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會議邀請必須考慮周全

時間:2024-09-20 14:26:07 秘書工作 我要投稿
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會議邀請必須考慮周全

    不管什么樣的會議或者展覽,主辦者當然希望適宜的對象(客戶)參加。作為主辦者,邀請的方式非常重要。通常情況下,邀請包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認通知等3個程序。

會議邀請必須考慮周全

    信息發(fā)布——從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發(fā)布包括主題、時間、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排、費用及標準等等,有些還附送會議(展)企劃書,可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。

    回執(zhí)——對于主辦者來說,回執(zhí)是對會展企劃活動成功與否的判定標志之一;貓(zhí)收到后,通常需要統(tǒng)計(在這之前,需要提醒的是回執(zhí)單的設(shè)計非常重要,應(yīng)當是合理且圓滿的,應(yīng)當包括如下信息——明確的人數(shù)、職務(wù)、性別、聯(lián)系方式、預(yù)計到達目的地時間、迎送要求等等)、確認回執(zhí)有效(通常以會務(wù)費用是否交納為標志),接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排,回執(zhí)確認即確認通知可以在這一切完成后發(fā)出。回執(zhí)可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)路回執(zhí)或者電話均可;貓(zhí)需要注意的是,如果會展課題允許,應(yīng)該考慮到參與者的特殊要求,譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習(xí)慣、住宿要求等,如果回執(zhí)清楚,那么對會展的有序安排會起到很大幫助。

    確認通知——如果會務(wù)費用確認或者有其他方式可以確認,可以發(fā)出確認通知。同時發(fā)出的應(yīng)該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。

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