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智能年終工作總結(jié)模板
每到年終，單位往往都要求部分或全部員工寫一份年終工作總結(jié)。雖然年年寫工作總結(jié)，但是在撰寫的時候常會出現(xiàn)一些問題，比如一些新員工不知道年終總結(jié)的具體要求，往往寫出來的總結(jié)達(dá)不到要求，即便是老員工寫出來的也經(jīng)常由于格式不統(tǒng)一，千奇百怪，讓領(lǐng)導(dǎo)看起來特別費勁！既然大學(xué)生可以為招聘簡歷制作模板，那么我們也應(yīng)該可以為員工制作年終總結(jié)模板。
利用Word的一些應(yīng)用技巧，就可以創(chuàng)建一份專業(yè)智能的年終總結(jié)報告模板，由于這份模板已經(jīng)預(yù)設(shè)好總結(jié)所需要的各種元素，因此利用它就可以非常方便地撰寫出符合要求的高質(zhì)量年終工作總結(jié)來！
一、用域?qū)崿F(xiàn)輸入智能化
一般情況下，年終工作總結(jié)報告包括本年度主要工作情況、工作中的經(jīng)驗教訓(xùn)以及下年度的工作計劃等內(nèi)容，為了讓撰寫總結(jié)的人員對報告總體結(jié)構(gòu)一目了然，可以使用MacroButton域，通過這個智能域，預(yù)設(shè)好總結(jié)的總體結(jié)構(gòu)，這樣使用者就可以在指定的位置輸入總結(jié)的相應(yīng)內(nèi)容，并且看到相應(yīng)的提示內(nèi)容，從而使寫總結(jié)如同作“完形填空”題一樣簡單快捷。
啟動Word，新建一份空白文檔，在文檔的頂部輸入年終總結(jié)的標(biāo)題，如：2008年度工作總結(jié)報告，由于在工作總結(jié)的標(biāo)題前面一般需要添加撰寫總結(jié)的部門或者個人名稱，因此將插入點移到標(biāo)題前面，按下Ctrl+F9組合鍵，即可鍵入一個域特征字符：即包含域代碼的大括號“{}”，在其中輸入域代碼“MACROBUTTON EmptyMacro []”（不含引號，下同），然后在“[]”中輸入提示信息，如：請在此處輸入總結(jié)部門或者個人名稱。
小提示：MacroButton域的作用是插入宏命令，其語法為{ MACROBUTTON MacroName DisplayText }，而語句{ MAC ROBUTTON EmptyMacro [顯示文本]}的作用是可以在撰寫總結(jié)時看到顯示文本，并且輸入的文本自動替換所顯示內(nèi)容。
采用同樣的方法，在工作總結(jié)的其他相應(yīng)的位置，插入或者復(fù)制{ MAC ROBUTTON EmptyMacro [顯示文本]}域代碼，將“[]”中的文本替換為撰寫人、前言、主要工作情況主標(biāo)題、經(jīng)驗/教訓(xùn)主標(biāo)題、2007年工作計劃主標(biāo)題、結(jié)束語等文本內(nèi)容，并且在每個主標(biāo)題下面插入相應(yīng)的小標(biāo)題以及正文，這樣就設(shè)計好年終總結(jié)的基本結(jié)構(gòu)了。
按下Alt+F9組合鍵，就會切換到域結(jié)果狀態(tài)，撰寫總結(jié)的人員只要單擊相應(yīng)提示內(nèi)容，即可在正確位置輸入總結(jié)的相關(guān)內(nèi)容了。
注意： 插入域特征字符“{}”符號時，必須通過按下Ctrl+F9組合鍵或者通過“插入→域”命令來完成，而不能夠直接鍵入。
二、用樣式與格式讓模板美觀大方
作為一份標(biāo)準(zhǔn)的年終總結(jié)報告，其文檔格式必須美觀、協(xié)調(diào)，使用“樣式與格式”工具就可以使年終工作總結(jié)的樣式、格式達(dá)到上述目的。
首先選定總結(jié)的標(biāo)題文字“2008年度工作總結(jié)報告”，執(zhí)行“格式→樣式和格式”命令，從右側(cè)彈出的“樣式和格式”任務(wù)窗格的樣式列表框中，選擇“標(biāo)題”樣式，這樣標(biāo)題文字的樣式就會改為一般常用的文檔標(biāo)題模式：楷書、居中、加粗。
然后選定總結(jié)中的其他文字，設(shè)置不同的樣式類型，如總結(jié)中的各個項目內(nèi)容的主標(biāo)題選擇“標(biāo)題1”、小標(biāo)題選擇“標(biāo)題2”，正文內(nèi)容選擇“正文”等。
小提示： 如果對Word某種樣式類型預(yù)設(shè)格式不符合自己的需要，可以修改此樣式，比如覺得“標(biāo)題1”樣式的字號太大，可以將它修改為較小的字號，右擊任務(wù)窗格中的“標(biāo)題1”，選擇“修改”命令，在彈出的“修改樣式”對話框中，將其字體大小修改為“小四”即可。
三、添加項目編號讓文理更清晰
由于年終總結(jié)的內(nèi)容較多，因此給年終總結(jié)添加必要的項目編號是非常重要的，另外一方面為了方便閱讀者快速瀏覽總結(jié)以及迅速查找更新的內(nèi)容，文件目錄也是必不可少的。
給年終總結(jié)添加編號時，執(zhí)行“格式→項目符號和編號”命令，在彈出的“項目符號和編號”對話框中選擇“多級符號”選項，由于在前面我們已經(jīng)為不同層次的段落設(shè)置了相應(yīng)的標(biāo)題樣式，因此在這里選擇一種包含文字“標(biāo)題”的列表格式，如“1 標(biāo)題1”、“1.1標(biāo)題2”，這樣就為總結(jié)中的不同級別的標(biāo)題設(shè)置了相應(yīng)的編號，如：1主要工作情況、1.1具體工作事項之一。
插入總結(jié)的目錄操作也很簡單，將插入點移動到總結(jié)標(biāo)題的下面，執(zhí)行“插入→引用→索引和目錄”命令，在彈出的“索引和目錄”對話框中，單擊“目錄”選項，將顯示級別設(shè)置為2，目錄格式為“古典”，單擊“確定”按鈕即可在文檔的頂部添加一個帶段落編號的目錄了，當(dāng)閱讀者需要跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)段落時，只要按住Ctrl鍵，然后單擊相應(yīng)的目錄即可。
小提示： 在默認(rèn)的情況下，如果將文檔標(biāo)題設(shè)置為“標(biāo)題”樣式，則在添加目錄時，會將標(biāo)題添加到其中，如果需要將它從目錄中取消，可以在“目錄”對話框，單擊“選項”按鈕，然后在彈出的對話框中將“有效樣式”中的“標(biāo)題”樣式刪除即可。
四、為總結(jié)加入圖表
在總結(jié)中僅僅以文字來表述一年的工作情況是不是太單調(diào)了？這時候可以引用一些圖表，比如Excel圖表等，而插入的圖表往往需要添加一些題注，如果手工添加題注太麻煩，可以采用自動插入題注的方式，并且能夠在題注中添加章節(jié)號。
執(zhí)行“插入→引用→題注”命令，在彈出的“題注”對話框中，單擊“自動插入題注”按鈕，在隨之彈出的對話框中，從“插入時添加題注”列表框中選擇“Microsoft Excel圖表”；單擊“新建標(biāo)簽”按鈕，新建一個圖表標(biāo)簽“圖”；選擇題注位置為“項目下方”；單擊“編號”按鈕，在彈出的“題注編號”對話框中，選中“包含章節(jié)號”復(fù)選框，然后選擇“章節(jié)起始樣式”為“標(biāo)題2”，依次單擊“確定”按鈕。這樣設(shè)置后，在總結(jié)中插入的每張Excel圖表等就會自動在底部添加相應(yīng)的題注了。
五、設(shè)置頁眉/頁腳
給文檔添加適當(dāng)?shù)捻撁?頁腳，會起到畫龍點睛的效果，執(zhí)行“視圖→頁眉和頁腳”命令，在彈出的工具欄中切換到頁腳編輯框中，在其中插入頁數(shù)、頁碼，并且插入公司的LOGO圖片，這樣年終工作總結(jié)是不是更亮麗了！
年終總結(jié)模板編輯完畢后，如果覺得滿意的話，就執(zhí)行“文件→另存為”命令，將它保存為“文檔模板（*.dot）”文件類型，然后發(fā)送給需要撰寫年終總結(jié)的員工，這定會讓他們驚喜不已！
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