信任的基本途徑。
反饋時需要注意的細(xì)節(jié);反饋有緩急之分，一項(xiàng)工作的完成情況是否必須立即反饋領(lǐng)導(dǎo)，不是憑秘書的感覺，而是看領(lǐng)導(dǎo)對這件事的關(guān)注程度和這件事本身的緊爭程度。如領(lǐng)導(dǎo)會后要趕著去拜訪一個重要客戶，這時秘書應(yīng)該立即落實(shí)車輛并把車型車號、�？康攸c(diǎn)、司機(jī)姓名、手機(jī)號碼等信息傳遞給領(lǐng)導(dǎo)。如果秘書沒有履行反饋職能，領(lǐng)導(dǎo)找不到車，便是秘書的失職。
反饋還需要注意時機(jī)場合。如果不是很急迫的事，應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)不忙或坐車、閑聊時匯報。反饋時語言應(yīng)簡練，要突出結(jié)果淡化過程，切忌將匯報變成表功或訴苦，可像聊天一樣，將領(lǐng)導(dǎo)需要掌握的信息傳遞過去。
二、實(shí)施落實(shí)階段的技巧
在實(shí)話落實(shí)階段，秘書應(yīng)掌握兩這方面的要點(diǎn)。
1、不忘事、不誤事、做好事
秘書工作無小事。要做到不忘事，可以做這樣一些工作;把文件夾分成“已處理”、“待辦”、“臨時”三種并貼上不同顏色的標(biāo)簽;對重要文件加鎖保管并及時處理;準(zhǔn)備一本記事本，每天下班前記錄次日要做的事，根據(jù)輕重緩急逐項(xiàng)完成;對重要性事務(wù)、周期性事務(wù)要提前記錄。
不誤事的秘訣是分清事情的輕重緩急，做事講究次序。時間管理學(xué)把要做的事情分成重要且緊急，不重要但緊急，重要但不緊急，不重要也不緊急幾類。辦公室工作有受支配、制約的部頒(上司委派的或部門分配的工作)，也有自己支配的部分(職責(zé)內(nèi)的日常工作)。秘書要有科學(xué)明確的工作計劃，包括工作目標(biāo)、內(nèi)容步驟、方法、標(biāo)準(zhǔn)、完成時間等。要根據(jù)輕重緩急決定工作次序，有條有理地進(jìn)行。受制約的工作置于前，自己支配的工作置于后;重大工作優(yōu)先考慮集中精力做;日常工作分散做。整段時間用于處理復(fù)雜的需連續(xù)進(jìn)行的工作如擬寫文件;零星時間用于處理簡單的'可間斷的工作，如處理信件、查閱資料;還要善于控制諸如接待來訪、聯(lián)系電話等工作的時間彈性。
秘書應(yīng)養(yǎng)成記錄工作時間使用情況的習(xí)慣，如每周用于擬稿、接待、聯(lián)絡(luò)、參加會議等所占的時間，以便適當(dāng)調(diào)整優(yōu)化，進(jìn)一步提高工作效率。
不忘事與不誤事都為做好事服務(wù)的，把每件事情做好才是秘書工作的最終目的。做好事要善于抓大放小，做好重要的事情，要用80%的精力做20%重要的事情，用20%的精力做80%不太重要的事情。
20%重要的事情主要指該項(xiàng)工作完成的質(zhì)量可能會對公司、部門、領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生重大的影響，或?qū)γ貢救说某砷L產(chǎn)生重大的影響。做好重要的事情，秘書必須樹立精品意識，力求盡善盡美，杜絕各類疏漏和低級錯誤;還要處理好質(zhì)量與效率的關(guān)系，既要保證在規(guī)定時間內(nèi)完成工作，又要克服片面追求效率而犧牲質(zhì)量的做法。
對80%不太重要的事情要善于借助外力，如果可能可以授權(quán)下屬;要善于合理利用時間，性質(zhì)相同或相近的工作可以集中處理，如打電話、處理文件等;要善于利用歷史資料進(jìn)行處理，如把常用范本分門別類予以存檔。
2、準(zhǔn)確、及時
如果我們分析出錯的原因就會發(fā)現(xiàn)，辦公室工作最容易出錯的常常是職能交叉環(huán)節(jié)，即兩個人(或部門)的結(jié)合部。杜絕出席的辦法之一，就是將自己的職責(zé)范圍擴(kuò)大，即在遞交工作或任務(wù)時，如果將隨之實(shí)生的責(zé)任比作“接力棒”就要確保“接力棒”遞交到下一名隊(duì)員手中時不落地。
秘書接受任務(wù)時，首先要分清是否是屬于自己職責(zé)范圍，是否是領(lǐng)導(dǎo)交辦的事。若是，就應(yīng)無條件保質(zhì)保量地做好;若不是，就應(yīng)明確告知對方事情的辦理程序和方法。秘書應(yīng)做好該做的事，也要對不該做的事說“不”，要藝術(shù)性地學(xué)會拒絕。這不僅可以幫助對方掌握辦事規(guī)律，承擔(dān)應(yīng)負(fù)的責(zé)任，也可以保證全局工作的順利進(jìn)行。但秘書還應(yīng)該明白，不該做的事并不等于“可以不做的事”，在分清職責(zé)的前提下，要善于幫助他人、與人合作、互助互通，學(xué)會平衡各種人際關(guān)系。
如果事情不涉及法律、道德、規(guī)則等因素，分清職責(zé)后要有選擇地做。下列三類事秘書不應(yīng)介入;第一，要你做的事已超出了你的能力所及，也就是說答應(yīng)下來的事就應(yīng)力爭做好;做不好不如不做，不要幫倒忙。第二，分內(nèi)的事已經(jīng)令你無暇他顧，也就是說不要種了別人的地荒了自己的田。第三，你的介入于事無補(bǔ)。
準(zhǔn)確是不失誤，及時是不耽誤。及時就是在每一時間內(nèi)內(nèi)完成應(yīng)該做的工作。秘書不要過多強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)或工作本身所要求的最后期限，因?yàn)槊貢S時會接受新的任務(wù)，這時雙重的工作會帶來過大的壓力，最終使工作無法達(dá)到應(yīng)有的質(zhì)量。領(lǐng)導(dǎo)也隨時可能將工作的最后期限提前，使你措手不及。領(lǐng)導(dǎo)一般考慮的不是離最后期限你還有多少時間，而是在此前已經(jīng)給了你多少時間。
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