機(jī)關(guān)公文辦理程序
機(jī)關(guān)公文辦理包括擬稿、核稿、會(huì)簽、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等程序。
一、擬稿
以黨組、局機(jī)關(guān)名義發(fā)文，根據(jù)內(nèi)容由各科室擬稿，非職能科室業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的綜合性和重要文件由辦公室擬稿。
草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：
1．符合黨的方針政策，符合局黨組、局機(jī)關(guān)有關(guān)規(guī)定。
2．情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字精煉，書(shū)寫(xiě)工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短。一律用簽字筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，不能用鉛筆或圓珠筆。
3．人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)具體的年、月、日。
4．結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為"一、"，第二層為"（一）"，第三層為"⒈"，第四層為"（1）"。
5．公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
二、核稿、會(huì)簽
公文起草后，擬稿科室負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真核稿并簽名。行文內(nèi)容涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上科室或部門(mén)，必須履行會(huì)簽手續(xù)。
三、審核
以黨組、局機(jī)關(guān)名義發(fā)文，公文送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，應(yīng)當(dāng)由局辦公室進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否需要行文，是否符合黨的方針、政策及有關(guān)規(guī)定，是否與有關(guān)部門(mén)協(xié)商、會(huì)簽，文字表述、文種使用、公文格式等是否符合有關(guān)規(guī)定。
局辦公室對(duì)下列文稿予以退回重辦：
1．未經(jīng)來(lái)文科室負(fù)責(zé)人核稿的。
2．文件格式混亂、眉目不清、頭尾不全、附件遺漏及主抄送單位不清的。
3．文稿潦草，字跡不清，自造簡(jiǎn)化字，用鉛筆或圓珠筆起草或修改的。
四、簽發(fā)
審批公文，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)，并寫(xiě)上姓名和審批時(shí)間。其他審批人圈閱，應(yīng)當(dāng)視為同意。以黨組、局機(jī)關(guān)名義發(fā)文由局辦公室送黨組書(shū)記、局長(zhǎng)簽發(fā)。
十、公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，對(duì)具有查考利用價(jià)值的公文，應(yīng)及時(shí)整理（立卷）、歸檔，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門(mén)移交。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
隨著社會(huì)的發(fā)展，科技的進(jìn)步，各機(jī)關(guān)職能的不斷擴(kuò)展，公文以幾何級(jí)數(shù)在增加。面對(duì)浩如煙海的公文，人們不能也沒(méi)有必要保留全部公文，而應(yīng)有選擇地重點(diǎn)保存其中有參考利用價(jià)值的公文，以備日后查考，為此，必須規(guī)定公文的歸檔范圍。
一、應(yīng)歸檔的范圍
公文的歸檔范圍，是指應(yīng)予立卷歸檔的公文范圍。立卷歸檔就是將辦畢公文按照一定的原則組合成案卷后移交檔案部門(mén)的活動(dòng)。一個(gè)單位公文歸檔范圍的劃定必須考慮三個(gè)要素：
（1）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)，即公文的內(nèi)容真實(shí)地再現(xiàn)本機(jī)關(guān)產(chǎn)生、發(fā)展的歷史軌跡，客觀地反映了這個(gè)單位的管理活動(dòng)，如行政管理、生產(chǎn)、科研、教學(xué)等各種性質(zhì)單位總是形成具有自身職能活動(dòng)特點(diǎn)的，其他單位絕無(wú)僅有的.公文。因此，反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本狀況的公文應(yīng)作為歸檔的重點(diǎn)，這些內(nèi)容的公文一旦丟棄或銷(xiāo)毀是無(wú)法恢復(fù)，無(wú)處可尋的。當(dāng)然，這里所言的“職能活動(dòng)的公文”，并不只是“本機(jī)關(guān)”形成的公文，還應(yīng)包括本機(jī)關(guān)為了實(shí)現(xiàn)自身職能活動(dòng)所接受的上下級(jí)和其他機(jī)關(guān)的公文，因?yàn)槁毮艿膶?shí)現(xiàn)總是在與各級(jí)各類(lèi)組織的配合中完成的。
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