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會議的種類
■研討會議
研討型會議通常專業(yè)性較強,參與的人數(shù)不是很多,除非是行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)討論,一般不會超過100人。這類研討會的關(guān)鍵點是會場及地點選擇。
會場——除一般性的主會場外,通常需要一些小型會所以便分組討論。主會場的布置除保留主持人外,其他座位應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)平等精神,發(fā)言用的麥克風(fēng)應(yīng)該每個座位都有——除非人數(shù)小于15人。
關(guān)于地點,通常選擇相對封閉、安靜、利于保密的地點,最好能在郊區(qū)環(huán)境優(yōu)美會所——應(yīng)當(dāng)滿足夜間娛樂休閑、團隊精神訓(xùn)練、場景變換、交通相對方便等要求。
■培訓(xùn)會議
培訓(xùn)會議也是專業(yè)型會議,通常是企業(yè)內(nèi)部或者教育部門舉辦。除帶有研討性質(zhì)外,更多的是技能交流及知識傳授,所以培訓(xùn)會議對場地的要求相對較高——除了一般的封閉式會場外,應(yīng)該還有各類拓展訓(xùn)練設(shè)施或者場地,可能的話還應(yīng)該有高品質(zhì)的休閑放松場地。培訓(xùn)會議的關(guān)鍵點:場地、培訓(xùn)設(shè)施及培訓(xùn)師。
■社團會議
社團會議通常為純會議,往往需要發(fā)布一些宣言或者決議之類的書面信息。所以社團會議經(jīng)常配合新聞發(fā)布會舉行。舉行此類會議,表決設(shè)施、現(xiàn)場會員排序及會場控制是關(guān)鍵。作預(yù)算的時候應(yīng)當(dāng)考慮新聞傳媒成本——包括記者的邀請、交通、住宿及餐飲安排等。
■公益性/技術(shù)性論壇
此類會議多為公開性會議,系列分會將是此類會議的特點,所以會議場所的選擇非常重要,基本要求是可以分割或者主會場附帶小會場,對會議設(shè)施要求也比較高——同聲傳譯、傳媒記者招待、多媒體、視頻直播以及討論場地等均有可能要求提供。此外,如果會議主辦地的會場不能滿足幾種分割要求,那么會務(wù)交通就成為需要重點考慮的內(nèi)容。
■訂貨交流會議
此類會議實際上兼有展覽性質(zhì),因此會場的要求相對特別。理想的場地應(yīng)該是專門的展覽館或者會展中心,帶有商務(wù)會所或者類似場地則再完美不過。如果是小型訂貨交流會,可以設(shè)立在大型商務(wù)型酒店。組織或者代理此類會議的關(guān)鍵點是:場地選擇、會場控制、展覽布置。
■秘書服務(wù)
所謂秘書服務(wù)指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向?qū)У确⻊?wù)。這些服務(wù)通常是臨時或者按時提供的,在預(yù)算時通常按類別籠統(tǒng)計算,不在細(xì)分——可以按不可預(yù)計費用或者按其他類別計算。如果通過代理公司操作,那么告訴代理公司作好隨時服務(wù)的準(zhǔn)備很有必要。代理公司與主辦方之間的最后服務(wù)費用核算將通過雙方指定的聯(lián)絡(luò)人互相簽單認(rèn)可,由雙方財務(wù)或者相關(guān)人員核定。
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