檔案管理制度(通用22篇)
在當(dāng)下社會,我們可以接觸到制度的地方越來越多,制度就是在人類社會當(dāng)中人們行為的準(zhǔn)則。那么你真正懂得怎么制定制度嗎?下面是小編收集整理的檔案管理制度,歡迎大家分享。
檔案管理制度 1
為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便,特制訂本制度。
一、檔案的分類:
1、一般保密文件:公司的規(guī)劃文件、會議記錄、會議紀(jì)要、決議、決定、委任書、協(xié)議書、合同書、項目方案、公司注冊文件、通知、通告、來往信函、與公司有關(guān)的政府文件法律文件等。
2、專業(yè)技術(shù)文件:專業(yè)技術(shù)圖紙、說明書、資料、文件、書籍、軟件。
3、機密文件:上述專業(yè)技術(shù)文件以及年度計劃、統(tǒng)計文件、財務(wù)憑證、財務(wù)報表、審計文件、經(jīng)營情況、勞動工資和人事檔案等。
4、公司對外簽訂的重要合約,須交一份給總公司備案。
5、有關(guān)公司發(fā)展的圖片、錄像、實物等,均屬檔案保管范圍。
6、除有特別規(guī)定外,檔案資料由行政部負(fù)責(zé)管理。
二、存檔:
1、合同按照《合同管理規(guī)定》由指定人保管,其他檔案由行政部指定專人保管。
2、檔案管理員須按照第一條的分類情況,將文件資料分類存檔保管。
。1)如存檔文件資料為傳真件時,必須復(fù)印一份存檔。
。2)凡涉及經(jīng)濟利益的來往函件、政府文件等資料,原則上應(yīng)長期保存;其他文件視其價值確定保存期限。
。3)檔案的歸檔要及時,除特殊情況外,要求一項工作結(jié)束后存檔。歸檔文件應(yīng)保證其齊全完整,如有短缺應(yīng)立即追查歸入;文檔的處理手續(xù)要完備,如有遺漏立即補辦。
。4)文件的電腦存檔。
。5)公司發(fā)出的文檔都要在電腦中保留副本,并按文本文件歸檔方式命名保存。
(6)電腦文檔信息要按年度進行存盤處理,將重要的信息資料轉(zhuǎn)存軟盤或光盤,并存放于磁盤盒內(nèi)妥善保管。
三、借閱:
1、部門主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料,如借閱機密資料,須經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)。
2、其他員工借閱與本職工作有關(guān)的資料時,可直接借閱;如借閱與本職工作無關(guān)的檔案資料或機密資料,須經(jīng)本部門主管和行政部主管同意,必要時,需請主管副經(jīng)理批準(zhǔn)。
3、借閱時,原則上只允許在公司內(nèi)使用,并辦理借閱手續(xù),當(dāng)天借閱當(dāng)天歸還;機密文件和絕版文件只能在存檔處查閱,不予借出;如特殊情況確需借出時,須由經(jīng)理簽字后方能借閱。
4、借閱的資料必須妥善保管,不得涂改及私自復(fù)印。如確需復(fù)制,一般資料,須經(jīng)部門主管批準(zhǔn);機密資料,須經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、機密資料,必須注意保密,不得隨意擺放;如因個人原因致使機密文件丟失或泄露機密的,其后果由責(zé)任人承擔(dān),必要時公司將采取法律手段保護公司的利益。
四、專業(yè)技術(shù)資料的管理
1、專業(yè)技術(shù)資料除另有規(guī)定外,公司指定技術(shù)部門專人管理。
2、屬于工作需要而發(fā)給有關(guān)部門的技術(shù)文件資料,在領(lǐng)用時必須辦理登記手續(xù),實行“誰領(lǐng)用誰保管誰負(fù)責(zé)”的管理原則。管理人員每月負(fù)責(zé)將已發(fā)放文件資料的情況書面通知行政部。
3、長期領(lǐng)用的文件資料,責(zé)任人必須妥善保管,不使用時要及時歸還。同時,技術(shù)部門的文檔管理人員必須每季度末對借入的文件資料進行一次核對。如發(fā)現(xiàn)有丟失,必須書面通知行政部,并上報公司經(jīng)理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的`,視情況扣罰¥200元及以上,具體處理結(jié)果由公司經(jīng)理視其造成的影響酌情處理。
五、文檔的銷毀
1、除物業(yè)公司經(jīng)理外,任何人無權(quán)私自銷毀公司任何檔案資料。
2、每年底清理檔案后應(yīng)將沒有保存價值的文件銷毀,銷毀時應(yīng)先報請公司經(jīng)理批準(zhǔn),登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷毀;銷毀時,應(yīng)焚燒或使用碎紙機,不得隨意丟放。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案資料,檔案管理人員應(yīng)編制銷毀清單,經(jīng)主管副經(jīng)理簽字后,由專人負(fù)責(zé)辦理。銷毀清單應(yīng)作為檔案資料長期保存。
六、檔案立卷
每年年底清理公司所有文檔,將已經(jīng)辦理完畢具有保存價值的文檔組合成案卷;立案時應(yīng)編制卷內(nèi)文件的順序號、文件號、責(zé)任人、題名日期、頁號等,并附立卷登記表一份。
七、附則
1、員工離職時,必須將所領(lǐng)借文檔資料全部歸還,由相關(guān)管理人員簽字接收。如有丟失,則按7、3條的規(guī)定扣罰責(zé)任人。
2、檔案資料轉(zhuǎn)移時,必須報請主管副經(jīng)理以上批準(zhǔn),并辦理交接手續(xù)。
3、凡違反本規(guī)定的,除已有規(guī)定外,每次給予¥50元以上的罰款。情節(jié)嚴(yán)重者,加重處罰。
4、隨時接受總公司檔案管理負(fù)責(zé)人員對我公司檔案管理工作的檢查。
檔案管理制度 2
1、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案工作有關(guān)文件和基本知識,努力提高檔案人員自身政治思想素質(zhì),業(yè)務(wù)素質(zhì),認(rèn)真接受上級領(lǐng)導(dǎo)檢查,不斷改進工作。
2、收集教職員工在教育管理,教學(xué)實踐和教學(xué)研究活動中產(chǎn)生的具有保存價值的.文字,圖表,聲像等不同載體的文件材料。
3、做好各類檔案和資料的接收,征集,整理,編目,鑒定,保管,銷毀和統(tǒng)計工作。
4、管理好檔案,切實做好防潮、防濕、防蛀、安全工作。
5、嚴(yán)格保守檔案機密。防止人為散失、泄密和缺損,確保檔案完整、安全。
6、各種檔案資料每學(xué)期和學(xué)年完后進行整理,裝訂成冊,編號入庫保管。
7、各種檔案資料包括行政管理工作、文化建設(shè)工作、教職工管理工作、教育教學(xué)工作、衛(wèi)生保健工作、財務(wù)后勤工作、家長社區(qū)工作、和幼兒綜合情況等需建檔案資料,要求字跡清楚,盡量保留原始狀況。
8、凡入檔資料任何人不得隨意取走和涂改,如需查閱歸檔資料,須經(jīng)園長批準(zhǔn)。查閱資料只能在檔案室,不能帶走。孫耿學(xué)區(qū)小學(xué)幼兒園大事記載
檔案管理制度 3
一、安全生產(chǎn)檔案員職責(zé)
1、負(fù)責(zé)對本公司安全生產(chǎn)檔案和資料進行管理。
2、負(fù)責(zé)對本公司安全資料的收集、整理及歸檔。
3、負(fù)責(zé)檔案資料的查詢、借閱、發(fā)放回收及文件的銷毀或隔離存放。
4、負(fù)責(zé)安全檔案的`放火、防潮、防盜等。
5、保證安全檔案資料的安全,不得泄密。
二、安全生產(chǎn)檔案的內(nèi)容
安全生產(chǎn)檔案的內(nèi)容包括:安全檢查日志、安全會議紀(jì)要、各種設(shè)備的檢修、運轉(zhuǎn)記錄、鋼絲繩檢查記錄、調(diào)度簡報、每月生產(chǎn)記錄,測風(fēng)記錄、防墜實驗記錄、各級部門檢查整改記錄、工傷事故分析會記錄、“三違”罰款單、安全生產(chǎn)文件等。
三、檔案文檔一般要求
1、字跡工整、書寫清楚,各種原始記錄封面做好標(biāo)識記錄。
2、破損文件材料要及時修復(fù)。
3、標(biāo)識簽署齊全。
4、按文件資料同組卷分類保存,跨年度資料按年月排列。
四、安全檔案借閱辦法執(zhí)行—qms—c01文件。
檔案管理制度 4
為適應(yīng)學(xué)校規(guī);,企業(yè)化發(fā)展的需要,保證政令通暢,提高學(xué)校管理水平,確保我校檔案的全面性,完整性,可追溯性及安全性,對學(xué)校的文書、檔案管理特做如下規(guī)定:
1、歸檔單位:
學(xué)校設(shè)立機要室,管理、存放學(xué)校機要檔案,歸行政部領(lǐng)導(dǎo),設(shè)專管人員負(fù)責(zé)。
2、歸檔范圍:
1)上級主管部門下發(fā)的文件、學(xué)校的紅頭文件、通知、會議記錄、協(xié)議、意見書、可行性報告、合作合同、購銷合同、加盟合同、獲獎證書、主要會議記錄等經(jīng)營性文件。
2)學(xué)校員工檔案、教師檔案、學(xué)員檔案、業(yè)務(wù)關(guān)系檔案。
3)學(xué)校教研成果、優(yōu)秀教案、教材等經(jīng)營過程中的'各種總結(jié)性材料。
4)學(xué)校宣傳的傳單、報紙、雜志、廣告、剪報等有關(guān)學(xué)校的報道(報紙、音像)
5)其他的有本校繕印的公文(含正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件、被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由行政部統(tǒng)一管理。
3、收、交檔案、歸檔案:
1)學(xué)校全體員工應(yīng)具有存檔、歸檔意識,積極配合學(xué)校機要室做好機要檔案管理工作。
2)學(xué)校經(jīng)營性文件要及時歸檔,各分校、部門簽收的外來文件要在兩個工作日內(nèi)送機要室歸檔。
3)各分校部門工作中形成的文書,包括文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價值的資料,都必須由承辦人收集齊全,分類整理,移交有關(guān)人員核對整理后,于年底交于行政部歸檔,各單位,經(jīng)辦人不得越期自行留存應(yīng)該歸檔的文件。
4)學(xué)校員工、教師應(yīng)在簽定用工合同兩個工作日內(nèi)由人事部收齊人事資料、身份證、學(xué)歷證復(fù)印件送至專管員歸檔,如有續(xù)簽及變更合同的,應(yīng)由機要室提前兩個月通知及時辦理,舊合同繼續(xù)保留,任何分校沒有簽發(fā)、存放權(quán)。
5)學(xué)員檔案(含成人、少兒、中學(xué)生及所開設(shè)的新業(yè)務(wù)的學(xué)員):各分校應(yīng)于每月3號前把上月結(jié)課的檔案上交客戶服務(wù)中心。
6)凡有外聯(lián)業(yè)務(wù)的部門、分校、個人,應(yīng)每周二下班前將新增的詳細信息及時送交機要室補充進業(yè)務(wù)檔案。
7)全校所有部門、分校的總結(jié)性材料完成后應(yīng)由該部門或分校負(fù)責(zé)人拷貝收集后每周一下班前及時交機要室歸檔。
檔案管理制度 5
一、目的
為做好特種設(shè)備檔案資料管理工作,明確公司特種設(shè)備檔案資料管理工作要求,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司特種設(shè)備檔案資料管理工作。
三、規(guī)定內(nèi)容
1、特種設(shè)備檔案資料主要包括以下內(nèi)容:
1.1特種設(shè)備的設(shè)計文件、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料;
1.2特種設(shè)備使用登記證和檢驗報告書;
1.3特種設(shè)備的定期檢驗和定期自行檢查的記錄;
1.4特種設(shè)備的日常運行狀況記錄;
1.5特種設(shè)備及其安全附件、安全保護裝置、測量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護保養(yǎng)記錄;
1.6特種設(shè)備運行故障和事故記錄;
2、特種設(shè)備安全管理機構(gòu)負(fù)責(zé)歸口管理本單位所有特種設(shè)備檔案資料,應(yīng)指派專人負(fù)責(zé)特種設(shè)備檔案資料的'保管工作。
3、特種設(shè)備安全管理機構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的檔案室或檔案柜用于保存特種設(shè)備檔案資料,保存期限原則上為3年,重要的見證資料應(yīng)永久保存。
4、根據(jù)需要本單位可另外專門設(shè)立特種設(shè)備檔案資料管理機構(gòu)。
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一、檔案室應(yīng)以科學(xué)、堅固、安全為基本條件,標(biāo)準(zhǔn)溫度為14—24℃,標(biāo)準(zhǔn)相對濕度為45—60%,應(yīng)裝備必要的防火、防盜、防潮、防塵、防強光、防高溫、防蟲等設(shè)施。
二、庫房的檔案柜、架按要求進行排放,對接收來的檔案要進行分類、登記、統(tǒng)計和必要的加工整理。
三、檔案室應(yīng)納入學(xué)校自動化管理系統(tǒng),根據(jù)工作需要要逐步設(shè)置計算機、復(fù)印機、照相機等現(xiàn)代化管理設(shè)備。
四、檔案部門應(yīng)對檔案的.安全定期組織檢查,記錄在案,發(fā)現(xiàn)問題,及時解決。
五、檔案室工作人員調(diào)、換工作時應(yīng)有嚴(yán)格的交接手續(xù)。
六、非工作人員不得擅自進入檔案室,節(jié)假日加強保衛(wèi)工作。
七、檔案保管工作,必須認(rèn)真嚴(yán)格地按照各項規(guī)章制度辦事,不得徇私舞弊,玩忽職守。
檔案管理制度 7
一、認(rèn)真執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》的規(guī)定,堅持以件為單位進行整理。
二、遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系,使整理后的檔案便于保管和利用。
三、注意區(qū)分檔案的'不同價值,制定單位檔案保管期限表,使重要的檔案得到重點保護。
四、按照“年度—機構(gòu)”分類法編制單位檔案分類大綱。
五、歸檔文件要及時編目、裝盒,認(rèn)真填寫盒脊項目與備考表。
六、檔號編制必須做到不重、不缺、不變、不繁。
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(1)維修檔案屬工程檔案的一部份,由工程部文員統(tǒng)一管理。
(2)設(shè)備維修檔案按強電、弱電、機管、電梯、空調(diào)、裝修、用戶單元內(nèi)設(shè)施分類。
(3)用戶單元維修檔案用標(biāo)簽按不同檔案分開,其他檔案按類別存放,在相應(yīng)的.檔案盒上貼上標(biāo)簽。
(4)文員根據(jù)返回工程部的維修單每天填寫維修檔案記錄表,并錄入電腦中已設(shè)置密碼的“維修管理”項目。
(5)文員每天核對發(fā)出和返回的維修單,將有關(guān)內(nèi)容如實錄入維修檔案記錄表,如發(fā)現(xiàn)不符馬上追查原因。
(6)文員每月對維修檔案記錄、維修單等進行整理,并分類歸檔。
(7)維修檔案為評估大廈設(shè)備運行情況和用戶室內(nèi)設(shè)備狀況的根據(jù),應(yīng)妥善保存。保存期限一般為一年,重大維修項目保存期至少為兩年。過期檔案由工程部經(jīng)理、系統(tǒng)工程師組成的鑒定小組統(tǒng)一審定后銷毀。
檔案管理制度 9
為了更好地貫徹落實國家有關(guān)檔案工作的法規(guī),政策和規(guī)定,規(guī)范檔案的管理,確保檔案的完整與安全,便于保管和利用,提高學(xué)校檔案工作水平,更好地服務(wù)于教育教學(xué),特制訂本制度。
1、檔案管理
。1)學(xué)校檔案工作實行分管校長領(lǐng)導(dǎo)、校長辦公室主管、各部門配合、文檔人員具體負(fù)責(zé)的管理體制。學(xué)校各部門、全校教職員工都應(yīng)有很強的檔案意識,各部門負(fù)責(zé)同志應(yīng)把檔案工作列為重要工作。
(2)學(xué)校檔案實行集中統(tǒng)一管理和分部門收集的原則。即學(xué)校黨總支、校長室和部門及群團組織負(fù)責(zé)收集保管各自一學(xué)期(或一學(xué)年)形成的所有應(yīng)歸檔的文件材料,學(xué)期結(jié)束前移交檔案室。檔案室負(fù)責(zé)學(xué)校各類檔案的登記、鑒定、整理、組卷、編目、保管、提供利用。文檔人員學(xué)期結(jié)束時向各部門收集資料。
。3)學(xué)校檔案管理的總要求是:及時齊全歸檔,規(guī)范高質(zhì)組卷,精心嚴(yán)格保管,優(yōu)質(zhì)高效利用。學(xué)校檔案管理員必須嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》和有關(guān)檔案工作規(guī)章制度,忠于職守,遵守紀(jì)律,秉公辦事,優(yōu)質(zhì)服務(wù),以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度認(rèn)真做好學(xué)校各項檔案工作。
2、檔案保管
(1)學(xué)校全部檔案都由辦公室集中統(tǒng)一保管。各部門和個人在平時的收集、保管工作中,不得殘缺,更不得占為已有。
(2)做好保密工作,確保檔案和檔案機密的安全。內(nèi)部參閱、學(xué)習(xí)的文件材料、會議記錄等要加強保管,不得隨意堆放在辦公桌上,也不得夾起來掛在墻上。私人不得攜帶、保管機密文件,以防失落和泄密。
(3)文檔人員要嚴(yán)格執(zhí)行“慎之又慎,萬無一失,警鐘長嗚,內(nèi)外有別”的方針,妥善保管檔案,定期檢查,加強檔案室防盜、防火、防潮、防高溫、防蟲害、防鼠咬等工作。檔案室列為學(xué)校一級保護室,學(xué)校保衛(wèi)組和值班人員要加強防范,門櫥隨時加鎖。
3、借閱利用
。1)本校檔案主要為學(xué)校行政管理、教育教學(xué)、財務(wù)后勤以及群團工作服務(wù),原則上不予借出。
。2)本校教職工借閱業(yè)務(wù)性檔案,應(yīng)征得管理人員同意。如借閱機密性檔案,須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
。3)本校教職工借檔案,原則上在本室查閱,并經(jīng)填寫《借閱檔案登記簿》和《檔案利用效果登記簿》。如確需借出查閱,經(jīng)辦理借閱手續(xù),借出時間一般不得超過一周,如需續(xù)借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借出材料不得帶人公共場所。
(4)外單位人員因工作需要借閱檔案,必須持所屬單位介紹信,注明本人身份和查閱具體內(nèi)容。有關(guān)人員,如需摘錄、復(fù)制有關(guān)內(nèi)容須經(jīng)學(xué)校主管檔案的'領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
。5)查閱檔案不得拆散原案卷,不得增刪、涂改其內(nèi)容,以確保檔案準(zhǔn)確、完整、安全。文檔人員在收回借閱的檔案時,要認(rèn)真檢查,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)被涂改、損壞、遺失等現(xiàn)象,要立即追查,并報告學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)肅處理。
。6)借閱檔案者,對檔案的有關(guān)機密內(nèi)容不得隨便亂講,防止機密泄露。
4、檔案鑒定
。1)經(jīng)常組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),主動接受上級的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
。2)鑒定各種檔案材料的價值,確定各種檔案材料的保管期限,修訂檔案歸卷類目表;對檔案檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進行鑒定,并提出正確的處理辦法。
(3)鑒定檔案利用的直接和間接效益,并報上級有關(guān)部門審核。
。4)對可銷毀的材料進行銷毀前鑒定。
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第一章總則
第一條為規(guī)范企業(yè)境外檔案管理,維護國家利益和企業(yè)合法杈益,滿足境外資產(chǎn)監(jiān)管需要,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)法律法規(guī),制定本辦法。
第二條本辦法適用于中華人民共和國境內(nèi)企業(yè)作為投資主體或母公司在境外設(shè)立的全資企業(yè)、控股企業(yè)、項目部、辦事機構(gòu)等(以下統(tǒng)稱境外單位)的檔案工作。
第三條本辦法所稱的境外檔案是指境外單位在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理或項目合作等活動中形成的,具有保存價值的各種形式的文件材料。
第四條境外檔案工作應(yīng)當(dāng)在遵循所在國家或地區(qū)法律法規(guī)的.基礎(chǔ)上,本著有利于維護國家利益和企業(yè)合法權(quán)益、有利于工作、有利于保密、有利于應(yīng)對突發(fā)事件的原則,以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶,實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理,確保境外檔案完整、準(zhǔn)確、有效、系統(tǒng)和安全。
第五條投資主體或母公司在設(shè)立境外單位時應(yīng)當(dāng)在公司章程或協(xié)議中明確檔案歸屬、流向、使用、移交等事項,確保中方權(quán)益。
第二章管理職責(zé)與人員
第六條各級檔案行政管理部門根據(jù)職責(zé)負(fù)責(zé)境外檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo);外交部和我駐外使領(lǐng)館按照工作職責(zé),結(jié)合實際情況,為境外檔案的應(yīng)急管理提供必要協(xié)助;國家商務(wù)主管部門、發(fā)展改革部門、國有資產(chǎn)監(jiān)督管理部門應(yīng)當(dāng)將境外檔案工作納入境外投資、資產(chǎn)、合作項目管理內(nèi)容;海關(guān)為境外檔案出入境提供通關(guān)便利,境外檔案出入境制度由國家檔案局會同海關(guān)總署共同制定并實施。
第七條投資主體或母公司負(fù)責(zé)本企業(yè)境外單位檔案工作監(jiān)督、指導(dǎo)。
第八條境外檔案工作應(yīng)當(dāng)有明確的分管領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理部門、專職檔案人員。
第九條境外檔案工作主要內(nèi)容:
(一)編制檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃;
(二)制定文件材料歸檔和檔案管理制度;
(三)指導(dǎo)文件材料形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)負(fù)責(zé)檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用和信息化等工作;
(五)組織檔案宣傳、培訓(xùn)、研究和業(yè)務(wù)交流工作;
(六)負(fù)責(zé)境外檔案移交工作。
第十條境外檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和技能,定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn);一般選用中方員工。
第十一條境外單位工作人員有保護境外檔案的責(zé)任和義務(wù)。崗位變動時,應(yīng)當(dāng)及時辦理文件材料移交手續(xù),并清退借閱未還的檔案。
第三章文件材料的形成與歸檔
第十二條境外單位文件材料形成、積累、整理和移交工作應(yīng)當(dāng)納入業(yè)務(wù)工作流程,納入業(yè)務(wù)工作或項目計劃,納入業(yè)務(wù)部門職責(zé)范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責(zé)任制,納入考核體系和獎懲制度。
第十三條境外文件材料歸檔范圍和保管期限表依據(jù)所在國家、地區(qū)及中華人民共和國法律法規(guī),結(jié)合境外業(yè)務(wù)實際制定,并報投資主體或母公司審批。資本結(jié)構(gòu)或主營業(yè)務(wù)發(fā)生較大變化的,應(yīng)當(dāng)及時修訂完善。
第十四條境外文件材料應(yīng)當(dāng)按照歸檔范圍及時收集整理,按規(guī)定期限向檔案部門移交進行集中管理。任何個人不得將應(yīng)歸檔的文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第十五條歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)符合如下要求:
(一)歸檔文件材料形成符合有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式
(二)歸檔文件材料為原件;因故無原件的,將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔并作出說明。
(三)電子文件與其元數(shù)據(jù)一并歸檔,文件格式符合電子文件歸檔和電子檔案管理有關(guān)要求。
(四)非紙質(zhì)文件與其文字說明一并歸檔;外文文件材料若有中文譯文的,應(yīng)當(dāng)一并歸檔;沒有中文譯文的,譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。
(五)歸檔文件材料一般一式一份;重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。
第十六條管理、建設(shè)項目、設(shè)備儀器、科研開發(fā)、產(chǎn)品及業(yè)務(wù)、會計、人事等各類文件材料,參照國內(nèi)同類文件材料的歸檔時間并結(jié)合境外業(yè)務(wù)實際定期歸擋。
歸檔文件目錄在歸檔完成后1個月內(nèi)報投資主體或母公司備案。
第十七條境外單位業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備電子文件歸檔管理功能,符合電子檔案管理要求。
檔案管理制度 11
1.總則
1.1為了規(guī)范公司檔案管理,確保信息安全,便于信息共享和有效的利用檔案,特制訂本管理辦法。
1.2所有相關(guān)公司工作活動中形成的,記述和反映本公司職能活動的,具有查考利用價值的文件、音像資料均屬歸檔范圍。
2.范圍
2.1公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;2.2公司股東會、董事會形成的文件材料;2.3公司章程、公司制度體系、內(nèi)部發(fā)文;2.4公司有效證照、證件、印章;2.5公司獲得的榮譽資料;2.6公司年度工作計劃及資金計劃;2.7會計憑證、報表、財務(wù)分析;2.8各項計劃、檢查、總結(jié);
2.9公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、會議記錄、相關(guān)照片等;
2.10各種人事材料;
2.11工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議,收集獲得的文件材料;2.12各種合同、契約、協(xié)議、招投標(biāo)系列文件;2.13電子文檔及聲像資料;
3.要求
3.1.編制《檔案卷內(nèi)目錄》,應(yīng)包括以下幾個內(nèi)容:部門代碼、檔案編號、文件名稱、金額(如果涉及)、經(jīng)手人、入檔時間、頁碼及備注等。
四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-20xx-02 3.2.檔案編號的設(shè)置方法可參考如下:行政部、財務(wù)部、技術(shù)部、市場部的名稱代碼可分別設(shè)置為XZ/CW/JS/SC.其中各部門下屬的各項分類可按照阿拉伯?dāng)?shù)字分別命名,或者按照事項的中文名稱的首寫字母或漢字來代替,具體代碼可列表說明。 3.3.所有文件歸檔裝訂時,應(yīng)統(tǒng)一在文件首頁正面的右上角標(biāo)明檔案編號。如漏頁等有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明,都應(yīng)逐項填寫在備注欄內(nèi)。在每頁目錄下注明立卷人姓名和日期。 3.4.立卷的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn):a)歸檔文件完整齊全;b)分類清楚;c)標(biāo)題確切易查找;d)卷內(nèi)排列系統(tǒng)、條理;e)保管期限準(zhǔn)確;f)卷皮書寫工整;g)裝訂整理結(jié)實、美觀。
3.5.以電子方式存檔的文件,文件名必須含部門代碼、撰寫人名字、文件名、存檔人名字及入檔日期(如:張三于20xx年1月1日,將市場部商務(wù)李四交管的20xx年下半年下單統(tǒng)計表存檔,其存檔文件名應(yīng)該為:SC李四20xx年6-12月下單統(tǒng)計表張三20110101)。
3.6.公司的電子文檔一般情況下存在公司專用電腦的指定區(qū)域,但由于電子文檔的特殊性,在存檔時應(yīng)該用移動硬盤或者光盤進行備份。 3.7.文件類以電子文檔形式存檔時,應(yīng)盡量以PDF格式存放。
4.期限
4.1永久保存:公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;公司股東會、董事會形成的文件材料;公司章程、公司制度體系、內(nèi)部發(fā)文;公司有效證照、證件、印章;公司獲得的榮譽資料;
四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-20xx-02 4.2 10年保存:公司年度工作計劃及資金計劃;各項計劃、檢查、總結(jié);
4.3 5年保存:公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、會議記錄、相關(guān)照片等;各種人事材料;工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議,收集獲得的文件材料;各種合同、契約、協(xié)議、招投標(biāo)系列文件;電子文檔及聲像資料;
4.4 1年保存:結(jié)案后無長期保存必要者;4.5財務(wù)類檔案按照會計相關(guān)法律規(guī)定存檔。
5.歸檔
各部門檔案管理人員應(yīng)本著認(rèn)真、負(fù)責(zé)、保密的態(tài)度,認(rèn)真整理、保存、管理公司各項檔案資料。
5.1行政部為涉及檔案管理的第一責(zé)任人,對確保檔案的完整性、及時移交和保密負(fù)責(zé)。技術(shù)部、銷售部、行政部、財務(wù)部及市場部,各自整理保管內(nèi)部檔案,除財務(wù)部外,其他部門在每年1月1日和7月1日以前向行政部負(fù)責(zé)管理檔案的人員提交之前半年的'檔案,由行政部統(tǒng)一備案管理,財政部的檔案由自己備案保管。
5.2公司檔案資料按部門分類,檔案管理制度由行政部制定。收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、編目、檢索、利用等管理工作由各部門指定檔案管理員負(fù)責(zé)。
5.3各部門檔案管理人員的職責(zé):應(yīng)及時將應(yīng)歸檔文件進行整理、保存,保證資料不遺失、不泄密,及時按要求向行政部移交檔案。
5.4一項工作同時由幾個部門參與辦理時,由主辦部門負(fù)責(zé)收集形成的文件資料。 5.5各部門需歸檔的文件
5.1.1 a)行政部門
公司文件:公司章程、董事會及股東會紀(jì)錄、政府機關(guān)核準(zhǔn)文件、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、公司有效證照、證件、印章、公司發(fā)布的各類文件(電子文檔);
第4頁/共7頁四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-20xx-02 b)人事類文件:員工勞動合同、保密協(xié)議、培養(yǎng)和服務(wù)協(xié)議書、員工入職表、員工離職表、員工轉(zhuǎn)正申請及考核評價表、員工入職體檢表、員工簡歷、員工身份證復(fù)印件、員工學(xué)歷證明復(fù)印件;
c)行政類文件:各種會議記錄及會議紀(jì)要(電子文檔)、以行政部門名義簽訂的合同、公司各類照片(電子文檔)、快遞單、社保相關(guān)的各類單據(jù)、公積金相關(guān)的各類單據(jù)、員工保險單。
5.1銷售部門
標(biāo)書、下單統(tǒng)計表(電子文檔)、總代理合同、銷售合同、銷售清單(包括軟件成交記錄、品種、序列號等信息)(電子文檔)、貨物簽收單、發(fā)票簽收單
5.2財務(wù)部門
會計憑證、財務(wù)報表、匯帳憑證、會計報表、總分類賬、庫存商品明細賬、明細分類賬、審計報告、抵扣聯(lián)、已作廢的發(fā)票及紅字發(fā)票、發(fā)票存根聯(lián)、原始憑證、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、入庫單、出庫單、請款單、員工銷售卡、員工銷售業(yè)務(wù)季度卡、貨物簽收單、訂貨單(電子文檔)、結(jié)算表(電子文檔)、用戶報表(電子文檔)、物料領(lǐng)用登記表、PKPM升級記錄表(電子文檔)、PKPM新購記錄表(電子文檔)、借鎖登記表(電子文檔)、PKPM用戶升級清單(電子文檔)、代理退鎖清單(電子文檔)
5.3技術(shù)部門工程設(shè)計圖
5.4市場部
客戶資料(電子文檔)、滿意度調(diào)查表及結(jié)果、廠商活動簽到表、廠商活動申請資料(電子文檔)、廠商活動資料(電子文檔)、廠商活動總結(jié)資料(電子文檔)
6.借閱
6.1.各部門建立《檔案借閱復(fù)制登記簿》,主要內(nèi)容:借閱單位或部門、借閱人、借閱理由、借閱起止時間、批準(zhǔn)人、歸還時間、歸還時檢查情況、經(jīng)手人。
第5頁/共7頁四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-20xx-02 6.2.借閱檔案的單位、部門、人員要到各部門檔案管理人員處填寫借閱登記,由各部門經(jīng)理簽字同意后,方可到檔案管理人員處辦理借閱。
6.3.借閱人必須愛護檔案,不得轉(zhuǎn)借、抽取、折卸、調(diào)換、污損、摘抄所借檔案,不得在文件上圈點、劃線和涂改,閱后及時歸還。
6.4.借閱檔案歸還時,檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查冊數(shù)、頁數(shù),是否有遺失損壞等情況,如有問題及時通知借閱人說明原因及補救并報主管高管及審批人員。
6.5.各部門如有撤銷、合并情況以及人事變動情況時,所有相關(guān)資料要做到移交清楚,保持資料的完整無缺。
6.6.人事檔案除總經(jīng)理、副總經(jīng)理、人事部負(fù)責(zé)人以外任何人不準(zhǔn)借閱。
7.復(fù)印
7.1檔案原則不準(zhǔn)復(fù)印,若各部門因工作需要可以制作復(fù)件。復(fù)制檔案的單位、部門、人員要到各部門檔案管理人員處填寫借閱登記,由各部門經(jīng)理簽字同意后,方可到檔案管理人員處辦理復(fù)制。
7.2復(fù)件管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員參照檔案管理辦法實施管理,并對復(fù)件的保密性負(fù)責(zé)。
8.銷毀
8.1檔案銷毀時,由保管人員提出并整理造表,報部門經(jīng)理核準(zhǔn)呈報總經(jīng)理批準(zhǔn)銷毀。 8.2檔案銷毀一般采用碎紙機,由各部門檔案管理人員和綜合管理部負(fù)責(zé)人同時執(zhí)行。
9.相關(guān)記錄
9.1 I-01-05 《公司檔案借閱登記表》 9.2 I-01-06 《公司檔案借閱申請表》 9.3 I-01-07 《公司檔案銷毀申請表》
檔案管理制度 12
1.1設(shè)備技術(shù)檔案由工程部專人負(fù)責(zé),酒店所有設(shè)備均建立設(shè)備檔案,按設(shè)備種類,按時間順序存放;
1.2設(shè)備建檔,酒店所有設(shè)備均分類,分部門建立設(shè)備檔案,內(nèi)容包括:設(shè)備名稱、出廠合格證、檢驗單、安裝質(zhì)量檢驗單、試車記錄、維修保養(yǎng)記錄、改進安裝記錄、運行日志等。每種設(shè)備的各種檔案內(nèi)容分別按記錄種類和時間歸檔編者按號以便查找;
1.3設(shè)備圖表,設(shè)備圖表由工程部統(tǒng)一管理。包括:設(shè)備安裝工程施工圖,動力設(shè)備與管道配管竣工圖,給水系統(tǒng)分布圖,供電線路圖,自動報警系統(tǒng)分布圖,設(shè)備零件組裝與特殊加工圖等。這些圖均分類編號,歸檔管理,供設(shè)備維修管理人員查閱;
1.4設(shè)備運行日志。包括:配電室運行日志,鍋爐運行日志,空調(diào)制熱或制冷運行日志,空調(diào)區(qū)域溫度,濕度巡檢記錄,這些報表日志使用記錄完畢后,統(tǒng)一交工程部存檔管理;
1.5技術(shù)檔案借閱,工程部各種技術(shù)檔案建立后,借閱時需辦理借閱手續(xù),經(jīng)檔案主管人員同意方可借閱。
檔案管理制度 13
為了加強體育教學(xué)檔案管理工作,提高體育教學(xué)檔案的質(zhì)量和科學(xué)管理水平,體現(xiàn)體育組的教學(xué)情況,實現(xiàn)教學(xué)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化,規(guī)范化和現(xiàn)代化,更好地為體育組的教學(xué)服務(wù),特制定本制度:
一、歸檔
體育教學(xué)文件材料歸檔是指把體育組在教學(xué)過程中形成的具有保存價值的資料和文件,按照分類保管的辦法集中存放,以供檢索、查閱。
二、歸檔范圍
1、教育局及學(xué)校有關(guān)體育教學(xué)的文件;
2、體育組人員組成及變動情況,教師業(yè)務(wù)情況登記表,教師基本情況材料(含學(xué)歷、學(xué)位、職稱、履歷、業(yè)務(wù)情況獎懲、科研成果等的原件或復(fù)印件);
3、教學(xué)改革方案、計劃;
4、教材、教學(xué)參考資料,各種圖片、聲像資料;
5、典型教案、體育教師備課計劃及記錄;
6、教學(xué)進度表;
7、教學(xué)總結(jié)與考核;
8、運動會方案、比賽過程圖片、比賽結(jié)果;
9、學(xué)生考試成績及學(xué)生體質(zhì)與健康測試達標(biāo)情況;
10、學(xué)生在各類體育比賽中的.獲獎證書。
三、歸檔程序
。ㄒ唬┬纬煞e累
1、在教學(xué)過程中,各體育教師把自己的有關(guān)需歸檔的材料整理完畢并寫好目錄,裝訂后交體育組檔案管理員(如果沒有專職管理員的,一般由體育組組長兼任)歸檔;
2、體育組檔案管理員按文件材料分類列表歸檔,并定期整理。
。ǘ┱斫M卷
1、檔案管理員要對檔案進行分類存放,并造冊存于電腦,以供查閱;
2、卷內(nèi)密不可分的文件材料應(yīng)按正件在前附件在后,印件在前定稿在后的要求排列;
3、檔案制成要求材料質(zhì)量優(yōu)良、書寫字跡工整,文字清晰。文字書寫禁止使用紅墨水、鉛筆,非檔案專用圓珠筆及復(fù)寫;
4、文件材料收集齊全、完整且審核、簽發(fā)手續(xù)完備;
5、填寫案卷封面各欄目,標(biāo)題要簡短、明確。
4、檔案的查閱
外單位人員要查閱、借閱、復(fù)印檔案的要經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),體育組檔案管理員要將檔案的查閱、借閱、復(fù)印情況進行詳細登記。
5、施行時間
本制度自20xx年1月1日起施行。學(xué)院實驗室工作檔案管理制度醫(yī)學(xué)院檔案管理辦法工程檔案管理制度
檔案管理制度 14
物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產(chǎn)生的,盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié),然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開展后,幾乎每一個環(huán)節(jié)都離不開檔案,無論是維修、養(yǎng)護物業(yè)設(shè)施,還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況,或是收取管理費用、開發(fā)經(jīng)營活動等,都要用到物業(yè)檔案。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,無論是物業(yè)管理還是檔案管理,都在向著現(xiàn)代化的管理目標(biāo)邁進,物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨勢。
物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動時直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善,物業(yè)檔案的種類也在不斷增加。
一、檔案管理運作環(huán)節(jié)
1、設(shè)立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的先進手段,建立相應(yīng)的規(guī)章制度,對所有檔案資料進行嚴(yán)格管理。
2、資料的收集堅持內(nèi)容真實的原則,根據(jù)實際資料和信息資料的`內(nèi)容,在實際工作中從需要出發(fā),擴大資料的來源渠道。
二、資料分類整理
收集后的所有信息資料,統(tǒng)一由檔案管理員整理。整理的重點是去偽存真,根據(jù)檔案的來源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點進行細分,做到條理清晰、分類合理。
三、檔案內(nèi)容
范圍分類資料內(nèi)容
房產(chǎn)公司提供資料產(chǎn)權(quán)資料立項文件、工期批復(fù)文件、規(guī)劃會審文件、規(guī)劃用地許可證、土地證、擴初會審文件、建設(shè)規(guī)劃許可證
技術(shù)資料規(guī)劃圖、竣工圖、地質(zhì)勘察報告、工程預(yù)決算書、圖紙會審記錄、竣工驗收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及設(shè)備使用技術(shù)資料
管理處建立的資料物業(yè)資料小區(qū)基本資料、商業(yè)網(wǎng)點資料、娛樂設(shè)施資料、路標(biāo)、門牌、室號配置圖
業(yè)主資料入住通知書、業(yè)主公約、業(yè)主情況登記表、裝修申請表、房屋交接單
日常管理資料日常工作記錄、各類協(xié)議、各種設(shè)施設(shè)備檔案
四、資料歸檔整理
1、按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進行科學(xué)地分類與保存。
2、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號、造冊、編輯,分柜保存,運用計算機等先進的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存,便于查找和調(diào)用。
3、檔案的出室、入室都有嚴(yán)格的規(guī)定:出室必須由管理處主任同意,經(jīng)登記后方可借出;入室時,須由專人進行檢查,如有破損,立即修復(fù),并追究有關(guān)人員的責(zé)任。檔案管理人員需及時收回在外文件,嚴(yán)防文件的流失。
4、檔案的管理環(huán)境做到三防,即防火、防潮、防變質(zhì)。
檔案管理制度 15
一、檔案管理宗旨
1、便于系團委統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理。
2、便于網(wǎng)絡(luò)部內(nèi)部和其他部門查閱資料。
3、有利于維護檔案的完整與安全。
二、存檔范圍
1、關(guān)于章程、規(guī)章制度。(每學(xué)期整理存檔一次)
2、關(guān)于成立、簡介、歷史沿革、大事記等資料。(每學(xué)期整理存檔一次)
3、關(guān)于內(nèi)部成員的個人信息、換屆、活動總結(jié)等資料。(每學(xué)期整理存檔一次)
4、關(guān)于活動的計劃書、經(jīng)費預(yù)算、活動總結(jié)等材料。(每月整理一次)
5、關(guān)于工作的各種報告及統(tǒng)計資料。(每月整理一次)
6、需要網(wǎng)絡(luò)部執(zhí)行的.條例、規(guī)定、通知等文件。(每月整理一次)
7、由網(wǎng)絡(luò)部編輯出版的刊物。(按刊物周期整理存檔一次)
三、檔案管理
1、檔案的最終統(tǒng)整統(tǒng)管由統(tǒng)籌團負(fù)責(zé)。
2、網(wǎng)絡(luò)部各團自行負(fù)責(zé)團內(nèi)檔案收錄、管理,再上交統(tǒng)管。
3、檔案要及時登記編號,分類存檔,要有條理、有順序。
4、檔案要定期整理和清點,確保整潔與安全。
5、檔案借閱實行單線制,不得轉(zhuǎn)借,須定期歸還。
四、附則
本制度由統(tǒng)籌團監(jiān)督其執(zhí)行,其最終解釋權(quán)歸中文系團委網(wǎng)絡(luò)部。
本制度自公布之日起實施。
檔案管理制度 16
一、認(rèn)真執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》的規(guī)定,堅持以件為單位進行整理。
二、遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系,使整理后的.檔案便于保管和利用。
三、注意區(qū)分檔案的不同價值,制定單位檔案保管期限表,使重要的檔案得到重點保護。
四、按照“年度—機構(gòu)”分類法編制單位檔案分類大綱。
五、歸檔文件要及時編目、裝盒,認(rèn)真填寫盒脊項目與備考表。
六、檔號編制必須做到不重、不缺、不變、不繁。
檔案管理制度 17
。薄n案鑒定工作,是甄別和判定檔案的價值,并據(jù)以確定檔案“存毀”的工作。
。、檔案鑒定工作,是一項科學(xué)性很強的工作,務(wù)必堅持全面觀點、堅持歷史觀點、堅持發(fā)展觀點。
。场n案鑒定,務(wù)必按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標(biāo)準(zhǔn)進行。
。、檔案鑒定工作,務(wù)必有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進行,一般應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員和有關(guān)單位代表參加的鑒定小組負(fù)責(zé)進行。
。、凡是經(jīng)過認(rèn)真的鑒定,判定為保存或銷毀的檔案,務(wù)必按照規(guī)定的程序,辦好鑒定手續(xù)。
。丁n案鑒定工作,是一項決定檔案命運的工作,檔案工作人員務(wù)必嚴(yán)肅、慎重地對待鑒定工作,嚴(yán)格遵守檔案鑒定工作制度。
檔案借閱管理制度
為了加強本單位檔案管理,搞好各門類檔案的.帶給利用工作,特制定以下制度:
1、本單位各部門借閱檔案,務(wù)必按照單位制定的各門類檔案借閱管理標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。
2、外單位來人查閱本單位檔案,需持單位介紹信并經(jīng)單位有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn),方可查閱,不得抄錄或借出。
3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標(biāo)準(zhǔn)》中的要求辦理。
4、查閱各門類檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進行,不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊狀況需借出的,需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),但借出時光不得超過一周,不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù),確保檔案的完整與安全。
5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。
6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴(yán)格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現(xiàn)行職責(zé)。
檔案管理制度 18
為了使老師業(yè)務(wù)檔案管理工作做到平安、保密和便于查找的'要求,特制定如下制度:
。、由教務(wù)科指定專人進展保管,做好防火、防盜、防潮、防蛀工作。
2、各科室進展編號登記,每學(xué)期核對一次,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時糾正,對增員缺檔的老師即時建檔。
。、老師業(yè)務(wù)檔案的封皮、目錄、規(guī)格、款式力求統(tǒng)一。
。、查閱老師業(yè)務(wù)檔案應(yīng)事先辦理審批手續(xù),經(jīng)業(yè)務(wù)校長同意,方可查閱。
。怠⒏鶕(jù)查閱單位用處,檔案管理人員按需提供材料,就地查閱。
。、老師業(yè)務(wù)檔案一般不外借,在特殊情況下,經(jīng)業(yè)務(wù)校長批準(zhǔn)方可借用,但必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),并按時歸還。
。、查閱檔案時必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴(yán)禁涂改、圈劃,撤換檔案材料,不得向無關(guān)人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容,違者視情節(jié)輕重,嚴(yán)肅處理。
。浮⒗蠋煒I(yè)務(wù)檔案管理工作,在學(xué)校黨委、校長的直接指導(dǎo)下進展,由業(yè)務(wù)校長負(fù)責(zé)并指定專人管理,同時,與人?聘愫脜f(xié)調(diào)工作。
檔案管理制度 19
1、要遵循保密準(zhǔn)繩,未開放或涉及保密的檔案不得復(fù)制。
2、復(fù)制檔案中的內(nèi)容,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意,由檔案管理人員進行復(fù)制。
3、破損的.檔案,檔案員要及時修改和復(fù)制。
4、對利用較多的檔案,可復(fù)制數(shù)份,以利用使用,并保護原檔案,減少檔案的磨損。
檔案管理制度 20
1、收集:負(fù)責(zé)收集、接受本機關(guān)文書、專業(yè)、科技、會計檔案及文件資料,要求門類齊全,對本機關(guān)的全部檔案實行集中統(tǒng)一管理。
2、整理:分類、卷內(nèi)排列準(zhǔn)確,編號無誤,裝訂整齊美觀。
3、保管:維護檔案安全,做到不失密、不泄密,切實做好防火、防水、防盜、防蟲、防塵、防潮、防曬、防高溫、防鼠、防破壞“十防“工作,采用先進的保護設(shè)備和保護技術(shù),延長檔案壽命,對破損和變質(zhì)檔案要及時修復(fù)和復(fù)制。定期對庫房保存檔案的狀況進行全面檢查。
4、鑒定:判定檔案材料的存毀與取舍,重點保護有長久保存價值的檔案,對無保存價值的檔案予以銷毀。
5、統(tǒng)計:對庫房檔案的數(shù)量進行登記與統(tǒng)計(包括總藏量、收進、移出、整理、鑒定與銷毀的'登記與統(tǒng)計)。檔案人員情況統(tǒng)計、檔案設(shè)施、經(jīng)費、信息反饋登記與統(tǒng)計,對登記和統(tǒng)計數(shù)字進行綜合分析。
6、檢索工具:做好案卷文件目錄、分類目錄、人物卡片的輸入工作。
7、編研:匯編檔案文集(全宗說明、大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯集),編寫檔案參考資料及編輯公安史志、年鑒。、
8、利用:明確服務(wù)方向,端正服務(wù)態(tài)度,掌握檔案資源信息和檔案需求信息,掌握利用工作的規(guī)律,不斷改進利用工作,加強檔案利用宣傳,擴大檔案工作影響,為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù),為維護社會穩(wěn)定工作服務(wù)。
檔案管理制度 21
目錄
檔案工作崗位責(zé)任制
文件、材料收集歸檔制度
檔案鑒定制度
檔案借閱管理制度
檔案保密管理制度
檔案復(fù)制制度
檔案統(tǒng)計制度
檔案庫房管理制度
檔案銷毀制度
檔案工作崗位責(zé)任制
一、分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1、組織全局性的宣傳、貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上級關(guān)于檔案工作的各項方針政策的活動。
2、加強對局檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),將檔案工作納入局的整體發(fā)展計劃,列入局議事日程,督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應(yīng)做的工作。
3、關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展,從人力、物力、財力上給予支持,及時解決工作中的重大問題和困難,改善工作條件,使檔案工作與局各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。
二、局檔案員職責(zé)
1、貫徹實施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規(guī),建立健全檔案管理制度。
2、對各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監(jiān)督和指導(dǎo)。
3、負(fù)責(zé)收集出國考察人員應(yīng)當(dāng)歸檔的有關(guān)材料和照片,收集領(lǐng)導(dǎo)同志外出開會的發(fā)言材料和帶回的帶有密級的材料。
4、負(fù)責(zé)管理全局各種門類和載體的檔案,維護檔案的完整、準(zhǔn)確與安全,并為本單位各項工作的需要提供服務(wù)。
5、按時向上級主管部門報送檔案工作統(tǒng)計材料。
6、按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進館的檔案。
三、分管檔案工作的各處(室)領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1、配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專(兼)職檔案人員,并保持相對穩(wěn)定。
2、將檔案工作納入本單位的議事日程(每半年研究一次檔案工作),幫助專(兼)職檔案人員解決工作中的實際困難。
3、組織本單位人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī),執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度。
4、疏通渠道,嚴(yán)格制度,督促有關(guān)人員注意平時各類文件材料的形成積累,積極配合專(兼)職檔案人員的歸檔工作。
5、協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預(yù)立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。
6、負(fù)責(zé)檢查本單位專(兼)職檔案人員履行檔案崗位職責(zé)情況。
四、各處、室專(兼)職檔案人員職責(zé)
1、堅持平時整理。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征,制定案卷類目,合理分類存放,便于利用和歸檔。
2、負(fù)責(zé)本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作,保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
3、歸檔案卷做到組卷合理,頁號編寫準(zhǔn)確,案卷目錄清楚,案卷標(biāo)題簡明扼要。
4、保管好本部門應(yīng)歸檔的案卷,注意文件材料的安全和保密。
5、主動接收局檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查,按規(guī)定時間向檔案室移交。
6、積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),不斷提高檔案工作水平。
7、按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目,并編制檢索工具。
8、按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統(tǒng)計年報表。
文件、材料收集歸檔制度
一、收集歸檔范圍
本機關(guān)在各項工作中形成的具有保存價值的,或者上級和下級送來的與本機關(guān)關(guān)系很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等,下同)都屬收集歸檔范圍,應(yīng)按規(guī)定的范圍、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。
(一)本級文件
1、各種代表會議、工作會議、專業(yè)會議、各級干部會議的會議記錄、會議紀(jì)要。
2、工作計劃、規(guī)定、方案、安排、總結(jié)、小結(jié)、匯報、簡報、通報、通知。
3、各種綜合的或?qū)n}的調(diào)查、檢查、考察等報告。
4、向上級請示,與其他單位的來往文書,對下級的指示、批復(fù)、通知。
5、各項決定、決議、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、條例、辦法、制度、守則、要求。
6、各級領(lǐng)導(dǎo)的報告、講話、發(fā)言稿或提綱、記錄。
7、反映生產(chǎn)、基建、科研設(shè)備、工藝情況底圖、藍圖及文字材料。
8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數(shù)據(jù)、憑證。
9、反映本機關(guān)、本地區(qū)重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。10、電報、重要電話記錄、機關(guān)工作日記。
11、年鑒、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、基本情況綜合。
12、本機關(guān)制發(fā)的獎狀、獎證、獎?wù)隆ⅹ勂、獎品?/p>
13、有關(guān)房產(chǎn)、財產(chǎn)、物資、檔案、債權(quán)、捐贈等的憑證,發(fā)放各種證明、證件存根。
14、已故人員資料。
15、重要的人民來信及處理材料。
16、本機關(guān)編輯、出版的書刊、資料樣板。
17、本機關(guān)(包括上報和下批)干部任免、呈批表、調(diào)配培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、黨、團干部名冊、年終統(tǒng)計、報表、干部的.錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、離休、撫恤等審批表及干部獎懲等文件材料。
(二)上級文件材料
1、上級(包括各部門及派駐本機關(guān)的調(diào)查組、檢查組、工作組,下同)有關(guān)本機關(guān)、本地區(qū)工作或問題的決定、決議、指示、批復(fù)及調(diào)查、檢查、經(jīng)驗材料。
2、各級領(lǐng)導(dǎo)同志、國際友人、人民代表、政協(xié)委員視察本機關(guān)、本地區(qū)時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。
3、上級發(fā)給本機關(guān)的獎狀、獎冊、獎?wù)、獎旗、獎品?/p>
4、上級報刊刊載有關(guān)本機關(guān)、本地區(qū)情況的文章。
(三)同級文件材料
1、有關(guān)單位與本機關(guān)聯(lián)合召開會議,共同進行工作,協(xié)作查處案件或問題共同署名的文件材料。
2、有關(guān)單位與本機關(guān)簽訂的合同、合約、協(xié)議。
3、有關(guān)單位與本機關(guān)涉及比較重要的工作或問題的來往文書。
4、有關(guān)單位發(fā)來的重要的、需要執(zhí)行的方針、政策性文件。(四)下級文件材料
1、年季度工作總結(jié)、重要的專題工作總結(jié)。
2、重要的調(diào)查報告、檢查報告、典型材料,比較重要的工作經(jīng)驗、重要的請示、法規(guī)性的備案文件。
3、重要的名冊、登記表。
4、大事記、基本情況匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編。
二、歸檔份數(shù)
文書檔案一式兩份,其中正文和簽發(fā)稿各一份作存檔用,一份作文件匯編用。
三、歸檔時間和方法
(一)凡經(jīng)過打字室打印的文件,打印好后由打字員收集,交文書檔案員歸檔。
(二)凡各部門發(fā)出的文件,由各部門辦公室的有關(guān)人員收集,交由綜合檔案室歸檔。
(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結(jié)束,一個問題已解決,一件案件已處理等),由各部門辦公室的有關(guān)人員,將進行該項工作形成的全部文件材料,系統(tǒng)整理后送交綜合檔案室歸檔。
(四)外出開會、考察、學(xué)習(xí)、參觀形成或帶回應(yīng)歸檔的文件材料,在該項活動結(jié)束時交由文書檔案員歸檔。
(五)年度工作總結(jié)、各種年報、黨員、干部名冊,應(yīng)于翌年一月底前交文書檔案歸檔。
(六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔,各部門要把上一年應(yīng)歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。ニ、箼暗仪
(一)應(yīng)歸檔的文件、材料應(yīng)由各辦線資料員收集全齊。
(二)正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請示與批復(fù)、來文與復(fù)文一起歸檔。
(三)歸檔文件材料注意:檢查應(yīng)蓋公章是否蓋了,文件沒有標(biāo)題應(yīng)加上標(biāo)題,內(nèi)容、摘要、文件沒有標(biāo)明日期的要標(biāo)上日期。
,檔案管理制度
(四)歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件,不得用復(fù)制件。
(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。
(六)凡是歸檔的文件材料必須經(jīng)過初步整理,把同一具體問題的文件材料集中在一起,按文件的先后形成排列好。
檔案鑒定制度
。薄n案鑒定工作,是甄別和判定檔案的價值,并據(jù)以確定檔案“存毀”的工作。
。病n案鑒定工作,是一項科學(xué)性很強的工作,必須堅持全面觀點、堅持歷史觀點、堅持發(fā)展觀點。
3、檔案鑒定,必須按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標(biāo)準(zhǔn)進行。
。础n案鑒定工作,必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進行,一般應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員和有關(guān)單位代表參加的鑒定小組負(fù)責(zé)進行。
5、凡是經(jīng)過認(rèn)真的鑒定,判定為保存或銷毀的檔案,必須按照規(guī)定的程序,辦好鑒定手續(xù)。
。丁n案鑒定工作,是一項決定檔案命運的工作,檔案工作人員必須嚴(yán)肅、慎重地對待鑒定工作,嚴(yán)格遵守檔案鑒定工作制度。
檔案借閱管理制度
為了加強本單位檔案管理,搞好各門類檔案的提供利用工作,特制定以下制度:
1、本單位各部門借閱檔案,必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。
2、外單位來人查閱本單位檔案,需持單位介紹信并經(jīng)單位有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn),方可查閱,不得抄錄或借出。
3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標(biāo)準(zhǔn)》中的要求辦理。
4、查閱各門類檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進行,不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的,需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),但借出時間不得超過一周,不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù),確保檔案的完整與安全。
5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。
6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴(yán)格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現(xiàn)行責(zé)任。
檔案保密管理制度
一、檔案是國家的寶貴財富,企業(yè)各門類檔案本身具有機要性質(zhì),因此,檔案部門和工作人員,必須遵守保密制度,履行保密手續(xù),嚴(yán)格遵守保密十條原則,確保檔案的安全。
二、凡是利用檔案,必須經(jīng)檔案人員提供,任何人不得直接動用。
三、借閱檔案必須嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理手續(xù),限期使用,按期返還,返還檔案要認(rèn)真檢查核對,發(fā)現(xiàn)問題及時追查。
四、利用絕密、機密檔案以及引進技術(shù)資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專利、新產(chǎn)品、新工藝等技術(shù)文件材料,須嚴(yán)格履行審批手續(xù),未經(jīng)批準(zhǔn)的,嚴(yán)禁提供利用。
五、外單位查閱檔案,需持介紹信經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和主管部門批準(zhǔn)。復(fù)制檔案和外供圖紙和技術(shù)文件,統(tǒng)一由公司檔案信息中心嚴(yán)格按照審批手續(xù)提供,任何單位和個人一律無權(quán)外供。對于擅自向外轉(zhuǎn)借、提供圖紙資料和技術(shù)文件等檔案材料者,必須追查責(zé)任,對于嚴(yán)重?fù)p害國家和我公司利益者,要依法追查刑事責(zé)任。
六、停產(chǎn)或已生產(chǎn)完畢的產(chǎn)品圖紙和技術(shù)文件材料以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷毀的檔案資料,統(tǒng)一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收,統(tǒng)一銷毀,其他任何單位和個人一律無權(quán)處理或自行銷毀。
七、發(fā)現(xiàn)有關(guān)泄密事件,應(yīng)立即報告,及時追查。
八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。
九、不允許將機密文件帶回家中和到領(lǐng)導(dǎo)辦公室隨意翻閱文件。嚴(yán)禁攜帶機密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友,出入公共場所。
十、單位領(lǐng)導(dǎo)和保密小組要定期檢查保密工作,總結(jié)經(jīng)驗,堵塞漏洞嚴(yán)防失密、泄密發(fā)生。
檔案復(fù)制制度
1、本單位工因工作需要復(fù)制一般文件材料時要經(jīng)檔案室審批;本單位工復(fù)制本職工作范圍以外的檔案,需經(jīng)有關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意;復(fù)制機密檔案材料(局會議記錄等)須經(jīng)局檔案員和分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)審批后方可復(fù)制。
2、外單位一般不予復(fù)制,確因工作需要應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)檔案員同意方可復(fù)制。
3、復(fù)制后要及時進行登記。
檔案統(tǒng)計制度
。、檔案統(tǒng)計工作是以檔案工作中大量的現(xiàn)象為對象,以表格、數(shù)字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的現(xiàn)狀、發(fā)展過程及其一般規(guī)律性的工作。
。、統(tǒng)計作用。檔案統(tǒng)計工作,為制定檔案工作的方針、政策,編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,開展檔案科學(xué)研究,進行定性分析與定量分析,提供科學(xué)的依據(jù)。
3、統(tǒng)計內(nèi)容。對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況,以及檔案的構(gòu)成、利用、機構(gòu)和人員等情況的基本統(tǒng)計和其他專門統(tǒng)計。
。、統(tǒng)計任務(wù)。對檔案和檔案工作的發(fā)展情況進行統(tǒng)計調(diào)查、統(tǒng)計分析、提供資料,實行統(tǒng)計監(jiān)督。
5、統(tǒng)計對象。對檔案實體及其管理狀況的統(tǒng)計和檔案事業(yè)的組織與管理現(xiàn)狀的統(tǒng)計。
。、統(tǒng)計方法。檔案統(tǒng)計工作,必須把零星的個別的原始資料,進行綜合整理,使之成為能反映整體現(xiàn)象的資料,再進行分析和研究,總結(jié)出典型性的經(jīng)驗教訓(xùn),以提高檔案的科學(xué)管理水平。
。贰雌诮y(tǒng)計。平時必須積極收集資料,做好單項的統(tǒng)計;半年必須做好各項工作的初步統(tǒng)計;年終必須進行全面的系統(tǒng)的統(tǒng)計。
。浮H私y(tǒng)計。配備統(tǒng)計人員,熟悉統(tǒng)計業(yè)務(wù);掌握統(tǒng)計資料,數(shù)字統(tǒng)計連貫;準(zhǔn)確統(tǒng)計數(shù)字,按時統(tǒng)計上報。
檔案庫房管理制度
1、檔案保管工作,是采用一定的技術(shù)設(shè)備、措施和方法,對檔案實行科學(xué)保管和保護,防治檔案損毀,延長檔案壽命,維護檔案安全。
。、按專業(yè)類項進行保管,做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化,以利于檔案的保護管理。
。场猿忠苑罏橹、防治結(jié)合方針,切實做好檔案“十防”(即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密)工作,確保檔案完整安全。
。础⒓訌妿旆炕A(chǔ)設(shè)施建設(shè),逐步購置先進設(shè)備,改善庫房管理條件;引用先進科學(xué)技術(shù),實行科學(xué)管理。
。、庫房要保持溫度在攝氏14-24°C,相對濕度在45-60%之內(nèi);保持清潔干凈,做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。
。、庫房管理人員要做到天天打掃衛(wèi)生,每天上下班各檢查一次溫濕度,每月清理二次檔案柜衛(wèi)生,發(fā)現(xiàn)有字跡褪變和紙張破損的案卷,及時進行搶救。
。、接交進館的檔案,要認(rèn)真清點,履行簽字接交手續(xù);檔案外借,要認(rèn)真清點,履行批準(zhǔn)手續(xù),并保證按期歸還;非工作人員不得進庫房,以防意外;在庫房里不準(zhǔn)吸煙。
檔案銷毀制度
。薄n案的銷毀,是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續(xù)保存的檔案進行銷毀處理。
。、檔案銷毀,必須按照國家規(guī)定檔案銷毀的標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)格進行鑒定。
。场⒔(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案,必須寫出銷毀檔案內(nèi)容分析報告,列出檔案銷毀清冊。
。、檔案銷毀,必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度,履行批準(zhǔn)手續(xù)。
。怠⑴鷾(zhǔn)銷毀的檔案,應(yīng)及時送造紙廠化為紙漿或焚毀,且要有兩人鑒銷;銷毀完畢,鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。
。丁n案的銷毀,必須在相應(yīng)的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明“已銷毀”。
檔案管理制度 22
一、檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《保密法》,遵循保密工作制度,不準(zhǔn)以任何借口和形式向無關(guān)人員泄露和談?wù)撋婕皣液蛦挝幻孛苁马椀臋n案文件內(nèi)容。
二、劃分密級的檔案資料單獨組建保管單位,嚴(yán)格管理,控制使用,未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得提供利用。
三、按照國家有關(guān)規(guī)定及時處理檔案降密、解密工作。
四、銷毀保密檔案材料,必須嚴(yán)格履行批準(zhǔn)手續(xù),防止銷毀過程中出現(xiàn)失泄密現(xiàn)象。
五、檔案庫房為單位機要重地,非檔案管理人員未經(jīng)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得進入。確需進入,需經(jīng)批準(zhǔn)和嚴(yán)格登記,并由檔案管理人員陪同。
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