會中工作

時間：2024-07-01 01:31:52 秘書工作我要投稿

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會中工作

本文講述的是日常工作會議主要流程之二：會中工作。提到了會中工作所要注意的幾個事項，詳請請閱讀本文。1．會議簽到

按會議簽到工作的基本要求完成會議的簽到工作。

為了隨時掌握報到人數(shù)，要認真做好簽到工作。

秘書人員在會議召開前應準備好簽到所需的用品。目前，簽到的方式主要有兩種。

1)簿式簽到

簿式簽到是指與會人員到會時，在簽到簿上簽上自己的姓名、單位、職務等內(nèi)容，以表示到會。簿式簽到方式簡便易行，但容易在會場門口造成擁擠現(xiàn)象。因此，簿式簽到方式比較適合于小型會議或慶典性會議。

2)卡片式簽到

卡片式簽到又可以分為兩種：一種是將預先印制好的卡片(相當于入場券)提前發(fā)給與會者，入場時，交出一張即可；另一種是磁卡簽到，即與會者進入會場時，手持事先領取的磁卡，送進電子簽到機里，簽到機便即時將其姓名、號碼等內(nèi)容輸入計算機，與會者入場完畢后，簽到情況便立即在計算機屏幕上顯示出來�？ㄆ胶灥椒绞竭m用于較大型會議。

2．協(xié)助正確使用會場設備并發(fā)放會議用品

會場內(nèi)設備主要包括燈光設備、音響設備、空調(diào)設備、通風設備以及必要的安全設施等。秘書人員應當會使用錄音、攝像等設備，秘書人員還應提供會場用品，包括發(fā)放會議所需文具，隨時提供主席臺與會場人員飲用的茶水、飲料等。

3．協(xié)助完成與會人員的食宿安排

與會者食宿問題是會議召開期間會場外服務工作中最重要的工作，因此必須非常重視。雖然在會議召開前食宿工作都已準備就緒，但與會人員到會后，仍然會對食宿問題提出一些具體的要求和意見，秘書人員應當虛心聽取這些意見，盡可能滿足與會者的要求，做到主動熱情服務。例如，有的與會者由于種種原因提出調(diào)整房間的要求，秘書人員應盡量給以調(diào)換，實在做不到的，也應耐心給予解釋，并表示歉意；有的與會者可能對飲食不習慣而提出意見，也應盡量改進�？傊瑧M量采納合理的意見要求，并給以滿足。

4．會議記錄

1)為會議記錄做好準備工作

作為一個秘書，應在會議期間做好記錄和筆記，擔任好會議的記錄員。會議記錄員應協(xié)助主持人進行會議的籌劃和安排工作。正式會議的記錄是會議進程的原始記錄，是具有法律效力的檔案，因此，務必準確、完整和條理清楚。

(1)準備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。

(2)準備好錄音機和足夠的磁帶來補充手工記錄。

(3)要備有一份議程表和其他的相關資料文件，需要核對相關數(shù)據(jù)和事實時隨時使用。

(4)提前到達會場，了解與會人員的座位圖，便于識別會議上的發(fā)言者。

(5)在利用錄音機的同時必須手工記錄，這樣可以防止錄音機中途出故障。

2)會議記錄的內(nèi)容

(1)會議描述。包括會議類型、時間、日期、地點。

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