文件的管理制度（通用22篇）
隨著社會(huì)一步步向前發(fā)展，接觸到制度的地方越來越多，制度是指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則。擬定制度的注意事項(xiàng)有許多，你確定會(huì)寫嗎？下面是小編收集整理的文件的管理制度，歡迎大家分享。
文件的管理制度 1
1、目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對(duì)公司的文件的體例格式、編制、編號(hào)、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。
2、適用范圍
適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。
3、職責(zé)
3.1 公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對(duì)本制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。
3.2 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政府相關(guān)外來文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.3 各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件有部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.4 文件編制、審批、發(fā)布的.權(quán)責(zé)
3.4.1 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎(chǔ)性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。
3.4.2 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定公司財(cái)務(wù)管理制度文件。
3.4.3 客服部負(fù)責(zé)制定公司客服管理制度文件。
3.4.4 生產(chǎn)部負(fù)責(zé)制定公司生產(chǎn)管理制度文件。
3.4.5 質(zhì)檢部負(fù)責(zé)組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認(rèn)證文件，并負(fù)責(zé)制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)規(guī)程、檢驗(yàn)作業(yè)指導(dǎo)書等文件。
3.4.6 設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)制定公司公司技術(shù)管理規(guī)范、產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)輸出文件（設(shè)計(jì)圖樣、產(chǎn)品bom、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范測(cè)試）等文件。
3.4.7 工廠負(fù)責(zé)制定產(chǎn)品bom、產(chǎn)品工藝文件、操作規(guī)程、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等文件（由打樣工廠負(fù)責(zé)）。
3.4.8 公司及各部門文件制定由部門負(fù)責(zé)人或指定人員編制，公司副總或部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3.4.9 公司及各部門文件分發(fā)布前，應(yīng)向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號(hào)。
3.5 質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊(cè)》和《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行。
4、定義
4.1 文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據(jù)和工具。
4.2 受控文件：需要對(duì)文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持最新有效版本的文件，
4.3 非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標(biāo)識(shí)，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
4.4 外來文件：指來源于公司之外的與公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件。(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等）
5、工作程序
5.1 文件的分類
5.1.1 文件屬性分類
�。�1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計(jì)劃及質(zhì)量體系運(yùn)行過程中形成的文件。
�。�2）行政性文件：公司的公告、通知、通報(bào)、報(bào)告、申請(qǐng)、傳真等。
（3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)流程等。
�。�4） 技術(shù)性文件：產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程等。
�。�5） 外來文件：國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)、國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商/客戶提供文件、設(shè)備文檔等。
5.1.2 文件階層分類
�。�1) 一階文件：公司章程、公司經(jīng)營(yíng)規(guī)劃/計(jì)劃、質(zhì)量手冊(cè)。
�。�2) 二階文件：公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)開展所有過程控制的程序文件。
�。�3) 三階文件：管理制度、規(guī)范/規(guī)定、設(shè)計(jì)文件、技術(shù)規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、外來文件等。
�。�4) 四階文件：各記錄表單、報(bào)表等。
文件的管理制度 2
1、目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理,確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性,使其為今后工作開展提供參考資料和文獻(xiàn),特制定本制度。
本制度適用于本廠與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
2、職責(zé)
2.1 安全管理部門負(fù)責(zé)制定本制度,并負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理。
2.2 各單位負(fù)責(zé)本單位文件檔案的管理,并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考核。
2.3 各單位安全員負(fù)責(zé)本單位文件檔案的.收集、歸檔和保管。
3、內(nèi)容
3.1 文件資料收集 安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下:
3.1.1 國(guó)家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求。
3.1.2 上級(jí)主管部門安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會(huì)議資料等。
3.1.3 本廠安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會(huì)議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、領(lǐng)導(dǎo)指示材料等。
3.1.4 安全生產(chǎn)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。
3.1.5 各種安全活動(dòng)記錄、安全管理臺(tái)賬、事故報(bào)告、安全通報(bào)等。
3.1.6 供應(yīng)商、承包商相關(guān)材料。
3.1.7 安全設(shè)施檢測(cè)、校驗(yàn)報(bào)告、記錄等。
3.1.8 安全、職業(yè)衛(wèi)生評(píng)價(jià)報(bào)告。
3.2 立卷歸檔
3.2.1 文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映安全生產(chǎn)主要情況,以便保管和利用。
3.2.2 應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性,案時(shí)間永久、長(zhǎng)期和短期等三種進(jìn)行時(shí)間整理,分類歸檔。
3.2.3 各單位在每年2月底前對(duì)上年度的文件資料進(jìn)行歸檔,統(tǒng)一保存。
3.2.4 各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化,應(yīng)層次分明,編寫頁碼,填寫卷內(nèi)文件資料目錄。
3.2.5 不同價(jià)值,不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理,單獨(dú)立卷。
3.3 檔案保管
3.3.1 檔案應(yīng)入柜上架,科學(xué)排列,避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2 應(yīng)采取防潮、防蟲措施,防止檔案損壞。
3.4 檔案借閱
3.4.1 文件資料檔案借閱,必須借閱手續(xù),借閱當(dāng)案要注意保護(hù),不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說明情況,并辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.2 借閱的檔案要注意保密,未經(jīng)許可,不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人。
3.4.3 歸還檔案時(shí),由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚,并在借閱登記本上注銷。
3.5 檔案銷毀
對(duì)于過期并失去保存價(jià)值的文件資料,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以定期銷毀,必要時(shí)做好銷毀記錄。
4、相關(guān)記錄
《文件檔案清單》
本制度由安全管理部門制定并負(fù)責(zé)解釋,自發(fā)布之日起實(shí)施。
文件的管理制度 3
為了推進(jìn)機(jī)關(guān)涉密文件管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高涉密文件處理工作的效率和質(zhì)量，結(jié)合工作實(shí)際，制定本制度。
一、收文。收到上級(jí)或其他部門發(fā)來的文件后要履行簽收手續(xù)，簽收人應(yīng)注明收到的具體時(shí)間，書寫其文件的全稱。簽收后要認(rèn)真核對(duì)信封號(hào)碼、件數(shù)，開拆后要認(rèn)真核對(duì)文件的文號(hào)、件數(shù)與發(fā)文通知單是否相符，如有差錯(cuò)，應(yīng)立即向有關(guān)部門反映，文件拆封應(yīng)由文件管理人員或指定的人員負(fù)責(zé)，其他人員無權(quán)拆封。對(duì)注有領(lǐng)導(dǎo)同志“親收”字樣的信件，應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)同志本人或指定的專人拆封。收文后要認(rèn)真填寫收文登記簿，將來文單位、文件標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、收到時(shí)間等內(nèi)容登記清楚。
二、發(fā)文。分發(fā)上級(jí)來文和本單位形成的文件，要根據(jù)文件的.內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)的批示意見確定文件分發(fā)范圍。下發(fā)的文件要認(rèn)真實(shí)行文件、發(fā)文通知單、信封“三對(duì)照”，防止錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)。外送的文件要在信封上加蓋密級(jí)章。絕密文件要單獨(dú)裝封，封口處加貼“密封條”或加蓋“密封”章。發(fā)出的文件由收發(fā)員登記后發(fā)放，收文單位簽收，或由郵電局機(jī)要通訊發(fā)出，不準(zhǔn)捎帶，不發(fā)掛號(hào)，更不得發(fā)平信。當(dāng)日的文件要當(dāng)日送完，不得積壓或延誤。
三、辦文。文管人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見，認(rèn)真辦理。在辦理過程中，要注意把握好每一個(gè)環(huán)節(jié)，交辦有手續(xù)，收回有注銷。做到及時(shí)、不拖、不壓、不誤。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示的查辦件，要及時(shí)檢查辦理情況，建立催辦記錄，并定期向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
四、傳閱。按照上級(jí)有關(guān)規(guī)定和領(lǐng)導(dǎo)批示意見進(jìn)行傳閱，不得任意擴(kuò)大閱讀范圍。閱讀文件要在辦公室或閱文室內(nèi)進(jìn)行。傳閱的文件要放在文件夾內(nèi)，夾內(nèi)要有目錄、編號(hào)，以便查對(duì)。不準(zhǔn)從夾內(nèi)抽文件，不得橫傳或倒手轉(zhuǎn)借。閱文人不在時(shí)，傳閱夾要放入抽屜內(nèi)落鎖，不準(zhǔn)堆放在辦公桌上。
五、借閱。借閱文件要經(jīng)過批準(zhǔn)，嚴(yán)格借閱手續(xù)，限期退回。如需延長(zhǎng)使用時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。外單位借閱文件，要持有介紹信，并符合閱文規(guī)定。借閱的文件要登記，歸還后要及時(shí)注銷。
六、復(fù)印。不經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨意復(fù)印上級(jí)文件和領(lǐng)導(dǎo)同志的講話。確因工作需要必須復(fù)印時(shí)，要經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)同意。要嚴(yán)格登記、管理制度，對(duì)復(fù)印的文件、資料，應(yīng)與正式文件一樣對(duì)待，認(rèn)真辦好分發(fā)手續(xù)，按時(shí)清退，不得遺失。
七、管理。涉密文件要存放在鐵制櫥內(nèi)分類放置，經(jīng)常清點(diǎn)核對(duì)。一月一清理，一季一核對(duì)，做到文件和登記相符。如發(fā)現(xiàn)短缺，應(yīng)及時(shí)查找。領(lǐng)導(dǎo)人參加上級(jí)會(huì)議帶回的文件，要及時(shí)交文管人員登記、保密。
八、清退。對(duì)下發(fā)的文件，要按照上級(jí)規(guī)定，認(rèn)真組織清退。每年要在上半年把清退工作完成。清退中短缺的文件要認(rèn)真組織查找。確實(shí)查找不到的要追究責(zé)任，落實(shí)到人，并作出適當(dāng)處理。
九、銷毀。各級(jí)黨委、政府、各部門嚴(yán)禁私自銷毀涉密文件，銷毀涉密件要經(jīng)過上級(jí)保密管理部門、本單位領(lǐng)導(dǎo)審核同意后方可銷毀。嚴(yán)禁向廢品收購部門和攤販出售內(nèi)部文件、刊物和資料。
文件的管理制度 4
�。ㄒ唬┠康�
為規(guī)范管理本企業(yè)的安全生產(chǎn)規(guī)章制度，確保符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，符合本企業(yè)的特點(diǎn)，具有實(shí)際的指導(dǎo)意義，制訂本制度。
（二）適用范圍
本制度適用于xx水泥有限公司安全生產(chǎn)規(guī)章制度，安全操作規(guī)程及其他安全生產(chǎn)文件的編制、發(fā)布、使用、評(píng)審、修訂等管理。
（三）規(guī)范性引用文件
《文件控制程序》
�。ㄋ模┞氊�(zé)
1.總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織制定、審核、簽發(fā)并落實(shí)本單位安全生產(chǎn)規(guī)章制度和、崗位安全操作規(guī)程和崗位生產(chǎn)責(zé)任制。
2.生產(chǎn)技術(shù)處負(fù)責(zé)實(shí)施對(duì)安全規(guī)章制度、崗位安全操作規(guī)程和崗位生產(chǎn)責(zé)任制文件的編制組織、審核修訂，包括與安全標(biāo)準(zhǔn)化有關(guān)的外來文件。
3.各分廠、處室在職權(quán)范圍內(nèi)分工負(fù)責(zé)本單位的安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程和崗位生產(chǎn)責(zé)任制的編制和管理。
(五)管理要求
1.安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的分類、編號(hào)
1.1本企業(yè)的安全標(biāo)準(zhǔn)化文件主要包括：安全生產(chǎn)規(guī)章制度、安全操作規(guī)程、崗位安全生產(chǎn)責(zé)任制、事故應(yīng)急救援預(yù)案等。
1.2安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的受控狀態(tài)
安全標(biāo)準(zhǔn)化文件分“受控”和“非受控”兩種形式�！笆芸亍蔽募陌l(fā)放對(duì)象為本公司與標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行有關(guān)的部門或個(gè)人�！笆芸亍蔽募l(fā)放時(shí)其封面加蓋“受控”章，進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，并對(duì)持有者進(jìn)行登記，必要時(shí)蓋xx水泥有限公司專用章�！胺鞘芸亍蔽募贿M(jìn)行編號(hào)和記錄，可作為一次性文件提供給顧客，發(fā)出后不再進(jìn)行管理。
1.3安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的編號(hào)規(guī)則：
1.3.1公司自行編制的安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的編號(hào)規(guī)則：
注：
“WNXN”，是“xx水泥有限公司”的代碼
“WN”是，“威寧”的拼音第一個(gè)字母縮寫；
“XN”，指公司名稱“西南”；
“R”是指“記錄”；
“AQ”，指各安全文件的編號(hào)，安全生產(chǎn)規(guī)章制度WNXN-AQZD，操作規(guī)程WNXN-CZGC，安全責(zé)任制WNXN-AQZRZ等開始編，需保留文件控制的相關(guān)記錄。
1.3.2國(guó)家行業(yè)地方等標(biāo)準(zhǔn)采用原編號(hào)。
2.安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的編制
2.1生產(chǎn)技術(shù)處負(fù)責(zé)組織編寫《安全生產(chǎn)管理制度匯編》，包括《應(yīng)急救援預(yù)案》《崗位安全操作規(guī)程》《崗位安全生產(chǎn)責(zé)任制》等文件的編寫，按照安全標(biāo)準(zhǔn)化的13個(gè)要素進(jìn)行分解，各分廠、處室按照職權(quán)范圍負(fù)責(zé)本部門所涉及的安全標(biāo)準(zhǔn)化要素進(jìn)行安全文件的編寫。
2.2 《安全生產(chǎn)管理制度匯編》至少包含下列內(nèi)容：安全目標(biāo)管理、安全生產(chǎn)責(zé)任制管理、法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理、安全投入管理、文件和檔案管理、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和控制管理、安全教育培訓(xùn)管理、特種作業(yè)人員管理、設(shè)備設(shè)施安全管理、建設(shè)項(xiàng)目安全“三同時(shí)”管理、生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施驗(yàn)收管理、生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施報(bào)廢管理、施工和檢維修安全管理、危險(xiǎn)物品及重大危險(xiǎn)源管理、作業(yè)安全管理、相關(guān)方及外用工（單位）管理、職業(yè)健康管理、勞動(dòng)防護(hù)用品（具）和保健品管理、安全檢查及隱患治理、應(yīng)急管理、事故管理、安全績(jī)效評(píng)定管理等。
2.3制度內(nèi)容要符合國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī)，標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，應(yīng)符合本企業(yè)的實(shí)際，不能照抄照搬。
2.4制度的編寫人員應(yīng)了解國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī)，標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，熟悉本企業(yè)的組織架構(gòu)和管理特點(diǎn)，確保合規(guī)性。制度的格式建議包括以下內(nèi)容：目的、適用范圍、規(guī)范性引用文件、職責(zé)、管理要求、記錄等。
2.5 《崗位安全操作規(guī)程》要涵蓋本企業(yè)的所有崗位（或設(shè)備），內(nèi)容要基于特定的危險(xiǎn)源（危害因素）辨識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)分析評(píng)價(jià)和控制。其格式建議包括以下內(nèi)容：目的、范圍、主要風(fēng)險(xiǎn)及控制措施、操作規(guī)程、安全注意事項(xiàng)、應(yīng)急處置、附件等。
2.6應(yīng)急預(yù)案的編寫應(yīng)符合《生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位安全生產(chǎn)事故應(yīng)急預(yù)案編制導(dǎo)則》的要求，應(yīng)按規(guī)定評(píng)審，并報(bào)安監(jiān)部門備案。
3.安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的會(huì)簽
3.1安全標(biāo)準(zhǔn)化文件草稿編制結(jié)束后，生產(chǎn)技術(shù)處應(yīng)將草稿發(fā)放到相關(guān)部門，或組織相關(guān)部門、人員討論，廣泛征求各部門人員的意見。
3.2各部門人員提出的意見，生產(chǎn)技術(shù)處應(yīng)做好記錄，斟酌采納后融入到其中。
4.安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的審批
4.1《安全生產(chǎn)管理制度匯編》由生產(chǎn)技術(shù)處組織編寫，生產(chǎn)技術(shù)處負(fù)責(zé)人審核后報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)，由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.2各部門負(fù)責(zé)編制的安全標(biāo)準(zhǔn)化文件由各單位自行起草，生產(chǎn)技術(shù)處負(fù)責(zé)人審核后報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.3安全標(biāo)準(zhǔn)化文件在發(fā)布前，審核時(shí)規(guī)定發(fā)放范圍。
4.4各分廠、處室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核部門起草的文件，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5.安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的發(fā)布
5.1受控文件由行政人事處根據(jù)文件的發(fā)放范圍統(tǒng)一發(fā)放。
5.1．1公司重要安全文件、制度由行政人事處文件發(fā)放程序發(fā)放，發(fā)放途徑通過公司OA或ERP管理信息平臺(tái)發(fā)放到相關(guān)部門，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)查閱，獲取存檔。
5.1．2一般的安全文件，由擬定文件部門，按文件發(fā)放程序發(fā)放，發(fā)放途徑通過公司OA或ERP管理信息平臺(tái)發(fā)放到相關(guān)部門或本部門，相關(guān)部門或本部門應(yīng)及時(shí)查閱，獲取存檔。
5.2安全標(biāo)準(zhǔn)化文件發(fā)放應(yīng)在《文件發(fā)放/回收登記表》上登記，受控文件應(yīng)記錄發(fā)放號(hào)，并有文件接收人簽名，保留發(fā)放記錄。
5.3各分廠編制的安全生產(chǎn)管理制度及崗位安全操作規(guī)程應(yīng)由行政人事處發(fā)放到相關(guān)崗位，并組織培訓(xùn)考核，保留記錄資料。
5.4安全標(biāo)準(zhǔn)化文件應(yīng)以公司正式文件發(fā)布。
5.5各分廠、處室應(yīng)嚴(yán)格按照安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的要求執(zhí)行。
6.安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的'使用
6.1文件使用人的受控文件破損嚴(yán)重影響使用時(shí)，應(yīng)向辦公室辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補(bǔ)發(fā)新文件。補(bǔ)發(fā)新文件，分發(fā)號(hào)不變。
6.2文件使用人丟失受控文件應(yīng)向行政人事處報(bào)告，說明丟失原因，經(jīng)原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后補(bǔ)發(fā)新文件。
6.3行政人事處保存相關(guān)《受控文件目錄》。
7.安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的評(píng)審
7.1公司每年至少組織一次對(duì)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、規(guī)章制度和操作規(guī)程、崗位安全生產(chǎn)責(zé)任制的執(zhí)行情況及適用情況進(jìn)行全面檢查和評(píng)估，并編寫評(píng)估報(bào)告。
7.2個(gè)別文件因可操作性等原因需要臨時(shí)評(píng)審的，由使用單位提出，生產(chǎn)技術(shù)處負(fù)責(zé)組織安全標(biāo)準(zhǔn)化文件評(píng)審，以確定是否需要修改。
7.3出現(xiàn)下列情況時(shí)，評(píng)審工作可以立即開展，確保安全規(guī)章制度和安全操作規(guī)程的適用性和有效性：
7.3.1國(guó)家安全生產(chǎn)新的法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)及其他要求在官方媒體公布或通過文件精神下達(dá)時(shí)。
7.3.2省市等上級(jí)部門安全生產(chǎn)行政管理部門新下發(fā)的安全管理相關(guān)文件通知時(shí)。
7.3.3公司新工藝新技術(shù)、新裝置、新產(chǎn)品和新方法的投入使用時(shí)。
7.3.4當(dāng)發(fā)生事故時(shí)，工藝技術(shù)材料等發(fā)生變更時(shí)。
7.3.5企業(yè)發(fā)生并購重組時(shí)。
8.安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的修訂
8.1制定文件修訂的計(jì)劃，并根據(jù)文件評(píng)審結(jié)果、安全檢查反饋的問題、生產(chǎn)安全事故案例和績(jī)效評(píng)定結(jié)果等，對(duì)安全生產(chǎn)規(guī)章制度及崗位安全操作規(guī)程進(jìn)行修訂，確保其有效和適用；
8.2安全標(biāo)準(zhǔn)化文件需要更改時(shí)，應(yīng)有文件更改人書面說明原因及更改內(nèi)容；重大更改（如技術(shù)等）還應(yīng)附有充分的理由和依據(jù)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽字，文件主管部門審核后，報(bào)原文件批準(zhǔn)人批準(zhǔn)。原批準(zhǔn)人發(fā)生變化或其職能發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)報(bào)接替其職能的人員批準(zhǔn)。
8.3安全標(biāo)準(zhǔn)化文件經(jīng)修改后應(yīng)注明修改狀態(tài)，自0開始順序編號(hào)，修改頁超過2/3時(shí)應(yīng)換版。
8.4安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的換版和文件的作廢及銷毀要進(jìn)行登記。
9.安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的管理
9.1經(jīng)批準(zhǔn)的文件應(yīng)按文件的編號(hào)規(guī)則予以編號(hào)登記。文件起草部門應(yīng)將文件原稿和批文交辦公室保存。以媒體形式存放文件應(yīng)加密/將磁盤標(biāo)識(shí)存檔。
9.2需臨時(shí)借閱安全標(biāo)準(zhǔn)化文件時(shí)，應(yīng)經(jīng)安全文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并予以登記，借閱者應(yīng)在規(guī)定的日期時(shí)間內(nèi)歸還文件。文件原稿不對(duì)外借閱。
9.3文件復(fù)印和拷貝需填寫申請(qǐng)單，由行政人事處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后執(zhí)行。未經(jīng)批準(zhǔn)任何人不得擅自打印復(fù)印和拷貝。
文件的管理制度 5
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍：公司的規(guī)劃、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、檔案管理員的職責(zé)：
1.貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的方針、政策。嚴(yán)格遵守《檔案管理法》。
2.積極參加檔案工作的對(duì)外協(xié)作活動(dòng)。
3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案資料，努力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，不斷提高檔案管理水平。
4.定期檢查檔案，做到檔案無霉變、褪色、塵污、破損及蟲蛀，無失、泄密事件。
5.做好借閱和利用效果登記;做好檢查、借閱、回收、整理歸檔工作;做好分類和綜合工作。
6.保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
四、檔案的借閱
1.因工作需要，公司員工需借閱檔案時(shí)，由部門經(jīng)理核批。
2.公司檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)�？偨�(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批。
3.檔案借閱者必須做到：
�、賽圩o(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
�、谧⒁獍踩Ｃ�，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
五、檔案的銷毀
1.公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3.凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的`檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5.在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
文件的管理制度 6
為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時(shí)回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規(guī)定。
1、文件的發(fā)放：
(1)財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、營(yíng)銷部辦公室以本部門名義構(gòu)成且在本部門管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件，各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門之間發(fā)放實(shí)施的文件，由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。
(2)各部門需辦公室安排發(fā)放文件時(shí)，務(wù)必將文件打印并復(fù)印好，由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時(shí)間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。
(3)任何文件，發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件，由部門負(fù)責(zé)人簽字接收。如部門負(fù)責(zé)人不在，由部門在場(chǎng)人員簽名代收。代收人務(wù)必負(fù)責(zé)及時(shí)將文件轉(zhuǎn)給部門負(fù)責(zé)人。需個(gè)人接收的文件由部門內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”，并由個(gè)人親自簽字接收。
(4)需發(fā)放到正科長(zhǎng)以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學(xué)習(xí)材料等)，發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長(zhǎng)級(jí)管理人員，再由正科長(zhǎng)級(jí)管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個(gè)人。
2、文件的更改：
(1)任何原因造成文件的個(gè)別字句需要更改，且更改后不影響整個(gè)文件版面的整潔美觀，由原編制構(gòu)成的部門負(fù)責(zé)人書面寫明更改位置和如何更改(數(shù)據(jù)性或原則性的須報(bào)直屬部經(jīng)理簽字認(rèn)可)，連同編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人的私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。
(2)文件發(fā)放人根據(jù)更改字?jǐn)?shù)多少和繁簡(jiǎn)狀況，可到現(xiàn)場(chǎng)為原件人更改，也能夠收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時(shí)務(wù)必用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對(duì)應(yīng)上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人的私章。
3、文件的換頁：
(1)任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制構(gòu)成將需修改頁面進(jìn)行修改并打印、復(fù)印好，由其部門負(fù)責(zé)人書面寫明換頁狀況(屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認(rèn)可)送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁。
(2)所有需換頁的文件，由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁并注明執(zhí)行時(shí)間，將原頁銷毀。
4、文件的回收、作廢：
(1)因公司制度匯總、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因，造成原文件資料與新文件資料重復(fù)、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人，安排原發(fā)放人予以回收。
(2)文件發(fā)放人在回收文件時(shí)，務(wù)必持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。
(3)每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對(duì)本年度平時(shí)未統(tǒng)一回收的文件、報(bào)表等無效材料清理回收一次。
(4)所有回收的文件均于回收當(dāng)日送辦公室，由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。
5、其它規(guī)定：
(1)任何部門以公司名義構(gòu)成的文件討論稿或正式稿，務(wù)必發(fā)放到董事長(zhǎng)兼總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營(yíng)銷部經(jīng)理、公司各職能部門負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，根據(jù)公司各方面狀況系統(tǒng)地進(jìn)行修改，確保接口部門的.相互配合。
(2)無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都務(wù)必在檔案室存檔備案。
(3)任何文件相關(guān)部門負(fù)責(zé)人接收后務(wù)必領(lǐng)學(xué)或傳達(dá)應(yīng)執(zhí)行的員工，認(rèn)為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時(shí)，須向原發(fā)放部門提出申請(qǐng)，由原發(fā)放部門復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。
(4)所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門需留存?zhèn)洳樽C明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員務(wù)必在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。
文件的管理制度 7
1.目的：為適應(yīng)當(dāng)前信息系統(tǒng)管理需要，充分節(jié)約紙張辦公，公司文件采用山西四建網(wǎng)站、飛信平臺(tái)、電子郵箱等電子文件的形式進(jìn)行傳遞和管理。使文件能及時(shí)傳遞到使用場(chǎng)所，確保文件的適用性、有效性，防止失效或作廢文件的.使用。
2.適用范圍：適用于公司、分公司、項(xiàng)目部文件管理過程。
3.職責(zé)
3.1董事長(zhǎng)負(fù)責(zé)批準(zhǔn)企業(yè)綜合管理手冊(cè)。
3.2總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)各系統(tǒng)管理分手冊(cè)。
3.3公司各分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本系統(tǒng)文件進(jìn)行審批，管理者代表負(fù)責(zé)審核各管理手冊(cè)中質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)內(nèi)容。
3.4公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公司紅頭文件和上級(jí)來文的管理，負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)公司及各單位文件的收發(fā)統(tǒng)一控制管理。
3.5企業(yè)管理部負(fù)責(zé)組織企業(yè)管理手冊(cè)的編寫，組織文件接口討論，負(fù)責(zé)其發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作；定期評(píng)審各項(xiàng)管理制度、管理辦法、實(shí)施細(xì)則等管理性文件的適用性，負(fù)責(zé)山西四建網(wǎng)站及飛信平臺(tái)上發(fā)布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。
3.6公司各職能部門負(fù)責(zé)編制和修訂本系統(tǒng)的管理手冊(cè)、負(fù)責(zé)本部門出臺(tái)的各項(xiàng)管理制度、管理辦法、實(shí)施細(xì)則、作業(yè)指導(dǎo)書、目標(biāo)指標(biāo)等管理性文件的會(huì)簽、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔，并組織實(shí)施與管理。
3.7各職能部門識(shí)別出適用的法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求，盡量在網(wǎng)絡(luò)中查找，并下載，由企業(yè)管理部上傳到山西四建網(wǎng)站，資源共享。質(zhì)量監(jiān)控部、安全監(jiān)控部、技術(shù)管理部每年發(fā)布一次與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、技術(shù)相關(guān)的適用法律法規(guī)及其他要求清單。
3.8公司職能部門、分公司、項(xiàng)目部設(shè)專兼職文件管理員對(duì)文件進(jìn)行接收、發(fā)放等管理；
3.9分公司辦公室負(fù)責(zé)收集各項(xiàng)目部郵箱地址，并及時(shí)將文件傳遞到文件的使用場(chǎng)所。
文件的管理制度 8
機(jī)要文件是傳遞黨中央、國(guó)務(wù)院和省委、省政府密級(jí)較高的文件，機(jī)要文件的管理要做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。
一、辦理程序
(一)機(jī)要文件由機(jī)要人員簽收、啟封、核對(duì)、登記后，送辦公室主任提出擬辦意見報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)或主持工作的領(lǐng)導(dǎo)簽批，文件應(yīng)于當(dāng)日處理，電報(bào)、急件隨到隨處理。
(二)按領(lǐng)導(dǎo)簽批的范圍進(jìn)行傳閱。
(三)需辦理的'，按局領(lǐng)導(dǎo)指示及時(shí)傳閱有關(guān)科室辦理。
(四)歸檔，交上級(jí)部門。
二、傳閱
(一)傳閱文件要嚴(yán)格履行登記手續(xù)，按照文件閱讀范圍進(jìn)行傳閱。
(二)機(jī)要人員要隨時(shí)掌握文件行蹤和傳閱進(jìn)度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。
(三)對(duì)局領(lǐng)導(dǎo)閱后所作的批示，要及時(shí)通知有關(guān)科室辦理，并做好機(jī)要文件管理，防止文件丟失。
三、保密
(一)機(jī)要人員要忠于職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)守保密規(guī)定，做到不該說的不說。
(二)對(duì)于機(jī)要文件，要單獨(dú)存放，嚴(yán)加保管。
(三)借閱機(jī)密、秘密級(jí)文件，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn);絕密級(jí)文件一般不外借，確需借閱，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
(四)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)保密規(guī)定，不得將涉密文件留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。
(五)涉密文件，不得復(fù)制或摘抄。
四、歸檔
(一)傳閱和辦理完畢的文件，應(yīng)及時(shí)清理收回，分類整理，持續(xù)整潔、清潔。
(二)凡參加會(huì)議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應(yīng)及時(shí)送交機(jī)要室登記歸檔。
(三)干部出差、調(diào)動(dòng)工作或離退休時(shí)務(wù)必將自己使用或傳閱的機(jī)要文件全部退回機(jī)要室。
(四)機(jī)要人員按上級(jí)要求及時(shí)將機(jī)要文件收回。
文件的管理制度 9
一、物業(yè)部服務(wù)中心管理員專職負(fù)責(zé)服務(wù)中心所有文件(通知、命令、公函、總結(jié)、報(bào)告、通報(bào)、會(huì)議記要等)及資料(技術(shù)圖紙、手冊(cè)、個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案、戶口檔案等)的存檔,收集和保管。
二、任何人借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。
三、屬機(jī)密文件的要妥善保管,不準(zhǔn)散播內(nèi)容,不準(zhǔn)給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印,不準(zhǔn)帶離辦公室。
四、員工個(gè)人檔案屬秘密材料,他人無權(quán)翻閱,保管人員也不得將這些資料擅自給他人過目。
五、文件資料要進(jìn)行合理歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類,無論是按字母順序,還是按內(nèi)容,按時(shí)間等形式分類,其目的都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚標(biāo)明。
六、要經(jīng)常進(jìn)行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對(duì)過期的文件資料要急時(shí)清理,無保存必要的`材料,經(jīng)物業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可做銷毀處理。
文件的管理制度 10
一、總則
1、為提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我企業(yè)實(shí)際情況，特制定本制度。
2、文件管理內(nèi)容包括：上級(jí)政府部門函、電、來文，同級(jí)合作企業(yè)函、電、來文，本企業(yè)上報(bào)、下發(fā)的各種文件、資料。
3、本企業(yè)各類文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
二、發(fā)文管理
1、凡以我公司名義上報(bào)或下發(fā)的文件（報(bào)告、請(qǐng)示、紀(jì)要、通知、函件等），由承辦部門擬稿，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送總經(jīng)理簽發(fā)。
2、經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記、分類編號(hào)并保留一份原件存檔。
3、發(fā)出的文件、傳真應(yīng)追蹤落實(shí)對(duì)方是否收到，對(duì)沒有收到的應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)發(fā)或改用其他方式發(fā)送。
4、所有由辦公室發(fā)出的傳真、文件等應(yīng)統(tǒng)一登記，并標(biāo)注發(fā)送單位、日期，由發(fā)件人簽名。其他部門自主發(fā)送的，由發(fā)送部門自行負(fù)責(zé)。
5、發(fā)文辦理工作程序：
�。�1）擬稿：公司公文、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件由各涉及到的職能部門負(fù)責(zé)擬稿，擬稿要求內(nèi)容要情況屬實(shí)、觀點(diǎn)明確、條理清楚。
（2）核稿：核稿是指由擬稿部門經(jīng)理對(duì)擬好的文稿進(jìn)行審查、核對(duì)、修改，為簽發(fā)做好準(zhǔn)備。
�。�3）會(huì)簽：凡公文涉及到其他部門有關(guān)事宜，需給有關(guān)部門會(huì)簽。有關(guān)部門會(huì)簽后送辦公室主任處對(duì)公文進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核的主要內(nèi)容為是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種、公文格式是否正確等。
�。�4）簽發(fā)：以公司名義報(bào)送的所有公文一律送總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)公文時(shí)如有修改，應(yīng)在原文上圈改并簽署姓名和日期。
�。�5）發(fā)文登記：此時(shí)的`發(fā)文登記是指對(duì)待發(fā)文稿進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，符合要求的文稿由辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見成文稿的內(nèi)容，并對(duì)待發(fā)文稿進(jìn)行編注發(fā)文字號(hào)，確定份數(shù)后印制。
�。�6）用印：用印是指辦公室對(duì)已印制好的公文進(jìn)行蓋章。
�。�7）存檔：在發(fā)文辦理流程結(jié)束后，檔案管理人員按照文書檔案的歸檔要求對(duì)所發(fā)公文進(jìn)行存檔（應(yīng)包含底稿、正文兩份，及有關(guān)電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。沒有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)可以定期銷毀，銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。
三、收文管理
1、所有發(fā)至本企業(yè)的文件(含傳真和政府部門傳達(dá)的公文、業(yè)務(wù)往來文件等)，由辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號(hào)，送總經(jīng)理閱示或送有關(guān)部門辦理，為避免文件擠壓，一般應(yīng)在當(dāng)天完成送閱。
2、接收傳真應(yīng)明確來文單位、接收人或部門，辦公室接收后負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交，并由接收人簽收。
3、外出辦公帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)向總經(jīng)理上報(bào)或移交辦公室，直接上報(bào)總經(jīng)理的根據(jù)總經(jīng)理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)向上級(jí)報(bào)告或指定專人、轉(zhuǎn)交其他有關(guān)部門辦理，并由辦公室保留原件或復(fù)印件存檔。
4、辦公室收到文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)全面統(tǒng)籌，送總經(jīng)理批示或交有關(guān)部門閱辦。需要辦理的公文，經(jīng)請(qǐng)示總經(jīng)理后辦理，根據(jù)文件內(nèi)容、總經(jīng)理批示予以催辦。
5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍，所有文件如需外借或復(fù)印必須辦理文件借閱手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。
6、個(gè)人或部門閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人，閱讀完后應(yīng)及時(shí)交還給檔案管理員。
7、收文辦理工作程序：
�。�1）簽收：簽收是指收件人在對(duì)方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公
室簽收、拆封，對(duì)需納入收文辦理的，應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行收文登記。
�。�2）收文登記：收文登記是指對(duì)收進(jìn)的公文進(jìn)行注冊(cè)、編寫收文號(hào)等。將收到的文件先按來文機(jī)關(guān)或部門進(jìn)行分類按收文日期、收文序號(hào)、來文單位、來文字號(hào)、文件標(biāo)題、份數(shù)、等逐項(xiàng)進(jìn)行登記。
�。�3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關(guān)規(guī)定的，辦公室應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)、緩急程度提出辦理意見和建議，送請(qǐng)總經(jīng)理批示后交有關(guān)部門辦理。
�。�4）批辦：批辦是指總經(jīng)理對(duì)收文的辦理寫出指示性意見，并指定辦理部門和傳閱范圍。
�。�5）承辦：承辦是指按照總經(jīng)理的批辦意見，指定承辦部門及傳閱范圍。承辦部門接到需辦文件后，要認(rèn)真及時(shí)辦理，急件隨到隨辦。需兩個(gè)以上部門承辦的文件，主辦部門要主動(dòng)會(huì)同相關(guān)部門協(xié)商辦理，并負(fù)責(zé)回復(fù)辦理結(jié)果。
�。�6）催辦：催辦是指根據(jù)總經(jīng)理的批辦意見，由辦公室督促承辦部門盡快上報(bào)辦理結(jié)果。
�。�7）注結(jié)：文件辦理完畢,應(yīng)在《收文登記簿》或公文處理單上注結(jié)，注明辦理日期，并簡(jiǎn)要寫明辦理結(jié)果。
�。�8）存檔：在收文辦理結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)公文的相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒有存檔和查存價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷保證不丟失、不落銷。
四、保密文件管理
1、嚴(yán)格遵守保密制度，保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷毀等，并嚴(yán)格把關(guān)。
2、制發(fā)保密文件時(shí)，經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍，標(biāo)明密級(jí)、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量，報(bào)送總經(jīng)理審批后印發(fā)。
3、借閱、復(fù)印保密文件、保密資料必須嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)，嚴(yán)禁將保密資料保密文件拿到其他營(yíng)業(yè)性場(chǎng)所復(fù)印。
4、對(duì)保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進(jìn)行全面清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時(shí)追查，防止丟失。
五、文件的銷毀
1、對(duì)于多余、重復(fù)、過期和無保存價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè)，按照公司有關(guān)規(guī)定，辦理銷毀手續(xù)報(bào)總經(jīng)理批示。
2、經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在檔案管理員和辦公室主任的共同監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。
六、附則
1、本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。
2、本制度自發(fā)文之日起實(shí)施。
文件的管理制度 11
辦公室文件管理規(guī)定
第一條：文件是傳達(dá)貫徹上級(jí)指示、精神，請(qǐng)示和答復(fù)問題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。
第二條：文件實(shí)行統(tǒng)一管理；公文的管理，要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。
第三條：對(duì)文件中涉及公司應(yīng)保密的事項(xiàng)，必須嚴(yán)守機(jī)密，不準(zhǔn)隨便向他人泄露。
第四條：辦公室文件等級(jí)擬定為：機(jī)密文件、一般文件。機(jī)密文件打印由總經(jīng)辦指定負(fù)責(zé)人打印，機(jī)密文件只印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，閱完后由起草人收回歸檔。文件等級(jí)，由發(fā)文部門的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。
第五條：發(fā)文的程序擬定為：擬搞、審核（文件審批表）、印發(fā)（總經(jīng)辦簽章、印發(fā)）、簽收（收文部門）、存檔。
第六條：收文的處理程序?yàn)椋菏瘴摹⒎治�、傳送、歸檔。
第七條：各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)送來的文件要及時(shí)閱批，急件的，當(dāng)天批復(fù)；一般文件的'，兩天內(nèi)批復(fù)。
第八條：各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真，閱完后要簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的，要明確、具體。
第九條：公司所有發(fā)文，總經(jīng)辦應(yīng)有存檔，并將文件原稿（經(jīng)審核稿）連同相關(guān)“附件”送總經(jīng)辦存檔，有領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批復(fù)件。
第十條：收文由總經(jīng)辦統(tǒng)一負(fù)責(zé)；總經(jīng)辦收文后，應(yīng)先做好歸類、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送相關(guān)部門/領(lǐng)導(dǎo)閱批；閱批完畢后，由總經(jīng)辦轉(zhuǎn)發(fā)、歸檔。第十一條：所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。
第十二條：如因需要，對(duì)一般文件的借閱，管理人必須讓其登記并注明借閱時(shí)間、歸還時(shí)間。
第十三條：作廢文稿禁止隨意扔棄，須回收做妥善銷毀處理。
第十四條：文稿一經(jīng)簽發(fā)，即為定稿，未經(jīng)簽發(fā)人準(zhǔn)許，不得擅自修改。
文件的管理制度 12
1、適用范圍
本程序適用于公司范圍內(nèi)施工技術(shù)文件的編寫、審批、修改、出版、發(fā)布、管理和實(shí)施。
2、目的
規(guī)定施工技術(shù)文件產(chǎn)生、發(fā)布、使用、修改、保管的控制要求,旨在規(guī)范技術(shù)文件的產(chǎn)生及實(shí)施過程。
3、技術(shù)文件分類
3.1項(xiàng)目管理實(shí)施規(guī)劃/施工組織設(shè)計(jì)
項(xiàng)目管理實(shí)施規(guī)劃/施工組織設(shè)計(jì),是組織和管理工程施工總的指導(dǎo)性文件。應(yīng)依據(jù)施工承包合同、設(shè)計(jì)文件及施工組織設(shè)計(jì)綱要(公司投標(biāo)文件)編定。經(jīng)過批準(zhǔn)的施工組織設(shè)計(jì)作為開工的必備條件。
3.2施工措施,是指導(dǎo)工程某一個(gè)分部或某一個(gè)工序施工的文件,必要時(shí)進(jìn)行編制。其內(nèi)容應(yīng)突出施工重點(diǎn),更具有操作性。
3.3施工作業(yè)指導(dǎo)書
是以可操作性為主要特征的技術(shù)性文件。
3.4工藝手冊(cè)
是某些施工技術(shù)經(jīng)過一定時(shí)間的應(yīng)用、驗(yàn)證后,總結(jié)形成的典型施工/加工方法的技術(shù)文件。
4、職責(zé)和權(quán)限
4.1工程管理部
負(fù)責(zé)對(duì)公司施工技術(shù)文件的全面管理和控制,并保證其適用性和正確性。
4.2實(shí)施單位
4.2.1工程項(xiàng)目部/生產(chǎn)單位、隊(duì)及施工人員,必須依據(jù)批準(zhǔn)/指定的施工技術(shù)文件
進(jìn)行施工管理和施工操作。
4.2.2各級(jí)工程技術(shù)人員,按相應(yīng)的分工職責(zé),負(fù)責(zé)進(jìn)行技術(shù)交底和工程施工過程的監(jiān)督、檢查工作。以保證全面、正確的`貫徹和落實(shí)技術(shù)文件的內(nèi)容。
4.3相關(guān)部門
各相關(guān)職能部門應(yīng)以批準(zhǔn)/指定的施工技術(shù)文件為依據(jù),對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行管理、監(jiān)督、檢查及服務(wù)。
5、施工技術(shù)文件的產(chǎn)生與實(shí)施管理
5.1施工技術(shù)文件流程。(詳見圖1)
5.2施工技術(shù)文件的編、審、批
5.2.1項(xiàng)目管理實(shí)施規(guī)劃/施工組織設(shè)計(jì)由項(xiàng)目經(jīng)理組織、項(xiàng)目總工編制、機(jī)關(guān)主要生產(chǎn)職能部門會(huì)簽、工程管理部審核、主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5.2.2施工措施由施工隊(duì)專責(zé)技術(shù)員編制、項(xiàng)目總工審核、項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)。
5.2.3施工作業(yè)指導(dǎo)書根據(jù)項(xiàng)目管理實(shí)施規(guī)劃/施工組織設(shè)計(jì)的技術(shù)資料清單、設(shè)備和材料供應(yīng)要求組織編制。
一般作業(yè)指導(dǎo)書由技術(shù)員編制、項(xiàng)目總工審核、分公司主任工程師批準(zhǔn)。重要和特殊的作業(yè)指導(dǎo)書由項(xiàng)目總工編寫,工程管理部審核,總工或者各專業(yè)副總批準(zhǔn)。涉及有重大安全風(fēng)險(xiǎn)的作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)有安全責(zé)任人員審查會(huì)簽。
帶電跨越施工作業(yè)指導(dǎo)書必須有項(xiàng)目總工和帶電跨越架搭設(shè)單位共同編寫,工程管理部、安全監(jiān)察部主任審核,公司總工程師批準(zhǔn)。
5.2.4工藝手冊(cè)的編制與選用
工藝手冊(cè)中的工藝和施工方法屬成熟的工藝方法,由工程管理部組織編制,供工程中選用。選用者應(yīng)對(duì)所選用的工藝手冊(cè)進(jìn)行確認(rèn)簽字,并報(bào)批準(zhǔn),確保其選用的符合性。
5.3出版、頒發(fā)及使用
5.3.1工程管理部負(fù)責(zé)公司技術(shù)文件的出版、頒發(fā)和使用管理,并對(duì)出版文件備份及歸擋。
5.3.2各施工單位批準(zhǔn)的技術(shù)文件,由批準(zhǔn)單位負(fù)責(zé)出版及報(bào)送公司有關(guān)職能部門備案。
5.3.3項(xiàng)目工程技術(shù)文件必須報(bào)工程管理部備案。
5.4.驗(yàn)證
5.4.1施工技術(shù)文件編制應(yīng)充分發(fā)揚(yáng)技術(shù)民主,充分吸取有關(guān)專業(yè)人員和施工人員的意見,必要時(shí)應(yīng)召集有關(guān)會(huì)議聽取意見和建議。
5.4.2施工作業(yè)指導(dǎo)書開始使用時(shí),應(yīng)進(jìn)行可行性驗(yàn)證,確認(rèn)可行后正式使用。
5.5修改
施工技術(shù)文件一經(jīng)批準(zhǔn)出版后,任何單位/部門和個(gè)人,不得擅自修改。若有重大設(shè)計(jì)修改時(shí),應(yīng)提出修改報(bào)告,由原編審批人員修改文件。
5.6保管
5.6.1施工作業(yè)指導(dǎo)書/工藝手冊(cè)是本企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的一部分,領(lǐng)用單位和個(gè)人應(yīng)在控制范圍內(nèi)登記、領(lǐng)用并負(fù)責(zé)保管。
5.6.2領(lǐng)用人責(zé)任
a)遵守公司有關(guān)技術(shù)保密規(guī)定,除在指定工程中使用外,不得私自向外部提供本企業(yè)出版的施工技術(shù)資料。
b)工藝手冊(cè)是典型施工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),可以長(zhǎng)期和反復(fù)使用,領(lǐng)用人應(yīng)妥善保管。需要重新印制或再版發(fā)行時(shí),應(yīng)按重新領(lǐng)用手續(xù)登記。
6、標(biāo)識(shí)
6.1文件編號(hào)
施工技術(shù)文件的編號(hào)由項(xiàng)目部資料員依據(jù)公司程序文件的要求和檔案管理的規(guī)定確認(rèn)。
6.1責(zé)任署名
施工技術(shù)文件應(yīng)有審批頁,由批準(zhǔn)、審核、編寫者簽名以示責(zé)任標(biāo)識(shí)。
6.2單位署名及出版日期
按公司文件統(tǒng)一規(guī)定格式在封面正下方標(biāo)識(shí)。
7記錄及其管理
《技術(shù)文件審批表》由編制單位(部門)負(fù)責(zé)保管,保存期與技術(shù)文件同步。
文件的管理制度 13
1、目的
運(yùn)用科學(xué)有效的管理方法，規(guī)范上海分公司、各管理處對(duì)質(zhì)量體系文件的控制，從而保證質(zhì)量體系的有效運(yùn)行。
2、適用范圍
適用于上海分公司、各管理處對(duì)質(zhì)量體系文件的建立、使用和保存等等。
3、職責(zé)
3.1管理部質(zhì)量主管負(fù)責(zé)所有質(zhì)量體系文件的控制。
3.2分公司內(nèi)部使用的作業(yè)指導(dǎo)書由部門內(nèi)部人員編制;管理處內(nèi)部使用的作業(yè)指導(dǎo)書由相關(guān)人員編制。
3.3管理者分代表和相關(guān)主管人員負(fù)責(zé)分公司內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件的`審核和日常督促改進(jìn)工作;管理者分代表和管理處主任審核管理處內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件。
3.4分公司經(jīng)理負(fù)責(zé)分公司內(nèi)部和管理處內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件的批準(zhǔn)。
4、實(shí)施程序
4.1質(zhì)量體系文件的建立
4.1.1質(zhì)量手冊(cè)和程序文件。質(zhì)量手冊(cè)和程序文件由總公司質(zhì)量部統(tǒng)一編制發(fā)放，分公司管理處不得涂改。
4.1.2管理處作業(yè)指導(dǎo)書
4.1.2.1管理處作業(yè)指導(dǎo)書由管理處各部門相關(guān)人員編寫、排版、打印。
4.1.2.2相關(guān)部門主管需要對(duì)作業(yè)指導(dǎo)書進(jìn)行會(huì)審，分管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)復(fù)審，總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批。
4.1.2.3質(zhì)量主管對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)及排版檢查，并辦理《作業(yè)指導(dǎo)書審批單》。
a.編號(hào)方法為:
wi-sh(xxx)-xx-xxx
順序號(hào)
文件類別號(hào)
上海分公司xxx管理處代碼
作業(yè)指導(dǎo)書代碼
文件類別號(hào)有九類，分別為:fa(物業(yè)管理方案)、zh(綜合管理)、gc(房屋、設(shè)施、設(shè)備)、ag(消防、安管、車輛管理)、hj(環(huán)境管理)、kh(客戶服務(wù)、
社區(qū)文化)、jy(經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)管理)、bm(部門工作指導(dǎo))、st(食堂)。
b.排版格式見總公司《體系文件控制程序》。
4.1.2.4對(duì)于分公司各個(gè)部門的編號(hào)劃分:33-01為綜合部，33-02為管理部，33-03為市場(chǎng)部，33-04為工程部，33-05為財(cái)務(wù)部，33-06為凱迪克大廈管理處。
4.1.3物業(yè)管理方案
4.1.3.1《物業(yè)管理方案》由各項(xiàng)目管理處負(fù)責(zé)編寫。
4.1.3.2管理者分代表負(fù)責(zé)《物業(yè)管理方案》的審核，總經(jīng)理復(fù)審后報(bào)總公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4.1.3.3質(zhì)量主管對(duì)《物業(yè)管理方案》進(jìn)行編號(hào)、排版和打印。
4.2質(zhì)量體系文件的修改
4.2.1在質(zhì)量體系文件的建立過程中，對(duì)審核和批準(zhǔn)不通過的質(zhì)量體系文件要進(jìn)行修改或重新編寫。
4.2.2對(duì)投入使用的質(zhì)量體系文件修改需經(jīng)過審批，審批權(quán)限參照文件建立審批權(quán)限。
4.2.3文件修改時(shí)，由提出人填寫《體系文件修改申請(qǐng)單》，經(jīng)原文件審批人員審批后，由質(zhì)量主管將修改的內(nèi)容加到正式文件中。
4.2.4文件內(nèi)容修改后，對(duì)修改某頁要將修改狀態(tài)在《文件修改狀態(tài)頁》中注明。
4.2.5當(dāng)文件修改超過5次或修改內(nèi)容較多時(shí)，應(yīng)換版。
4.3質(zhì)量體系文件的使用
4.3.1作業(yè)指導(dǎo)書的編制人員負(fù)責(zé)向文件執(zhí)行人員進(jìn)行文件解讀和培訓(xùn)，并對(duì)文件實(shí)施的情況進(jìn)行檢查，質(zhì)量主管負(fù)責(zé)建立《體系文件目錄》。
4.3.2所有質(zhì)量體系文件在使用中要保持版面清潔。
4.4質(zhì)量體系文件的發(fā)放
4.4.1質(zhì)量體系文件發(fā)放方式:質(zhì)量體系文件發(fā)放給相關(guān)業(yè)務(wù)部門時(shí)，質(zhì)量主管先將質(zhì)量體系文件目錄發(fā)放給各部門主管，讓其自行選擇本部門需使用的文件，而后質(zhì)量主管將其選定的文件內(nèi)容復(fù)印發(fā)放給相關(guān)部門。
4.4.2質(zhì)量體系文件的發(fā)放需建立相應(yīng)的《受控文件發(fā)放記錄表》，由領(lǐng)用人簽名登記。
4.4.3除外來文件以外，發(fā)放到各部門的質(zhì)量體系文件需在文件每頁的右上方(表格除外)加蓋紅色受控文件章。
4.5質(zhì)量體系文件的借閱
4.5.1除公司領(lǐng)導(dǎo)外，其他人員借閱質(zhì)量體系文件均需經(jīng)過質(zhì)量主管的批準(zhǔn)，并填寫《文件借閱登記表》。
4.5.2借出和歸還文件時(shí)，必須辦理清點(diǎn)手續(xù)，由質(zhì)量主管和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。
4.5.3未經(jīng)批準(zhǔn)不得對(duì)質(zhì)量體系文件進(jìn)行復(fù)制。
4.5.4文件如有丟失、損壞，需立即采取相應(yīng)措施，并追究當(dāng)事者責(zé)任。
4.6質(zhì)量體系文件的保存
4.6.1管理處作業(yè)指導(dǎo)書保存一份原件，作業(yè)指導(dǎo)書的電子文檔要做備份。
4.6.2質(zhì)量手冊(cè)、程序文件及管理處作業(yè)指導(dǎo)書原件存放于管理部文件架內(nèi)，應(yīng)排列整齊，以便查找。發(fā)放到各部門的質(zhì)量體系文件由各部門自行保存，不得遺失。
4.6.3文件存放應(yīng)做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。
4.6.4作廢的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件要交還總公司質(zhì)量部，不得自行銷毀。
4.6.5分公司、各管理處的作業(yè)指導(dǎo)書因不適用或因其它原因作廢的，可直接銷毀，
但須保存一份加蓋作廢章的作廢文件原件。對(duì)作廢文件保存2年后可銷毀，并建立《作廢文件保存清單》。
5、質(zhì)量要求
所有質(zhì)量體系文件都必須按照《體系文件控制程序》的規(guī)定進(jìn)行管理。管理處的作業(yè)指導(dǎo)書還需按照本文件的規(guī)定進(jìn)行控制。
6、監(jiān)督檢查
總經(jīng)理負(fù)責(zé)按照《體系文件控制程序》和本文件的要求對(duì)質(zhì)量體系文件的控制進(jìn)行監(jiān)督和檢查。
7、改進(jìn)分析
本文件的使用過程中如發(fā)現(xiàn)不適用的應(yīng)及時(shí)修改，以保證質(zhì)量體系文件控制的有效性。
8、記錄、標(biāo)識(shí)
8.1 《作業(yè)指導(dǎo)書審批單》
8.2 《文件借閱登記表》
8.3 《受控文件發(fā)放記錄表》
8.4 《作廢文件保存清單》
8.5 《文件修改狀態(tài)頁》
8.6 《體系文件目錄》
8.7 《體系文件修改申請(qǐng)單》
文件的管理制度 14
1、目的
通過對(duì)外來文件的有效管理,以保證分公司現(xiàn)場(chǎng)使用的外來文件都是最新版本的有效文件。
2、適用范圍
分公司收到的上級(jí)公司或政府部門頒發(fā)的各類法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的標(biāo)準(zhǔn)、合同、用戶提供的圖樣和技術(shù)要求、詳細(xì)的工作文件等。
3、職責(zé)
3、1行政部負(fù)責(zé)收集、整理國(guó)家政策、法律、法規(guī)等行政性文件。
3、2工程部負(fù)責(zé)收集、整理國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、操作規(guī)程等技術(shù)性文件。
3、3物業(yè)部負(fù)責(zé)收集、整理服務(wù)收費(fèi)、城建管理等行業(yè)性文件。
3、4保安部負(fù)責(zé)收集、整理消防、治安管理等法律法規(guī)文件。
3、5分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)外來文件在分公司的.執(zhí)行。
4、實(shí)施程序
4、1文件的識(shí)別
4、1、1根據(jù)文件的種類,分為國(guó)家法律法規(guī)文件、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)等。
4、1、2相關(guān)部門分別負(fù)責(zé)將與分公司業(yè)務(wù)范圍有關(guān)的文件整理出行政性/技術(shù)性/行業(yè)性/法律法規(guī)外來文件目錄。目錄應(yīng)列明文件編號(hào)、名稱、發(fā)布日期。
4、2文件的轉(zhuǎn)換
行政性/技術(shù)性/行業(yè)性/法律法規(guī)文件目錄,分別由行政部、工程部、物業(yè)部和保安部經(jīng)理簽署審核,由分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
行政部負(fù)責(zé)把批準(zhǔn)轉(zhuǎn)換的外來文件原件收集歸檔,并編制《外來文件清單》。
4、3控制發(fā)放
行政部對(duì)所需要使用的文件加蓋受控章,并負(fù)責(zé)發(fā)放、借閱和保管,做好發(fā)放和借閱登記。當(dāng)外來文件發(fā)生版本更替時(shí),行政部負(fù)責(zé)更新《外來文件清單》。及時(shí)發(fā)放新版文件,收回舊版文件,并加蓋作廢章后銷毀或處置。
5、相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格
5、1《外來文件清單》
5、2《公文處理辦法》
5、3《文稿簽發(fā)單》
5、4《文件閱辦單》
5、5《發(fā)放文件登記表》
5、6《文件借閱登記表》
文件的管理制度 15
1、目的：
為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化管理，做好公司文件管理工作，確保使用文件的統(tǒng)一性和有效性，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。
2、適用范圍：
本制度適用于公司所有文件的管理。
3、定義：
公司文件是傳達(dá)方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請(qǐng)示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。
4、文件處理程序：
公司各部門都應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、尊重客觀、理論聯(lián)系實(shí)際、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，努力提高文件質(zhì)量和處理效率。文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。
4.1總裁辦負(fù)責(zé)公司行政文件的編制、發(fā)放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。
4.2公司各職能部門負(fù)責(zé)本部門的文件編制、編號(hào)、登記、存檔、更改和專用文件的管理，發(fā)放文件必須在總裁辦備份存檔，并接受總裁辦的檢查與監(jiān)督。
5、文件分類：公司的公文主要可分為以下類：
5.1管理制度：適用于公司各部門的規(guī)范性程序的明確，包括條例、制度、規(guī)定、管理辦法�！皸l例”一般應(yīng)用于系統(tǒng)性制度匯編；“制度”一般應(yīng)用于某一方面職能的明確；“規(guī)定”應(yīng)用于一項(xiàng)具體工作的明確；“管理辦法”一般是對(duì)條例、制度或規(guī)定的細(xì)化性操作程序明確。
5.2工作通知：適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件，批轉(zhuǎn)下級(jí)文件，要求下級(jí)辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng)；
5.3人事通知適用于公司人員錄用、晉升、調(diào)動(dòng)、降職、獎(jiǎng)懲等事項(xiàng)的公布。
5.4工作報(bào)告適用于下級(jí)因?yàn)槟稠?xiàng)工作對(duì)上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)請(qǐng)示的行文。
5.5會(huì)議紀(jì)要適用于公司各級(jí)會(huì)議進(jìn)行的記錄的文件。
5.6對(duì)外發(fā)函適用于公司因某項(xiàng)事情對(duì)外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人發(fā)送的文件。
5.7決定、決議：對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，用“決定”；經(jīng)會(huì)議討論通過并要求貫徹的事項(xiàng)，用“決議”。
5.8通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要信息。
5.9請(qǐng)示：向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。
5.10批復(fù)：答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用“批復(fù)”。
6、文件格式：
6.1公司所有文件采用A4豎版模式，四周頁邊距設(shè)置為2.5CM，頁腳設(shè)置為1.5CM，采用數(shù)字形式；6.2文件首頁頂部添加公司徽標(biāo)和中英文名稱。
6.3文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報(bào)（送)單位(部門）等部分組成；
6.4文件標(biāo)題使用華文中宋體小二號(hào)，其他均使用宋體五號(hào)，1.5倍行距。標(biāo)題與公司徽標(biāo)間空一行；標(biāo)題下方靠右為發(fā)文編號(hào)；發(fā)文編號(hào)與正文之間可空一行；正文中小標(biāo)題可使用粗體；章節(jié)段落之間可空一行；文件落款位置偏右，正文與落款之間空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，與正文間隔一行、與落款間隔二行。
6.5發(fā)文字號(hào)包括代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)；公司各類文件須統(tǒng)一編制發(fā)文編號(hào)，編號(hào)數(shù)字不分按年度時(shí)間順序排序。
6.5.1公司級(jí)發(fā)文瑞普總字【xx】號(hào)，一般適用公司級(jí)重大決定、戰(zhàn)略、管理制度等方面發(fā)文，其他各部門發(fā)文為該部門為主要責(zé)任的相關(guān)工作文件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免類發(fā)文瑞普人字【xx】號(hào)
6.5.3總裁辦發(fā)文瑞普辦字【xx】號(hào)
6.5.4財(cái)務(wù)部發(fā)文瑞普財(cái)字【xx】號(hào)
6.5.5研發(fā)部發(fā)文瑞普研字【xx】號(hào)
6.5.6質(zhì)管部發(fā)文瑞普質(zhì)字【xx】號(hào)
6.5.7營(yíng)銷中心發(fā)文瑞普銷字【xx】號(hào)
6.6簽發(fā)人：制度類和通知類文件在落款處上方應(yīng)加“簽發(fā)人”項(xiàng)目，由相關(guān)負(fù)責(zé)人手寫簽名。文件底部應(yīng)添加與文字頁面等寬兩橫線，兩橫線間下添加“報(bào)送、發(fā)送、抄送、印制份數(shù)”等項(xiàng)目，1.5倍行距�！皥�(bào)送”為需要了解此文件的`總監(jiān)級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)，“主送”對(duì)象為該文件直接關(guān)系到的部門或人員，“抄送”對(duì)象為該文件不直接相關(guān)卻應(yīng)該了解的部門或人員。對(duì)于版面一頁稍多的文件，文檔正文部分可以適當(dāng)縮小行距，使該文件保持在一頁內(nèi)，但是如果不能保證蓋章生效和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，在文件的第二頁開頭可寫明此頁無正文的字樣。
6.7密級(jí)：公司文件密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”、“內(nèi)部文件”四級(jí)，注在文件的右上角。
6.8緊急程度：最緊急、最重要、權(quán)重最大的工作或事項(xiàng)，標(biāo)注“緊急”或“急”字樣，經(jīng)理、主管以上人員閱辦此類文件要求引起高度關(guān)注，以最快的速度，組織最有力的資源，統(tǒng)籌安排、科學(xué)組織、協(xié)調(diào)配合、逐項(xiàng)落實(shí)，確保工作在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)按期完成。
6.9具體要求：
6.9.1文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括文件的主要內(nèi)容；
6.9.2文件中包括項(xiàng)目符號(hào)、文件編號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，分層標(biāo)識(shí)。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡(jiǎn)稱，文件必須加蓋公司公章。
6.9.3文件最后一頁的頁腳橫線上方有主題詞；
6.9.4公司兩頁以上頁數(shù)文件都必須添加頁碼，位置為頁面底端，對(duì)齊方式為居中，首頁顯示頁碼，格式為默認(rèn)格式；
6.9.5文件內(nèi)容要求按章按條款依次排列，結(jié)構(gòu)完整、層次清楚；實(shí)事求是、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、標(biāo)點(diǎn)正確、用字準(zhǔn)確、格式規(guī)范；
6.9.6本規(guī)定中其他未規(guī)定事宜，應(yīng)按照應(yīng)用文標(biāo)準(zhǔn)格式編輯。
7、收文：
7.1收文一律使用《天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司收文簿》；
7.2外單位來文均由總裁辦指定專人收文，由總裁辦統(tǒng)一拆封、登記，由行政總監(jiān)填寫《文件閱辦單》提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。
7.3文書處理工作：
7.3.1文書處理包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程序；
7.3.2部門文件平時(shí)的管理，要求實(shí)行分類管理，文件夾側(cè)面標(biāo)題設(shè)置為4個(gè)字，添加公司徽標(biāo)和英文簡(jiǎn)稱。如：行政管理、公司制度、公司證件、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。文件夾內(nèi)設(shè)目錄便于查找。標(biāo)題格式詳見附表；
8、發(fā)文：
8.1發(fā)文執(zhí)行天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司發(fā)文流程，發(fā)文程序如下：公司內(nèi)部發(fā)文：
擬稿人→核稿人：部門主管領(lǐng)導(dǎo)（經(jīng)理、總監(jiān)）審核→公司主管領(lǐng)導(dǎo)（總監(jiān)、副總裁）核準(zhǔn)→編號(hào)→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案對(duì)外發(fā)文：
擬稿人→部門經(jīng)理或總監(jiān)、副總裁審核→總裁核準(zhǔn)→編號(hào)→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案
9、附則：
9.1本制度的最終解釋權(quán)及修改權(quán)歸天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司總裁辦；
9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負(fù)責(zé)，經(jīng)公司總裁批準(zhǔn)后下發(fā)；
9.3本制度自下發(fā)之日起生效。
9.4附相關(guān)支持性文件。
9.4.1文件頁面格式
9.4.2文件閱辦單
9.4.3公文擬稿紙
9.4.4標(biāo)題格式
文件的管理制度 16
一、檔案人員崗位責(zé)任制
1、努力學(xué)習(xí)政治理論和專業(yè)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。忠于職守，遵守紀(jì)律，積極參加各級(jí)各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并經(jīng)考核取得崗位資格證書。
2、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》及其《實(shí)施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家及本系統(tǒng)(行業(yè))有關(guān)檔案工作的法規(guī)和規(guī)章，認(rèn)真履行本單位各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。對(duì)造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復(fù)制等瀆職行為的，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，追究當(dāng)事人和直接領(lǐng)導(dǎo)人的行政責(zé)任或刑事責(zé)任。
3、熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。
4、切實(shí)做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭(zhēng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
5、同鑒定小組其他人員一同定期對(duì)室藏檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限的檔案資料認(rèn)真鑒定分析，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊(cè)，寫出鑒定分析報(bào)告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，和有關(guān)人員一起進(jìn)行認(rèn)真負(fù)責(zé)地銷毀。
6、保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認(rèn)真做好檔案“八防”工作，堅(jiān)持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對(duì)檔案資料，做好記錄，及時(shí)處理檔案保管、保護(hù)方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命。
7、編制科學(xué)的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動(dòng)地提供檔案資料，做好咨詢服務(wù)工作和檔案利用工作，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，堅(jiān)持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實(shí)例和檔案信息。
8、積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價(jià)值的檔案資料，以滿足各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的需要。
9、做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，及時(shí)、準(zhǔn)確地向檔案管理部門填報(bào)機(jī)關(guān)檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他調(diào)查統(tǒng)計(jì)表。
10、在做好單位內(nèi)部檔案管理的同時(shí)，還要對(duì)單位內(nèi)部各科室和所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。
二、檔案保管制度
1、檔案實(shí)行專人管理，非檔案管理人員不得隨便開啟檔案箱、櫥。
2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內(nèi)容及存放位置等情況。
3、科學(xué)管理檔案，檔案查閱完畢，隨時(shí)歸還原處;檔案按保管期結(jié)合年代排列存放，資料按類別排列存放。
4、檔案箱、櫥進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，自門口開始從左至右，自上而下編號(hào)。
5、維護(hù)檔案安全，每個(gè)箱櫥必須保持整潔，并放置防霉去蟲劑。
6、檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦理交接手續(xù)。
三、檔案保密制度：
1、檔案工作人員必須嚴(yán)格遵守紀(jì)律，保守秘密，不得擅自擴(kuò)大檔案利用范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。
2、嚴(yán)格檔案借閱制度，健全手續(xù)，做到萬無一失。
3、不利于保密的地方不得存放機(jī)密文件和資料。
4、不得擅自摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，不得私自將機(jī)密文件和檔案帶回家中和公共場(chǎng)所查閱。
5、不在普通電話、明碼電報(bào)、通信中涉及檔案機(jī)密。
四、檔案移交制度：
1、檔案室應(yīng)按有關(guān)規(guī)定向上級(jí)檔案館移交檔案。
2、應(yīng)移交的.檔案包括文書檔案、專門檔案、會(huì)議檔案等各門類、載體的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的全部檔案。
3、檔案移交時(shí)應(yīng)將目錄等檢索工具及編制的組織沿革、文件匯編、參考資料等隨同一起移交。
4、交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并在交接文據(jù)上簽字蓋章。
5、檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，也必須辦理上述移交手續(xù)，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)繁體字認(rèn)證后方可離開崗位。
五、檔案立卷歸檔制度
1、本部門在工作活動(dòng)中形成和使用的各種有保存價(jià)值的文件以及其它有關(guān)材料、錄章錄像帶、照片、文電等應(yīng)立卷歸檔。
2、必須按本部門立卷歸檔分類方案，將各種有保存價(jià)值的文件材料收集齊全完整，由檔案人員和各室分別立卷。
3、每年將有保存價(jià)值的文件材料，按照“年度”和文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，分類準(zhǔn)確，合理組卷。
4、立卷要做到書面材料規(guī)范，排列順序正確，目錄、頁碼清楚，標(biāo)量確切簡(jiǎn)明，保管期限劃分準(zhǔn)確，案卷裝訂整齊美觀。
5、文書檔案在第二年四月底前立卷歸檔，其它門類檔案按有關(guān)規(guī)定按期歸檔。文書檔案應(yīng)在第二年六月前移交檔案室，其它門類檔案的移交按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄，向檔案室移交，交接雙方按移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并履行簽字手續(xù)。檔案室對(duì)接帳的案卷要進(jìn)行質(zhì)量檢查，及時(shí)登記，編目上架。
7、檔案室對(duì)文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進(jìn)行督促檢查與指導(dǎo)幫助。
六、檔案統(tǒng)計(jì)制度：
1、建立、健全科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)工作，準(zhǔn)確地反映本單位檔案數(shù)量質(zhì)量及其管理狀況。
2、建立檔案、資料、設(shè)備等實(shí)物統(tǒng)計(jì)工作和登記臺(tái)帳，做到數(shù)字準(zhǔn)確。
3、堅(jiān)持做好檔案資料統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作，做好平時(shí)原始數(shù)據(jù)登記工作，注意積累統(tǒng)計(jì)資料。
4、每年對(duì)全部檔案資料進(jìn)行全面檢查，并做詳細(xì)記錄。
5、逐步實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)工作完整性，統(tǒng)計(jì)分類標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化。
七、檔案的開發(fā)利用
1、充分利用檔案為教育教學(xué)服務(wù)。
2、查閱檔案時(shí)必須保持案卷整潔，嚴(yán)禁涂改。
3、對(duì)檔案的利用要及時(shí)登記。
八、檢查與考核
1、檔案工作應(yīng)列入學(xué)校和各部門工作計(jì)劃，并列入有關(guān)人員的職責(zé)范圍及工作標(biāo)準(zhǔn)。
2、本標(biāo)準(zhǔn)由市社區(qū)服務(wù)中心辦公室每年進(jìn)行一次全面檢查，并作為考核有關(guān)部門、有關(guān)人員的依據(jù)。
文件的管理制度 17
為加強(qiáng)公司職代會(huì)文件材料的收集、整理、歸檔，確保各類文件材料的完整，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)定。
一、歸檔范圍
1.公司工會(huì)職代會(huì)、工會(huì)換屆、辦公會(huì)等會(huì)議的文件材料;
(1)通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、大會(huì)發(fā)言、提案、選舉結(jié)果、討論通過的文件、決議、紀(jì)要、公報(bào)、主席團(tuán)會(huì)議記錄、簡(jiǎn)報(bào)及重要的照片、音像等文件材料;
(2)賀信、賀電、討論沒有通過的文件材料;
2.上級(jí)工委頒發(fā)的文件材料;
3.典型材料、代表發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄;
4.原始記錄;
5.公司工會(huì)的請(qǐng)示與上級(jí)工委的批復(fù);
6.公司工會(huì)工作的總結(jié)、報(bào)告;
7.公司勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者等文件材料;
8.處理員工來信來訪的文件材料;
9.上級(jí)工委與公司工會(huì)簽署的目標(biāo)考核責(zé)任書;
10.工會(huì)管理規(guī)章制度、實(shí)施計(jì)劃、調(diào)研、報(bào)告、總結(jié);
二、歸檔時(shí)間
1.文書檔案每季度整理一次。
2.每年的2月底前，由工會(huì)專責(zé)整理后，移交公司檔案室。
3.實(shí)物檔案根據(jù)實(shí)際情況自收到實(shí)物之日起1個(gè)月內(nèi)移交公司檔案室。
三、歸檔要求
1.歸檔文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，手續(xù)完備。
2.各種公文歸檔時(shí)，底稿應(yīng)簽發(fā)齊全，必須有相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字、文件編號(hào)及用印。
3.歸檔的各種公文、統(tǒng)計(jì)年報(bào)等底稿及領(lǐng)導(dǎo)審改、閱批、簽發(fā)，應(yīng)一律使用碳塑墨水或藍(lán)黑墨水的鋼筆、黑色簽字筆書寫。禁止使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和純藍(lán)墨水筆。
4.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、耐久，紙質(zhì)應(yīng)符合檔案保存要求。
5.在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件等合并一件裝訂。
6.歸檔文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，批復(fù)在前，請(qǐng)示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其他文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，按有關(guān)規(guī)定排列。
7.歸檔的材料必須按規(guī)定的格式逐件填寫文件歸檔目錄，所有目錄需錄入計(jì)算機(jī)，整理完畢后將紙質(zhì)目錄及電子目錄一同移交公司檔案室。
8.有關(guān)歸檔文件材料的.情況說明，應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)，若無情況可說明，也應(yīng)將歸檔人、審核人的姓名和時(shí)間填上，以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)放置盒內(nèi)尾頁。
9.歸檔文件材料要去掉金屬物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)托裱，書寫材料不符合要求或字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并歸檔。歸檔材料應(yīng)使用不銹鋼釘裝訂或三孔一線的方法裝訂。
10.榮譽(yù)檔案、音像檔案按照榮譽(yù)檔案、音像檔案歸檔要求執(zhí)行。
11.歸檔文件移交時(shí)，必須將對(duì)應(yīng)的電子文件一同移交。
12.歸檔時(shí)擬定移交清冊(cè)，一式兩份，分別在清冊(cè)上簽字或蓋章。
文件的管理制度 18
為了加強(qiáng)機(jī)要文件的管理,進(jìn)一步規(guī)范機(jī)要文件的處理程序,結(jié)合我院實(shí)際,制定本規(guī)定。
1、凡上級(jí)或下級(jí)單位寄送或交換至我院的機(jī)要文件,均由機(jī)要人員負(fù)責(zé)收文、啟封。一般函件除注明院領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人和各處、室以外,要根據(jù)文件內(nèi)容、密級(jí)和傳閱范圍,送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)處室簽收和閱處。
2、機(jī)要人員對(duì)所有來文進(jìn)行登記,經(jīng)辦公室主任閱處后,送院領(lǐng)導(dǎo)傳閱。機(jī)要人員與各位領(lǐng)導(dǎo)辦理文件傳閱手續(xù)。
3、院領(lǐng)導(dǎo)在文件的批閱過程中要做到迅速、及時(shí),不得積壓、橫傳;機(jī)要文件一律不得帶出辦公室閱批,因公出差或參加兩天以上會(huì)議時(shí),應(yīng)將傳閱文件退還機(jī)要室,未看完的文件,待回院后再閱。閱文時(shí),對(duì)于文件的批示和簽名不要用鉛筆和圓珠筆。卷內(nèi)文件不得隨意抽走、留存。
4、對(duì)院領(lǐng)導(dǎo)批示要求職能部門辦理的文件,機(jī)要人員應(yīng)立即將文件送達(dá)承辦單位。承辦單位應(yīng)及時(shí)將辦理情況反饋院辦公室并報(bào)告分管院領(lǐng)導(dǎo)。
5、對(duì)于急件的處理。主管領(lǐng)導(dǎo)需要部門即刻辦理的急件,也應(yīng)先退回院機(jī)要室,由機(jī)要人員按照院領(lǐng)導(dǎo)的批示,立即送職能部門并辦理文件借閱手續(xù),而不能在傳閱過程中“橫傳”,以避免造成文件丟失。
6、文件傳閱、處理結(jié)束,承辦部門要在文件處理單上寫明處理結(jié)果,并簽名和寫清楚處理日期后,退回機(jī)要室統(tǒng)一保管。有關(guān)業(yè)務(wù)文件,各處、室需要暫時(shí)保留備用的,可在機(jī)要室辦理借閱手續(xù),但保留期限不得超過1個(gè)月。
7、上級(jí)來文的復(fù)印,按照中央辦公廳和省委辦公廳的規(guī)定辦理;凡標(biāo)有密級(jí)的文件不得私自翻印、復(fù)制、摘錄和外傳文件傳閱、因工作需要翻印、復(fù)制、摘錄時(shí),應(yīng)按有關(guān)規(guī)定經(jīng)批準(zhǔn)后辦理。復(fù)印件按照文件、資料的保密等級(jí)管理;不得在公開發(fā)表的文章中引用“三密”資料。
8、凡發(fā)到各部門的'機(jī)要文件,各單位必須認(rèn)真管理、清理。使用完后,按照規(guī)定時(shí)間,及時(shí)清退交機(jī)要室。
9、凡涉及機(jī)要文件的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員,必須嚴(yán)格遵守國(guó)家保密條例,嚴(yán)防失密、泄密。要維護(hù)機(jī)要文件的嚴(yán)肅性、權(quán)威性和保密性。按規(guī)定,文件傳到哪一級(jí)就要保密到哪一級(jí)。送抵各單位的文件一定要妥善保管,對(duì)丟失文件或泄密者,要按照有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。
文件的管理制度 19
第一條 管理要點(diǎn)
1、 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。
2、 文件管理的范圍包括：上級(jí)下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。
3、 制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì);正文部分寫明題目、時(shí)間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范，表達(dá)無歧義。
4、 根據(jù)文件屬性、類別，對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào)，根據(jù)編號(hào)定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。
第二條 制度規(guī)范
1、 文件的`起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。
2、 公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
3、 公司對(duì)內(nèi)公開文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā);各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，行政人事部負(fù)責(zé)審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對(duì)，校對(duì)無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。
4、 凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。
5、 機(jī)密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門主管。
6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對(duì)有密級(jí)程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。
7、 辦公室管理人員對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。
8、 按時(shí)間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、 根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷毀，需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)行處理。
第三條 文件管理流程設(shè)計(jì)
1、 內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號(hào)→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔
2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀
3、 借閱流程：提出申請(qǐng)，辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀
文件的管理制度 20
1、護(hù)理人員嚴(yán)格執(zhí)行按照廣西壯族自治區(qū)醫(yī)療機(jī)構(gòu)《病歷書寫規(guī)范手冊(cè)》最新版執(zhí)行。
2、各種記錄規(guī)格項(xiàng)目符合護(hù)理文書書寫檢查內(nèi)容及評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。
3、記錄內(nèi)容客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)、完整。
4、記錄項(xiàng)目齊全、字跡工整、清晰、無錯(cuò)別字;格式正確、無漏項(xiàng)。使用中文、醫(yī)學(xué)術(shù)語和通用的外文縮寫、簡(jiǎn)單扼要、版面清潔。
5、書寫錯(cuò)誤時(shí)按規(guī)范要求修改，不得采用刮、粘、涂等辦法掩蓋或祛除原來的字跡。每頁版面修改次數(shù)不超過三處，否則由原來筆跡者及時(shí)重抄。
6、護(hù)理記錄單(體溫單、醫(yī)囑單、一般患者護(hù)理記錄單、危重患者護(hù)理記錄單、手術(shù)護(hù)理記錄單)應(yīng)按時(shí)歸檔。
文件的'管理制度 21
�。�1）報(bào)市婦聯(lián)領(lǐng)導(dǎo)審批的文件，按照文件的審批程序和領(lǐng)導(dǎo)分工負(fù)責(zé)的原則辦理。
（2）各部室報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批的文件，除緊急、重大或需特殊保密的事項(xiàng)外，均應(yīng)經(jīng)辦公室文書呈送領(lǐng)導(dǎo)審批。
（3）市婦聯(lián)收到的文電，由辦公室主任按照市婦聯(lián)機(jī)關(guān)公文處理有關(guān)規(guī)定，呈主席閱示后送交副主席和有關(guān)部室閱處。
�。�4）以市婦聯(lián)黨組名義上報(bào)、下發(fā)的文電，由黨組書記或黨組書記委托的黨組成員簽發(fā)。
�。�5）市婦聯(lián)會(huì)同其他部門的聯(lián)合發(fā)文或會(huì)簽發(fā)文，原則上對(duì)方是哪一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽，市婦聯(lián)也由哪一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽。
�。�6）以市婦聯(lián)名義報(bào)告市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)同志指示交辦件的.辦理情況和意見時(shí)，市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)同志指示交辦件的復(fù)印件應(yīng)隨市婦聯(lián)黨組或市婦聯(lián)文件一并報(bào)送，其原件由辦公室留存?zhèn)洳椤?/p>
（7）市婦聯(lián)印鑒由辦公室文書保管，經(jīng)主席或主任簽字才能使用。
文件的管理制度 22
1. 建立文件管理系統(tǒng)：引入數(shù)字化文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的電子化存儲(chǔ)和快速檢索，提高文件管理的便捷性。
2. 培訓(xùn)與宣傳：定期組織文件管理制度的培訓(xùn)，強(qiáng)化員工的文件管理意識(shí)，確保制度的執(zhí)行。
3. 定期審計(jì)：設(shè)置文件管理審計(jì)，檢查制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。
4. 制度修訂：根據(jù)企業(yè)發(fā)展和業(yè)務(wù)變化，定期評(píng)估和修訂文件管理制度，保持其適應(yīng)性。
5. 強(qiáng)化責(zé)任追究：對(duì)于違反文件管理制度的'行為，應(yīng)有明確的處罰措施，以保證制度的權(quán)威性。
通過上述方案，我們旨在構(gòu)建一個(gè)高效、安全、合規(guī)的文件和管理制度，為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供有力支撐。
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