公文定義與內(nèi)涵
公文是國家機(jī)構(gòu)和社會(huì)組織在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范形式的公務(wù)文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。這一定義劃清了公文與非公文的原則界線，也闡明了公文的基本性質(zhì)和主要特點(diǎn)。
（一）公文是公務(wù)活動(dòng)的產(chǎn)物，具有特定的規(guī)定性
公文是在人類社會(huì)活動(dòng)中為了處理各種事物的需要而直接形成的，上至國家制定方針政策，下至基層的單位組織計(jì)劃總結(jié)、業(yè)務(wù)往來，只要是依法成立并能以自己的名義行使權(quán)力和承擔(dān)義務(wù)的組織，它們所從事的組織管理活動(dòng)就都是“公務(wù)活動(dòng)”，而在此范疇內(nèi)形成的文件都是公文。它們對(duì)于解決公務(wù)問題就都有應(yīng)用價(jià)值。它們的體式、程序是經(jīng)由國家機(jī)構(gòu)以法規(guī)、規(guī)章的形式加以規(guī)范，而對(duì)受文者的影響力又常常有法律的強(qiáng)制性和約束性。
（二）公文需是法定的作者，具有很高的權(quán)威性
公文必須由公務(wù)活動(dòng)的主體——社會(huì)合法組織直接形成。根據(jù)《辦法》和《條例》的規(guī)定，公文作者必須是能以自己的名義行使權(quán)力與承擔(dān)義務(wù)的社會(huì)合法組織及其代表人。因而公文的起草者并不等同于“公文作者”，而公文的作者也不能超出與其法定身份相稱的范圍和權(quán)力行文，否則無效。同時(shí)法定作者的公文一旦發(fā)出，其對(duì)受文者的強(qiáng)制效力就會(huì)受到有關(guān)法規(guī)的保護(hù)。
（三）公文是特殊的信息記錄手段，體式具有規(guī)范性
公文必須具備國家規(guī)定統(tǒng)一的規(guī)范體式。公文既然是行使國家的管理職能，那么就需對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范。如果一個(gè)地區(qū)、一個(gè)部門、一個(gè)單位都有自行規(guī)定的體式，那么必然影響到公文的嚴(yán)肅性和業(yè)務(wù)處理的效率。公文的規(guī)范體式即國家公文的法定格式，它是由國家以法規(guī)的形式公布，并要求所有機(jī)關(guān)和社會(huì)組織都要“照此執(zhí)行”的。公文的體式，包括公文的文體、結(jié)構(gòu)、格式、語言。值得注意的是，新《辦法》所用的“規(guī)范體式”的提法較之《條例》所用的“規(guī)范格式”的提法應(yīng)該說是更準(zhǔn)確，更科學(xué)。體式既包括了文體的規(guī)定性也包括了格式的規(guī)定性，而“格式”則一般指公文的書面格式、排版形式和印裝要求。公文的書面格式是指公文的數(shù)據(jù)項(xiàng)目在公文文面上所處的位置和書寫的樣式。但“格式”一詞還應(yīng)能突出公文規(guī)范的`基本前提，就是不同門類的公務(wù)活動(dòng)和所需達(dá)到不同目的公文的文體樣式是不同的。上下級(jí)之間、平行單位和不同隸屬單位之間所使用的公文是不同的。
（四）公文的制作要講程序性
公文的寫作不同于一般的寫作，公文的具體撰稿人只是法定作者的代筆人，撰稿人不僅要受法定作者權(quán)限的制約，還要根據(jù)法定作者的意圖。授意來撰寫文稿。而且一份正式的公文尚要經(jīng)過多道規(guī)定的運(yùn)轉(zhuǎn)程序，要由很多人參與審稿核稿，參與校對(duì)繕印等許多程序，它的制作完成需要一環(huán)緊扣一環(huán)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出了問題，都會(huì)影響到它的最終的效用。因此，程序的每一環(huán)都要規(guī)范、準(zhǔn)確。如不履行法定的程序，就不可能產(chǎn)生有法定效力的公文。
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