學校檔案管理制度
在日常生活和工作中,人們運用到制度的場合不斷增多,好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預(yù)計目標。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢?以下是小編收集整理的學校檔案管理制度,歡迎閱讀與收藏。
學校檔案管理制度1
為規(guī)范學校的檔案管理和有效地使用檔案,特制定本檔案管理制度:
1、辦公室在學年之后裝訂好文件、通知檔案;年度考核之后的資料存檔;其它資料的存檔。
2、教導處每期工作計劃和總結(jié)存檔;“六認真”檢查資料的歸檔;普九資料的歸檔;教研活動資料的歸檔;其它有關(guān)資料的歸檔;
3、德育處每期的紀律衛(wèi)生檢查資料歸檔;班級評比、評優(yōu)選好的`資料歸檔;德育活動歸檔;班主任工作筆記、計劃的歸檔;其它相關(guān)資料的歸檔。
4、后勤處相關(guān)資料按時分類存檔。
5、團總支每期的活動資料歸檔;組織學生社會實踐活動的資料歸檔;組織建設(shè)歸檔;其它相關(guān)資料的歸檔。
6、每部門的檔案應(yīng)做到條理清晰、分類明確、裝訂規(guī)范。
7、各類通知、文件應(yīng)先送到辦公室,然后分發(fā)到各部門。
8、部門的各種資料聘及時歸類裝訂存檔。
學校檔案管理制度2
一、檔案室應(yīng)以、堅固、為基本條件,標準溫度為14—24℃,標準相對濕度為45—60%,應(yīng)裝備必要的防火、防盜、防潮、防塵、防強光、防高溫、防蟲等設(shè)施。
二、庫房的檔案柜、架按要求進行排放,對接收來的檔案要進行分類、登記、統(tǒng)計和必要的.加工整理。
三、檔案室應(yīng)納入學校自動化管理系統(tǒng),根據(jù)需要要逐步設(shè)置計算機、復(fù)印機、照相機等現(xiàn)代化管理設(shè)備。
四、檔案應(yīng)對檔案的安全定期組織檢查,記錄在案,發(fā)現(xiàn)問題,及時解決。
五、檔案室工作調(diào)、換工作時應(yīng)有嚴格的交接手續(xù)。
六、非工作人員不得擅自進入檔案室,節(jié)假日加強保衛(wèi)工作。
七、檔案保管工作,必須認真嚴格地按照各項規(guī)章制度辦,不得徇私舞弊,玩忽職守。
學校檔案管理制度3
1、學?値嬝撠煏嫏n案的定期收集、審查核對、整理立卷、編制目錄、裝訂成冊、妥善保管等具體工作,同時對會計檔案的全面性和真實性負責。
2、會計憑證每月按規(guī)定整理、裝訂、立卷、歸檔。會計賬簿、會計報表每年一次按規(guī)定整理裝訂、立卷、歸檔。
3、各種記賬憑證,應(yīng)當連同所附的原始憑證或原始憑證匯總表,按照編號順序,折疊整齊,按期裝訂成冊,并加具封面,注明單位名稱、年度、月份和起訖日期、憑證種類、起訖號碼,由裝訂人在封簽處簽名或蓋章。對于數(shù)量過多的原始憑證,可以單獨裝訂保管,在封面上注明該記賬憑證日期、編號、種類,同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號。各種經(jīng)濟合同、存出保證金收據(jù)以及涉外文件等重要原始憑證,應(yīng)當另編目錄,單獨登記保管,并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。
4、會計檔案必須專人專室保管。當年會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財務(wù)科保管一年,期滿后,原則上編造清冊交檔案室保管。
5、檔案室接收的會計檔案,原則上應(yīng)當保持原卷冊的封裝,需要拆封的應(yīng)會同財務(wù)科經(jīng)辦人共同參加。
6、檔案原件原則上不得借出。如有特殊需要,須報經(jīng)上級主管部門批準,但不得拆散原卷冊,并限期歸還。
7、本校人員調(diào)閱會計檔案要經(jīng)財務(wù)科科長或單位領(lǐng)導人批準,并詳細登記調(diào)閱的名稱、日期、調(diào)閱人姓名、調(diào)閱理由、歸還日期。
8、調(diào)閱人員不得將會計檔案攜帶外出,需復(fù)制的,要經(jīng)主管校長同意并由提供人員和收取人員共同簽名。
9、各種會計檔案的保管期限,從會計年度終了的'第一天算起,根據(jù)其特點,分為永久、定期二類。各種原始憑證和記賬憑證(包括傳票和匯總表)、總賬、明細賬、會計移交清冊應(yīng)保存15年,現(xiàn)金、銀行日記賬、會計檔案的保管清冊和銷毀清冊要保存25年,涉及外事的會計憑證和決算作永久保存,固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保存5年,單位的會計月、季度報表保存5年。
10、銷毀會計檔案必須編制銷毀清冊,由財務(wù)科和檔案室共同鑒定,提出申請報告,經(jīng)校長室批準后,由財務(wù)科和檔案室共同派人監(jiān)銷,監(jiān)銷人同時在銷毀清冊上簽字。未清債權(quán)債務(wù)的原始憑證和永久保存的資料,在銷毀時應(yīng)當抽出,另行立卷。
11、加強會計檔案科學管理。會計檔案應(yīng)當妥善保管,存放有序,查找方便,同時嚴格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴防毀損、散失、泄密。同時要努力做好防火、防盜、防潮、防蟲、防霉、防爛。
學校檔案管理制度4
一、檔案室應(yīng)以科學、堅固、安全為基本條件,標準溫度為14—24℃,標準相對濕度為45—60%,應(yīng)裝備必要的防火、防盜、防潮、防塵、防強光、防高溫、防蟲等設(shè)施。
二、庫房的'檔案柜、架按要求進行排放,對接收來的檔案要進行分類、登記、統(tǒng)計和必要的加工整理。
三、檔案室應(yīng)納入學校自動化管理系統(tǒng),根據(jù)工作需要要逐步設(shè)置計算機、復(fù)印機、照相機等現(xiàn)代化管理設(shè)備。
四、檔案部門應(yīng)對檔案的安全定期組織檢查,記錄在案,發(fā)現(xiàn)問題,及時解決。
五、檔案室工作人員調(diào)、換工作時應(yīng)有嚴格的交接手續(xù)。
六、非工作人員不得擅自進入檔案室,節(jié)假日加強保衛(wèi)工作。
七、檔案保管工作,必須認真嚴格地按照各項規(guī)章制度辦事,不得徇私舞弊,玩忽職守。
學校檔案管理制度5
一、學校檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導、綜合管理、專人負責的管理辦法,任何處室和個人不得將檔案據(jù)為已有。
二、檔案室做到專室、專柜、專夾,配備必需的工作設(shè)施,任何處室和個人不得挪措檔案室設(shè)備。
三、按照《檔案法》和檔案工作程序,嚴格做好檔案的鑒定、立卷、登記、歸檔、移交、銷毀等工作。
四、學校干部職工查閱檔案要認真履行借閱登記手續(xù),不得損壞,散開漏頁,劃圈涂抹,并按期歸還。
五、學校檔案不向外人借閱,特殊情況需經(jīng)學校檔案工作領(lǐng)導小組負責人簽字同意方可辦理,但必須在閱文室內(nèi)并在專職檔案人員的監(jiān)督下抄錄有關(guān)內(nèi)容或出具有關(guān)證明。
六、定期做好檔案的統(tǒng)計、分析和編研工作,要圍繞工作的需要和針對本校各處室工作的'特點,編制出有使用價值的資料匯集及檢索工具,最大限度地發(fā)揮其綜合效益。
七、經(jīng)常性地做好庫房管理工作,嚴格做到防火、防潮、防鼠、防蟲、防塵和防止有害氣體及微生物對檔案的侵蝕,學校檔案工作領(lǐng)導小組要定期進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時補救。
八、做好安全保衛(wèi)、防特、防盜工作。嚴格值班制度。因保管不善造成檔案丟失或毀壞的,要追究有關(guān)人員法律責任。
學校檔案管理制度6
為了健全我校學生資助工作檔案,維護檔案的完整與安全,便于保管和利用,特制定本制度。
一、檔案管理工作人員要忠于職守,刻苦鉆研業(yè)務(wù),嚴格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事。
二、校學生資助管理中心,負責學生資助檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀和利用等管理工作。
三、資助工作中形成的`具有保存價值的文件資料,要以紙質(zhì)和電子檔案形式及時歸檔保存。
四、學生資助管理中心應(yīng)接受教育行政部門領(lǐng)導和檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導。學生資助管理中心應(yīng)建立學生資助檔案,并由檔案室集中保存。
五、學生資助管理中心應(yīng)嚴格按《福建省學生資助檔案整理方法》規(guī)定和程序收集、整理、立卷、歸檔、保管學生資助業(yè)務(wù)材料,確保歸檔材料的完整、安全,不得偽造、篡改。
六、對檔案資料進行分類、編目和鑒定后歸檔保存,存放要做到排列有序,便于查找。紙質(zhì)檔案要做好防潮、防塵和防蟲等保護工作,電子檔案要做好備份。
七、學生資助檔案的保管期限分為永久和定期。
八、學生資助管理中心應(yīng)依法為教育部門、相關(guān)學校、金融機構(gòu)、受助學生和家長等提供檔案信息查詢服務(wù)。
九、紙質(zhì)檔案外借必須履行審批、登記手續(xù),借出檔案須在規(guī)定時間內(nèi)歸還。
十、本制度自印發(fā)之日起施行。
學校檔案管理制度7
1、分管負責機關(guān)檔案工作的全面領(lǐng)導,確保學校檔案工作的宏觀建設(shè),努力提高檔案工作科學管理水平,確立檔案為學校和部門。
2、把檔案工作列入學校議事日程,納入管理,定期研究、檢查、督促,確保完成檔案工作任務(wù)。
3、根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作要求,支持、解決檔案管理工作中所需的人力、財力、物力。
4、關(guān)檔案室和檔案工作人員的工作、學習,表揚和獎勵作出貢獻的檔案人員,以促進、提高檔案人員的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作積極性。
5、貫徹《檔案法》及黨和國家檔案工作的方針、政策和規(guī)定,熱愛檔案工作,努力學習檔案,不斷提高業(yè)務(wù)水平。
6、建立健全檔案工作制度,規(guī)劃草擬本學校檔案和管理制度,并認真貫徹執(zhí)行。
7、按規(guī)定做好文書檔案的工作和平時的歸檔工作。
8、集中統(tǒng)一管理本學校全部檔案,做好各類檔案及有關(guān)資料收集、整理、鑒定、統(tǒng)計工作。
9、熟悉本學校室藏檔案,積極檔案的利用工作,熱情接待查檔人員,按規(guī)定辦理借閱手續(xù),注意掌握利用效果的收集,編制必要的`檢索工具和參考資料。
10、認真做好庫房管理,維護檔案的完整、安全。
11、開展檔案行政執(zhí)法檢查,對違反《檔案法》的行為予以制止,并及時向領(lǐng)導,提出處理意見。
12、完成領(lǐng)導和上級檔案部門交辦的有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。
13、嚴格遵守相關(guān)檔案法律法規(guī),協(xié)助專職檔案員在學校開展檔案法律法規(guī)學習宣傳,增強全體教師歸檔意識。
14、認真參加學校文件材料歸檔等檔案業(yè)務(wù)活動,注意收集本部門工作所產(chǎn)檔案材料,依照分類隨時歸入有關(guān)卷夾盒內(nèi)。
15、每學按照要求對本部門所收集的檔案進行整理、裝訂,并向檔案室移交。
學校檔案管理制度8
1、首先辦理查閱或借閱手續(xù),外單位查閱或借閱須持和指導批準手續(xù)。
2、查閱或借閱,只允許在檔案室進展。
3、查閱或借閱不允許折疊、涂改、轉(zhuǎn)讓別人閱覽、缺頁等,嚴守保密規(guī)定,歸還時清點清楚。
4、查閱或借閱時,嚴禁吸煙、桌上放水杯、量水瓶等,以防污染檔案。
學校檔案管理制度9
c.財務(wù)檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類,具體規(guī)定如下:
會計憑證類
——原始憑證、記帳憑證:15年,其中:涉及外來和對私改造的會計憑證:永久保存
——存款余額調(diào)節(jié)表:3年
會計帳薄類
會計報表類
——主要財務(wù)指標報表:3年,月、會報表:15年,年度會計報表:永久保存\
其它類
f.財務(wù)檔案管理人員接待查閱時,必須詳細登記查閱人的姓名、工作部門(或單位)、查閱日期、財務(wù)檔案名稱、查閱理由以及批準手續(xù)。財務(wù)檔案不得帶出室外,如有特殊情況,需帶出復(fù)制的`,必須經(jīng)總批準,并限期歸還。
學校檔案管理制度10
為了加強和規(guī)范消防安全管理,預(yù)防火災(zāi)和減少火災(zāi)危害,根據(jù)《中華人民共和國消防法》、《機關(guān)團體企業(yè)事業(yè)單位消防安全管理規(guī)定》,特制訂此制度。
一、單位應(yīng)當建立健全消防檔案。檔案內(nèi)容應(yīng)當詳實,全面反映單位消防工作基本情況,附有圖表,并及時更新。
二、單位應(yīng)當對消防檔案統(tǒng)一保管、備查。消防檔案管理人為陳勇。
三、消防安全基本情況應(yīng)當包括以下內(nèi)容:
。ㄒ唬﹩挝换靖艣r和消防安全重點部位情況;
。ǘ┙ㄖ锘蛘邎鏊┕ぁ⑹褂没蛘唛_業(yè)前的消防設(shè)計審核、消防驗收以及消防安全檢查的文件、資料;
(三)消防管理組織機構(gòu)和各級消防安全責任人;
(四)消防安全制度;
(五)消防設(shè)施、滅火器材情況;
。⿲B毾狸、義務(wù)消防隊人員及其消防裝備配備情況;
。ㄆ撸┡c消防安全有關(guān)的重點工種人員情況;
。ò耍┬略鱿喇a(chǎn)品、防火材料的'合格證明材料;
(九)滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案。
四、消防安全管理情況應(yīng)當包括以下內(nèi)容:
。ㄒ唬┕蚕罊C構(gòu)填發(fā)的各種法律文書;
。ǘ┫涝O(shè)施定期檢查記錄、自動消防設(shè)施全面檢查測試的報告以及維修保養(yǎng)的記錄;
(三)火災(zāi)隱患及其整改情況記錄;
(四)防火檢查、巡查記錄;
。ㄎ澹┯嘘P(guān)燃氣、電氣設(shè)備檢測(包括防雷、防靜電)等記錄資料;
。┫腊踩嘤栍涗洠
。ㄆ撸缁鸷蛻(yīng)急疏散預(yù)案的演練記錄;
。ò耍┗馂(zāi)情況記錄;
。ň牛┫廓剳颓闆r記錄。
學校檔案管理制度11
家長學校管理制度
一、家長學校校長職責
1、認真貫徹上級有關(guān)家長學校工作規(guī)程、工作條例等有關(guān)文件精神。
2、制定家長學校的各項規(guī)章制度并認真檢查、督促、執(zhí)行。
3、制定教學計劃,協(xié)調(diào)各項工作,保障教學工作順利進行。
4、督促、檢查教育教學活動。
5、成立家長委員會,按《章程》發(fā)揮全體委員的作用。
6、負責家長學校的檢查、考核、評比、總結(jié)工作。
二、家長學校班主任工作職責
1、協(xié)助學校做好本班學員的組織管理工作,每次學習前及時通知學員,布置好教室。
2、每次上課,提前30分鐘到校,接待家長,與家長溝通思想,向家長匯報學生在校情況,讓家長看學生作業(yè)及試卷,了解學生在家表現(xiàn),家校共育。
3、掌握學員家教動態(tài),按時向講師反映情況,以便有針對性的教學。
4、認真組織教學,課前負責學員的點名,課上與學員一起聽課,課后及時反饋學員意見,收集典型事例。
5、組織好家長參與學校的教育活動。
6、負責考勤工作,組織學員考核及優(yōu)秀學員的評比工作。
三、講師備課制度
1、根據(jù)學校教學計劃要求認真?zhèn)湔n。
2、講師講課理論要講透,事例要典型,方法要多樣,語言要通俗。
3、積極編制家教宣傳材料,及時更換家長園地等宣傳欄。
四、學員登記制度及守則
1、凡我校新生家長都應(yīng)報名注冊,認真填寫報名登記表的各項內(nèi)容,成為家長學校成員,并遵守學校有關(guān)規(guī)定。
2、每位學員應(yīng)準時參加聽課,不得隨意曠課,有特殊情況須請假。
3、上課認真聽講,積極參加校內(nèi)各項教學活動。
4、遵守課堂紀律,不得擾亂課堂紀律。如講話、做事、抱孩子等。
5、愛護校園內(nèi)公物,不得損壞校園內(nèi)物品。
五、信息反饋制度
1、家長學校每次授課或活動后,教師要積極收集學員的意見并及時整理。
3、學員們要積極配合,將自己的想法及時反映給教師們,從而促進相互的.交流。
六、學員考勤、結(jié)業(yè)、表彰制度
1、家長學校實行考勤制度,由班主任負責對每位家長的出、缺席進行詳細的記載,并將此作為學員結(jié)業(yè)的一個重要依據(jù)。
2、建立一定的測試制度,一次系列講座以后,進行必要地書面測試,并記好分,作為學員結(jié)業(yè)的主要依據(jù)。
3、對學習優(yōu)秀者,評為好家長。并在學生休業(yè)式上,由校長為他們頒發(fā)榮譽證書。
4、出勤率低于70%,考核不合格者不得結(jié)業(yè),必須重新參加下一輪學習。
5、對出勤率高,成績優(yōu)秀的學員學校將給予獎勵,制度另定。
七、優(yōu)秀學員評比制度
1、認真學習家教理論,遵守學員守則,每年出勤率達90%以上,考試成績?yōu)?5分以上者。
2、積極參與學校組織的各項家、;顒樱浜现С謱W校的各項教育活動。
3、上課專心聽講,不隨便講話,做好家庭作業(yè),圓滿完成學習任務(wù)。
4、運用家教理論,教子有方,家庭教育有成效。5、每學年中,每個班級各評出3名優(yōu)秀學員。八、檔案管理制度
學校檔案管理制度12
1、凡本單位在黨、政、工團、基建、教學形成的具有查考利用價值的文件材料(包括文字、統(tǒng)計數(shù)學、圖紙、相片、錄音(像)、報表等)均屬歸檔范圍。
2、每年文書檔案由文書人員負責在第二年三月份完畢歸檔工作,學籍檔案、德育檔案、實驗教學檔案、信息技術(shù)檔案、電教檔案、圖書室檔案由負責人在第二常年度9月份完畢歸檔工作。立卷歸檔,并向綜合檔案室移交。
3、歸文件材料必須搜集齊全,組卷合理,分類清楚,卷內(nèi)文件排列系統(tǒng),保管期限劃分準確,案卷標題簡明確切,裝訂結(jié)實、美觀,字跡工整、明晰。
學校檔案管理制度13
一、檔案管理人員必須貫徹“以防為主,防治結(jié)合”的原則,做好檔案室的管理工作,落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防鼠等措施。
二、檔案管理人員必須堅持值日值班制度,堅持每天下班前檢查門窗是否關(guān)好,電源開關(guān)是否關(guān)閉。對所保管的`案卷,半年進行一次抽查,年終進行一次全面檢查。嚴禁在檔案室抽煙、吐痰。外來人員未經(jīng)許可不得進入檔案室。
三、新接收的檔案資料,必須經(jīng)過嚴格核查和消毒處理后才能進庫上架
四、值班人員必須做好檔案室內(nèi)外溫濕度記錄,做好溫濕度的調(diào)節(jié)工作(標準溫度為攝氏14—24℃,相對濕度為45%—60%)。
五、檔案室設(shè)施要經(jīng)常進行檢查,壞了要及時報告或維修,保證各項設(shè)施完整正常。
六、保持檔案室的清潔衛(wèi)生,堅持做到每周一小掃,每月一大掃。
學校檔案管理制度14
一、檔案工作是學校工作的重要組成部分,學校所有工作部門均應(yīng)按照上級教育部門和的`規(guī)定進行檔案的收集、整理、歸檔等工作。
二、凡本學期的檔案,原則上由行政、、教學、總務(wù)、安全辦分塊建檔,每學期末,統(tǒng)一交學校檔案室歸檔管理。學校檔案室工作目前由分管。
三、行政辦公室、教務(wù)處和政教處必須明確專人分管本部門工作。如有人員調(diào)動,必須做好移交工作,檔案管理員和各處、室負責檔案工作的人員,應(yīng)熟悉有關(guān)檔案工作的規(guī)定的業(yè)務(wù),及時、認真、規(guī)范地做好檔案工作,并做好歸檔記錄。
四、學校檔案室的檔案材料原則上不得外借,查閱檔案必須在檔案室內(nèi)進行。特殊情況須經(jīng)校長同意才能借出檔案室外,并于當天歸還。
五、借閱檔案要履行借閱登記手續(xù)。檔案必須整本借閱,不得散借,摘錄檔案需征得管理員同意。
學校檔案管理制度15
第一章 總 則
第一條 為規(guī)范學校檔案工作,提高檔案管理水平,有效保護和利用檔案,充分發(fā)揮檔案在學校各項工作中的重要作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《高等學校檔案管理辦法》(教育部、檔案局令第27號)等法律法規(guī),結(jié)合學校實際,制定本辦法。
第二條 本辦法所稱的檔案,是指學校在招生、教學、科研、黨政管理以及其它各項活動中直接形成的對學生、教職工、學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。
第三條 檔案是對學校發(fā)展歷史過程的反映和記錄,是學校的寶貴財富。學校所有單位和個人都應(yīng)遵守有關(guān)法律法規(guī),履行保護和移交檔案的義務(wù)。
第四條 檔案工作是學校重要的基礎(chǔ)性工作,是學校管理水平的重要體現(xiàn)。校內(nèi)各單位應(yīng)重視檔案工作,將其納入自身發(fā)展規(guī)劃和工作計劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責范圍,保障檔案工作依法有序開展。
第二章 管理體制及機構(gòu)人員
第五條 學校檔案工作由校長領(lǐng)導,其主要職責是:
(一)貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策,批準學校檔案工作規(guī)章制度;
(二)將檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃,促進檔案信息化建設(shè)與學校其他工作同步發(fā)展;
(三)建立健全與學校辦學規(guī)模相適應(yīng)的檔案機構(gòu),落實人員編制、檔案庫房、開展檔案資料征集、搶救保護、安全保密、數(shù)字化、現(xiàn)代化管理、提供利用、編纂、陳列展覽及設(shè)備購置和維護方面所需設(shè)備及經(jīng)費;
(四)研究決定學校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。
分管檔案工作的校領(lǐng)導受校長委托具體負責檔案工作。
第六條 學校成立檔案工作委員會,負責審議、指導、監(jiān)督落實全校檔案工作相關(guān)事項。主任委員由校長擔任。
第七條 學校檔案館是學校檔案工作的職能管理部門,負責全校檔案工作,校內(nèi)各單位檔案工作接受檔案館的業(yè)務(wù)指導、監(jiān)督和檢查。
第八條 學校檔案館的主要職責是:
(一)宣傳、貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策,綜合規(guī)劃學校檔案工作;
(二)組織制訂并實施學校檔案工作有關(guān)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范,對各單位檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查;
(三)負責接收(征集)、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管、保護全校的各類檔案及有關(guān)資料,做好檔案安全保密工作;
(四)編制檢索工具,編研、出版檔案史料,積極開發(fā)檔案信息資源;
(五)組織實施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作;
(六)開展檔案的開放和利用工作,為學校和社會服務(wù);
(七)利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動,充分發(fā)揮檔案的校史校情教育、愛國主義教育等文化教育功能;
(八)開展學校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓,建立和健全學校檔案工作網(wǎng)絡(luò);
(九)開展檔案學術(shù)研究和業(yè)務(wù)交流活動。
第九條 檔案館應(yīng)配備政治素質(zhì)可靠、年齡結(jié)構(gòu)合理、數(shù)量足夠的工作人員。檔案工作人員應(yīng)具備檔案業(yè)務(wù)知識和相應(yīng)的科學文化知識及現(xiàn)代化管理技能。新進檔案館工作人員應(yīng)具有碩士研究生及以上學歷。
第十條 檔案館專職檔案工作人員,按照國家和學校有關(guān)政策實行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或職員職級制,享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。
第十一條 各單位應(yīng)確定一名負責人分管本單位的檔案工作,并配備專(兼)職檔案工作人員,負責本單位檔案的收集、整理和歸檔工作。
第十二條 專(兼)職檔案工作人員應(yīng)當遵紀守法,熱愛檔案事業(yè),忠于職守,刻苦鉆研業(yè)務(wù),勇于創(chuàng)新,不斷提高管理和服務(wù)水平。
第十三條 各單位檔案工作的基本任務(wù)是:
(一)按照學校有關(guān)規(guī)定做好本單位文件材料的收集、保管、整理、分類、立卷(裝盒)等工作;
(二)按歸檔范圍、歸檔要求,將檔案材料按時向檔案館移交;
(三)對按照規(guī)定不向檔案館移交或暫不移交的檔案材料,應(yīng)建立健全相應(yīng)的科學管理制度,確保檔案材料安全,并積極提供服務(wù)和利用;
(四)接受檔案館的業(yè)務(wù)指導、監(jiān)督和檢查,維護本單位檔案、材料的完整與安全。
第十四條 學校按照有關(guān)法律法規(guī),對長期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員,采取有效的防護措施防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生,保障其依法享有工傷社會保險待遇及補助等其他有關(guān)待遇。
第三章 檔案的管理
第十五條 學校檔案由檔案館集中統(tǒng)一管理,各單位的檔案材料應(yīng)按照規(guī)定向檔案館移交,不得拒絕歸檔。
情況特殊的`單位,經(jīng)提出申請、檔案工作委員會審議、學校批準后,可設(shè)立檔案分室,負責本單位的檔案收集、整理、保管和利用工作,業(yè)務(wù)上接受檔案館的指導、監(jiān)督和檢查。檔案分室每年須向檔案館報送新增檔案庫存目錄和統(tǒng)計年報表。
第十六條 教職員工個人在從事教學、科研、管理等職務(wù)活動中所形成的各種載體形式的文件材料,應(yīng)當按照規(guī)定及時歸檔,不得據(jù)為己有。
對于個人在非職務(wù)活動中形成的重要文件材料以及國內(nèi)外與學校有關(guān)的其它具有保存價值的材料,檔案館可通過征集、代管、捐贈等方式進行收集。
第十七條 學校實行紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔,歸檔范圍包括:黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財會類、聲像類、實物類、人物類、人事類。
歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照(膠)片、錄像(錄音)帶、實物等各種載體形式。
各類文件材料的具體歸檔范圍,按《西南大學文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》(附件1)執(zhí)行。
第十八條 學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。
各單位負責檔案工作的人員應(yīng)當按照歸檔要求,組織本單位的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應(yīng)當按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律,對文件材料進行系統(tǒng)整理組卷,編制頁號或者件號,制作卷內(nèi)目錄、案卷封面,填寫備考表,交本單位負責檔案工作的人員檢查合格并由主管領(lǐng)導審核簽字后,移交學校檔案館。
第十九條 校內(nèi)各單位立卷歸檔分工為:全校性、綜合性的文件材料由黨委辦公室、校長辦公室負責;其余門類文件材料由職能部門按職責分工負責。各課題組形成的文件材料交由科學技術(shù)處、社會科學處等項目管理單位審查并進行立卷歸檔。對于多部門合作完成的工作或項目,主辦部門負責全套文件材料立卷歸檔,協(xié)作部門保存與自己承擔任務(wù)有關(guān)的檔案。
第二十條 學校與校外單位分工協(xié)作完成的項目,檔案館保存全套檔案。協(xié)作單位除保存與自己承擔任務(wù)有關(guān)的檔案正本以外,應(yīng)當將復(fù)制件交學校檔案館保存。
第二十一條 歸檔的檔案材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良,書繪工整,聲像清晰,符合有關(guān)規(guī)范和標準的要求。
已移交檔案館的檔案材料,不得進行撤換、涂(更)改。
第二十二條 檔案材料歸檔時間:
(一)各部門應(yīng)當在次年6月底前歸檔;
(二)各學院(部、所、中心)等應(yīng)當在次學年寒假前歸檔;
(三)科研類檔案應(yīng)當在項目完成后2個月內(nèi)歸檔,基建類檔案應(yīng)當在項目完成后3個月內(nèi)歸檔;
(四)其他歸檔要求按照各類檔案工作規(guī)范(詳見附件)執(zhí)行。
第二十三條 檔案館根據(jù)《西南大學檔案實體分類編號方案》(附件2)對館藏檔案進行分類、鑒定、編號和排列。
第二十四條 檔案館按照《西南大學文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》(附件1)確定檔案材料的保管期限。對保管期限已滿、已失去保存價值的檔案,經(jīng)有關(guān)部門鑒定并登記造冊,報校長批準后,按規(guī)定予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準,不得銷毀任何檔案。
第二十五條 檔案館應(yīng)采取先進的檔案保護技術(shù),防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經(jīng)破損或者字跡褪色的檔案,應(yīng)當及時修復(fù)或者復(fù)制。對重要檔案和破損、褪色修復(fù)的檔案應(yīng)當及時數(shù)字化,加工成電子檔案保管。
第二十六條 檔案館應(yīng)建立和健全庫房管理的規(guī)章制度,落實各種安全保護措施,確保檔案安全。
第二十七條 檔案館應(yīng)定期對所存檔案和資料的保管情況進行檢查,消除安全隱患。遇有特殊情況,應(yīng)立即向校長報告,及時處理。
第二十八條 檔案館要不斷改進和完善管理工作,加大力度推進檔案信息化建設(shè),并采取措施,確保數(shù)字化檔案信息和電子檔案(文件)的長期保存和利用,以增強檔案實體(信息)的安全保障能力,提高檔案信息資源共享及開發(fā)利用能力。
第二十九條 檔案館應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度,定期對檔案的收集、整理、保管、利用和館內(nèi)各種數(shù)據(jù)情況進行統(tǒng)計;并按國家有關(guān)規(guī)定報送檔案工作基本情況統(tǒng)計報表。
第四章 檔案的開放、利用和公布
第三十條 檔案館應(yīng)主動做好檔案利用工作,按照規(guī)定向全校和社會開放檔案,積極發(fā)揮檔案的信息功能,提高檔案利用率。開放和利用檔案遵循如下原則:
(一)對于自形成之日起滿30年的檔案,除未解密或需要控制使用部分外,均應(yīng)按國家規(guī)定,向全校和社會開放。對于其中涉及國家安全和學校重大利益的檔案,須經(jīng)檔案工作委員會審議、校長批準后,方可分期分批開放。
(二)凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人,在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后,均可利用已開放的檔案。境外組織或個人利用檔案的,按照國家有關(guān)規(guī)定辦理。
(三)查閱、摘錄、復(fù)制未開放的檔案,須經(jīng)檔案館館長批準。涉及未公開的技術(shù)問題,應(yīng)當經(jīng)檔案形成單位或者本人同意,必要時報請校長審查批準。需要利用的檔案涉及重大問題或者國家秘密,應(yīng)當經(jīng)學校保密工作部門批準。
(四)館藏檔案原則上不外借。特殊情況下須經(jīng)所在單位領(lǐng)導同意、檔案館館長批準后,方可外借。對借出檔案,須按時歸還。損壞或丟失檔案者按《中華人民共和國檔案法》及《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》(監(jiān)察部、人社部、檔案局令第30號)相關(guān)條款進行處理。
(五)檔案館提供利用的重要、珍貴檔案,一般不提供原件。如有特殊需要,須經(jīng)檔案館館長批準。
加蓋西南大學檔案館公章的檔案復(fù)制件,與原件具有同等效力。
(六)向檔案館移交、捐贈檔案的單位和個人,對其檔案享有優(yōu)先使用權(quán),無償利用,并可對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見,檔案館應(yīng)維護其合法權(quán)益。
(七)寄存檔案歸寄存者所有。檔案館如需向社會提供利用,應(yīng)當征得寄存者同意。
第三十一條 檔案館按照國家有關(guān)規(guī)定公布檔案。未經(jīng)學校授權(quán),其它任何組織或者個人無權(quán)公布學校檔案。
第三十二條 學校館藏檔案屬下列情況之一者不予開放和公布:
(一)涉及國家秘密的;
(二)涉及專利或技術(shù)秘密的;
(三)涉及個人隱私的;
(四)檔案形成單位規(guī)定限制利用的。
第三十三條 檔案館是學校出具檔案證明的唯一機構(gòu)。檔案館應(yīng)設(shè)立專門的閱覽室,提供必要的檢索工具,為檔案利用創(chuàng)造便利條件。用于公益目的的檔案利用,檔案館不收取費用;用于個人或商業(yè)目的的,按照有關(guān)規(guī)定合理收費。
第三十四條 檔案館應(yīng)積極開展檔案編研工作。出版檔案史料和公布檔案,須經(jīng)檔案工作委員會同意,并報請校長批準。
第三十五條 檔案館應(yīng)采取多種形式(如舉辦檔案展覽、陳列,建設(shè)檔案網(wǎng)站等),積極開展檔案宣傳工作;條件具備時,應(yīng)在相關(guān)專業(yè)的高年級學生中開設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課。
第五章 條件保障
第三十六條 學校將檔案工作所需經(jīng)費列入預(yù)算,保證檔案工作需要。
第三十七條 學校為檔案館提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房,對不適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要或不符合檔案保管要求的館庫,按照《檔案館建設(shè)標準》(建標103-20xx)的要求及時進行改擴建或者新建。
存放涉密檔案應(yīng)當設(shè)有專門庫房。
存放聲像、電子等特殊載體檔案,應(yīng)當配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物、防磁等必要設(shè)施。
第三十八條 學校將數(shù)字檔案館建設(shè)納入數(shù)字校園整體建設(shè)規(guī)劃,為檔案館配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施,加快數(shù)字檔案館建設(shè),保障檔案信息化建設(shè)與學校數(shù)字化校園建設(shè)同步進行。
第六章 考核、獎勵與處罰
第三十九條 學校建立檔案工作的檢查、考核與評估制度,定期布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。學校定期召開檔案工作會議,評選檔案工作先進集體和個人。
第四十條 學校對在檔案工作中作出下列貢獻的單位或者個人,給予表彰與獎勵:
(一)在檔案的收集、整理、提供利用工作中作出顯著成績的;
(二)在檔案的保護和現(xiàn)代化管理工作中作出顯著成績的;
(三)在檔案學研究及檔案史料研究工作中作出重要貢獻的;
(四)將重要的或者珍貴的檔案捐贈給檔案館的;
(五)同違反檔案法律法規(guī)的行為作斗爭,表現(xiàn)突出的。
第四十一條 有下列行為之一的,學校應(yīng)對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分;構(gòu)成犯罪的,由司法機關(guān)依法追究刑事責任。
(一)玩忽職守,造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的;
(二)違反保密規(guī)定,擅自提供、抄錄、公布檔案的;
(三)涂改、偽造檔案的;
(四)擅自出賣、贈送、交換檔案的;
(五)不按有關(guān)范圍、時間等規(guī)定歸檔,拒絕歸檔或者將檔案據(jù)為己有的;
(六)其他違反檔案法律法規(guī)的行為。
第七章 附 則
第四十二條 本辦法由檔案館負責解釋。
第四十三條 本辦法即日起施行。
聰明在于勤奮,天才在于積累。
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