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擬寫案卷題名
案卷題名，即案卷標題，用以概括揭示卷內(nèi)公文的主要內(nèi)容與成分的詞組。其作用是：有助于文書部門快速的處理公文；作為公文檢索的重要標識；也是案卷編目和編制各種檢索工具的主要依據(jù)。
擬寫案卷題名要求文字簡練，表達準確，基本結(jié)構(gòu)力求完整。其基本結(jié)構(gòu)包括公文的責(zé)任者（作者）、內(nèi)容（問題）、名稱（文種）三部分。必要時，應(yīng)適當標明公文的時間、地區(qū)、通訊者；同時應(yīng)恰當?shù)氖褂谩肮摹薄ⅰ安牧稀�、“案卷”、“來往文書”等表示文種統(tǒng)稱的名詞。案卷題名基本格式是：
（地區(qū)）責(zé)任者（通訊者）——（時間）——（地區(qū)）內(nèi)容——名稱
責(zé)任者
必須用全稱或規(guī)范化簡稱，不得簡稱為“本部”“本局”等；l個或2個責(zé)任者應(yīng)直接列出，2個以上責(zé)任者可適當概括，羅列2～3個常用責(zé)任者，其后加上“等”字；或者使用統(tǒng)稱；如責(zé)任者是領(lǐng)導(dǎo)個人，應(yīng)標明其職務(wù)、機關(guān)。責(zé)任者一般位于題名的開首。
內(nèi)容
是卷內(nèi)文件內(nèi)容的集中概括，是案卷題名的主體部分。對卷內(nèi)文件內(nèi)容的概括要全面、恰當、確切清楚，使人能夠一目了然地判斷出卷內(nèi)文件內(nèi)容中是否有自己要找的文件。內(nèi)容結(jié)構(gòu)的表達，往往借助于“有關(guān)”、“關(guān)于”、“對”和助詞“的”構(gòu)成一個偏正詞組“關(guān)于（對）……的……”來表述，但不是所有案卷題名都必須用這種結(jié)構(gòu)，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容情況而定。
名稱
文件名稱反映了文件的性質(zhì)和查考價值，也應(yīng)在案卷題名中予以揭示。一般案卷題名應(yīng)標明卷內(nèi)主要文種2至3個，其后加上“等”字，文件名稱之間可按重要程度排列，并兼顧不同性質(zhì)的文種。必要時，部分案卷題名的名稱部分可按規(guī)定使用“文件”、“材料”、“來往文書”、“案卷”等專用術(shù)語 表示，但應(yīng)注意使用的條件�！拔募边m用于會議活動中形成 的一系列文件；“材料”適用于正式文件以外的一些輔助性、 原始性、參考性材料；“來往文書”只適用于機關(guān)之間商洽某項工作形成的問文和復(fù)文，這類案卷往往都是按通訊者特征立卷；“案卷”適用于圍繞某一案件、事件或某人的某方面問題進行調(diào)查處理過程中形成的所有文件材料。
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