秘書工作藝術(shù)談

　　秘書工作的藝術(shù)性，表現(xiàn)在技能與技巧的運用上面。要想做一名好秘書，不僅僅要明確認(rèn)識自己所處的位置，找準(zhǔn)自己的坐標(biāo)，要具備廣博的科學(xué)知識，還要懂得一系列工作方法和工作藝術(shù)。其方法和藝術(shù)主要體現(xiàn)在"三服務(wù)"方面。那么，怎樣表現(xiàn)秘書工作的藝術(shù)呢？下面是小編整理的秘書工作藝術(shù)談，希望大家喜歡。

　　秘書工作藝術(shù)談

　　一、尊重而不奉承吹捧

　　理順與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，是秘書工作者事事碰到，需時時注意、處處謹(jǐn)慎的事情，也是表現(xiàn)工作藝術(shù)的地方�？偟脑瓌t是以事業(yè)為重，從工作出發(fā)，從領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的地位出發(fā)，對正職和副職領(lǐng)導(dǎo)的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、協(xié)助。

　　如果某項工作，正職（或常委會）決定由某一副職負(fù)責(zé)去抓，秘書在配合進(jìn)行這項工作時就應(yīng)該以這位負(fù)責(zé)的副職領(lǐng)導(dǎo)為軸心進(jìn)行運轉(zhuǎn)。有關(guān)這項工作的請示、匯報工作，就直接對這位副職，不要越過他再向正職或其他副職請示、匯報了。關(guān)于向正職請示、匯報，或向其他副職溝通情況，那是負(fù)責(zé)這項工作的副職的責(zé)任。秘書如搞多頭請示、匯報，就是多余，會把事情弄亂。

　　實踐證明，多位領(lǐng)導(dǎo)者，就有多種個性特點或類型。要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的性格類型相處，逆著來往往會出問題。如內(nèi)向性格的領(lǐng)導(dǎo)，喜歡獨自思考問題與辦理事務(wù)；外向性格的領(lǐng)導(dǎo)，善于人際交往，喜歡同別人一起商量工作。對待前者，秘書最好是在事前當(dāng)參謀，事后做助手，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在獨立思考的時候，就不“參謀”了，否則，就會干擾他的思考。對待后者，要及時協(xié)助他組織人員共同商量工作，秘書要有分寸地參與其中，發(fā)揮參謀和助手作用。

　　在與多位領(lǐng)導(dǎo)相處時，一定要以事業(yè)為重，從工作出發(fā)，盡力維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)班子的團(tuán)結(jié)和威信，不能從感情出發(fā)、看人行事；不能表現(xiàn)出靠近誰、疏遠(yuǎn)誰，聽從誰、不聽從誰的行為；更不能當(dāng)甲領(lǐng)導(dǎo)面吹捧乙領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)乙領(lǐng)導(dǎo)面吹捧丙領(lǐng)導(dǎo)等。要始終與多位領(lǐng)導(dǎo)者保持經(jīng)得起考驗的革命同志式的純潔、真誠的友誼。

　　二、主動而不越位脫軌

　　秘書工作是以領(lǐng)導(dǎo)工作為軸心，要緊緊圍繞這一軸心，進(jìn)行上下、左右、前后同步運行的輔助性工作。輔助性決定了秘書工作的被動性。怎樣變被動為主動，要看秘書的工作藝術(shù)。有四個方面：一是爭取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握全局性工作；二是爭取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握一個時期的中心工作，能夠分清工作的輕重緩急，主動排除干擾中心工作的事項；三是研究領(lǐng)導(dǎo)工作的思路，分析領(lǐng)導(dǎo)的意圖，并加以理解、完善和落實，四是積累和儲存有關(guān)工作資料，該記住的要記熟，該保存的要保存。有了這四個方面的基礎(chǔ)，工作中才能與領(lǐng)導(dǎo)者有一致的認(rèn)識，才有共同情感和語言，商量工作時，補充和修正的意見，才能提到點子上。

　　日常工作中，要善于將領(lǐng)導(dǎo)的決策內(nèi)容、實施方案和一個時期的中心工作進(jìn)行分解、立項，明確先做什么、后做什么和怎樣做的措施等，按計劃列出個明細(xì)運行圖。

　　三、服從而不盲從附和

　　秘書工作是上情下達(dá)、下情上報的樞紐，有調(diào)度、協(xié)調(diào)、綜合加工的作用。秘書人員處在這樣一個重要位置，就得和領(lǐng)導(dǎo)拉一套馬車，按領(lǐng)導(dǎo)者的意圖前進(jìn)。但是，服從并不等于盲從和不加分析的附和。"分析"有兩層意思：一是從分析中加深理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，增強執(zhí)行的信心；二是從分析中拾遺補缺，起進(jìn)一步完善的作用。按領(lǐng)導(dǎo)者的意見辦事，也只能是執(zhí)行正確的意見，對一些不正確的、違法亂紀(jì)、以權(quán)謀私的點子或行為，不僅不能辦，還要堅決抵制和反對。

　　四、補臺而不挖角拆臺

　　秘書怎樣在多位領(lǐng)導(dǎo)之間當(dāng)參謀、搞協(xié)調(diào)？首先，心里要有一桿平衡秤，要一視同仁，不論哪位領(lǐng)導(dǎo)安排工作，都要做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。這與我們?nèi)粘＝慌笥讯鄰母星楹团d趣出發(fā)不一樣。在多位領(lǐng)導(dǎo)者面前，不論是在思想感情上，還是在行為活動上都不能產(chǎn)生傾斜度。其次，領(lǐng)導(dǎo)之間產(chǎn)生分歧時，只能被動地雙向地勸慰、彌合、消除，不能主動地、單向地瞎掰扯、亂攪和，或者保持沉默。本著工作上的支持，關(guān)系上的愛護(hù)，感情上的友誼去做，這比什么都重要。不能站在一邊，冷落一邊，更不能為某一邊提供反對另一邊的材料，對某領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行挖角、拆臺，擴(kuò)大分歧，加深矛盾。

　　五、溝通而不封閉堵塞

　　秘書工作起上下達(dá)情、左右疏通作用。上下達(dá)情也有藝術(shù)性，就是調(diào)換角度的藝術(shù)。在下達(dá)的時候，要站在上級角度，把上情不漏地講得清清楚楚；在上報的時候，要站在下級角度，把下情不貪地說得明明白白。

　　現(xiàn)實工作中，上下級領(lǐng)導(dǎo)不論是在看問題的觀點和方法上，還是在解決問題的戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)上面，都會存在一些程度不同的差異。這些差異的存在是客觀的，可以理解。但是能不能縮小差異、找出差異的結(jié)合點，與秘書日常的及時溝通、協(xié)調(diào)有著密切關(guān)系。秘書與兩級領(lǐng)導(dǎo)都不存在差異，才能去做協(xié)調(diào)上下級的差異的工作，縮小或化解上下級的差異，取得認(rèn)識一致。

　　六、擋駕而不阻攔干涉

　　擋駕的對象是找上門來的同志，其層次有別，事項的輕重有別。秘書對來者要有正確的認(rèn)識和態(tài)度，它是秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)理順工作，幫助下級或群眾解決問題的機會，也是提高協(xié)調(diào)和社交能力的機會。秘書人員要講究工作藝術(shù)，對來者都要熱情接待，給予關(guān)照協(xié)助。來者是辦事的，不是走親訪友。因此，擋駕的重點也要放在辦事上。辦事是以理、以法為準(zhǔn)，將來者要辦的事情弄清楚，然后進(jìn)行分析歸類，屬于哪個部門管的就歸哪里去辦。大致有三種情況：一是屬于領(lǐng)導(dǎo)審批和需要急辦的事項，要立即協(xié)助來者找主管領(lǐng)導(dǎo)辦理；如果領(lǐng)導(dǎo)不在一時又找不著，可將事留下，抽空再找領(lǐng)導(dǎo)，有了結(jié)果馬上轉(zhuǎn)告；二是屬于職能部門管理的事項，協(xié)助來者找職能部門辦理；三是涉及多方面的事項，應(yīng)以開會方式解決為好，就建議領(lǐng)導(dǎo)主持開會，召集有關(guān)方面人員參加，統(tǒng)一安排布置，妥善處理。

　　擋駕工作是代表領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)進(jìn)行的，應(yīng)該注意機關(guān)的良好形象，克服那種"門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦"的作風(fēng)。對來者的態(tài)度要冷靜、謙和、誠摯，要有好風(fēng)度、好品德。對一些纏身棘手的事項。也要有耐力。不能以煩對火，以火對暴，把事情弄僵了。擋駕過程中，應(yīng)注意語言藝術(shù)和應(yīng)變能力，應(yīng)變能力要通過語言藝術(shù)表達(dá)出來。接待的語言有規(guī)律可循，對平級或下級的同志，其語言的基調(diào)是謙虛磋商供參考的口氣；但又不能離開大原則。對上級的語言基調(diào)則是多用請示報告、探詢的口氣，且不可不懂裝懂。

　　七、分工而不分家自立

　　辦公室的工作是個整體，有幾個科室。有多個秘書。科室之間、秘書之間一般都有分工，這對加強責(zé)任心底取扯皮和無人負(fù)責(zé)現(xiàn)象是非常必要的。但在實際的工作中也往往出，各映各的號、各唱各的調(diào)"的現(xiàn)象，不利于辦公室發(fā)揮合力作用。因此，必須明確，分工是各有側(cè)重，不是分家自立。辦公室是個不管部，許多交不到具體部門承辦的事情，都可交到辦公室去辦。秘書碰上了就不能說不管，管了之后再溝通、協(xié)調(diào)、解決。

　　【拓展內(nèi)容】

　　秘書說話技巧

　　第一，說話時要認(rèn)清自己的身份。任何人，在任何場合說話，都有自己的特定身份。這種身份，也就是自己當(dāng)時的"角色地位"。比如，在自己家庭里，對子女來說你是父親或母親，對父母來說你又成了兒子或女兒。如用對小孩子說話的語氣對老人或長輩說話就不合適了，因為這是不禮貌的，是有失"分寸"的。

　　第二，說話要盡量客觀。這里說的客觀，就是尊重事實。事實是怎么樣就怎么樣，應(yīng)該實事求是地反映客觀實際。有些人喜歡主觀臆測，信口開河，這樣往往會把事情辦糟。當(dāng)然，客觀地反映實際，也應(yīng)視場合、對象，注意表達(dá)方式。

　　第三，說話要有善意。所謂善意，也就是與人為善。說話的目的，就是要讓對方了解自己的思想和感情。俗話說："好話一句三冬暖，惡語傷人恨難消。"在人際交往中，如果把握好這個"分寸"，那么，你也就掌握了禮貌說話的真諦。

　　工作要求

　　主要可概括為“四個轉(zhuǎn)變”和“六個要求”

　�。ㄒ唬┟貢�工作的“四個轉(zhuǎn)變”

　　秘書工作“三服務(wù)”（為中央服務(wù)；為中央個部門和各省、自治區(qū)、直轄市服務(wù)；為人民服務(wù)）

　　秘書工作應(yīng)該發(fā)揮“四個作用”（參謀作用、助手作用、提供信息作用、協(xié)調(diào)作用）

　　實現(xiàn)“四個轉(zhuǎn)變

　　1.從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策；

　　2.從單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；

　　3.從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃��?wù)：

　　4.從憑老經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理。這四個轉(zhuǎn)變其實是對秘書人員提出了更高的要求，即秘書工作應(yīng)該向著綜合處理信息、主動服務(wù)與科學(xué)化管理的方向發(fā)展，而這也是發(fā)達(dá)國家秘書工作的特點。

　　（二）秘書工作的六個強調(diào)

　　1.強調(diào)調(diào)查研究工作

　　2.強調(diào)信息工作

　　3.強調(diào)信訪工作

　　4.強調(diào)協(xié)調(diào)工作

　　5.強調(diào)督察工作

　　6.強調(diào)黨務(wù)、政務(wù)服務(wù)工作

　　工作內(nèi)容

　　職能和職責(zé)的區(qū)別

　　職責(zé)是秘書人員在輔助管理的活動中所承擔(dān)的具體的工作內(nèi)容。它具有多樣性和具體性的特征，解決的是秘書應(yīng)當(dāng)做什么的問題。

　　職能則是秘書人員在職責(zé)范圍內(nèi)一切活動所產(chǎn)生的整體功能，它具有宏觀性和概括性的特征，它不僅解決秘書工作做什么的問題，還要解決秘書工作為什么做和應(yīng)當(dāng)怎樣做的問題。

　　（一）秘書的職能

　　1.輔助決策

　�。�1）輔助決策的含義：在決策過程中，在知識（包括理論）、能力（包括技術(shù)）、經(jīng)驗和精力等方面給予決策主體全面的補償，以提高決策的科學(xué)性和時效性。

　�。�2）輔助決策的特征：體現(xiàn)在以下幾個方面：

　　輔助內(nèi)容的綜合性

　　輔助時間的經(jīng)常性

　　輔助環(huán)節(jié)的全過程性

　�。�3）輔助決策的原則

　　超前原則

　　定位原則

　　信息原則

　　諫諍原則

　�。�4）輔助決策的過程

　　協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定目標(biāo)

　　協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)設(shè)計方案

　　協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)評優(yōu)選優(yōu)

　　協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實施反饋

　　2.協(xié)調(diào)關(guān)系

　�。�1）協(xié)調(diào)關(guān)系的含義：秘書的協(xié)調(diào)是指秘書人員在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，自覺地調(diào)整各類組織、各項工作、各個人員之間的關(guān)系，促進(jìn)各項活動趨向同步化和和諧化，以實現(xiàn)組織目標(biāo)的行為過程。

　�。�2）協(xié)調(diào)關(guān)系的特征

　　從屬性

　　廣泛性

　　間接性

　�。�3）協(xié)調(diào)關(guān)系的原則

　　政策指導(dǎo)

　　客觀公正

　　平等協(xié)商

　　注重整體

　　靈活適度

　　（4）協(xié)調(diào)關(guān)系的過程

　　摸清情況

　　找出癥結(jié)

　　恰當(dāng)協(xié)調(diào)

　　督促落實

　　檢查反饋

　　3.處理信息

　�。�1）處理信息的含義：信息是指客觀存在的一切事物通過物質(zhì)載體發(fā)出信號、消息、情報、數(shù)據(jù)、圖形、指令中所包含的一切有價值的內(nèi)容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信號中的內(nèi)容。

　�。�2）處理信息的原則

　　及時性原則

　　保真性原則

　　適用性原則

　　預(yù)測性原則

　�。�3）處理信息的內(nèi)容

　　歷史信息

　　上級信息

　　內(nèi)部信息

　　公眾信息

　　社會信息

　　（4）處理信息的過程

　　信息的收集

　　信息的加工

　　信息的傳遞

　　信息的反饋

　　信息的儲存

　　4.辦理事務(wù)

　�。�1）辦理事務(wù)的含義：事務(wù)是指一切同領(lǐng)導(dǎo)工作有關(guān)的日常具體工作。

　�。�2）辦理事務(wù)的特征

　　綜合性

　　服務(wù)性

　　繁瑣性

　　突擊性

　�。�3）辦理事務(wù)的原則

　　被動中求主動

　　原則中求靈活

　　繁雜中求規(guī)范

　　（4）辦理事務(wù)的程序

　　自然程序

　　理論程序

　　指令程序

　　法定程序

　　技術(shù)程序

　　習(xí)慣程序

　�。ǘ�）秘書的職責(zé)

　　大致也有以下11個方面：

　　日常事務(wù)管理（辦公室管理、通信管理、值班事務(wù)、日程管理、印章管理）

　　接待事務(wù)（來訪接待、安排服務(wù)等）

　　會議事務(wù)（會議安排、會場布置、會議服務(wù)、會議文件的處理等）

　　行政事務(wù)

　　信訪事務(wù)（群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等）

　　調(diào)查研究事務(wù)（搜集信息，提供可行性的方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇）

　　文書檔案事務(wù)（文書撰寫、制作、處理和檔案管理）

　　寫作事務(wù)（各種文體的寫作）

　　協(xié)調(diào)工作（政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等)

　　督察工作（督促、檢查領(lǐng)導(dǎo)交辦批辦工作的落實情況）

　　其他領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的任務(wù)

　　職業(yè)技能

　　在過去的幾十年中，秘書的角色變化得很快，她們不再是打字員或是辦事員。這個變化表明了秘書開始被歸入行政管理工作范疇，秘書的工作職能將涉及項目管理、計算機軟件應(yīng)用、組織會議和出差、外部網(wǎng)和內(nèi)部網(wǎng)的通信、文件信息整理、辦公室管理等方面。

　　這種變化使得市場對秘書人才職業(yè)技能的需要也開始發(fā)生轉(zhuǎn)變。在21世紀(jì)，秘書需要有以下五方面的能力：

　　一、多元化才能。秘書應(yīng)用懂得兩國甚至三國以上的語言，具有一定的語言處理能力和計算機技能。

　　二、組織能力。秘書應(yīng)當(dāng)是一個組織者，她要為各種會議和活動作計劃，并落實安排。同時，她還需要應(yīng)付一大堆的工作日記、計劃表、文件和電子檔案。

　　三、溝通能力。秘書需要和老板、同事以及客戶打交道，她要善于協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部的關(guān)系。

　　四、獲取新知識的能力。秘書必須通過繼續(xù)深造來不斷增長知識和提高技能，特別是在辦公技術(shù)方面，她需要跟上計算機應(yīng)用的發(fā)展步伐。

　　五、團(tuán)隊合作能力。秘書要參加到許多實際項目中去，她需要收集信息，需要督促團(tuán)隊努力工作。因此團(tuán)隊合作能力也是秘書工作的一個關(guān)鍵部分。

　　職業(yè)背景

　　隨著經(jīng)濟(jì)管理全球化、信息化、專業(yè)化，秘書也開始以一種全新的思維方式進(jìn)入到諸多領(lǐng)域之中，成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者必不可缺的得力助手。為促進(jìn)秘書工作現(xiàn)代化，提高秘書人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，國家自九八年起實行秘書專業(yè)人員必須持證上崗，并在企事業(yè)單位推廣秘書職業(yè)資格證書制度。按照勞動和社會保障部安排，定于2008年5月對從事秘書工作的人員進(jìn)行國家職業(yè)資格全國統(tǒng)一鑒定。

　　發(fā)展前景

　　秘書屬于公司內(nèi)勤工作人員，是和老板比較接近的人如果能有效處理老板交代安排的所有工作，自然會得到老板的器重，許多主管人選都是從秘書里產(chǎn)生的。一般而言，秘書的晉升是比較緩慢的，但是從長遠(yuǎn)角度看這一崗位是非常穩(wěn)定的。秘書經(jīng)常需要與辦公室的其他人員進(jìn)行溝通或是交流，因此需要有很強的文字和口頭表達(dá)能力，如果會一門外語，則會獲得更多參與培訓(xùn)的機會，如果各方面表現(xiàn)優(yōu)秀，尤其具備較強的組織管理、領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)能力，則有機會晉升為行政經(jīng)理。

　　秘書一般月薪范圍在1500-8000元之間，根據(jù)個人學(xué)歷、經(jīng)驗、企業(yè)性質(zhì)、特點等的不同而有所差別。從學(xué)歷來看，擁有碩士學(xué)歷者的薪資為平均薪資的1.5倍；從外語能力來看，外語精通者的薪資為平均薪資的1.4倍左右，較為熟練者的收入也在平均薪資1.1倍左右；從工作年限來看，3-5年工作經(jīng)驗是薪資增長期，而8年以上則是薪資豐厚期；從企業(yè)性質(zhì)來看，外商獨資、歐美企業(yè)的秘書薪資均為平均年息的1.2倍以上，其中上海達(dá)到1.36倍，居各地之首。

　　此外，男秘書在未來也將有廣闊的發(fā)展前景，專家指出，男秘書在很多方面其實更具優(yōu)勢。例如男秘書通常言語較少，注重實質(zhì)性和程序性的工作；做事富有條理性，很少將不良情緒帶到工作中，并能適時幫助領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)一些體力勞動。專家建議，男領(lǐng)導(dǎo)搭配男秘書，其實在理論上是最合適的，因為彼此的工作方式更接近，交流的阻礙更少，也易于杜絕腐敗和浪費。

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