秘書新手入門
前不久，公布了本站要整理發(fā)布一套秘書新手入門教程，由于工作時間的原因。今天暫時整理發(fā)布第一篇
一、秘書助理的感覺
事情太多做不完
突發(fā)事件突發(fā) 槍林彈雨壓力大
關(guān)系錯綜復(fù)雜
又要能說又要會寫
好像我是萬能的
沒有角色的角色
多頭無法分身
多、煩、雜、亂
夾心餅干
二、職能角色定位
初級秘書助理——事務(wù)性文秘
??應(yīng)包括公司前臺接待、電話接線生、事務(wù)專員、部門事務(wù)助理、主任助理、工作簡單的經(jīng)理助理等。主要工作是文案寫作、事務(wù)性工作處理。主要是瑣碎事務(wù)操作、電腦文案。
中級秘書助理——文秘 + 輔助管理 ??包括部門總監(jiān)秘書助理、經(jīng)理秘書助理等處于中層管理者左右的秘書、中小公司的經(jīng)理秘書。他們的權(quán)力和責(zé)任相對大一些，處理各種事件的能力要求也高一些，管理水平和計算機應(yīng)用的能力要求更高一些，并要有很好的協(xié)調(diào)能力。
高級秘書助理——文秘 + 獨立管理
??包括跨國公司首腦秘書、董事會秘書、地區(qū)總裁秘書等。他們屬于管理階層，對他們的領(lǐng)導(dǎo)能力、協(xié)調(diào)能力、管理能力都需要多年甚至十幾年的培養(yǎng)和修煉。完全能夠獨立進行項目管理、事務(wù)統(tǒng)籌、決策指揮。
第一章 秘書必備的素質(zhì)
一、職業(yè)化秘書的標準:
敬業(yè)精神 正直--公平，堅持既定政策和原則
表率作用 誠實--實事求是
領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)范 敬業(yè)--以工作為榮，設(shè)定高的工作水準 業(yè)務(wù)能力 守信--不失約、不違約、不食言、不泄密 指揮與控制能力 勤奮--努力工作，不斷學(xué)習(xí) 合作精神 有序--利落，有條不齋 學(xué)習(xí)與創(chuàng)新能力 高效--追求效率和效益 知人善任的能力 可靠--按約定完成工作，保質(zhì)、保量、及時 對待意見與批評 大局觀
二、秘書的職業(yè)態(tài)度 主動性（initiative) 適應(yīng)性(flexibility) 團隊精神(team work) 尊重他人(respect for people) 創(chuàng)新精神(creativity) 堅持原則(uncompromising integrity) 服務(wù)與貢獻(service & contribution) 認同與分享 (sharing) 雙贏與相互依存(win-win & interdependence) 溫柔的心和自省
第二章 秘書的重要職業(yè)技能
第一部分：日常事務(wù)處理
一、撥打/接聽電話的程序和技巧
1、 打電話前的準備
準備好電話記錄本和筆
把要與對方說明的.事情、內(nèi)容的順序簡單列在記事本上，并逐一核對無遺漏。
準備好通話時需要的文件資料。
查閱對方電話號碼，確認無誤，開始撥打。
2、 正式撥打電話：
撥通電話后，確認對方公司及姓名，然后熱情而有禮貌的說：“你好！我是****公司**部**。”
如需與有關(guān)人員通話，應(yīng)有禮貌地請對方傳呼或轉(zhuǎn)達。
如告知對方的內(nèi)容較復(fù)雜，應(yīng)主動提醒對方做好記錄
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逐一將事情說明，注意語言簡明、準確；
通話結(jié)束后，確認對方已放下話筒，然后放電話。
3、接聽電話
3聲鈴響內(nèi)將電話接起，平和有禮貌的：“你好！我是**部**�！�
若通話內(nèi)容較復(fù)雜，或有不清楚的地方，最后應(yīng)當(dāng)將要點重復(fù)一便，以免遺漏或有偏差。
通話結(jié)束后，確認對方已放下話筒，然后放電話。
4、 通話技巧：
日常禮貌用語：
詢問對方時，可用：“請問您哪里？”、“請問您怎么稱呼？”“請問有什么事？”等
對總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)、保持經(jīng)常聯(lián)系的外部、內(nèi)部人員應(yīng)在日常工作中盡量熟悉，達到聞其聲知其人，并及時予以轉(zhuǎn)接。
如對方有事需要你傳達，必要時需將對方姓名、單位、電話號碼以及需要傳達的事再重復(fù)一遍，以便必要時再與對方聯(lián)系。
如不能把握總經(jīng)理是否要和對方通話的情況下，不能隨便回答總經(jīng)理“在”或“不在”，可說“請您稍等一下，我去看看**總經(jīng)理是否在？”，然后請示總經(jīng)理是否轉(zhuǎn)接。
如遇總經(jīng)理不愿接聽對方電話，則可用委婉的語氣：“實在抱歉，**總經(jīng)理這是不知上哪去了，我見到他時再給您回個電話；如果您方便的話，能否讓我轉(zhuǎn)達您的事情？”做到有禮有節(jié)、滴水不漏。
在知道身份但不告知事由的情況下，如方便可詢問總經(jīng)理后決定是否轉(zhuǎn)接；也可詢問對方是公事還是私事，如是公事可讓對方知曉，將事由告知自己也可達到目的。
在對方不肯告知身份及事由的情況下，經(jīng)反復(fù)詢問后未果，可委婉結(jié)束通話。
如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎？”或“對不起，我還有急事要辦”等結(jié)束通話。
如一個未完又來一個，應(yīng)視電話內(nèi)容和對方身份，讓緊急的、重要的人員先講，同時禮貌的告訴另一方稍候片刻，或記錄對方電話，稍侯打過去。
整理電話留言，在總經(jīng)理回來后匯報相關(guān)信息。
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