秘書基礎教案：6--1溝通協調的意義、內容和范圍

6--1溝通協調的意義、內容和范圍

教學目標：

知識目標：掌握秘書部門溝通協調的含義、內容和特點。掌握秘書部門溝通協調工作的原則、要求、方式和方法。

能力目標：通過對秘書部門協調的有關知識的掌握，使學生們懂得秘書人員在具體的工作中應如何做好協調工作。

德育目標：通過學習讓學生懂得大家必須團結一致，才能保持協調一致，才能做好工作。

教學重點：

1.溝通協調的意義和內容。

2.溝通協調原理、特點。

3.溝通協調的原則、要求。

教學難點：

1.失調狀態(tài)的科學分析。

2.秘書溝通協調的基本方式。

教學方式：以老師講授為住，學生活動課形式輔助。

課時安排：二課時

教學過程：

第一課時

教學重點：溝通協調的含義。

教學難點：失調狀態(tài)的科學分析。

【導入新課】

工作中由于每一個人的技術、習慣等情況各不相同，所以他們工作的進度肯定無法一致，這就需要有人來協調一下。溝通協調首先是領導人的職責范圍，但秘書部門處于組織的中心樞紐地位，具有較之領導更為便利的中介優(yōu)勢，所以大量的溝通協調工作，往往是由秘書和秘書部門來完成的。

【講授新課】

一、溝通協調的意義：

(一)什么是溝通協調：

溝通是信息的傳遞，是手段；協調則是溝通的目的，是結果。

1.協調的內涵：協調從字面上解釋，就是同心協力、配合適當的意思，是一種行為狀態(tài)。從現代管理學的角度講，就是使一系統(tǒng)內各相關的組織與個人的活動趨于同步化與和諧化的一種控制，是一種行為。前者可稱為協調狀態(tài)，后者可稱為協調行為。

2.協調與管理的區(qū)別：

相同點：兩者都是有目的的控制行為。

不同點：

(1)管理不僅是對人或組織的控制，而且還包括對物的控制，而協調的對象則僅僅是人或組織之間的行為和關系。

(2)管理的范圍是系統(tǒng)本身，而協調還涉及系統(tǒng)與外部關系。

(3)管理活動側重于程序控制，而協調在方式上較為靈活，控制的程度也不如管理那么強。

(二)關于失調狀態(tài)的科學分析：

1.什么是失調狀態(tài)和失調傾向：

整體運行正常，各子系統(tǒng)有序組織，彼此配合，目標一致，效率和效益均保持應有水平，信息溝通及與外界環(huán)境進行的物質和能量的交換都處于充滿生機的和諧狀態(tài)。以上具體因素有一項達不到要求，則會使系統(tǒng)組織出現失調狀態(tài)或失調傾向。

2.秘書人員對于失調狀態(tài)和失調傾向的調查，要善于抓住問題的本質，了解情況，分析問題。不僅要調查失調的現狀，還要調查其原因和背景，不僅要正確認識已出現的狀態(tài)，還應該預測其將來可能發(fā)生的變化。

(1)失調狀態(tài)的分析：

(2)差異性分析：

(3)共同性分析：

(4)因果性分析：

在確認組織存在著失調狀態(tài)和失調傾向后，秘書人員因該進行科學分析，即分析失調各相關方面的差異、矛盾，以及各相關方面的共同之處。前者是問題所在，后者是協調的基礎。在實際工作中，差異性越大，失調越嚴重，協調的難度就越大；反之，共同之處越多，協調也越容易成功。

【課堂反饋】

讓學生分析，同學之間吵架，班干勸阻。是否是溝通協調。

【課堂小結】

這節(jié)課主要介紹了一些有關溝通協調的基本知識。讓學生明白什么是協調和失調，為進一步講解秘書部門的協調工作做好準備。

第二課時

教學重難點：秘書溝通協調工作的內容。

【導入新課】

上堂課，我們講解了什么是溝通協調，那么秘書部門究竟要做哪些溝通協調工作呢?

【講授新課】

一、改革中出現的失調狀態(tài)的類型：

1.新舊體制矛盾造成的失調狀態(tài)。

(1)指新舊體制并存所產生的矛盾。

(2)對于這種矛盾，秘書人員要有自覺的、堅定的改革觀念和清楚的政策觀念，實事求是，協助領導做好協調工作。

2.權益矛盾造成的不協調狀態(tài)。

(1)所謂權益矛盾，主要是指各機構之間從局部的、本位的、不同的角度所涉及的權利與義務之爭。

(2)此類矛盾造成的失調狀態(tài)，只有上級領導才可以解決。秘書人員的協調工作，或靠上級領導的授權處理，或協助領導進行協調。

3.主觀認識矛盾造成的失調狀態(tài)。

(1)此類矛盾常表現為各方相關人員對同一問題認識上的差異。

(2)領導要解決好此類矛盾，需要秘書協助做大量的人事了解工作與分析研究工作。

4.歷史與現實矛盾造成的失調狀態(tài)。

(1)指歷史造成的問題。

(2)領導處理這類矛盾，既要充分了解和研究歷史情況，又要放眼未來，這里面秘書要也有大量的工作要做。

二、秘書溝通協調的內容與范圍：

1.秘書溝通協調的內容：

(1)決策協調：

即為秘書決策實施中的協調式輔佐工作。

(2)業(yè)務協調：

主要是依據決策，對本單位的人力、物力、財力進行統(tǒng)一支配，平衡安排。

(3)事務協調：

主要是根據領導意圖，平衡各部門的會議安排、資料提供、生活保障等日常事務的協調。

(4)臨時性工作的協調：主要是協調領導臨時交辦的工作或突發(fā)性工作中出現的矛盾。

2.秘書溝通協調的范圍：

(1)對上關系協調：

(2)對下關系協調：

(3)左右關系的協調：

(4)內部關系的協調：

(5)對外關系的協調：

(6)黨政關系的協調：

(7)條塊關系的協調：

三、案例分析：

案例《得理也讓人》，說明了秘書在工作中必須建立良好的人際關系環(huán)境，并且要學會得理也讓人，協調好組織內部的關系，這樣對領導工作，對企業(yè)發(fā)展，對個人進步，都是有利的。

【課堂反饋】

讓學生調查一下，班干部調解的矛盾都有哪些。

【課堂小結】

秘書的溝通協調工作的內容是這節(jié)課的重點，雖然難度不大，但非常重要。

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